Planlegge prosjekt | FoU-håndbok - Ansatt

Veileder forskningsprosjekt

Det er mange veier til et forskningsprosjekt. Noen starter med en forskningside som trenger folk og penger og finner så utlysninger som passer. Andre igjen blir invitert inn som partner når flere store valg allerede er tatt. Og noen prosjekter er et svar på et snevert definert anskaffelsesbehov. Uansett hvor de starter, krever gode forskningsprosjekter støtte utenom dyktige forskere – ledelsen må stille seg bak prosjektet, og FoU-rådgivere, økonomirådgivere, HR, IT, bibliotek bidrar med egen kompetanse. Ved å tenke på søknadsutvikling som et teamarbeid, vil vi i felleskap klare å jobbe effektivt og utnytte erfaringer fra prosjektutviklingen videre, uansett om søknaden blir innvilget eller ikke.

Når dere søker

Forankre prosjektsøknaden
Forankring er en godkjenningsprosess. Alle eksternfinansierte prosjekter påvirker din enhet, så det er både faglige og økonomiske grunner til at det er viktig med god forankring. Forankring skjer i linjen og du som prosjektleder skal søke og dokumentere ledelsesgodkjenning fra din enhetsleder.

Tidlig forankring gjør det også lettere å få god administrativ støtte til utvikling av din søknad. Kontakt FoU-seksjonen ved ditt fakultet/senter for informasjon om frister og rutiner ved din enhet.
Momenter i søknaden som krever forankring (denne listen er ikke uttømmende):
- økonomien i prosjektet (for eksempel krav om egenfinansiering, større innkjøp),
- FoU-tid/tidsbruk - tidsbruk på prosjektet kan innebære konsekvenser for arbeidsplanene på enheten
- alle tilsettinger på prosjektet,
- IT-ressurser som ikke er standardtilbud på OsloMet
- samarbeidspartnere (f.eks. med tanke på gjennomførbarhet og forskningssikkerhet)
- forskningsetiske problemstillinger
- behov for forskningsadministrativ støtte
- m.m.
Hvis det skjer større endringer i momentene over etter at ledelsen har godkjent prosjektsøknaden, er det prosjektlederens ansvar å sørge for en fornyet godkjenning før søknaden sendes inn.
Finne prosjektfinansiering
Det er ulike kilder til ekstern finansiering og det er mange faktorer som påvirker hvilken kilde du kan/bør velge. Prosjektide, ambisjoner, erfaring, samarbeidspartnere og tidspunkt kan påvirke hva slags finansiering du bør søke. Generelt sett kan det være lurt å tenke på ekstern finansiering som et strategisk verktøy som kan brukes for å bygge seg opp. Man kan, for eksempel, bruke interne såkornmidler eller mindre finansieringsordninger til å gjennomføre et pilotprosjekt som igjen legger grunnlaget for et større prosjekt senere. Dersom man allerede har en ide til et større og mer komplekst prosjekt, kan man vurdere å bruke mindre finansieringsordninger til å finansiere deler av prosjektet hvis det er vanskelig å finne finansiering til hele prosjektet.

Kontakt din FoU-rådgiver for å få bistand i søknadsfasen og sjekk rutiner ved din enhet for godkjenning av søknader.
Finansieringsmuligheter (oslomet.no) – Her finner du en oversikt over ulike finansieringskilder der du kan søke og filtrere på blant annet fagområde. Listen er ikke uttømmende, men gir en oversikt over de kildene som OsloMet tradisjonelt har mottatt støtte fra.

Prosjektetableringsstøtte (PES) (oslomet.no) – Dersom du skal søke midler fra EUs rammeprogram, kan du ha rett til prosjektetableringsstøtte. Midlene skal brukes til å dekke kostnader knyttet til utviklingen av en søknad.

Tematiske forskningssatsninger – OsloMet har vedtatt fire tematiske forskningssatsninger. Satsingene skal bidra til forskning i flere fagmiljøer gjennom blant annet såkornmidler.

Midler fra Samfunnsforbedringsutvalget – Utlysningen publiseres årlig. Følg med på nettsidene for informasjon om utlysninger.

Fakultetene ved OsloMet lyser ut midler til diverse formål, f.eks. til internasjonalisering. Følg med på nettsidene til ditt fakultet for informasjon om utlysninger.
Søke midler fra EUs rammeprogram

...
Finne samarbeidspartnere
De fleste utlysninger krever samarbeid både innenfor og utenfor akademia. For å utvikle søknader som skal svare på utlysninger om samfunnsutfordringer er det behov for å jobbe tverrfaglig, transdisiplinært og på tvers av sivil, offentlig og privat sektor. Omfanget på budsjett og problemstillinger som skal besvares er utslagsgivende både for valg av, og for antall partnere. Det er fint å ta utgangspunkt i etablerte samarbeid og søke å utvikle dem. Nye potensielle samarbeidspartnere kan du finne her:
- EUs portal for partnersøk: EU Funding & Tenders Portal (ec.europa.eu)
- ERRINs prosjektutviklingsverktøy: Project Development Tool | ERRIN Website (errin.eu). Ansatte kan søke om tilgang til ERRINs verktøy. Søknaden godkjennes av Osloregionens Europakontor.
- OsloMet har inngått intensjons- og samarbeidsavtaler med en rekke kommuner. Informasjon om kommunene finnes på nettsiden Samarbeidskommunar - OsloMet (oslomet.no)
- Oslo Regionens Europakontor (osloregion.org) kan også bistå i partnersøk.
Sammen med partnere som dere har erfaring med, skaper dere et godt utgangspunkt for å lykkes både med søknadsutvikling og prosjektdrift. I tillegg må dere og lage avtaler som regulerer samarbeidet og tar høyde for hva som skal skje ved eventuelle avvik fra opprinnelig plan.
Budsjettere prosjekter
Når du planlegger å søke eksterne forskningsmidler, er det viktig med et godt budsjett som er tilpasset aktivitetene i prosjektet. Et budsjett som er fornuftig fordelt mellom samarbeidspartnerne og nøye tilpasset aktivitetene i prosjektet vil både heve kvaliteten på søknaden og gjøre det lettere å gjennomføre prosjektet dersom det får finansiering. Alle søknadsbudsjetter skal utarbeides i samarbeid med økonomifunksjonen, og kvalitetssikres før søknad sendes.

For å få på plass et godt budsjett er det flere ting som bør avklares tidlig.
- Finansieringstypen styrer budsjetteringen. Utlysningsteksten viser til regler som bestemmer hvem som kan få finansiering, hvilke kostnader som kan dekkes og eventuelle krav til egenfinansiering. Sett deg inn i reglene tidlig og sørg for at budsjettet er i tråd med kravene i utlysningen. Det finnes også retningslinjer og regler som gjelder på tvers av ulike finansieringstyper (oslomet.no).
- Avklar hvordan prosjektet skal klassifiseres i OsloMet sitt system. Skal prosjektet klassifiseres som oppdrag eller bidrag? Selve klassifiseringen skjer ikke før prosjektet starter, men hvorvidt prosjektet er et oppdrag- eller bidragsprosjekt har betydning for budsjettering, kontrakter og rapportering. For mer informasjon om bidrags- og oppdragsforskning, se nettsidene om BOA-regelverket (oslomet.no).
Bruk fakultetets/senterets støtteapparat. Kontakt FoU-avdelingen på ditt fakultet/senter for råd. De hjelper deg med søknadsprosessen og kobler på en økonomirådgiver som sikrer korrekt budsjett.
Inngå avtaler i søknadsfasen
I prosjekter der man samarbeider med flere partnere eller der det er muligheter for kommersialisering av resultatene, kan det være særlig aktuelt å avklare forhold knyttet til blant annet immaterielle rettigheter, konfidensialitet og eierskap. Ved å avklare vilkårene for samarbeid før prosjektet starter, forebygger man konflikter og misforståelser underveis i prosjektet, sikrer forutsigbarhet for alle som deltar i prosjektet og øker sannsynligheten for at resultatene blir tatt i bruk. Tydelige avklaringer bidrar også til å bygge tillit mellom samarbeidspartnerne og skaper et solid grunnlag for et godt samarbeid.

Samarbeid og innovasjon

I forsknings- og innovasjonsprosjekter bringer partene ofte med seg eksisterende kunnskap, teknologi og rettigheter – prosjektbakgrunn – som er avgjørende for prosjektets suksess. Denne kan være særlig verdifullt for de som eier den og derfor er det viktig å avklare hvordan denne skal brukes av prosjektpartnerne. Dette kan gjøres gjennom intensjonsavtaler. I noen tilfeller vil det også være aktuelt med egne avtaler, f.eks. knyttet til konfidensialitet eller taushetserklæringer.

På samme måte oppstår ofte ny kunnskap og/eller teknologi – prosjektresultater – som et resultat av prosjekter. Slike resultater kan ha stor verdi, både faglig og kommersielt. Hvordan slike resultater skal utnyttes, hvordan eierskap skal fordeles, etc. bør også avklares gjennom intensjonsavtaler. Slike avtaler bør si noe om forutsetningene for samarbeidet. For prosjekter der det er høy grad av innovasjon, bør momenter som tilgang, eksklusivitet og eierskap avklares i søknadsfasen.
- For mer informasjon om innovasjonsprosessen, se nettsiden for innovasjon (oslomet.no).
- For mer informasjon om juridisk bistand, se nettsiden for avtaler og juridiske temaer (oslomet.no).
- Kontakt FoU-seksjonen på ditt fakultet/senter for råd om innovasjon og juridiske avklaringer.
Internasjonalt samarbeid

I utlysninger der det er det krav om internasjonalt samarbeid, kan det være særlig viktig å avklare vilkårene for samarbeidet. Selv om internasjonalt forsknings- og innovasjonssamarbeid gir tilgang til et bredere spekter av kompetanse, ressurser og perspektiver og kan bidra til å øke kvaliteten og relevansen i forskning, kan slike samarbeid stille større krav til avklaringer knyttet til deling og bruk av eksisterende og ny kunnskap.
- For mer informasjon om ressurser som skal hjelpe til med å vurdere risiko og ivareta grunnleggende verdier og sikkerhetshensyn i internasjonaliseringsarbeidet, se nettsiden for ansvarlig internasjonalisering (oslomet.no).
- For mer informasjon om internasjonale samarbeidsavtaler se OsloMet sine etiske retningslinjer for internasjonale samarbeidsavtaler (oslomet.no).
- For mer informasjon om forskningssikkerhet, se Forskningsrådets side om forskningssikkerhet (forskningsradet.no).
Ivareta forskningssikkerhet

I en tid med konflikter, politisk uro og usikkerhet er det viktig å opprettholde internasjonalt kunnskapssamarbeid og akademisk frihet, samtidig som det er nødvendig å tilse at forskningen tar hensyn til den geopolitiske situasjonen, etikk, menneskerettigheter og personvern.

Direktoratet for høyrere utdanning og kompetanse og Forskningsrådet har utviklet retningslinjer som gir en oversikt over lover og andre føringer som norsk kunnskapssektor må overholde, og peker på sentrale vurderinger og fremgangsmåter for fagmiljøer og for institusjonsledelse og administrasjon. Retningslinjene tilbyr verktøy for å håndtere risikoer og styrke sikkerheten i internasjonalt samarbeid (hkdir.no).

Eksportkontroll (deksa.no) innebærer at visse varer, teknologi og tjenester ikke kan eksporteres fra Norge uten lisens utstedt av DEKSA. Det er straffbart å eksportere listeførte varer, teknologi eller tjenester uten gyldig lisens fra DEKSA. DEKSA kan veilede dere om regelverket, din sak og hva du må gjøre.
Registrere prosjekter som omfatter helsetematikk

Helseforskning omfatter forskning som systematisk bidrar til ny kunnskap om helse, sykdom eller helsetjenester – spesielt når mennesker, humanbiologisk materiale eller helseopplysninger er involvert. Dette dekker et bredt spekter, inkludert pilotprosjekter og kliniske studier. Alle slike prosjekter må følge Helseforskningsloven, som stiller krav til organisering, etikk, samtykke og godkjenning. Det er formålet med forskningen som avgjør om prosjektet omfattes av Helseforskningsloven.

Denne typen prosjekter krever forhåndsgodkjenning fra REK (Regional komité for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk) (rekportalen.no). Dersom du er usikker på om ditt prosjekt krever en slik godkjenning, kan du få en REK-prevurdering, også kjent som «fremleggingsvurdering», fra REK. En prevurdering er en prosess hvor REK avgjør om et prosjekt faktisk omfattes av helseforskning etter helseforskningsloven, og dermed om det krever en full søknad til REK.

For mer informasjon se nettsidene for forskningsstøtte ved Fakultet for helsevitenskap (oslomet.no).