Oppstart av prosjekt | FoU-håndbok - Ansatt

Veileder forskningsprosjekt

Her finner du veiledning og støtte til utvikling av forsknings- og innovasjonsprosjekter. Denne veilederen gir støtte til hele livsløpet til et forsknings- eller innovasjonsprosjekt – fra idéutvikling og søknadsarbeid, via oppstart og gjennomføring, til avslutning og videreføring av resultater. Her finner du informasjon om sentrale prosesser, krav og ansvarsforhold, samt oversikt over hvilke støttefunksjoner ved OsloMet som kan bistå deg underveis. Siden vedlikeholdes av gruppen for eksternfinansiering i Avdeling for FoU. Hvis du oppdager feil eller mangler på disse sidene, eller har forslag til forbedringer, ber vi deg ta kontakt med oss på forskningsfinansiering@oslomet.no.

Når du drifter prosjektet

1. Starte prosjektet
Før et prosjekt kan starte opp, må nødvendige avklaringer og prosesser gjennomføres både mot finansiør, eventuelle samarbeidspartnere og internt ved OsloMet. For å sikre en god oppstart kan det være nyttig å etablere et team på tvers av funksjoner, der prosjektleder samarbeider med FoU, økonomi, HR og andre relevante støttefunksjoner.

Eksterne avklaringer

Som regel mottar prosjekteier (den delen av OsloMet som oppgis i søknaden) et tildelingsbrev eller en kontrakt fra finansiøren. Denne må gjennomgås og signeres før prosjektet kan settes i gang. I prosjekter med samarbeidspartnere må også avtaler mellom partene være på plass. Dersom OsloMet er en partner i et prosjekt med en annen koordinator, vil koordinatoren sende et utkast til samarbeidsavtale til oss.

Det er viktig å være oppmerksom på at midler som tildeles direkte til enkeltpersoner – slik det kan være ved enkelte legater eller mindre fond – som hovedregel ikke kan administreres av OsloMet.

Interne oppgaver ved OsloMet

Når prosjektet er tildelt, går forskeren som var hovedansvarlig for søknaden inn i rollen som prosjektleder, enten for hele prosjektet eller for OsloMets del av det. Prosjektbeskrivelsen fra søknaden fungerer som en plan for gjennomføring av aktivitetene.

Gjennomføringen vil ofte kreve involvering av flere støttefunksjoner:
- HR for rekruttering og ansettelser
- Innkjøp for anskaffelse av varer og tjenester
- Økonomi for budsjettoppfølging og kontroll med bruken av midler
- FoU og juridisk støtte for kvalitetssikring av kontrakter og avtaler
Det er viktig å være klar over at de samme lover og regler som gjelder ellers ved OsloMet, også gjelder for prosjektgjennomføringen, inkludert personal- og økonomiforvaltning. I tillegg kan finansiøren stille egne krav som må følges.

Oppfølging og videre støtte

For å sikre en god oppstart og drift av prosjektet, bør prosjektleder informere FoU-avdelingen om tildelingen så tidlig som mulig. For større eller mer komplekse prosjekter kan det være aktuelt å gjennomføre et internt oppstartsmøte, der roller, ansvar og sentrale oppgaver i prosjektperioden gjennomgås.
2. Organisere oppstartsmøte (kick-off)
Det er vanlig å avholde et oppstartsmøte som markerer den offisielle starten på prosjektet hvor representanter fra partnerne deltar. Det er vanligvis koordinator som organiserer et slikt møte og det er ofte satt av midler i prosjektbudsjettet til at møtet avholdes fysisk. For større eller mer komplekse prosjekter kan det også være aktuelt å gjennomføre et internt oppstartsmøte, der roller, ansvar og sentrale oppgaver i prosjektperioden gjennomgås i forkant av møtet med partnerne.

I tillegg til å markere starten på prosjektet, har et slikt møte også flere praktiske funksjoner. På møtet er det vanlig å gå igjennom og sørge for felles forståelse av forhold knyttet til styringen av prosjektet, f.eks.
- Prosjektets mål: Sørge for at alle er samstemte om prosjektets mål og delmål og hvilke leveranser prosjektet skal levere.
- Roller, ansvar og samarbeidsmodell: mandatet for prosjektlederen og/eller styringsgruppen. Avklare hvordan eventuelle konflikter skal håndteres.
- Organisering og beslutningsprosesser: Hvordan skal beslutninger tas? Hvem skal godkjenne endringer? Avklare møte- og rapporteringsstruktur.
- Tidsplan og milepæler: Sørge for enighet om tidsplan og milepæler.
- Budsjett og økonomioppfølging: Sørge for en felles forståelse av budsjettet og fordeling av ressurser per partner og per arbeidspakke, samt når midler skal betales ut og hvordan kostnader skal dokumenteres. Gjennomgå økonomiske rammebetingelser og eventuell re-budsjettering. I noen tilfeller er tilsagn for prosjektet betinget i at budsjettet som lå i søknaden må revideres i henhold til faktisk tildelte midler og planlagt aktivitet.
- Juridiske forhold og avtaler: Sørge for at deltakerne er enige om eierskap til data og resultater, konfidensialitet og hvordan eventuelle brudd og uenigheter skal håndteres.
- Forskningsetikk og sikkerhet: Avklare hvilke etiske retningslinjer som skal følges. Sørge for ivaretagelse av GDPR og andre lover og regler. Avklare om det er sikkerhetsmessige hensyn som må tas.
- Risiko: Identifisere sentrale risikoer og hvordan disse skal håndteres. Kommunikasjon: Avklare hvilke kanaler prosjektdeltakerne skal bruke for å kommunisere med hverandre, samt bli enige om en kommunikasjonsstrategi for formidling av resultater.
Hvilke temaer skal ha særlig fokus er helt avhengig av type prosjekt og deltagende organisasjoner.
3. Inngå kontrakter og samarbeidsavtaler
Kontrakter i forskningsprosjekter

I forskningsprosjekter er kontrakter et sentralt verktøy for å regulere ansvar, rettigheter og forpliktelser mellom involverte parter. Som hovedregel vil prosjektet være regulert på to nivåer: gjennom en avtale med finansiøren og gjennom samarbeidsavtaler med eventuelle partnere. I tillegg kan det være behov for egne avtaler med leverandører (se også informasjon om innkjøp under kapittel 10).

Det er viktig å skille mellom:
- Bidragsprosjekter, hvor finansieringen gis uten krav om direkte motytelse, og hvor resultatene som hovedregel skal komme fellesskapet til gode
- Oppdragsprosjekter, hvor oppdragsgiver betaler for et konkret arbeid eller resultat, og hvor det ofte stilles tydeligere krav til leveranser og rettigheter
Dette skillet har betydning for hvordan kontraktene utformes og hvilke krav som gjelder. Du kan lese mer om bidrag- og oppdragsprosjekter i OsloMets reglementet for bidrags- og oppdragsfinansiering.

Avtale med finansiør

Avtalen med finansiøren danner de overordnede rammene for prosjektet, inkludert krav til gjennomføring, rapportering og bruk av midler. For mange finansieringskilder er vilkårene i stor grad faste og ikke gjenstand for forhandling. I slike tilfeller vil oppgaven i hovedsak være å kontrollere og fylle inn korrekt informasjon (for eksempel kontaktopplysninger, kontonummer, etc.), og sikre at OsloMet kan etterleve betingelsene.

Samarbeidsavtaler og andre kontrakter

I prosjekter med flere deltakere er det nødvendig å inngå samarbeidsavtaler som regulerer forholdet mellom partene. Dette gjelder særlig i bidragsfinansierte prosjekter med konsortier. Det kan også være behov for avtaler med leverandører eller underleverandører, avhengig av prosjektets aktiviteter.

Avtaler i forskningsprosjekter bør blant annet regulere:
- Roller og ansvar mellom partene
- Fordeling av arbeid og ressurser
- Rettigheter til resultater (immaterielle rettigheter)
- Publisering og formidling
- Økonomi, betaling og rapportering
- Håndtering av konfidensiell informasjon
Det er viktig å avklare om det kreves samarbeidsavtale i prosjektet, og sørge for at denne er på plass tidlig, helst før prosjektstart. OsloMet har utviklet maler for ulike typer prosjekter og kontrakter, og disse skal brukes så langt som mulig. Valg av mal vil avhenge av prosjektets type (bidrag eller oppdrag), finansiør og organisering.

Dersom du mottar et avtaleutkast fra en ekstern part som ikke er basert på OsloMets maler, bør dette vurderes av FoU-administrasjonen og eventuelt juridisk støtte før det signeres.

Signering av kontrakter og samarbeidsavtaler

Alle nødvendige avtaler skal være ferdig forhandlet og signert før prosjektet starter. Det er viktig å avklare hvem som har signeringsmyndighet ved OsloMet, da det normalt ikke er prosjektleder selv som signerer kontrakter på vegne av institusjonen. Se interne retningslinjer for fullmakter og signering.

Trenger du hjelp?

For veiledning om kontrakter, avtaler og juridiske problemstillinger, bør du ta kontakt med FoU-administrasjonen ved ditt fakultet eller senter. De kan også involvere Seksjon for juridiske tjenester og strategi ved behov.

Du finner mer informasjon og relevante ressurser på OsloMets nettsider om kontrakter, avtaler og juridisk bistand.
4. Opprette et prosjektnummer

For you to be able to log hours and register costs to the project, a project number must be created in the accounting system to which the costs can be charged. This is done by the Finance Department in the central administration, based on information shared by the faculty/centre finance unit in the UBW financial system. This information includes, among other things, the funding source, resource planning, and a description of academic relevance.

Contact the finance unit at your faculty/centre to have a project number created.
5. Ansette prosjektmedarbeidere

Dersom det er aktuelt å ansette medarbeidere i prosjektet, finnes det en fremgangsmåte ved ansettelse av medarbeidere på OsloMet som må følges.  Du må imidlertid være oppmerksom på at finansiøren også kan ha retningslinjer for hvordan ansettelseskontrakten skal se ut. Kontakt HR på fakultet/senter for bistand med ansettelser. Dersom det er aktuelt å ansette eller på annen måte tilknytte seg forskere fra utlandet, nettsiden om  Forskermobilitet og karriereutvikling.
6. Innhente nødvendige godkjenninger (REK, Sikt, Mattilsynet...)
Noen prosjekter krever godkjenninger før oppstart, særlig dersom de involverer personopplysninger eller helsedata. Dette kan innebære vurdering og godkjenning fra for eksempel Sikt eller Regional komité for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK). Slike godkjenninger skal sikre at forskningen gjennomføres i tråd med gjeldende regelverk for personvern, etikk og datasikkerhet.

Her er eksempler på noen av de mest vanlige godkjenningene som kreves:
- Personverntjenester under Sikt (sikt.no) (tidligere NSD) vurderer og gir en anbefaling når det gjelder godkjenning av bruk av personopplysninger i forskning. 
- Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK) (rekportalen.no) gjør en etisk vurdering av medisinsk og helsefaglig forskning. REK gir dispensasjon fra taushetsplikt for annen forskning med helseopplysninger. Dette er prosjekter som også skal vurderes av personverntjenester under Sikt (tidligere NSD). Dersom det skjer endringer underveis i prosjektet, må det søkes på et eget skjema til REK. REK vurderer endringer i prosjektets formål, metode, tidsløp eller organisering, samt endringer av betydning for prosjektets forsvarlighet og forskningsdeltakernes sikkerhet, velferd og integritet.
- Mattilsynet (mattilsynet.no) skal godkjenne all forskning som bruker dyr i forsøk.
Er du usikker på hvilke godkjenninger ditt forskningsprosjekt krever? Ta kontakt med FoU-administrasjonen ved ditt fakultet/senter.
7. Registrere prosjektet i Nasjonalt vitenarkiv (NVA)

Prosjektleder oppfordres til å registrere prosjektet i Nasjonalt vitenarkiv (NVA) (oslomet.no). Registreringen av prosjektet bidrar til at prosjektet og tilhørende forskningsresultater blir korrekt dokumentert og synliggjort på nasjonalt nivå. NVA gir en felles struktur for kobling mellom prosjekter, publikasjoner og finansieringskilder, og understøtter prinsippene om åpen forskning og etterprøvbarhet. I tillegg bidrar det til kartlegging av prosjektporteføljen ved OsloMet.

For prosjekter finansiert av Forskningsrådet kan det være særlig aktuelt å registrere prosjektet i NVA da forskningsrådet benytter data fra NVA i oppfølging og evaluering av finansierte prosjekter, blant annet ved å hente informasjon om publikasjoner og resultater knyttet til deres midler. Å registrere prosjektet kan også gjøre rapporteringen mer effektiv og sikre at resultater inngår i Forskningsrådets statistikk- og kunnskapsgrunnlag.

For prosjekter finansiert av EU, er det også nyttig å registrere publikasjoner under riktig prosjektkode, siden det er mulig å importere disse, via OpenAire, til EUs rapporteringsystem (Sygma).
8. Lagre prosjektdokumentasjon
Det er viktig å lagre dokumentasjon knyttet til prosjektet, fordi disse utgjør grunnlaget for prosjektets formelle, juridiske og økonomiske rammer. Slik dokumentasjon er nødvendig for å sikre etterprøvbarhet, riktig bruk av midler, tydelig ansvarsfordeling og etterlevelse av krav fra finansiør, samt Arkivlova (lovdata.no) (in norwegian only) som gjelder alle offentlige virksomheter. God dokumentasjon reduserer risiko ved utskiftning av nøkkelpersonell og er avgjørende ved rapportering, revisjon eller eventuelle uenigheter i etterkant.

Dokumenter det kan være viktig å lagre er:
- Kontrakter og samarbeidsavtaler og eventuelle endringer av disse som kan forekomme underveis i prosjektet
- Budsjett og ev. underlagsdokumentasjon som et nødvendig for å forstå budsjettet
- Rapporter og ev. rapporteringsgrunnlag, f.eks. underveis- eller sluttrapporter til finansiør
- Andre dokumenter knyttet til prosjektet, f.eks. selve prosjektbeskrivelsen, taushetserklæringer, søknader til REK, etc.
- Datahåndteringsplaner
- Forskningsdata
Det må avklares tidlig i prosjektet hvor denne dokumentasjonen skal lagres, hvem som har ansvar for arkivering, og hvordan tilgang og versjonskontroll håndteres, slik at dokumentene er lett tilgjengelige, sikre og oppdaterte gjennom hele prosjektperioden. På OsloMet finnes det rutiner for arkivering av prosjektdokumentasjon og det finnes mer informasjon om OsloMets prosjektarkiv (oslomet.no)

Forskningsdata skal håndteres og arkiveres i tråd med arkivlova og tilhørende regelverk. Dette sikrer at dokumentasjon av forskningen blir bevart, tilgjengelig og etterprøvbar over tid. Ved spørsmål knyttet til håndtering av forskningsdata, kontakt teamet for støtte til håndtering av forskningsdata ved OsloMet.
9. Lede prosjektet
Styringsstruktur

En tydelig og hensiktsmessig styringsstruktur er avgjørende for god gjennomføring av et forskningsprosjekt, særlig i prosjekter med ekstern finansiering og flere partnere. En god struktur bidrar til klare ansvarsforhold, effektiv fremdrift og god informasjonsflyt i prosjektet.

Prosjektleder eller koordinator har det overordnede ansvaret for både faglig og administrativ gjennomføring av prosjektet. Dette innebærer å sikre at prosjektet når sine mål, at leveranser gjennomføres i henhold til plan, og at krav fra finansiør og samarbeidspartnere følges opp. Samtidig vil det i større prosjekter være hensiktsmessig å delegere ansvar for deler av arbeidet.

De fleste prosjekter av en viss størrelse deles derfor inn i arbeidspakker eller delprosjekter, med egne arbeidspakkeledere. Prosjektleder kan delegere faglig og operativt ansvar til disse, slik at hver arbeidspakkeleder får ansvar for planlegging, gjennomføring og oppfølging av aktiviteter innenfor sitt område. Arbeidspakkelederne skal samtidig rapportere jevnlig til prosjektleder om fremdrift, resultater og eventuelle avvik.

En slik struktur, med tydelig rollefordeling og gode rapporteringslinjer, gir prosjektleder bedre grunnlag for helhetlig styring og bidrar til at prosjektet gjennomføres effektivt og i tråd med mål og krav.

Operativ styringsgruppe

I mange FoU‑prosjekter utgjør prosjektleder og arbeidspakkelederne den operative styringsgruppen. Denne gruppen har ansvar for den daglige og faglige ledelsen av prosjektet, og skal sikre fremdrift, kvalitet og måloppnåelse.

Viktige ansvarsområder:
- koordinering mellom arbeidspakkene/delprosjektene
- oppfølging av tidsplan, budsjett og leveranser
- håndtering av risiko og avvik
- forberedelse av beslutninger og rapportering til finansiør
- sikring av intern forankring og kommunikasjon
Prosjektleder har det overordnede ansvaret og fungerer som bindeledd mellom prosjektet, institusjonsledelsen og finansiøren.

Møtestruktur

En forutsigbar møtestruktur er sentral for effektiv styring:
- Regelmessige møter i operativ styringsgruppe, ofte hver 1–2 måned
- Arbeidspakkemøter etter behov, ledet av arbeidspakkeleder
- Årlige eller halvårlige statusmøter med alle partnere
- Ekstraordinære møter ved kritiske beslutningspunkter eller avvik
Møtene bør ha klare agendaer, beslutningspunkter og referater som dokumenterer ansvar og oppfølging.

Beslutningsstruktur

Beslutningsmyndighet i prosjektet må være tydelig definert:
- Operative beslutninger tas normalt av prosjektleder i samråd med arbeidspakkelederne
- Større faglige eller økonomiske endringer kan kreve forankring hos prosjekteier, vertsinstitusjon eller finansiør
- Endringer i prosjektbeskrivelse, budsjett eller konsortium følger finansiørens formelle prosedyrer
En klar rolle- og ansvarsfordeling reduserer risiko for forsinkelser og konflikter.

Rådgivende utvalg (Advisory board)

I mange prosjekter etableres et advisory board (fagråd, referansegruppe eller brukerråd). Dette er et rådgivende organ uten beslutningsmyndighet, som kan bidra med:
- faglig kvalitetssikring
- strategiske innspill
- relevans for samfunn, næringsliv eller offentlig sektor
- internasjonalt perspektiv
Et slikt råd møtes gjerne én gang i året eller ved sentrale milepæler og gir anbefalinger til prosjektledelsen.

Samarbeid med partnere utenfor UH‑sektoren

Prosjekter med partnere fra næringsliv, offentlig sektor eller ideelle organisasjoner stiller særskilte krav til styring:
- tydelig rolleavklaring og forventninger, ofte regulert gjennom en konsortieavtale
- tilpasset møtestruktur (f.eks. færre, men mer beslutningsorienterte møter)
- bevissthet rundt ulike tidshorisonter, insentiver og beslutningsprosesser
- klare rutiner for immaterielle rettigheter, datahåndtering og formidling
Involvering av eksterne partnere i styrings- eller referansegrupper kan styrke relevans og gjennomslag, men bør balanseres mot behovet for effektiv prosjektledelse. Det er viktig å sikre at personer med riktig ansvarsnivå deltar i de fora der beslutninger fattes, særlig i spørsmål som gjelder økonomi og ressursbruk. I praksis kan ansvar for beslutninger og ansvar for gjennomføring være fordelt på ulike personer.

Prosjektstyringsverktøy

For å sikre god og løpende kommunikasjon og å samle kommunikasjonen på ett sted, kan det være lurt å ta i brukt et prosjektstyringsverktøy. Slike verktøy kan brukes til å kommunisere med samarbeidspartnere ved andre institusjoner. OsloMet tilbyr tilgang til noen prosjektstyringsverktøy.
10. Styre prosjektøkonomien
God styring av prosjektøkonomien er avgjørende for å sikre god ressursutnyttelse, etterlevelse av krav og måloppnåelse i forsknings- og utviklingsprosjekter. Dette innebærer planlegging, oppfølging og rapportering av inntekter og kostnader gjennom hele prosjektets levetid. Ved OsloMet skal bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter forvaltes i tråd med gjeldende regelverk, slik det er beskrevet i reglementet for bidrags- og oppdragsfinansiering. Dette gir rammer og retningslinjer for ansvar, roller og økonomisk oppfølging.

Utbetaling, inntektsføring og bruk av midler i FoU‑prosjekter

For å forstå hvor mye midler du har til rådighet i prosjektbudsjettet, er det viktig å skille mellom hvordan midler utbetales og hvordan de inntektsføres og brukes.

Avhengig av finansiør og prosjekttype kan midler bli:
- utbetalt som forskudd, der hele eller deler av tilskuddet kommer tidlig i prosjektperioden
- utbetalt etterskuddsvis, basert på rapportert aktivitet og godkjente kostnader. (Pass på at avtaler med partnere følger det overordnede systemet, dvs. At dersom finansiøren utbetaler midler til oss etterskuddsvis, har vi ikke lov til å betale forskudd til partnerne)
- utbetalt i rater, knyttet til milepæler eller periodisk rapportering
Utbetalingen er først og fremst et likviditetsspørsmål – den skal sikre at prosjektet har penger tilgjengelig til å gjennomføre planlagte aktiviteter. Men selv om midler er utbetalt og står på konto, kan de ikke inntektsføres i regnskapet før de er brukt i tråd med prosjektets planer. Inntektsføring skjer normalt løpende, i takt med:
- faktisk påløpte, støtteberettigede kostnader
- gjennomføring av aktiviteter slik de er beskrevet i prosjektplanen
- leveranser og framdrift som kan dokumenteres overfor finansiøren
Dette kalles ofte periodisering, og betyr at inntektene føres i samme periode som kostnadene oppstår.

Det er verdt å merke seg at selv om prosjektet har fått midler utbetalt, innebærer ikke dette at pengene kan brukes fritt. Midlene er:
- bundet til formålene, aktivitetene og arbeidspakkene i prosjektbeskrivelsen
- underlagt regelverk for støtteberettigede kostnader
- avhengig av at planlagte leveranser faktisk gjennomføres
Bruk av midler forutsetter altså at prosjektet leverer i henhold til avtalen med finansiøren. Dersom midler ikke brukes som forutsatt, kan dette føre til krav om tilbakebetaling eller reduksjon i senere utbetalinger. Derfor må alle betydelige endringer avklares med finansiør før de iverksettes.

God prosjektstyring krever derfor tett sammenheng mellom faglig fremdrift, økonomisk oppfølging og rapportering, noe som krever et nært og kontinuerlig samarbeid mellom prosjektleder, FoU og økonomi.

Gjøre innkjøp med prosjektmidler

Alle som skal gjøre innkjøp ved OsloMet skal følge lov og forskrifter for Offentlige Anskaffelser, OsloMets rammeavtaler, rutiner mv. Dette gjelder også i eksternfinansierte prosjekter. Ta kontakt med økonomi ved ditt fakultet/senter dersom du har spørsmål knyttet til innkjøp og bestillinger. Du finner også informasjon om innkjøp og bestillinger ved OsloMet på nettsidene.

Det er egne regler knyttet til kjøp av forskning og utviklingstjenester. Alt utstyr som kjøpes inn av prosjektet er OsloMets eiendom.
11. Følge opp kontraktsforpliktelser
Hvis du er koordinator for et prosjekt, har du ansvar for å følge opp kontraktsforpliktelsene på vegne av konsortiet. Er du partner i et prosjekt, bør du ta kontakt med koordinatoren dersom du har spørsmål om oppfølging av kontraktsforpliktelser.

Endringer i prosjektet

Det er naturlig at det oppstår endringer i løpet av et prosjekt. Mindre justeringer kan ofte gjennomføres uten å endre kontrakten, mens større eller mer vesentlige endringer kan kreve godkjenning fra finansiør, samarbeidspartnere eller relevante godkjenningsinstanser.

Når du vurderer en endring, bør du alltid undersøke om den påvirker prosjektets formål, metode, organisering, tidsplan, budsjett eller håndtering av data. Endringer som har betydning for disse forholdene, eller for prosjektets etiske og juridiske rammer, skal som hovedregel meldes og eventuelt godkjennes før de gjennomføres. Dersom du er i tvil om en endring er vesentlig, bør du avklare dette med prosjektøkonomi eller forskningsstøtte.

Oppfølging av endringer i prosjektet:
- Avklar om endringen må meldes til eller godkjennes av finansiør.
- Vurder behov for revidering av budsjett.
- Vurder om endringer krever oppdatert samtykke fra prosjektdeltakere.
- For endringer knyttet til personvern eller som på andre måter påvirker grunnlaget for Sikt sin vurdering, skal meldes via endringsskjema på sikt.no (sikt.no).
- For prosjekter godkjent av REK (rekportalen.no) skal det søkes om godkjenning ved vesentlige endringer i formål, metode, tidsløp eller organisering, eller ved forhold som påvirker deltakernes sikkerhet og rettigheter. I noen tilfeller kan endringene være så omfattende at det må søkes om ny forhåndsgodkjenning.
- For kliniske studier: oppdater rekrutteringsstatus ved behov.
God og tidlig håndtering av endringer bidrar til å sikre at prosjektet gjennomføres i tråd med gjeldende regelverk og avtalte rammer.
12. Rapportere på fremdrift

I FoU-prosjekter kreves det ofte at det rapporteres på fremdrift underveis i prosjektet. Prosjektleder er selv ansvarlig for dette, men FoU-rådgiver/økonomirådgiver kan bistå. Slike rapporter kan bestå av to deler – en rapport på selve fremdriften i prosjektet og en på økonomien. Prosjektleder er ansvarlig for å utarbeide fremdriftsrapporten og må sørge for å hente inn nødvendig informasjon fra eventuelle samarbeidspartnere. Den økonomiske rapporten utarbeides på grunnlag av kostnader ført i regnskapssystemet. Prosjektlederen kan få hjelp fra økonomiavdelingen på sitt fakultet/senter til å hente ut denne typen opplysninger.
13. Behandle og lagre data
Forskningsdata er en sentral del av all forskning, enten det dreier seg om tall, tekst, bilder eller andre typer materiale som samles inn eller produseres i løpet av et prosjekt. God håndtering av disse dataene er avgjørende for kvalitet, etterprøvbarhet og videre bruk av forskningsresultater.

Forskningsdatahåndtering omfatter hele livsløpet til dataene – fra planlegging og innsamling til dokumentasjon, lagring, deling og arkivering. Gjennom systematisk og ansvarlig håndtering sikres det at dataene er godt organisert, forståelige og tilgjengelige der det er mulig, samtidig som hensyn til personvern, etikk og sikkerhet ivaretas.

God forskningsdatahåndtering legger til rette for åpenhet og samarbeid, og gjør det enklere for andre å etterprøve og bygge videre på forskningen. Dette bidrar til høyere kvalitet, bedre utnyttelse av ressurser og økt samfunnsnytte av forskningen.

OsloMet har et eget team for forskningsdatahåndtering med kompetanse fra IT og Universitetsbiblioteket som dekker alle områder av håndteringen.
14. Ivareta etiske og sikkerhetsmessige hensyn

Som prosjektleder har du et overordnet ansvar for at prosjektet gjennomføres i tråd med både forskningsetiske prinsipper og krav til forskningssikkerhet. Dette krever kontinuerlig oppfølging gjennom hele prosjektets livsløp.

Forskningsetikk

Du har ansvar for å sikre at prosjektet følger anerkjente forskningsetiske normer, som skal ivareta forskningsdeltakere, berørte parter og samfunnets tillit til forskningen. Etiske vurderinger må ikke bare gjøres ved oppstart, men også følges opp underveis, særlig dersom det skjer endringer i prosjektet. Som prosjektleder skal du bidra til å forebygge og håndtere eventuelle avvik fra god vitenskapelig praksis, og sørge for at slike saker varsles og behandles i tråd med OsloMets rutiner for håndtering av mulig mislighold. På nettsidene om forskningsetikk finner du veiledning, retningslinjer og informasjon om ansvar, opplæring og hvordan saker om brudd på forskningsetiske normer håndteres ved institusjonen.

Forskningssikkerhet

Du har også ansvar for å ivareta forskningssikkerhet i prosjektet. Dette innebærer blant annet å identifisere og håndtere risiko knyttet til behandling av personopplysninger, sensitiv informasjon og kunnskap med potensiell strategisk eller kommersiell verdi. Internasjonalt samarbeid kan stille særskilte krav, for eksempel knyttet til informasjonssikkerhet, personvern og eksportkontroll. Som prosjektleder bør du derfor gjøre jevnlige risikovurderinger, sikre forsvarlig lagring og tilgangsstyring, og være bevisst på hva som kan deles og med hvem. Du finner mer informasjon og veiledning på OsloMets sider om informasjonssikkerhet, personvern og eksportkontroll.

Å ha et bevisst forhold til både forskningsetikk og forskningssikkerhet bidrar til ansvarlig gjennomføring av prosjektet og styrker kvaliteten og troverdigheten i forskningen.
15. Formidle og publisere resultater
Formidling av prosjektresultater er en sentral del av et vellykket forskningsprosjekt og avgjørende for å oppnå ønsket effekt og gjennomslag. Mange prosjekter har egne strategier eller arbeidspakker for kommunikasjon med relevante målgrupper, nettopp for å sikre at resultatene når ut og tas i bruk. Det er derfor viktig å planlegge hvordan og hvor resultatene skal publiseres og deles, slik at formidlingen støtter prosjektets mål og maksimerer impact.

Formidling

OsloMet tilbyr en rekke ressurser og tjenester som støtter forskere i arbeidet med publisering og formidling av forskningsresultater – fra vitenskapelig publisering til bred samfunnskommunikasjon:
- Publisering og Open Access: Veiledning om publiseringskanaler, rettigheter og hvordan du kan gjøre forskningen åpent tilgjengelig.
- Egenarkivering: Praktisk støtte til hvordan du gjør publikasjoner tilgjengelige i vitenarkiv.
- Publiseringsfond: Mulighet for økonomisk støtte ved publisering i Open Access-kanaler.
- Publiseringsavtaler: Oversikt over gjeldende avtaler og hva de innebærer for deg som forsker.
- Rettighets- og publiseringsstrategi: Råd om hvordan du ivaretar rettigheter og velger en publiseringsstrategi som gir best mulig effekt.
- Synliggjøring av forskning: Tips til søkemotoroptimalisering, bruk av forskerprofiler og hvordan du kan øke synligheten til publikasjonene dine.
Støtte til bredere forskningsformidling:
- Råd om hvordan du kan gjøre forskningen din relevant og tilgjengelig for ulike målgrupper, inkludert media og allmennheten.
- Veiledning i mediekontakt og hvordan du identifiserer nyhetsvinkler i egen forskning.
- Tips til opptredener i media, som intervjuer og TV, inkludert hvordan du spisser budskap og kommuniserer tydelig.
- Bruk av sosiale medier som kanal for formidling, nettverksbygging og dialog med målgrupper.
- Mulighet for støtte fra kommunikasjonsrådgivere til medieinnsalg, artikler og planlegging av formidling, samt opprettelse av en nettside for prosjektet.
Til sammen kan disse tilbudene hjelpe deg med å nå ut med forskningen din, både i akademia og til samfunnet for øvrig.

Medforfatterskap

Er det aktuelt med medforfatterskap kan du følge Vancouver-reglene. Dette er retningslinjer for publisering og medforfatterskap på en vitenskapelig publikasjon. Disse reglene følges særlig i de medisinske og naturvitenskapelige miljøene, men kan også følges av andre fagmiljøer dersom de finner reglene hensiktsmessige. Du finner lenke til disse reglene og andre nyttige retningslinjer på våre sider om forskningsetikk.

Opprette nettside for prosjektet

 Det er mulig å opprette en nettside for prosjektet på OsloMet sine hjemmesider. Nettsiden kan være en kanal å dele informasjon om prosjektet internt i organisasjonen og til utenforstående. Kontakt nettredaktøren på ditt fakultet/senter hvis du ønsker å opprette en nettside for prosjektet.
16. Utnytte resultater
Når du har fått et forskningsprosjekt, er det viktig å tidlig vurdere hvordan resultatene kan utnyttes og skape verdi utover selve prosjektperioden. Dette kan innebære videre forskning, samarbeid med praksisfeltet, innovasjon eller kommersialisering av resultater. OsloMet tilbyr støtte som kan hjelpe deg med å identifisere muligheter, utvikle ideer og sikre at resultatene tas i bruk på en hensiktsmessig måte.

Dersom prosjektet ditt kan lede til nye løsninger, metoder eller produkter, kan du få hjelp til å videreutvikle og beskytte resultatene, for eksempel gjennom innovasjonsstøtte og rådgivning om eierskap og rettigheter. I tillegg kan det oppstå behov for juridisk bistand, for eksempel ved inngåelse av samarbeidsavtaler, spørsmål om immaterielle rettigheter eller håndtering av data.

Ved å være bevisst på utnyttelse av resultater underveis i prosjektet, legger du et godt grunnlag for økt samfunnsnytte, innovasjon og videre bruk av forskningen din.

Husk at det finnes mange måter å utnytte resultatene fra prosjektet på - også gjennom mer utradisjonelle kanaler. OsloMet har, for eksempel, en samarbeidsavtale med Standard Norge (oslomet.no). Standarder kan gjøre det enklere å ta i bruk ny kunnskap og fungere fungerer som en bro mellom forskning og praktisk anvendelse.

Hvor kan du få hjelp?
- FoU-administrasjonen ved ditt fakultet eller senter – ditt første kontaktpunkt for rådgivning og videre oppfølging. FoU-administrasjonen kan blant annet bistå deg med å finne finansieringsmuligheter for å utvikle innovasjonen din
- Innovasjonsstøtte / idéutvikling – hjelp til å utvikle, beskytte og realisere forskningsresultater
- Juridisk bistand (via FoU-administrasjonen) – støtte til kontrakter, rettigheter og avtaler
- Biblioteket – støtte til publisering, Open Access og synliggjøring
- Kommunikasjonsavdelingen – hjelp til formidling, mediekontakt og synlighet