Veileder forskningsprosjekt

Veileder forskningsprosjekt

Her finner du veiledning og støtte til utvikling av forsknings- og innovasjonsprosjekter. Denne veilederen gir støtte til hele livsløpet til et forsknings- eller innovasjonsprosjekt – fra idéutvikling og søknadsarbeid, via oppstart og gjennomføring, til avslutning og videreføring av resultater. Her finner du informasjon om sentrale prosesser, krav og ansvarsforhold, samt oversikt over hvilke støttefunksjoner ved OsloMet som kan bistå deg underveis. Siden vedlikeholdes av gruppen for eksternfinansiering i Avdeling for FoU. Hvis du oppdager feil eller mangler på disse sidene, eller har forslag til forbedringer, ber vi deg ta kontakt med oss på forskningsfinansiering@oslomet.no.

Når du søker

Når du søker

  1. 1. Forankre prosjektsøknaden

    Forankring er en godkjenningsprosess. Alle eksternfinansierte prosjekter påvirker din enhet, så det er både faglige og økonomiske grunner til at det er viktig med god forankring. Forankring skjer i linjen og du som prosjektleder skal søke og dokumentere ledelsesgodkjenning fra din enhetsleder (oslomet.no). 

    Tidlig forankring gjør det også lettere å få god administrativ støtte til utvikling av din søknad. Kontakt FoU-seksjonen ved ditt fakultet/senter for informasjon om frister og rutiner ved din enhet. 

    Momenter i søknaden som krever forankring (denne listen er ikke uttømmende):

    • økonomien i prosjektet (for eksempel krav om egenfinansiering, større innkjøp),
    • FoU-tid/tidsbruk  - tidsbruk på prosjektet kan innebære konsekvenser for arbeidsplanene på enheten
    • alle tilsettinger på prosjektet,
    • IT-ressurser som ikke er standardtilbud på OsloMet
    • samarbeidspartnere (f.eks. med tanke på gjennomførbarhet og forskningssikkerhet)
    • forskningsetiske problemstillinger
    • behov for forskningsadministrativ støtte
    • m.m.

    Hvis det skjer større endringer i momentene over etter at ledelsen har godkjent prosjektsøknaden, er det prosjektlederens ansvar å sørge for en fornyet godkjenning før søknaden sendes inn.

  2. 2. Finne prosjektfinansiering

    Det er ulike kilder til ekstern finansiering og det er mange faktorer som påvirker hvilken kilde du kan/bør velge. Prosjektide, ambisjoner, erfaring, samarbeidspartnere og tidspunkt kan påvirke hva slags finansiering du bør søke. Generelt sett kan det være lurt å tenke på ekstern finansiering som et strategisk verktøy som kan brukes for å bygge seg opp. Man kan, for eksempel, bruke interne såkornmidler eller mindre finansieringsordninger til å gjennomføre et pilotprosjekt som igjen legger grunnlaget for et større prosjekt senere. Dersom man allerede har en ide til et større og mer komplekst prosjekt, kan man vurdere å bruke mindre finansieringsordninger til å finansiere deler av prosjektet hvis det er vanskelig å finne finansiering til hele prosjektet.

    Legg spesielt merke til at noen utlysninger henvender seg til institusjoner og krever vurdering og godkjenning av rektor/prorektor ved OsloMet. Dette gjelder f.eks. Forskningsrådets infrastrukturutlysninger og senterutlysninger.

    Kontakt din FoU-rådgiver for å få bistand i søknadsfasen og sjekk rutiner ved din enhet for godkjenning av søknader.

    Finansieringsmuligheter – Her finner du en oversikt over ulike finansieringskilder der du kan søke og filtrere på blant annet fagområde. Listen er ikke uttømmende, men gir en oversikt over de kildene som OsloMet tradisjonelt har mottatt støtte fra. 

    Prosjektetableringsstøtte (PES) – Dersom du skal søke midler fra EUs rammeprogram, kan du ha rett til prosjektetableringsstøtte. Midlene skal brukes til å dekke kostnader knyttet til utviklingen av en søknad.

    Tematiske forskningssatsninger – OsloMet har vedtatt fire tematiske forskningssatsninger. Satsingene skal bidra til forskning i flere fagmiljøer gjennom blant annet såkornmidler.

    Midler fra Samfunnsforbedringsutvalget – Utlysningen publiseres årlig. Følg med på nettsidene for informasjon om utlysninger.

    Fakultetene ved OsloMet lyser ut midler til diverse formål, f.eks. til internasjonalisering. Følg med på nettsidene til ditt fakultet for informasjon om utlysninger. 

  3. 3. Søke midler fra EUs rammeprogram

    Horisont Europa tilbyr et bredt spekter av finansieringsmuligheter for prosjekter innen alt fra grunnforskning og teknologiutvikling til samfunnsutfordringer og grønn omstilling. Programmet er åpent for både offentlige og private aktører, og gir gode muligheter for samarbeid på tvers av landegrenser.

    Samtidig har Horisont Europa egne krav og regler som skiller seg fra nasjonale ordninger. Det gjelder blant annet partnersammensetning, søknadsstruktur, evalueringskriterier og rapportering. Det kan derfor være nyttig å sette seg godt inn i regelverket – eller å få veiledning – før man går i gang med en søknad. Du finner mer informasjon om hvordan Horisont Europa skiller seg fra andre forskningsprogram og hvor du får støtte til søknadsprosessen og prosjektdrift på nettsiden om støtte til EU-søknader. 

  4. 4. Finne samarbeidspartnere

    De fleste utlysninger krever samarbeid både innenfor og utenfor akademia. For å utvikle søknader som skal svare på utlysninger om samfunnsutfordringer er det behov for å jobbe tverrfaglig, transdisiplinært og på tvers av sivil, offentlig og privat sektor. Omfanget på budsjett og problemstillinger som skal besvares er utslagsgivende både for valg av, og for antall partnere. Det er fint å ta utgangspunkt i etablerte samarbeid og søke å utvikle dem. Nye potensielle samarbeidspartnere kan du finne her: 

    Sammen med partnere skaper dere et godt utgangspunkt for å lykkes både med søknadsutvikling og prosjektdrift. I noen tilfeller kan det være behov for å formalisere samarbeidet eller avklare noen forhold knyttet til et eventuelt prosjekt. Da kan det være aktuelt å vurdere å lage en kontrakt. På nettsiden om støtte til EU-søknader finnes det en oversikt over ulike typer avtaler som kan være aktuelle. 

  5. 5. Budsjettere prosjekter

    When you plan to apply for external research funding, it is important to have a solid budget that is aligned with the project’s activities. A budget that is appropriately allocated among the partners and carefully tailored to the project activities will both enhance the quality of the application and make it easier to implement the project if it receives funding. All application budgets must be prepared in collaboration with the finance function and quality-assured before the application is submitted.

    To put a good budget in place, several things should be clarified early on.

    The type of funding governs the budgeting. The call text refers to rules that determine who can receive funding, which costs can be covered, and any requirements for co-funding. Familiarize yourself with the rules early and ensure that the budget complies with the requirements of the call. There are also guidelines and rules that apply across different types of funding.

    Clarify how the project will be classified in OsloMet’s system. Should the project be classified as contract research (oppdrag) or grant-funded (bidrag)? The actual classification does not take place until the project starts, but whether the project is contract- or grant-funded affects budgeting, contracts, and reporting. For more information on grant- and contract-funded research, see the webpages on the BOA framework (in norwegian only).

  6. 6. Inngå avtaler i søknadsfasen

    I prosjekter der man samarbeider med flere partnere eller der det er muligheter for kommersialisering av resultatene, kan det være særlig aktuelt å avklare forhold knyttet til blant annet immaterielle rettigheter, konfidensialitet og eierskap. Ved å avklare vilkårene for samarbeid før prosjektet starter, forebygger man konflikter og misforståelser underveis i prosjektet, sikrer forutsigbarhet for alle som deltar i prosjektet og øker sannsynligheten for at resultatene blir tatt i bruk. Tydelige avklaringer bidrar også til å bygge tillit mellom samarbeidspartnerne og skaper et solid grunnlag for et godt samarbeid. I de tilfellene der er behov for å formalisere slike forhold, kan det være aktuelt å inngå en skriftlig kontrakt. På nettsiden om støtte til EU-søknader finnes det en oversikt over ulike typer avtaler som kan være aktuelle. 

    Samarbeid og innovasjon

    I forsknings- og innovasjonsprosjekter bringer partene ofte med seg eksisterende kunnskap, teknologi og rettigheter – prosjektbakgrunn – som er avgjørende for prosjektets suksess. Denne kan være særlig verdifullt for de som eier den og derfor er det viktig å avklare hvordan denne skal brukes av prosjektpartnerne. Dette kan gjøres gjennom intensjonsavtaler. I noen tilfeller vil det også være aktuelt med egne avtaler, f.eks. knyttet til konfidensialitet eller taushetserklæringer. 

    På samme måte oppstår ofte ny kunnskap og/eller teknologi – prosjektresultater – som et resultat av prosjekter. Slike resultater kan ha stor verdi, både faglig og kommersielt. Hvordan slike resultater skal utnyttes, hvordan eierskap skal fordeles, etc. bør også avklares gjennom intensjonsavtaler. Slike avtaler bør si noe om forutsetningene for samarbeidet. For prosjekter der det er høy grad av innovasjon, bør momenter som tilgang, eksklusivitet og eierskap avklares i søknadsfasen.

    Internasjonalt samarbeid

    I utlysninger der det er det krav om internasjonalt samarbeid, kan det være særlig viktig å avklare vilkårene for samarbeidet. Selv om internasjonalt forsknings- og innovasjonssamarbeid gir tilgang til et bredere spekter av kompetanse, ressurser og perspektiver og kan bidra til å øke kvaliteten og relevansen i forskning, kan slike samarbeid stille større krav til avklaringer knyttet til deling og bruk av eksisterende og ny kunnskap.

  7. 7. Ivareta forskningssikkerhet og forskningsetikk

    Forskningssikkerhet

    Verden i dag er preget av konflikter, politisk uro og usikkerhet. OsloMet er opptatt av å opprettholde internasjonalt kunnskapssamarbeid og akademisk frihet, samtidig som vi anerkjenner at det er nødvendig å tilse at forskningen tar hensyn til den usikre geopolitiske situasjonen.

    For å tilse at kunnskapssamarbeidet tar hensyn til geopolitiske forhold har HK-dir og Forskningsrådet utviklet retningslinjer som tilbyr verktøy for å håndtere risikoer og styrke sikkerheten i internasjonalt samarbeid.

    Retningslinjene gir og en oversikt over lover og andre føringer som norsk kunnskapssektor må overholde, og peker på sentrale vurderinger og fremgangsmåter for fagmiljøer og for institusjonsledelse og administrasjon. Retningslinjene tilbyr verktøy for å håndtere risikoer og styrke sikkerheten i internasjonalt samarbeid (hkdir.no). 

    I noen tilfeller kan det være utfordrende å vurdere om det er risiko forbundet med kunnskapsutviklingen. Ta da kontakt med nærmeste leder.

    Eksportkontroll (deksa.no) innebærer at visse varer, teknologi og tjenester ikke kan eksporteres fra Norge uten lisens utstedt av DEKSA (deksa.no). Det er straffbart å eksportere listeførte varer, teknologi eller tjenester uten gyldig lisens fra DEKSA. DEKSA kan veilede dere om regelverket (deksa.no), din sak og hva du må gjøre. 

    Dersom du er i tvil om listene for eksportkontroll kan gjelde din forskning slik at du må søke om lisens, ta kontakt med nærmeste leder.

    Forskningsetikk

    Samarbeid på tvers av landegrenser kan også utfordre forskningsetiske verdier. Ulike land kan ha ulike syn på hvilke rettigheter og forpliktelser forskere har når de utvikler ideer, metoder og teorier i sine forskningsprosjekter. Det kan derfor være lurt, som prosjektleder, å avklare grunnleggende forskningsetiske spørsmål i planleggingen av prosjekter med internasjonale partnere. Temaer som bør avklares kan være knyttet til:

    • Forståelsen av lover, regler og retningslinjer i ulike land
    • Sikre en felles forståelse av forskningsetiske normer og regler
    • Vurdere implikasjoner knyttet til helse, miljø og sikkerhet hos prosjektdeltakerne og andre involverte

    Se OsloMet sine nettsider om forskningsetikk for mer informasjon. 

  8. 8. Registrere prosjekter som omfatter helsetematikk

    Helseforskning omfatter forskning som systematisk bidrar til ny kunnskap om helse, sykdom eller helsetjenester – spesielt når mennesker, humanbiologisk materiale eller helseopplysninger er involvert. Dette dekker et bredt spekter, inkludert pilotprosjekter og kliniske studier. Alle slike prosjekter må følge Helseforskningsloven, som stiller krav til organisering, etikk, samtykke og godkjenning. Det er formålet med forskningen som avgjør om prosjektet omfattes av Helseforskningsloven.

    Denne typen prosjekter krever forhåndsgodkjenning fra REK (Regional komité for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk) (rekportalen.no). Dersom du er usikker på om ditt prosjekt krever en slik godkjenning, kan du få en REK-prevurdering, også kjent som «fremleggingsvurdering», fra REK.  En prevurdering er en prosess hvor REK avgjør om et prosjekt faktisk omfattes av helseforskning etter helseforskningsloven, og dermed om det krever en full søknad til REK.

    For mer informasjon se nettsidene for forskningsstøtte ved Fakultet for helsevitenskap og nettsidene om søknader til REK. 

  9. 9. Bruke KI i utvikling av søknader

    Det blir stadig vanligere å bruke kunstig intelligens (KI) som verktøy i utvikling av prosjektsøknader og mange finansieringskilder tillater dette. Det er likevel viktig at KI brukes på en ansvarlig, transparent og etisk forsvarlig måte som er i tråd med eventuelle krav fra finansiøren. Noen generelle anbefalinger kan være:

    • Ta ansvar for forskningsresultatene. Forskerne skal være ytterst ansvarlige for alt faglig innhold – også det som er produsert ved hjelp av KI og må derfor være kritiske til mulige feil, bias eller «hallusinasjoner» fra KI-verktøy.

    • Bruk KI transparent. Det bør tydelig fremgå hvilke KI‑verktøy som er brukt, hvordan de er brukt, og hvilken rolle de har hatt i forskningsprosessen.

    • Vern om personvern, konfidensialitet og immaterielle rettigheter. Unngå å legge inn sensitiv eller upublisert informasjon i eksterne KI‑systemer uten garanti for trygg databehandling. Forskere må sikre at både data og resultater håndteres i tråd med gjeldende regler og rettigheter.

    Du kan lese mer om bruk av KI i forskning i EUs levende retningslinjer for KI i forskning (europa.eu) og om bruk av KI ved OsloMet på for ansatte-sidene. 

Ressurser i søknadsutvikling

Kontaktpunkter FoU

Kontaktpunkter FoU

FoU – Fakultet for samfunnsvitenskap

FoU – Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier

FoU – Fakultet for helsevitenskap

FoU – Fakultet for teknologi, kunst og design

FoU ved AFI

FoU ved SIFO

FoU ved NOVA

FoU ved NIBR

FoU sentralt