Veileder forskningsprosjekt

Ved tilslag (kun EU)

1. Generelle frister

   NB! Hvert prosjekt kan ha sine egne frister, så les instruksjonene fra Project officer nøye.

   Hovedregelen er at Grant Agreement skal signeres senest innen tre måneder etter at konsortiet er informert om tilslaget (jf. Artikkel 20(2) Rules for Participation).

   Alle partnere (og koordinator) må signere Declaration of Honour (DoH) så fort som mulig og ikke senere enn seks uker etter at Grant Preparation-fasen ble startet. Ved å signere DoH bekrefter man at institusjonen er berettiget til å motta EU-finansiering. Grant Agreement kan ikke signeres før alle partnerne har signert DoH.

   Er du koordinator har du også ansvaret for å levere Grant Agreement Data. Dette er ekstra informasjon om prosjektarbeidet og budsjettet som skal fylles inn i Funding & Tenders Portal. Du logger på i portalen med samme brukernavn og passord som da du sendte inn søknaden. Du har tre uker etter mottatt tilslag på å levere første versjon av Grant Agreement Data, inkludert Annex 1 (Description of Action ) og Annex 2 (estimated budget). Project officer vil så vurdere den første versjonen av Grant Agreement Data og eventuelt foreslå endringer som må gjøres. Disse endringene må gjøres innen to uker etter tilbakemeldingen fra Project officer.

   Det er obligatorisk for alle prosjekter å ha en konsortiumsavtale som regulerer samarbeidet mellom partnerne i prosjektet. Denne avtalen bør signeres før Grant Agreement signeres.

2. Tildeling av roller

   En av de første tingene du må gjøre både som koordinator og partner i et prosjekt er å tildele personer i din organisasjon de nødvendige rollene i EUs Funding and Tenders Portal. Som koordinator må du også sørge for at partnerne har de nødvendige rettighetene til å tildele sine roller. Ved å gi personer ulike roller i portalen, gir du dem tilgang til å utføre ulike oppgaver i prosjektet, for eksempel signere avtaler eller fylle inn informasjon om organisasjonen.

   Det finnes mange ulike roller man kan tildele i tilknytning til et prosjekt, men ikke alle er like nødvendige eller relevante. Som koordinator må du ha en Legal Entity Appointed Representative (LEAR), en Primary Coordinator Contact (PCoCo) og en Project Legal Signatory (PLSign). Som partner må du ha en LEAR, en Participant Contact (PaCo) og en PLSign. Det kan også bli aktuelt å oppnevne en Project Financial Signatory (PFSign) som kan signere på økonomiske rapporter etter hvert i prosjektet.

   Enhver organisasjon har én LEAR. På OsloMet er dette Gyri Aarbakke (oslomet.no). Det skal derfor ikke opprettes en ny LEAR for hvert prosjekt. LEAR må legge inn Legal Signatories (Lsign) og Financial Signatories (FSign) for at disse skal knutte knyttes til det aktuelle prosjektet som henholdsvis PLSign og PFSign.

   Personen som får tildelt rollen som PCoCo er hovedansvarlig for prosjektet. Dette er som oftest forskeren som står bak prosjektet. Det er kun én som kan ha denne rollen. CoCo har samme rettigheter som PCoCo i portalen, med noen unntak, og innehas som regel av forskeren som er ansvarlig for prosjektet hos partneren. PLSign bør være en person har myndighet til å signere på de juridiske dokumentene, e.g. Grant Agreement. Dette kan typisk være en dekan eller annen administrativ leder med beslutningsmyndighet.

3. Signere Declaration of Honour

   Alle som mottar finansiering fra Kommisjonen må signere Declaration of Honour (DoH). DoH må signeres så fort som mulig og ikke senere enn seks uker etter at Grant Preparation-fasen ble startet. Ved å signere DoH bekrefter man at institusjonen er berettiget til å motta EU-finansiering. Grant Agreement kan ikke signeres før alle partnerne har signert DoH.

   DoH signeres elektronisk av PLSign i Funding and Tenders Portal. Logg på i portalen med ditt brukernavn og passord, klikk på «My projects», deretter på navnet på det aktuelle prosjektet i listen over prosjekter, klikk så på «Actions» og velg «Manage project». Da vil det åpne seg en ny side der DoH ligger som en nedlastbar pdf. For å signere, klikk på «Sign»-knappen til høyre for dokumentet.

   Hvis det er Linked Third Parties i konsortiet, må malen for DoH lastes ned og signeres manuelt. Den signerte versjonen må deretter lastes opp av partneren som har en tredjepart knyttet til seg.

   Som koordinator kan man se hvilke av partnerne i prosjektet som har signert i portalen.

4. Oppgi utfyllende informasjon i portalen

   Det første som vil skje ved et tilslag er at du vil få en e-post fra Kommisjonen med beskjed om tilslaget og beskjed om å logge inn i portalen. Er du partner i et prosjekt, får du kanskje en e-post fra koordinatoren med tilsvarende instruksjoner.

   I e-posten vil du som koordinator vil du få tilgang til Evaluation Summary Report (ESR) som gir informasjon om hvilken karakter prosjektet fikk og du vil få beskjed om å oppgi mer informasjon som er nødvendig for gjennomføringen av Grant preparation-fasen.

   Logg på portalen med ditt brukernavn og passord. Når du logger deg på i portalen, vil du finne «My projects» i menyen til venstre. Klikk på denne og få opp prosjektet som har fått tilslag i listen med prosjekter. Klikk så på «Actions» og velg «Manage project». Et nytt vindu vil da åpne seg. I det nye vinduet vil det ligge en lenke. Ved å trykke på denne vil enda et vindu åpne seg og du vil se hva slags informasjon som mangler for at Grant preparation er i orden. Det er her koordinator skal fylle inn informasjonen som mangler. Hva slags informasjon som skal legges inn kan variere fra prosjekt til prosjekt. De ulike fanene vil indikere hva slags informasjon som mangler. Er det en grønn hake på fanen, er alt i orden. Er det en gul varseltrekant, er det informasjon som mangler.

   En type informasjon som ofte må legges inn i portalen er kontoinformasjon dit EU-midlene skal betales. I prosjekter der OsloMet er koordinator skal midlene betales inn til en felles valutakonto og ikke en inntektskonto. Dette er fordi deler av summen som blir innbetalt skal overføres videre til partnerne i prosjektet og skal dermed ikke registreres som en inntekt til OsloMet. Kontakt regnskap regnskap@oslomet.no for informasjon om kontoopplysninger.

   Informasjon om selve prosjektet skal også legges inn i portalen. Koordinatoren må derfor gjøre om søknadsteksten til en såkalt Description of Action (DoA). Det finnes en mal for DoA tilgjengelig her: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/doa/h2020-doa-ria-ia-csa_en.pdf.

   DoA skal lastes opp i portalen som et vedlegg i pdf. Det er lov å gjøre små endringer i prosjektbeskrivelsen i henhold til tilbakemeldinger fra evaluatorer og rette opp eventuelle feil, men ingen større endringer. I tillegg til DoA, skal koordinator fylle inn informasjon om Work Packages, Deliverables, Milestones, etc. i portalen. Informasjon om Work Packages, Deliverables og Milestones finnes i Part B del 3 av søknadsteksten og kan kopieres derfra dersom det ikke er noen endringer.

5. Etikkvurdering

   En uavhengig etikkvurdering av prosjektet blir gjennomført samtidig eller umiddelbart etter evalueringen av prosjektsøknaden. Hensikten med etikkvurderingen er å identifisere etiske problemstillinger i prosjektet og i hvilken grad disse er adressert på en god måte i søknaden.

   Etikkvurderingen vurderer blant annet beskyttelse av mennesker og dyr, datasikkerhet og personvern, miljøvernhensyn, misbruk av forskningsresultater og samsvar med internasjonale, EU, og nasjonale lover. Det første trinnet i vurderingen er en etikk-screening for å identifisere eventuelle etiske problemstillinger. Hvis det avdekkes noen etiske problemstillinger, vil en mer detaljert vurdering bli gjort, en såkalt ethics assessment.

   Resultatet av etikkvurderingen kommer i form av en ethics summary report. Du får tilsendt denne rapporten i starten av grant preparation-fasen eller kort tid etter. Det er fem mulige resultater av vurderingen:

   1. Ingen etiske problemer: Vurderingen bekrefter at prosjektet ikke byr på noen etiske problemer og prosjektet kan gjennomføres som planlagt.

   2. Etikklarert: De etiske problemstillinger I søknaden er håndtert på en tilfredsstillende måte og prosjektet kan gjennomføres som planlagt. Etikkdelen i søknaden må ikke endres og kan kopieres inn i del B av Description of Action (DoA).

   3. Etikklarert med forbehold: Rapporten inneholder noen krav som må tilfredsstilles før prosjektet kan starte. Eksempler på denne typen krav kan være at man må fremlegge tilleggsdokumentasjon, oppnevne en etikkrådgiver i prosjektet eller rapportere til Kommisjonen på etiske spørsmål. Disse kravene blir en del av Grant Agreement og er dermed forpliktende.

   4. Krav om tilleggsinformasjon: Du kan bli bedt om å fremlegge ytterligere dokumentasjon knyttet til de etiske problemstillingene i prosjektet for at prosjektet skal bli klarert.

   5. Ikke etikklarert: Prosjektets håndtering av etiske problemstillinger er ikke tilfredsstillende og vil derfor ikke være kvalifisert for finansiering. Prosjektet vil da miste sin status som godkjent og vil derfor ikke kunne gjennomføres. Denne avgjørelsen kan ankes og informasjon om ankeprosessen finnes i avslagsbrevet.

   Hvis etikkvurderingen inneholder noen krav som har frist etter at prosjektet har startet, vil disse bli gjort om til etikkleveranser (ethics deliverables) og bli inkludert i Grant Agreement. I portalen vil det automatisk opprettes en arbeidspakke som heter ethics requirements som vil inneholde etikkreferansene. Arbeidspakken vil ligge sist i listen over prosjektets arbeidspakker. Du kan selv endre rekkefølgen på arbeidspakkene i portalen ved å dra og slippe dem, men husk at dette påvirker numrene til leveransene.

6. Signere Grant Agreement

   Signere Grant Agreement som koordinator

   Det siste steget i Grant Preparation-fasen er å signere Grant Agreement. Den personen som er oppnevnt som Project Legal Signatory (PLSign) vil få beskjed på e-post når Grant Agreement er klar for signering. Grant Agreement skal kun signeres elektronisk.

   For å signere Grant Agreement må PLSign logge seg på i portalen med sitt brukernavn og passord. Velg My Projects under Manage my area og velg det aktuelle prosjektet fra listen over prosjekter. Trykk deretter på Actions og Manage Project. Her vil avtales være tilgjengelig i .pdf-format. Trykk på Grant Agreement-lenken for å åpne og se igjennom avtalen. Trykk på Sign for å signere. Et vindu vil da dukke opp og du vil bli bedt om å bekrefte at du ønsker å signere avtalen. Når avtalen er signert, vil Legal Entity Appointed Representative (LEAR) og de andre prosjektdeltakerne få beskjed om dette. Kommisjonen vil signere avtalen etter at den er signert av koordinatoren. Avtalen trer i kraft etter den siste signaturen.

   Dersom det blir gjort noen endringer i avtalen (Amendments to the Grant Agreement) etter at den er signert, vil disse måtte signeres på samme måte av PLSign.

   Signere Grant Agreement som partner

   Som partner skal du ikke signere på selve Grant Agreement-avtalen, men på et Accession form som ligger som vedlegg 3 til avtalen. Ved å signere på Accession form forplikter du institusjonen til å følge det som står i Grant Agreement. Dersom man har status som Linked third party skal man hverken signere Grant Agreement eller Accession form.

   Accession form signeres på samme måte Grant Agreement. PLSign vil få beskjed om at Accession form er klar til signering på e-post og må logge seg på i portalen med sitt brukernavn og passord. Velg My Projects under Manage my area og velg det aktuelle prosjektet fra listen over prosjekter. Trykk deretter på Actions og Manage Project. Trykk på lenken for å komme til Accession form og deretter på Sign for å signere. Accession form må signeres innen 30 dager etter at avtalen har trådt i kraft.

7. Utvikle en konsortiumsavtale

   Alle prosjekter som mottar finansiering fra Kommisjonen må utvikle en konsortiumsavtale som regulerer samarbeidet mellom partnerne i prosjektet. Konsortiumsavtalen regulerer kun samarbeidet mellom partnerne i prosjektet og ikke samarbeidet mellom konsortiet og Kommisjonen. Avtaleforholdet mellom konsortiet og Kommisjonen reguleres av Grant Agreement (GA).

   Konsortiumsavtalen regulerer gjerne områder som konfidensialitet, deling av informasjon mellom partnerne (background), fordeling av arbeidsoppgaver og ansvar, hvordan tvister skal løses, fordeling av budsjettet, håndtering av immaterielle rettigheter, hvordan resultatene skal utnyttes, eierskap til resultater, etc. Det er viktig at konsortiumsavtalen ikke inneholder noe som er i strid med innholdet i GA. Konsortiumsavtalen er obligatorisk og bør signeres før GA signeres. Konsortiumsavtalen skal ikke lastes opp i portalen, men kan sendes til Project Officer via Communication Centre i portalen.

   Det finnes en mal for konsortiumsavtaler for EU-prosjekter som kan brukes som utgangspunkt, Development of a Simplified Consortium Agreement (DESCA 2020). Denne malen finnes her: http://www.desca-2020.eu/. Kontakt gjerne juristene i avdeling for FoU for bistand med konsortiumsavtalen.

   Anne Bjørtuft