Forskningsdatabasen

Forskningsdatabasen

Her finn du tips og råd knytt til utfylling og bruk av Forskningsdatabasen. Forklaringane er delt inn i dei ulike fanene i Forskningsdatabasen. Klikk på plussteikna på bileta for å få utfyllande informasjon om Forskningsdatabasen.

Forskningsdatabasen

Bruk av forskningsdatabasen

Bruk av forskningsdatabasen

  1. Om forskningsdatabasen og registrering av informasjon

    Forskningsdatabasen er ein intern database der du skal registrere metainformasjon om forskinga. På denne måten blir forskinga søkbar og tilgjengeleg for andre tilsette ved OsloMet. Første versjon av Forskningsdatabasen vart lansert i juni 2020.

    Angåande registrering

    16. september 2020 bestemte viserektor i samråd med Forskningsdirektør fylgjande prioriteringar knytt til innlegging av informasjon i Forskningsdatabasen. Innspela kjem frå prosjektleiar og er også basert på tilbakemelding frå FAL (forskningsadministrativt ledernettverk.)

    • Nye søknadar som blir sendt, skal leggast inn seinast 14 dagar etter at søknaden er sendt. Gjerne før, på idestadiet, men seinast 14 dagar etter.

    • Aktive prosjekt skal oppdaterast - frå no av og med frist 31.12.2020.

    • Aktive oppdragsforskningsprosjekt skal legges inn og oppdaterast - frå no av og med frist 01.02.2021.

    • Anbefalar alle å søke opp sitt eige "kortnamn" (det som står først i e-posten din). Gå inn på Participants, og trykk på eige kortnamn, trykk Edit, og slett og legg det til på nytt - så blir prosjektet oppdatert med korrekt namn og tilhøyrigheit.
    • Aktive studentoppgåver skal leggast inn med frist 31.03.2021.
    • Vi oppfordrar dere gjerne å legge inn ei linje om ein søknad allereie frå idestadiet, på denne måten kan FoU-administrasjonen få kjennskap til at det blir arbeidd med ein søknad. Fyll på med ytterlegare informasjon etterkvart. 
    • Når det gjeld historiske prosjekt, så fyll gjerne inn ytterlegare informasjon, då noko av dette skal gjenbrukast både på nettsider og som referanseprosjekt. Er det "historiske" prosjektet avslutta, eller søknaden ikkje vart innvilga, så kan dere klassfisere det med grøn farge. Då treng dere ikkje å fylle ut fanene som gjeld databehandling og godkjenningar. NB! Dette gjeld berre historiske prosjekt!
  2. Forskningsdatabasen si startside

    All projects

    Her ser du ei oversikt over alle prosjekt ved OsloMet, sortert på det siste først. 20 om gongen. Trykk på "Show more" nederst i lista for å synleggjere dei neste 20 prosjekta.

    My projects

    My project viser alle prosjekt der du er registrert som deltakar. Dette gjeld både dersom du er Main contact og/eller OsloMet-participant. Fungerar på same måte som All projects.

    Help

    "Help" sender deg til denne brukarveiledninga. Her vil du finne informasjon om alle faner og funksjonar som er utvikla i fase 1 av Forskningsdatabasen. Saman med brukarveiledninga fins oversikt over superbrukarar ved OsloMet som kan gje deg råd knytt til bruk av Forskningsdatabasen. Superbrukarane skal også kvalitetssikre at du og dei andre har lagt inn informasjonen korrekt. 

    Registrer nytt prosjekt/New project

    Når du planlegg eit nytt forskningsprosjekt, skal informasjonen leggast inn i Forskningsdatabasen. Start registreringa med å trykke på "New Project", og fyll ut engelsk tittel på forskningsprosjektet. Tittelen kan endrast seinare. 

    Søk/Search

    Du kan søke på namn, tal, ord og setningar som du ynskjer å finne. Søkefunksjonen hentar informasjon frå både fritekst og nedtrekksmenyar. Husk at det er både engelsk og norsk tekst i databasen, i tilfelle du ikkje finn det du ser etter på første forsøk.

    Oversikt over prosjekt

    Oversikt over dei siste 20 prosjekta. Viser også resultata dersom du utfører eit søk, og/eller nyttar Filter-funksjonen.

    Eksporter informasjon

    Du kan eksportere oversikta over forskningsprosjekt til Excel, ved å trykke på Excel-knappen til høgre for "New project". Du kan eksportere informasjon om inntil 500 forskningsprosjekt om gongen.

    Filter

    Utfør eit søk ved å nytte filter (traktikon to hakk til høgre for Excel-ikon). Ynskjer du å nullstille søket, trykker du knappen til venstre for filter. 

  3. Registrere nytt prosjekt/New project

    Når du skal registrere eit nytt prosjekt du arbeider med, startar du med å registrere engelsk tittel. Det er ynskjeleg at forskningsprosjekt blir registrert frå planleggingsfasen, og at informasjon blir oppdatert etterkvart. 

    Alle forskningsprosjekt, både intern- og eksternfinanserte skal registrerast. I tillegg skal studentoppgåver som omhandlar personopplysningar også vere registrert i Forskningsdatabasen. Det er forskar, phd-kandidat og veileder sitt ansvar at forskningsprosjekta og studentprosjekta er lagt inn.

  4. Overview

    Prosjektnr- og tittel

    Denne sida gjev oversikt for prosjektet du er inne i. Det er ikkje mogleg å oppdatere i denne fana. Noko av informasjonen finn du også i opplistinga på framsida.

    Her ser du prosjektnr i Forskningsdatabasen, samt tittel og kven som er main contact. Kven som sist var inne og redigerte prosjektet, og når det skjedde, ser du også her.  

    Oversikt over status på prosjektet

    Informasjon i denne ruta er henta frå andre faner. Er det ditt prosjekt, og du skal redigere, så må du gå til fana som heiter Status.

  5. Status

    Er eit "historisk" prosjekt avslutta, eller søknaden ikkje vart innvilga, så kan det klassfiserast med grøn farge. Då treng dere ikkje å fylle ut fanene som gjeld databehandling og godkjenningar. NB! Dette gjeld berre historiske prosjekt.

    Status

    Her skal du legge inn gjeldande status til prosjektet. Dette skal altså oppdaterast etterkvart i prosjektløpet.

    • Idea (planning phase): Kartlegging og planleggingsfasen.  
    • Application submitted: Du har sendt søknad/anbud som gjeld ekstern finansiering. 
    • Active: Finansiør har innvilga søknaden til prosjektet. Prosjektet kan starte opp eller er i gang. 
    • Concluded: Prosjektet er avslutta. Dette inkluderer at data har blitt avlevert til arkivering, og/eller data som ein ikkje lenger har lov å handtere har blitt sletta (og stadfesting om sletting er sendt NSD).
    • Not approved: Prosjektet har ikkje blitt godkjent.Gjeld også dersom det er avvist. Prosjektet er stoppa.
    • Internal: Skal ikkje nyttast av forskarar, kun til administrativt bruk.

    Project type

    Spesifiser prosjekttypen som samsvarar mest med ditt prosjekt:

    • Researchers project: Forskningsprosjekt.
    • PhD project: Gjeld dersom du er doktorgradsstudent, og dette er eit prosjekt i den forbindelse. 
    • Masters degree project: Studentoppgåve på masternivå, der det blir handsama personopplysningar.
    • Bachelor degree project: Studentoppgåve på bachelornivå, der det blir handsama personopplysningar.
    • Internal og Other: Skal ikkje nyttast av forskarar, kun til administrativt bruk.

    Classification

    Kva for type data som vert handtert i dette forskningsprosjektet, og klassifisering av desse, vil vere styrande for kva for system som kan nyttast til behandling og lagring av data.

    • Open (green): Informasjon som skal eller kan være tilgjengeleg for alle, og utan krav til skjerming.
    • Restricted (yellow): Informasjon som ikkje er open for alle. I lov eller retningliner er det ikkje krav om informasjonen skal vere open. Dette er altså all informasjon som ikkje er klassifisert som Open, In Confidence eller Striclty confidential
    • In confidence (red): Nyttast dersom det kan føre til skade for universitetet, enkeltpersonar eller samarbeidspartnarar dersom informasjonen vert kjent for uvedkomande. Informasjonen krev streng tilgangsstyring. Dette kan vere enkelte strategidokument, helseopplysingar og andre særlege kategoriar av personopplysingar,
    • Strictly confidential (black): Informasjon som kan føre til stor skade for offentlege interesser, universitetet, enkeltpersonar eller samarbeidspartar dersom informasjonen blir kjent for uvedkomande. (Blir ikkje nytta ved OsloMet).

    Meir informasjon om klassifisering av data.

    REK

    Huk av hvis prosjektet krever godkjennelse fra Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk

  6. Edit project info

    • Legg inn norsk og engelsk tittel og akronym, dersom prosjektet har det.
    • Legg inn undertittel på norsk og engelsk, dersom prosjektet har det.
    • Legg inn short description / kort forklaring og abstract/samandrag på engelsk og norsk. Til bruk bl.a. på OsloMet sine eksterne nettsider dersom prosjektet ditt skal synleggjerast der. NB: Ikke legg ut informasjon som kan være viktig i en patentprosess eller annen sensitiv informasjon!

  7. Project details / edit core information

    • Legg inn finanseringskilde, program/aktivitet, total budsjett, OsloMets andel av budsjettet, søknadsfrist (dersom du kjenner til denne) og involverte land.
    • Huk av om prosjektet er tverrfaglig. Prosjektet defineres som tverrfaglig dersom prosjektet omfatter to eller flere fagområder på nivå 1 i henhold til Universitetets- og høgskolerådets inndeling av vitenskapsdisipliner:  
      • Humaniora
      • Samfunnsvitenskap
      • Matematikk og Naturvitenskap
      • Teknologi
      • Medisinske fag
      • Landbruks- og fiskerifag

    • Legg inn prosjektstart og -slutt og URL til nettside (dersom det finst). NB! Ikkje avslutt URL med / (skråstrek), då vil den ikkje visast.
    • Legg inn keywords/nøkkelord
    • Legg inn SDG Goals and Targets / berekraftsmål
      • Berekraftsmåla består av 17 mål, som alle har eigne delmål. Meir informasjon om desse finn du ved å følge lenkene under.

        Bruk nedtrekksmenyen du finn ved å trykke på ikonet til høgre for skrivefeltet, for å velge måla som forskningsprosjektet skal bidra til å løyse. Du kan også starte å skrive inn nummeret på berekraftsmålet, om du kjenner til dette, og velge frå alternativa som då dukkar opp.

        Når du vel eit delmål, skal du også huke av på tilhøyrande hovedmål.

        Meir informasjon om berekraftsmåla finn du her: 

      • Om FNs bærekraftsmål
      • Sustainable development goals

     

  8. Participants

    Har prosjektet ekstern prosjekteigar? Huk av og fyll inn namn på organisasjonen som er prosjekteigar.

    Dersom OsloMet er prosjekteigar, vel kva fakultet/senter/institutt prosjektet tilhøyrer. 

    Add main contact at OsloMet

    Skriv inn namn eller kortnamn på den tilsette ved OsloMet som skal førast opp som hovedkontakt. Felta under blir fylt ut automatisk. Hovedkontakten blir i tillegg synleg i fana Overview, og under All projects på framsida. På Studentprosjekter skal veileder settes som hovedkontakt for prosjektet

    Add external participant

    Rolle

    Legg inn personen sin funksjon/rolle i prosjektet. Har person fleire roller, kryssar du av på desse rollene. Velg frå nedtrekksmenyen du finn til høgre for skrivefeltet. Du kan også starte å skrive inn rolla, og vil få treff med utgangspunkt i nedtrekksmenyen.

    Legg også inn namn, tittel, e-post fakultet/senter, organisasjon, type organisasjon og land til ekstern deltakar.

  9. Data management / databehandling

    Det er kritisk at forskingsdata blir handtert korrekt og etter gjeldande lover og førskrifter.

    Data som tilhøyrer ein gitt institusjon kan vere forbeholdt institusjonen sine tilsette, eller bli delt med andre forskarar under spesielle vilkår. I eit forskingsprosjekt vil det vere eksempel der eksterne skal handtere data. Dei som skal handtere data må registrerast her. Det kan vere fleire databehandlarar i eit forskningsprosjekt, og då skal desse leggast til i denne oversikta.

    Bakgrunn for godkjenning

    Det må finnast eit behandlingsgrunnlag for behandling av personopplysningar til dette formålet. Vel eitt av dei tre alternativa som gjeld dette forskningsprosjektet:

    1. Consent to processing: Samtykke
    2. Law (legal ground): Nødvendig for å oppfylle en avtale eller Nødvendig for å oppfylle en rettslig plikt
    3. Public interest (with legal basis): Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet

    Datatilsynet skriv fylgjande om behandlingsgrunnlag på sine nettsider: Dersom flere behandlingsgrunnlag kan passe, må virksomheten bestemme seg for ett grunnlag per formål. Virksomheten har dessuten plikt til å informere den enkelte om på hvilket grunnlag personopplysningene deres behandles. Dere finner oversikt over alle behandlingsgrunnlagene i personvernforordningen artikkel 6.

    Fyll inn:

    • namn på deltakar
    • namn på organisasjon
    • funksjon (kva databehandlar skal utføre på data som blir gjort tilgjengeleg)

    Personvernkonsekvensvurdering (DPIA) / Data processor agreement

    Huk av om det skal gjennomførast ei personvernkonsekvensvurdering, også kjent som DPIA.

    Ei personvernkonsekvensvurdering (DPIA) skal gjennomførast for å sikre personvernet til den som er registrert i ei teknisk løysing eller i eit prosjekt. Dette er nødvendig i dei tilfelle der det er høg risiko for fysiske personar sine "rettigheter og friheter". 

    I alle behandlingar skal du vurdere om det bør gjennomførast ein DPIA. Personvernombudet skal rådførast i vurdering om det bør gjerast ein DPIA og i sjølve gjennomføringa. NSD (Norsk senter for forskningsdata) hjelper deg med denne vurderinga. 

    Meir informasjon: Om personvernkonsekvensvurdering

    Vilkår

    Skriv inn om det er knytt spesielle vilkår til behandlinga. Fullstendige vilkår skal stå i databehandleravtale, dette feltet er for hovudpunkta.

    NB! Vilkår er kun synleg når du klikkar, og går inn på den enkelte databehandlar.

  10. Approvals

    License agency / Type godkjenner/rådgiver

    Alle forskningsprosjekt som behandlar personopplysningar skal ha ei vurdering eller rådføring, og eventuelt ei godkjenning av ein instans før du starter å behandle personopplysningane.

    Fyll inn den instansen som er aktuell for ditt forskningsprosjekt. 

    Legg til fleire godkjenningar der det er aktuelt.

    Date of expiry of approva / utløpsdato

    Skriv inn utløpsdato for godkjenninga.

    Application approved / godkjent søknad

    Huk av dersom søknad om godkjenning er innvilget. Sett inn dato.

    Storage requirements after ordinary end of project / Lagringskrav ut over prosjektperiode

    I noen tilfeller inneber ei godkjenning, at data skal lagrast ut over prosjektperioden. I tilfelle det gjelder dette prosjektet, huk av, og sett inn sluttdato for lagring av data.

  11. Log

    Velg kategori

    Velg kva kategori endringa gjeld. Fyll så ut sjølve endringa før du lagrar. Ver klar over at nokre endringar også kan innebere krav om ny kontakt med godkjenningsinstitusjon. 

    Litt om dei ulike kategoriane

    • Project period: Fyll inn om det er endring i start- og/eller sluttdato.
      Før også inn korrekt dato under prosjektinformasjon.

    • Purpose for processing: Endrar grunnlaget for databehandlinga seg, skal dette også førast inn her.

    • Method: Enkelte gongar er det hensiktsmessig å endre forskningsmetode. Skjer det i dette prosjektet, skal det skrivast inn her. 

    • Organization: Kan gjelde endring av prosjektleiar, eller nye samarbeidsaktørar og prosjektdeltakarar som kjem til, eller som går ut av prosjektet. Legg inn endringa(-ne) her, i tillegg til justering i den fana det gjeld. 

    • Other: Andre større endringar i prosjektet, som det er hensiktsmessig å føre inn i loggen.

  12. Internal Control

    Intern kontroll skal brukes for å loggføre kommentarer til prosjektet fra f.eks. personvernsombud. 

Kontakter Forskningsdatabasen

Kontakter Forskningsdatabasen