Sjekkliste arrangementer

Planlegge arrangement

Planlegge arrangement

  1. Program

    Start planlegging av programmet for arrangementet tidlig, for å kunne ha det med i markedsføringen.
    Tenk gjennom:

    • oppstartstidspunkt - husk tid til registrering

    • pauser

    • husk tid til forflytning

    • form (paneldebatt, innledere osv.) 

    • behov for ordstyrer, arrangementsvert, konferansier

    • kunstneriske innslag

  2. Lokaler og fasiliteter

    Her finner du praktisk informasjon om rommene ved OsloMet.

    • Ansatte kan bestille rom med plass til inntil 40 personer. Trenger du rom med plass til flere, undersøk hvilke lokaler som er ledige og reserver hos kurs- og konferansesenteret. Husk å holde av nok tid til både opp- og nedrigg. 
    • Sjekk hva som må settes i stand i lokalet til arrangementsdagen. Er det behov for ekstra materiell eller tilrettelegging? Kontakt KK-senteret for å finne ut hva som kan leveres til de ulike lokalene, og som kan henvise videre til medieseksjonen eller auditoriehjelpen.
    • Husk å ordne tilgang til lokalene og nødvendige nøkkelkort. Ta kontakt med kortsenteret for lånekort ved behov.
    • Er lokalene universelt utformet? Vurdér behov for tilrettelegging for eventuelle deltakere med nedsatt funksjonsevne.
  3. Huskeliste

    Huskeliste for arrangement

    • Book rom! Ansatte kan selv bestille tilgjengelige rom i TP – timeplansystemet ved OsloMet etter at alle timeplaner er lagt, eller møterom via Outlook. KK-senteret kan bistå ved behov. Dersom egnede lokaler ikke er ledig, eller for å reservere rom i kommende semester, kontakt Kurs- og konferansesenteret (KK-senteret).

    • KK-senteret kan bistå med assistanse og fasilitering. Ta kontakt på e-post ved behov.  

    • Sikre universell utforming i lokalet eller sjekke om det er andre behov for tilrettelegging. Se oversikt over rom og fasiliteter.

    • Klargjør lokalet. Er scene, dekorasjoner, stoler og bord er rigget og klare til bruk? Ved hjelp til opp- og nedrigg av møbler, be om hjelp av brukerstøtte eiendom.

    • Bestill ekstra renhold ved behov.

    • Har lokalet adgangsbegrensning, eller går ytterdører går også i lås på ettermiddagen? Ta kontakt med sikkerhet for å holde dørene åpne under arrangementet.

    • Sørg for skilting til lokalet. KK-senteret sørger for bukkeskilt når arrangementet holdes i deres lokaler. Trenger du å lage egne skilt til bukker, benytt de grafiske malene og tilpass størrelsen. Bukker må skaffes av den enkelte. Oppslag og skilting på dører og vegger er ikke tillatt på campus og vil bli fjernet. 

  4. Invitasjon, påmeldings- og betalingsløsninger

    Invitasjoner

    • Snakk med kolleger, og få tips om personer og miljø som kan ha interesse for tematikken. 
    • Send invitasjoner på e-post i god tid før arrangementet.
    • Er det påmeldingsfrist, må dere sende ut invitasjonen i god tid før fristen går ut. Legg gjerne ved et invitasjonskort i pdf-format hvis det er utformet.

    Påmelding

    Skal arrangementet ha påmeldingsavgift? OsloMet har to ulike løsninger for påmelding:

    • Nettskjema brukes ved arrangementer uten påmeldingsavgift. Du får tilgang til Nettskjema med din OsloMet-innlogging. Nettskjema tilfredsstiller nødvendige GDPR-krav og er universelt utformet. 
    • Bruk Webshop ved arrangementer med påmeldingsavgift. Løsningen gir deg tilgang til deltakerliste, og alle påmeldte får kvittering på e-post ved fullført betaling. For å bruke denne løsningen må du fylle ut bestillingsskjema for nettbetaling (excel) og sende til regnskap@oslomet.no.

    Oppfølging av deltakere

    • Følg opp påmelding og deltakerliste. Skal deltakere registrere seg ved ankomst? Skal deltakerne få bekreftelse på påmelding? Deltakerlister krever også at e-post og navn behandles i henhold til personvernregler. Nettskjema tilfredsstiller nødvendige GDPR-krav .
    • Send en påminnelse når det nærmer seg. Henvis til arrangementets kalenderoppslag/nettside.
    • Holder det med digitalt program? Tenk bærekraft! Dersom det er behov for et trykket program, må det lages eller bestilles i god tid! Les mer om grafisk oppsett på program og bestilling. Her finner du OsloMet-maler for PowerPoint og Word
  5. Mat og servering

  6. Markedsføring

    Opprett en side for arrangementet (hva-skjer-artikkel). Siden bør ha et godt toppbilde slik at det ser bra ut når det blir delt i sosiale medier. Kontakt din avdelings kommunikasjonsmedarbeider for hjelp. 
    Ta kontakt med nettredaksjonen@oslomet.no for å få oppretta Facebook-arrangement. De trenger å vite:

    • tittel

    • toppbilde

    • start og slutt-tidspunkt

    • beskrivelsestekst

    • lenke til arrangementet, se over.

    For at FB-arrangement skal fungere optimalt bør det legges ut innlegg med bilde, video, lenke fram til arrangementet. På denne måten kan dere holde interesserte varme og pirre nysgjerrigheten.

    Skal arrangementet ha egen hashtag?

    Annonser denne tidlig, allerede i invitasjonen. Usikker på om du skal ha hashtag og hvordan denne skal se ut? Ta kontakt med nettredaksjonen. 

    Skal du selge inn arrangementet til media?

    Ta kontakt med din nærmeste kommunikasjonsrådgiver for bistand.  

    Infoskjermer

    Infoskjermer på campus er hovedsakelig forbeholdt arrangementer rettet mot studenter. Team student i SK har ansvaret for infoskjermene. Fakultetene har imidlertid egne publisister enten på servicekontoret eller biblioteket. Informasjon om et arrangement på fakultet legges ut av den lokale nettpublisisten.

  7. IT- og AV-tjenester

    Håndtering av utstyr

    • Sjekk hva dere trenger for å gjennomføre arrangementet. KK-senteret kan gi råd om hva som er mulig. 

    • Undersøk om arrangementslokalet har dette tilgjengelig

    • Ta kontakt med KK-senteret som vet mye om hva som er mulig i de forskjellige lokalene. KK-senteret henviser videre, noe håndteres av Medieseksjonen, noe av Auditoriehjelpen.

    • Opprett/bestill konferansenettverk. Kurs- og konferansesenteret ordner dette hvis det er eksterne som arrangerer. Hvis du jobber ved OsloMet og skal arrangere, ta kontakt med brukerstøtte IT. Eget nett opprettes kun dersom det er flere enn 200 deltagere. 

    • Ansatte kan selv opprette gjestepålogging til seg selv, eksterne, gjester, osv.

    Streaming og opptak

    • Vurder alltid om det virkelig er behov for streaming, og kost/nytte-perspektivet. Hvor stort er potensielt publikum for streaming? Vil streaming føre til at folk ikke kommer fysisk? Hvor mange har interesse av å se arrangementet i ettertid?

    • Skal arrangementet strømmes, er det viktig at det innhentes samtykke for streaming og/eller bilder. Skjema for samtykke ved streaming/bilder ligger på nettsiden for ansatte, og skal fylles ut av den som filmer og signeres av dem som filmes. Skjemaet arkiveres i Public 360.

    Datautstyr og programmer

    • Undersøk om PCer som er koblet til projektorer i undervisningsrom og møterom fungerer

    • Presentasjoner kan lagres på minnepinne og lastes over til maskin i rom/auditorium, eller last ned fra nett.

    • Sørg for å bruke programvare og fonter som er standard på OsloMet maskiner.

    • Medbragt utstyr (som bærbar PC/Mac) må du selv betjene. Kontroller hva slags tilkobling/adapter du trenger for å koble til projektor. Sørg for å ha med riktig tilkobling/adapter.

    • Hva er standard? Er presentasjonen laget i et annet program enn standarden, eller du bruker spesielle fonter, bør du konvertere presentasjonen til PDF.

  8. Transport

    • Transport kan dere bestille selv online i Webgate (Berg-Hansens onlineløsning) eller i reise-appen. 
    • Busstransport bestiller dere via Min bestilling. 
    • Transport mellom Pilestredet og Kjeller med skyttelbuss
  9. Sikkerhet

    • Gjør deg kjent med rømningsveier og andre forhold ved arrangementslokalet.

    • Gjør deg kjent med OsloMet sine sikkerhetsrutiner. Informasjon om sikkerhetsrutiner ved arrangementer finner du på sikresiden.no og på hjemmesidene innunder HMS.

    • Lag en ROS-analyse. Det skal alltid gjennomføres en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for beredskap og sikkerhet ved arrangementer. Mal finnes på sikresiden.no.  

    • Har du ansvar for et stort arrangement eller for et arrangement som berører kontroversielle temaer, bør du gjennomgå opplæring i hvordan håndtere situasjoner med vold. Film og opplæringsmoduler finner du på sikresiden.no

  10. Bidragsytere - innledere, paneldeltakere mm.

    • Hvem skal være kontaktperson for bidragsyterne?

    • Har du avtalt honorar med bidragsytere? 

    • Har bidragsytere behov for overnatting?

    • Har du bestilt gave til bidragsyter? Blomster og gaveartikler bestiller du gjennom Min bestilling

    Kulturelle hensyn

    Hvis det er invitert spesielle gjester eller bidragsytere fra utlandet eller andre kulturer, eksempelvis ved ambassadedeltakelse, bør man gjøre følgende vurderinger:

    • Bør du informere om etikette og kultur? Tips fra The Social guidebook og Commisceo Global

    • Bør du briefe internasjonale gjester om lokale forhold? 

    • Er det behov for tolk?

    • Vil det være forventninger om vertskap under oppholdet? For svært mange vil det være en annen forventning til dette enn det som er vanlig i Norge. Dette kan omfatte  å hente, bringe osv. 

    VIP

    VIP kan være alt fra politikere til forfattere eller personer med et visst beskyttelsesbehov. Av den grunn skal invitasjoner som går til en VIP alltid gå gjennom rektors stab i god tid. Hvis du skal invitere politisk ledelse (statsråd, ordfører, etc.) må det først meldes fra til rektors stab som må godkjenne invitasjon og henvendelse. Formålet er at OsloMet fremstår profesjonelt, at arrangøren skal få hjelp med invitasjonen, og at rektor skal ha mulighet til å være til stede og ta imot. 

    Det er også viktig at du melder inn arrangementet til sikkerhet.  Oppgi dato, sted, arrangement og hvem som skal være til stede. Sikkerhetsansvarlig vil bistå med rådgivning.

  11. Lag en kjøreplan for gjennomføring

    Lag en kjøreplan for hvordan arrangementet skal gjennomføres. Her er et eksempel på kjøreplan.