Publisert
Sist oppdatert
Koronavirus
Studiestedene er åpne. Les oppdatert informasjon for studenter og ansatte.
Det er viktig å komme i gang med programmet til arrangementet tidlig. Husk at programmet skal inngå som en del av markedsføringen av arrangementet. Tenk gjennom:
oppstartstidspunkt - husk tid til registrering
pauser
husk tid til forflytning
form: paneldebatt, innledere
Vil det være behov for ordstyrer, arrangementsvert, konferansier eller lignende?
kunstneriske innslag
Som ansatt kan du bestille rom inntil 40 personer selv her. Trenger du rom med plass til flere kan du selv undersøke hvilke lokale som er ledige og om de møter behovene til deres arrangement. Husk å reserver lokaler tidlig gjennom Kurs- og konferansesenteret. Reserver gjerne litt tid i forkant og etterkant for opprigging og nedrigg.
Når dere har reservert lokalet bør noen i arrangementsgruppen ta ansvar for at det blir satt i stand til arrangementsdagen. Hvis ikke lokalet møter alle kriterier bør dere undersøke om man kan anskaffe materielle eller fasiliteter som legges til lokale før arrangementet gjennomføres. Ta kontakt med KK-senteret som vet mye om hva som er mulig i de forskjellige lokalene. KK-senteret henviser videre, noe håndteres av Medieseksjonen, noe av Auditoriehjelpen.
Sørg for skilting til lokale. Ved arrangement i KK-senterets lokaler, sørger KK-senteret for bukkeskilt. Ved arrangement ellers på campus, kan dere benytte de grafiske malene og tilpasse størrelse etter bukkestørrelse. Dere må selv sørge for å ha bukker. Oppslag og skilting på dører og vegger er ikke tillatt på campus og vil bli fjernet.
Hvis det er hensiktsmessig at arrangementet holdes i andre lokaler enn ved OsloMet, kan dere bruke Egencia som OsloMet har avtale med.
Holder det med et digitalt program? Tenk på miljøet! Behøver arrangementet et trykt program, eller holder det med et digitalt program? Grafisk oppsett på program finner dere på denne nettsiden. Her kan dere også bestille trykket versjon om ønskelig. Hvis det er behov for å trykke opp programmet må det skje i god tid. Dere finner OsloMet-maler for PowerPoint og Word på nettsiden. Fakultetene og sentrene har kommunikasjonsmedarbeider som kan gi veiledning ved behov.
OsloMet har rammeavtale om møtemat med Elvebredden Catering. Ved større arrangementer som omhandler alle ansatte ved OsloMet står dere fritt til å velge andre. Mer om dette står beskrevet i rammeavtalen.
SiO har driften i kantinene, dersom kantinene, eller utstyr o.l derfra, skal benyttes må dette avtales/leies av SiO
Husk å tilføye "Skriv inn eventuelle mathensyn" i påmeldingsskjema. Dette er en formulering det er greit å benytte i tråd med ny personvernlovgivning, GDPR.
Opprett ei side for arrangementet (hva-skjer-artikkel eller liknande). Siden bør ha et godt toppbilde slik at det ser bra ut når det blir delt i sosiale medier. Ta kontakt med Hallvard Lavoll for å få oppretta Facebook-arrangement. Han trenger:
For at Fb-arrangement skal fungere optimalt bør det legges ut innlegg med bilde, video, lenke fram til arrangementet. På denne måten kan dere holde interesserte varme og pirre nysjerrigheten.
Skal arrangementet ha egen hashtag?
Annonser denne tidelig, allerede i invitasjonen. Usikker på om du skal ha hashtag og hvordan denne skal se ut? Ta kontakt med Hallvard.
Ta kontakt med din nærmeste kommunikasjonsrådgiver for bistand.
Infoskjermer på campus er hovedsaklig forbeholdt arrangementer rettet mot studenter. Team student i SK har ansvaret for infoskjermene. Fakultetene har imidlertid egne publisister enten på servicekontoret eller biblioteket. Informasjon om et arrangement på fakultet legges ut av den lokale nettpublisisten.
Ta kontakt med KK-senteret som vet mye om hva som er mulig i de forskjellige lokalene. KK-senteret henviser videre, noe håndteres av Medieseksjonen, noe av Auditoriehjelpen.
Opprett/bestill konferansenettverk. Kurs- og konferansesenteret ordner dette hvis det er eksterne som arrangerer. Hvis du jobber ved OsloMet og skal arrangere, ta kontakt med brukerstøtte IT . Eget nett opprettes kun dersom det er flere enn 200 deltagere.
Ansatte kan selv opprette gjestepålogging til seg selv, eksterne, gjester osv
Still dere disse spørsmålene for dere beslutter: Bør jeg streame arrangementet? Hvor stort er potensielt publikum? Hvor mange vil sitte på kontoret/hjemme og se hele arrangementet på skjerm? Vil streaming føre til at folk ikke kommer fysisk? Hvor mange har interesse av å se arrangementet i ettertid? Står ressursbruken for å streame i stil med effekten?
Hvis det er invitert spesielle gjester eller bidragsytere fra utlandet eller andre kulturer, eksempelvis ved ambassadedeltakelse bør man gjøre følgende vurderinger:
VIP kan være alt fra politikere til forfattere eller personer med et visst beskyttelsesbehov. Av den grunn skal invitasjoner som går til en VIP alltid gå gjennom rektors stab i god tid. Hvis du skal invitere politisk ledelse (statsråd, ordfører, etc.) må det først meldes fra til rektors stab som må godkjenne invitasjon og henvendelse. Formålet er at OsloMet fremstår profesjonelt, at arrangøren skal få hjelp med invitasjon og at rektor skal ha mulighet til å være tilstede og ta imot.
Det er også viktig at du melder inn arrangementet til sikkerhet. Oppgi dato, sted, arrangement og hvem som skal være tilstede. Sikkerhet vil bistå med rådgivning.
Lag en kjøreplan for hvordan arrangementet skal gjennomføres. Eksempel på kjøreplan finner du i menyen til høyre.