Lag et godt program
Det er viktig å komme i gang med programmet til arrangementet tidlig. Husk at programmet skal inngå som en del av markedsføringen av arrangementet. Tenk gjennom:
-
oppstartstidspunkt - husk tid til registrering
-
pauser
-
husk tid til forflytning
-
form: paneldebatt, innledere
-
Vil det være behov for ordstyrer, arrangementsvert, konferansier eller lignende?
-
kunstneriske innslag
Finn lokaler og avklar fasiliteter
Som ansatt kan du bestille rom inntil 40 personer selv her. Trenger du rom med plass til flere kan du selv undersøke hvilke lokale som er ledige og om de møter behovene til deres arrangement. Husk å reserver lokaler tidlig gjennom Kurs- og konferansesenteret. Reserver gjerne litt tid i forkant og etterkant for opprigging og nedrigg.
Når dere har reservert lokalet bør noen i arrangementsgruppen ta ansvar for at det blir satt i stand til arrangementsdagen. Hvis ikke lokalet møter alle kriterier bør dere undersøke om man kan anskaffe materielle eller fasiliteter som legges til lokale før arrangementet gjennomføres. Ta kontakt med KK-senteret som vet mye om hva som er mulig i de forskjellige lokalene. KK-senteret henviser videre, noe håndteres av Medieseksjonen, noe av Auditoriehjelpen.
- Husk å sjekke rommene for antall deltakere, fasiliteter etc (romstørrelse, rømningsveier, mm.)
- Ordne tilgang til lokaler, nøkkelkort ol. Kortsenteret utsteder lånekort etter avtale med en kontaktperson ved OsloMet.
- Er lokalene universelt utformet? Er det andre forhold som må tilrettelegges for eventuelle deltakere med nedsatt funksjonsevne?
Huskeliste for interne arrangement
- Book rom! Alle ansatte kan selv bestille tilgjengelige rom i TP – timeplansystemet ved OsloMet etter at alle timeplaner er lagt. Noen møterom ligger i Outlook og skal bookes av den enkelte ansatte selv. KK-senteret kan hjelpe de som syntes dette er vanskelig, men i utgangspunktet skal den enkelte ansatte gjøre slike reservasjoner selv. For å reservere rom utover inneværende semester, må det gå gjennom Kurs- og konferansesenteret.
- Bestill nødvendige tjenester fra KK senteret. Per i dag sender man e-post og ber om assistanse etter behov. Oversikt over hva vi kan bistå med finnes på KK-senteret sine nettsider.
- Klargjør lokale – sørg for scene, dekorasjoner, stoler og bord er rigget og klar til bruk. Bestill også nedrigg av lokalet, hvis møbler skal flyttes eller lokalet må rengjøres, hos Brukerstøtte eiendom.
- Mange rom har adgangsbegrensning, hvor man trenger nøkkelkort for å få tilgang. Ytterdører går også i lås på ettrmiddagen. Ta kontakt med sikkerhet for å få dørene åpne under arrangementet.
- Sikre universell utforming i lokalet eller sjekke om det er andre behov som det må tilrettelegges for. Oversikt over rom og fasiliteter gjennom KK-senteret.
-
Sørg for skilting til lokale. Ved arrangement i KK-senterets lokaler, sørger KK-senteret for bukkeskilt. Ved arrangement ellers på campus, kan dere benytte de grafiske malene og tilpasse størrelse etter bukkestørrelse. Dere må selv sørge for å ha bukker. Oppslag og skilting på dører og vegger er ikke tillatt på campus og vil bli fjernet.
- Bestill ekstra renhold hvis dere trenger dette
Huskeliste for arrangementer i eksterne lokaler
Hvis det er hensiktsmessig at arrangementet holdes i andre lokaler enn ved OsloMet, kan dere bruke Egencia som OsloMet har avtale med.
Invitasjon, påmelding- og betalingsløsninger
- Hvem skal dere invitere? De færreste arrangementer er for alle. Snakk med kollegaer. Få tips om personer og miljø som kan ha interesse for arrangementet. Det kan være flere enn dere tror!
- Dere må undersøke hvilke påmeldingskriterier som skal gjelde for arrangementet. OsloMet bruker Nettskjema som driftes av UiO ved påmeldinger. Økonomi, regnskap har et program de kan bruke til å lage betalingsside. Ta kontakt med økonomi for å sette opp dette.
- Følg opp påmelding og deltakerliste. Skal dere registrere ved ankomst? Skal deltakerne få bekreftelse på påmelding? Deltakerlister krever også at e-post og navn behandles i henhold til personvern regler. Nettskjema har gjort om på hvordan personopplysninger lagres sammen med besvarelser for å tilfredsstille nødvendige GDPR-tiltak.
- Send invitasjoner på e-post et par uker før arrangementet.
- I påmeldingsskjema oppforder vi til å spørre om personen vil abonnere på vårt nyhetsbrev. Legg inn dette spørsmålet: "Ønsker du å abonnere på OsloMet sitt nyhetsbrev som kommer ut en gang i uken (fyll inn epostadresse eller ha avkryssingsboks hvis du allerede spør om epostadr). Mer om nyhetsbrev.
- Send en påminnelse når det nærmer seg. Henvis til arrangementsnettside hvis det finnes.
- Er det påmeldingsfrist, må dere sende ut invitasjonen i god tid før fristen går ut. Dere kan også legge ved et invitasjonskort i pdf-format hvis dere har det.
-
Holder det med et digitalt program? Tenk på miljøet! Behøver arrangementet et trykt program, eller holder det med et digitalt program? Grafisk oppsett på program finner dere på denne nettsiden. Her kan dere også bestille trykket versjon om ønskelig. Hvis det er behov for å trykke opp programmet må det skje i god tid. Dere finner OsloMet-maler for PowerPoint og Word på nettsiden. Fakultetene og sentrene har kommunikasjonsmedarbeider som kan gi veiledning ved behov.
Mat og servering
OsloMet har rammeavtale om møtemat med Elvebredden Catering. Ved større arrangementer som omhandler alle ansatte ved OsloMet står dere fritt til å velge andre. Mer om dette står beskrevet i rammeavtalen.
SiO har driften i kantinene, dersom kantinene, eller utstyr o.l derfra, skal benyttes må dette avtales/leies av SiO
Husk å tilføye "Skriv inn eventuelle mathensyn" i påmeldingsskjema. Dette er en formulering det er greit å benytte i tråd med ny personvernlovgivning, GDPR.
Markedsføring
Lag en kommunikasjonsplan
La kollegaene deres få vite om arrangementet
Bruk sosiale medier
Opprett ei side for arrangementet (hva-skjer-artikkel eller liknande). Siden bør ha et godt toppbilde slik at det ser bra ut når det blir delt i sosiale medier. Ta kontakt med Hallvard Lavoll for å få oppretta Facebook-arrangement. Han trenger:
- Tittel
- toppbilde
- start og slutt-tidspunkt
- beskrivelsestekst
- lenke til arrangementet, se over.
For at Fb-arrangement skal fungere optimalt bør det legges ut innlegg med bilde, video, lenke fram til arrangementet. På denne måten kan dere holde interesserte varme og pirre nysjerrigheten.
-
Skal arrangementet ha egen hashtag?
Annonser denne tidelig, allerede i invitasjonen. Usikker på om du skal ha hashtag og hvordan denne skal se ut? Ta kontakt med Hallvard.
Skal du selge inn arrangementet til media?
Ta kontakt med din nærmeste kommunikasjonsrådgiver for bistand.
Infoskjermer
Infoskjermer på campus er hovedsaklig forbeholdt arrangementer rettet mot studenter. Team student i SK har ansvaret for infoskjermene. Fakultetene har imidlertid egne publisister enten på servicekontoret eller biblioteket. Informasjon om et arrangement på fakultet legges ut av den lokale nettpublisisten.
IT- og AV-tjenester
Håndtering av utstyr
- Sjekk hva dere trenger for å gjennomføre arrangementet. KK-senteret kan gi råd om hva som er mulig.
- Undersøk om arrangementslokalet har dette tilgjengelig
-
Ta kontakt med KK-senteret som vet mye om hva som er mulig i de forskjellige lokalene. KK-senteret henviser videre, noe håndteres av Medieseksjonen, noe av Auditoriehjelpen.
-
Opprett/bestill konferansenettverk. Kurs- og konferansesenteret ordner dette hvis det er eksterne som arrangerer. Hvis du jobber ved OsloMet og skal arrangere, ta kontakt med brukerstøtte IT . Eget nett opprettes kun dersom det er flere enn 200 deltagere.
-
Ansatte kan selv opprette gjestepålogging til seg selv, eksterne, gjester osv
Streaming og opptak
-
Still dere disse spørsmålene for dere beslutter: Bør jeg streame arrangementet? Hvor stort er potensielt publikum? Hvor mange vil sitte på kontoret/hjemme og se hele arrangementet på skjerm? Vil streaming føre til at folk ikke kommer fysisk? Hvor mange har interesse av å se arrangementet i ettertid? Står ressursbruken for å streame i stil med effekten?
- Hvis dere bestemmer dere for å streame, er det viktig at dere forberede samtykke for streaming og/eller bilder. Skjema for samtykke ved streaming/bilder ligger tilgjengelig på nettsiden for tilsatte.
- Alle som skal filme og formidle arrangement o.l. direkte på nettet må fylle ut dette skjema og arkivere det i Public 360.
- Alle som blir filmet skal gi informert samtykke i form av signatur i skjema.
Datautstyr og programmer
- Undersøk om PCer som er koblet til projektorer i undervisningsrom og møterom fungerer
- Presentasjoner kan lagres på minnepinne og lastes over til maskin i rom/auditorium eller på nett slik at de kan lastes ned.
- Sørg for å bruke programvare og fonter som er standard på OsloMet maskiner.
- Medbragt utstyr (som bærbar PC/Mac) må du selv betjene. Kontroller hva slags tilkobling/adapter du trenger for å koble til projektor. Sørg for å ha med riktig tilkobling/adapter.
- Hva er standard? Er presentasjonen laget i et annet program enn standarden, eller du bruker spesielle fonter, bør du konvertere presentasjonen til PDF.
Transport
- Transport kan dere bestille selv online i Egencias reiseportal eller i reise-appen.
- Busstransport bestiller dere via Min bestilling.
- Transport mellom Pilestredet og Kjeller med skyttelbuss
Sikkerhet
- Gjør deg kjent med rømningsveier og andre forhold ved arrangementslokalet.
- Gjør deg kjent med OsloMet sine sikkerhetsrutiner. Informasjon om sikkerhetsrutiner ved arrangementer finner du på sikresiden.no og på hjemmesidene innunder HMS.
- Lag en ROS-analyse. Det skal alltid gjennomføres en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for beredskap og sikkerhet ved arrangementer. Mal finnes på sikresiden.no.
- Har du ansvar for et stort arrangement eller for et arrangement som berører kontroversielle temaer, bør du gjennomgå opplæring i hvordan håndtere situasjoner med vold. Film og opplæringsmoduler finner du på sikresiden.no
Bidragsytere - innledere, paneldeltakere mm.
- Hvem skal være kontaktperson for bidragsyterene?
- Har du avtalt honorarer med bidragsyter?
- Har bidragsytere behov for overnatting?
- Har du bestilt gave til bidragsyter? Blomster og gaveartikler bestiller du gjenom Min bestilling.
Kulturelle hensyn
Hvis det er invitert spesielle gjester eller bidragsytere fra utlandet eller andre kulturer, eksempelvis ved ambassadedeltakelse bør man gjøre følgende vurderinger:
- Bør du informere om etikette og kultur? Tips fra The Social guidebook og Commisceo Global
- Bør du briefe internasjonale gjester om lokale forhold ?( Alt fra vær til visa)
- Er det behov for tolk?
- Vil det være forventninger om vertskap under oppholdet? For svært mange vil det være en annen forventning til dette enn det som er vanlig i NOrge. Dette kan omfatte å hente, bringe osv.
VIP
VIP kan være alt fra politikere til forfattere eller personer med et visst beskyttelsesbehov. Av den grunn skal invitasjoner som går til en VIP alltid gå gjennom rektors stab i god tid. Hvis du skal invitere politisk ledelse (statsråd, ordfører, etc.) må det først meldes fra til rektors stab som må godkjenne invitasjon og henvendelse. Formålet er at OsloMet fremstår profesjonelt, at arrangøren skal få hjelp med invitasjon og at rektor skal ha mulighet til å være tilstede og ta imot.
Det er også viktig at du melder inn arrangementet til sikkerhet. Oppgi dato, sted, arrangement og hvem som skal være tilstede. Sikkerhet vil bistå med rådgivning.
Lag en kjøreplan for gjennomføring
Lag en kjøreplan for hvordan arrangementet skal gjennomføres. Eksempel på kjøreplan finner du i menyen til høyre.