Tilgang til gjestekonto | Brukerkonto og adgangskort - Ansatt

Bestille gjestekonto

Bestille gjestekonto

Her finner du informasjon om hvordan du kan gi dine gjester tilgang ved OsloMet. En gjest er en person som trenger tilgang og/eller adgang hos oss i en begrenset periode, og som ikke mottar utbetalinger fra OsloMet.

Det finnes ulike løsninger for gjestekonto avhengig av lengde på gjesteforholdet og behov for tilgang til OsloMet-systemer.

  1. Gjestekonto for ubetalte gjester som gir tilgang til innlogging på OsloMet PC-er, bruk av trådløst nett og lagring utover sju dager. Gå til bestillingsskjema (servicenow.com).

  2. Gjestekonto for ubetalte gjester som kun skal ha kort opphold på inntil sju dager og trenger trådløst nett og innlogging på OsloMet utstyr. Gå til bestillingsskjema (nettskjema OsloMet).

  3. OsloMet Guest er en tjeneste for de som kun skal ha kort opphold inntil 12 timer og bare trenger trådløst nettverk. Logg på OsloMet Guest (uninett.no).

Merk at bestilling av gjestekonto kun gjelder for ubetalte gjester. For timelønnede og oppdrag gjelder andre kontrakter.

  • Viktig om bestilling av gjestekonto

    Bestilling av gjestekonto

    Gjestekonto gir tilgang til innlogging på OsloMet PC-er, bruk av trådløst nett og et hjemmeområde. Alle faste ansatte ved OsloMet kan bestille inn en gjest. En gjest er en person som har behov for tilgang i våre datasystemer og/ eller adgang til våre bygg, men som ikke får lønn fra OsloMet. I skjemaet velges rett kategori på gjesten. Eksempelvis Emeriti (pensjonister), Konsulent, Gjesteforsker, Gjesteforeleser, Simula, etc.

    Du må selv fylle inn persondata om gjesten. Du trenger å samle inn en god del data i forkant (se under om informasjon du må ha om gjesten din). Alle gjester blir registrert i SAP og det er derfor viktig at start- og sluttdato settes for å kunne utstede de rette gjestetilgangene.  

    Gjestekontoen må godkjennes av en leder med personalansvar. Din enhet og leder vil bli foreslått automatisk, men du kan velge en annen enhet eller leder ved behov.  

    Da SAP er det autorative systemet for OsloMet og lønnsmedarbeidere manuelt registrerer disse henvendelsene (samt at leder må godkjenne bestillingen), må det påberegnes behandlingstid på noen virkedager før tilgang gis.   

    Forutsetning

    • Kun ansatte ved OsloMet kan bestille en gjestekonto på vegne av gjest. Bestillingen må godkjennes av en personalleder.

    • Bestilleren er ansvarlig for aktivitetene til den eller de som tar i bruk nettverkstilgangen. Kontoer som misbrukes eller skaper problemer vil bli deaktivert uten varsel. Bestiller vil måtte gjøre rede for hva som har skjedd.

    • Alle filer lastet opp av gjestebruker blir slettet automatisk etter at avtalt tilgangstid er ferdig. Det blir ikke tatt sikkerhetskopi.

    Nødvendig informasjon for alle gjester 

    Skjemaet er dynamisk, det vil si at det endrer seg i forhold til informasjonen du fører inn. 

    1. For- og etternavn på gjest 
    2. Gjestekategori: 
      1. Gjesteforsker (Merk: det kreves mer informasjon for gjesteforsker enn de andre gjestekategoriene – se under) 
      2. Gjesteforsker (ikke timelønnet) 
      3. Emeriti 
      4. Emeriti ved seniorsenteret 
      5. Konsulent 
      6. Byråvikar 
      7. Simula-OsloMet samarbeid 
      8. Annet 
    3. Identifikasjon: 
      1. Enten norsk fødselsnummer 
      2. Eller D-nummer 
      3. Eller passnummer, fødselsdato og kjønn 
    4. Bostedsadresse (enten i Norge eller i utlandet) 
      1. Hvis gjesten ikke har norsk bostedsadresse, men skal være på campus, må informasjon om oppholdsperiode ved OsloMet oppgis (fra dato til dato) og bostedsland. 
    5. Telefonnummer  
    6. E-post adresse til gjest 
    7. Enheten gjesten skal være tilknyttet til. Din enhet blir valgt automatisk, men du kan endre enhet ved behov. 
    8. Leder som skal godkjenne bestillingen. Din leder blir valgt automatisk, men du kan endre til en annen leder ved behov.  
    9. Adgangsperiode (perioden gjesten har adgang til systemene og campus) fra dato til dato.  

    For konsulenter og byråvikarer må arbeidsgiver oppgis i tillegg. 

    For gjesteforsker må du i tillegg oppgi følgende: 

    • Statsborgerskap 
    • Hjemmeinstitusjon 
    • Om det finnes en samarbeidsavtale med gjestens hjemmeinstitusjon 
    • Arbeidsgiver 
    • Fagfelt 
    • Finansiering  
    • Prosjekt 
    • Nærmeste pårørende og relasjon til han/henne 
  • Veiledning for å bestille gjestekonto

    Veiledning for å bestille gjestekonto

    1. Trykk på den gule knappen “bestille gjest”. Du blir sendt rett til skjemaet som skal fylles ut.   

    2. Fyll ut informasjon om gjest, oppholdsperiode, enhet og leder som skal godkjenne og trykk send. Skjemaet er dynamisk, det vil si at det endrer seg i forhold til informasjonen du fører inn. Til å begynne med er det bare 3 felter å fylle ut. Det er en god del informasjon som påkreves (se under om informasjon du må ha om gjesten din). Du kan legge til et vedlegg ved behov.
      Illustrasjonsbilde

    3. Når bestillingen er sendt, får du en e-post bekreftelse med lenke rett til saken.

    4. Du kan legge inn en kommentar, spørsmål eller laste opp et dokument til leder etter at du har sendt inn bestillingen (bare trykk på lenken i bekreftelses e-posten). 

    5. En leder må godkjenne eller avvise bestillingen. Hvis leder avviser, må han/hun oppgi en begrunnelse.

    6. Leder får purring etter 3 virkedager og saken lukkes etter 6 virkedager. 

    7. Du får varsel på e-post når saken er godkjent eller avvis, eller om leder ikke har behandlet saken. Da må du legge inn en ny bestilling. I e-posten ligger det en lenke til saken din.  

    8. Etter godkjenning, går bestillingen videre til lønnsmedarbeidere ved OsloMet som legger inn informasjon i SAP.  

    9. Du og gjesten din får varsel på e-post om at gjestekonto er opprettet.   

  • Trådløst nett ved kort opphold (12 timer)

    OsloMets trådløse gjestenett heter OsloMet Guest. Dette nettverket er kun for besøkende som ikke har en brukerkonto ved OsloMet eller tilgang gjennom eduroam.

    OsloMet Guest i bruk

    • Koble til nettverket "OsloMet Guest"
    • Logg på OsloMet Guest (uninett.no)
    • Registrer deg og bestill konto
      • Gjestekonto er gyldig i 12 timer og kan brukes på inntil tre - 3 - enheter
      • Tjenesten koster NOK 2,-
  • Gjestekonto ved kort opphold (inntil 7 dager)

    Personer som har et kortvarig opphold ved OsloMet kan tildeles gjestekonto for midlertidig bruk. Gjestekontoen gir tilgang til eduroam og innlogging på OsloMet utstyr.

    Bruk av kortvarig gjeste konto (inntil 7 dager) kan for eksempel være kursdeltagere eller andre som ikke har en offisiell rolle ved OsloMet. Du som bestiller kortvarig gjestekonto er ansvarlig for at de bestilte kontoene ikke misbrukes. Du må oppgi årsak til behovet.

    Gjesteforelesere og andre som har en offisiell rolle hos OsloMet skal bestilles med den vanlige gjestekontoløsningen.

    Bestill kortvarig gjestekonto.

  • Lederveiledning for godkjenning eller avvisning av gjestekonto

    Gjester skal godkjennes av aktuell leder for å ha bedre kontroll og øke informasjonssikkerheten ved OsloMet.

    En ansatt fyller inn en bestilling om gjest (se informasjon over).

    1. Du får et varsel på e-post (fra Request) om at en bestilling har kommet. I e-posten ligger det en lenke som tar deg til saken. Scroll ned til «godkjenn» eller «avvis». På siden hvor saken ligger, finner du i tillegg "åpen" (alle ubehandlede forespørsler om gjestekonto) og "fullført" (alle forespørsler du har behandlet).
      Illustrasjonsbilde
       

    2. Du må enten avvise eller godkjenne bestillingen. Hvis du avviser, må du skrive en begrunnelse.

    3. Hvis du ikke godkjenner eller avviser, får du en purring på e-post etter 3 virkedager. Saken lukkes etter 6 virkedager.

    4. Hvis saken lukkes, vil den ansatte som bestilte gjesten få varsel om det, og han/hun må sende en ny bestilling.

    Dialog med bestiller underveis

    Under «aktivitet», kan du legge inn en beskjed, kommentar, spørsmål eller laste opp et vedlegg til bestiller, samt se beskjeder, kommentarer, spørsmål eller ekstra vedlegg som bestiller har sendt deg.

    Du får varsel på e-post (fra Request) med lenke til saken. Trykk på lenken for å komme til dialogen.

  • Personvernerklæring - Bestille og opprette gjestekonto

    Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi håndterer dine personopplysninger når det bestilles og opprettes gjestekonto.

    Er du ekstern konsulent, gjesteforeleser, eller en som av andre grunner trenger midlertidig tilgang til OsloMets bygg eller systemer må det bestilles gjestekonto. Når det er opprettet en gjestekonto kan det gis tilgang til ulike systemer og tjenester ved OsloMet. Bestillingen skjer på et digitalt skjema i tjenesteplattformen ServiceNow.

    Behandlingsansvarlige

    OsloMet er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne personvernerklæringen.

    Hvorfor samler vi inn og behandler personopplysninger?

    Vi samler inn personopplysninger for å kunne opprette en gjestekonto, og for å kunne identifisere deg som bruker etter gjeldende krav til sikkerhet.

    Rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger

    Lovlig grunn (behandlingsgrunnlag) for behandling av personopplysninger knyttet til bestilling og opprettelse av gjestekonto, herunder bruk av personnummer for sikker identifisering jf. personopplysningsloven § 12, er personvernforordningen artikkel 6 f) berettiget interesse. Den berettige interessen er OsloMets behov for sikker identifisering av brukere av OsloMets bygg og systemer, for å kunne skille autorisert og uautorisert tilgang fra hverandre.

    Lovlig grunn for logging av din aktivitet som bruker av våre systemer er personvernforordningen artikkel 6 c) rettslig forpliktelse, jf. nr. 3b), personvernforordningen artikkel 32.

    Hvilke personopplysninger samler vi inn og behandler?

    Personopplysninger som registreres i innmeldingsskjemaet og i lønnssystemet SAP er:

    • Navn- Fornavn, mellomnavn, etternavn

    • Fødsels og personnummer

    • Bostedsadresse

    • Telefonnummer

    • E-postadresse

    • Gjestekategori (stillingskategori)

    • Arbeidsgiver

    • Eventuelt finansiering av prosjekt du jobber med

    Personopplysninger som registreres knyttet til drifts og sikkerhetslogger av brukerkonto er:

    • Innlogging til og utlogging fra systemer, IP-adresser, opprettelse, lagring og endring av data i et system

    Hvilke behandlinger gjør vi med dine personopplysninger?

    • Vi registrer dine personopplysninger i det elektroniske innmeldingsskjemaet - Bestille gjestekonto.

    • Personopplysningene fra innmeldingsskjemaet registreres manuelt av en saksbehandler i lønnssystemet SAP etter at en leder har bekreftet behovet for gjestekonto.

    • Lønnssystemet SAP er kildesystem til IAM. (IAM er systemet som styrer dine tilganger til IT-systemer og adganger til bygninger og rom).  Gjestekonto opprettes automatisk på grunnlag av data i kildesystemet, basert på ulike forretningsroller.

    • Etter at gjestekonto er opprettet vil aktiviteten knyttet til din bruker bli logget i drifts- og sikkerhetslogger.

    Hvor henter vi personopplysningene dine fra?

    Brukerinformasjonen hentes fra deg direkte.

    Overføres det personopplysninger til andre?

    ServiceNow er en amerikansk virksomhet. Overføringer skjer i henhold til artikkel 45, overføring på grunnlag av land som er godkjente av EU, jf. oppføring i liste over godkjente selskaper.

    Sikkerheten tilknyttet behandlingen av dine personopplysninger

    • Tilgangsstyring:

      • Kun bestemte saksbehandlere har tilgang til innmeldingsskjemaet i ServiceNow-plattformen.

      • SAP er et tilgangsstyrt system. Det er kun saksbehandler med tjenstlig behov som kan gjøre oppslag i systemet.

      • Kun bestemte personer ved IT-sikkerhet gjør kontroller av din brukeraktivitet.

    • Alle data i ServiceNow og i SAP er beskyttet med egnet sikkerhet.

    Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

    Personopplysningene som registreres i innmeldingsskjemaet slettes med en gang de er overført til SAP.

    Personopplysningene som registreres i SAP er underlagt økonomireglementet, og slettes ikke.

    Logging av din aktivitet som bruker slettes normalt innen 6 måneder, men beholdes lengre ved spesielle krav.

    Dine rettigheter

    Se vår nettside om rettigheter (rett til innsyn, retting og sletting m.m.)

    Kontaktinformasjon

    Kontaktperson for behandlinger av personopplysninger er Hall Fure, epost: hfur@oslomet.no.  

    Se mer informasjon om behandlingsansvarlig, personvernkontakter og personvernombud ved OsloMet.

Kontakt IT-servicedesk

Kontakt IT-servicedesk

IT-servicedesk

Telefon :
67235555
E-post :
Sted/Adresse :
P46
Tidspunkt/Åpningstid :
Hverdager 08-16:00 (fredag til 15:00)
Kjeller:
Hverdager 09-16:00 (fredag til 15:00)
Url :
Digital kollegastøtte i Teams

Påske 2024 - Åpningstider for P46, Kjeller og P48. Mandag 25.03 og tirsdag 26.03: kl.09.00-15:00. Onsdag 27.03: kl.08:00-12:00