Bestille gjestekonto

Før du bestiller en gjestekonto er det viktig å sette seg inn i informasjonen i dette punktet som inneholder:

• Hva du må oppgi av nødvendig informasjon om gjesten.
• Informasjon om hvilke roller som passer for din gjest.
• Tilganger som en godkjent gjest får.
• Videre saksgang etter at bestillingen er sendt.
• Lenke til bestillingsskjemaet.
• Informasjon om hvordan du går fram dersom gjesten skal forlenges.

Oppgi nødvendig informasjon om gjesten

• Fornavn og etternavn
• Fødselsdato
• Rolle: Her velger du fra nedtrekksmenyen
• Leder: Velg aktuell leder som skal godkjenne
• Gjestens private e-postadresse
• Fra- og til-dato for gjesteoppholdet
• Du må gi en begrunnelse for forespørselen

Hvis du bestiller en gjest som det tidligere er gjort bakgrunnssjekk på, må du legge inn saksnummeret fra P360.

Du må oppgi hvilken rolle gjesten skal registres som 

• Gjesteforsker (skal ikke ha honorar eller lønn fra OsloMet).
• Gjesteforeleser (skal ikke ha honorar eller lønn fra OsloMet).
• Gjestestudent (brukes kun for besøkende student fra samarbeidende utenlandsk institusjon. Studenten følger ikke studier ved OsloMet).
• Emeriti 
• Fagsenter senior - annen (tidligere ansatt/pensjonist)
• Simula - OsloMet samarbeid
• Grundergarasjen
• Konsulent (eksterne konsulenter som skal jobbe ved OsloMet).
• Byråvikar
• Håndverker/tekniker (håndverkere som trenger adgang).
• Rengjøringsbyrå (ansatte i rengjøringsbyrå som trenger adgang).
• Studentskipnaden i Oslo (SiO)
• Leietakers (leietaker som trenger adgang)
• Leverandør (leverandør som trenger adgang)
• Ekstern sensor
• Ekstern veileder (ekstern veileder som trenger tilgang til OsloMets systemer).
• Utvalgs- og kommisjonsmedlem
• Eksternt styremedlem
• Studentrepresentanter i styret (studentrepresentanter i styrer som trenger utvidet tilgang).
• Studentprest

Hvilke tilganger får gjesten?

• Innlogging på OsloMet PC-er.
• IT-konto med e-postkonto fra OsloMet.
• Adgangskort.
• Bruk av trådløst nettverk.

Tilgangene blir gitt innen en time etter at gjesten har aktivert kontoen. Dersom gjesten har behov for ytterligere utstyr eller programvare, må dette bestilles separat. Gå til nettsiden for bestilling av utstyr og programvare.

Videre saksgang

• Du får en e-post om at saken er opprettet.
• Du kan se saken i Mine saker i selvbetjeningsportalen.
• Leder får en forespørsel om godkjenning på e-post.

Du vil få en e-post om at gjesten er godkjent og registrert i OsloMets systemer. Gjesten må selv aktivere kontoen innen 30 dager fra godkjenning.

Gå inn i bestillingsskjema

Søk om gjestekonto utover sju dager og inntil ett år (pureservice.com). Du blir sendt direkte til skjemaet og må fylle ut feltene med nødvendig informasjon om gjesten. Husk at det bare er mulig å bestille gjestekonto for ett år fra registreringsdatoen!

Forlengelse av gjestekonto

Dersom du skal forlenge en gjestekonto må du sende nytt søknadsskjema med samme opplysninger om gjesten + rolle. Forlengelsen må godkjennes. Prosessen er med andre ord den samme som første gang.

Dersom du skal forlenge en utenlandsk gjest, må du sjekke om saksnummeret er registrert i P360 og ta med dette i søknaden. 

Som leder mottar du en e-post med lenke til bestillingssaken i "Mine saker" i selvbetjeningsportalen. 

Hva gjør du videre? 

• Leser begrunnelsen for forespørselen nederst i skjemaet.
• Velg "Godkjenn" eller "Avslå" i nedtrekksmenyen.
• Husk å lagre valget ditt. Du kan ikke endre valget etter at du har lagret.

Hvis du som godkjenner glemmer å åpne saken vil du få en purring etter sju dager på e-post.

Når leder har godkjent, får du som gjest en e-post med lenke til skjema for å registrere egne data. Aktiveringslenken du får tilsendt utløper etter 30 dager.

• Gjesten logger på med Feide/ID-porten og legger inn eget mobilnummer. Når dette er gjort, mottar du som gjest en ny e-post om å aktivere kontoen.
• Utenlandske gjester må legge inn kjønn, mobilnummer og passnummer under manuell registrering. Når dette er gjort, mottar du som gjest en ny e-post om å aktivere kontoen.

Det er sentral godkjenningsmyndighet hos HR som avgjør om godkjenning er i henhold til gjeldende regelverk for utenlandske gjester.

Som godkjent gjest får du

• Innlogging på OsloMet PC-er.
• IT-konto med e-postkonto fra OsloMet.
• Adgangskort.
• Bruk av trådløst nettverk.

Tilgangene blir gitt innen en time etter at kontoen er aktivert.

Forutsetninger for bruk av bestillingsskjema for gjestekonto utover sju dager er at:

• Det er kun mulig å bestille gjestekonto for ett år av gangen fra søknadsdato.
• Det er kun ansatte ved OsloMet kan bestille en gjestekonto på vegne av gjest.
• Bestillingene må godkjennes av en personalleder.
• Kontoer som misbrukes eller skaper problemer vil bli deaktivert uten varsel.
• Generelle regler for IT-konto skal følges.
• Gjesten må selv sørge for å lagre eget innhold når gjesteforholdet opphører.

Når det er opprettet en gjestekonto kan det gis tilgang til ulike systemer og tjenester ved OsloMet. Bestillingen skjer på et digitalt skjema i systemet Pureservice. 

Pureservice er et norsk selskap og data lagres på datasentre i Norge. Pureservice bruker Microsoft Azure i Norge som hosting-plattform. Det skjer ingen utveksling av data over landegrenser.

Les mer utfyllende om personvernerklæring i Pureservice.

Kontaktperson for behandlinger av personopplysninger er behandlingsansvarlig, personvernkontakter og personvernombud ved OsloMet.

Besøkende som trenger trådløst nett inntil 12 timer, bruker det trådløse nettverket "OsloMet guest". 

Besøkende som trenger trådløst nett inntil sju dager, søker om tilgang til midlertidig gjestekonto (krever innlogging).

Bestilling

Jeg har lagt inn feil opplysninger i bestillingen. Hva gjør jeg? 

Svar: Det er dessverre ikke mulig å endre bestillingen etter at den er sendt inn. Du må derfor sende inn en ny bestilling.

Etter at leder godkjente bestillingen min har jeg fått beskjed om at e-postadressen er feil / til-dato er tidligere enn fra-dato / at til-dato ligger for langt frem i tid. Hva gjør jeg?

Svar: Det er dessverre ikke mulig å endre bestillingen etter at den er sendt inn. Du må derfor sende inn en ny bestilling.

Innlogging

Gjesten min har ikke digital norsk ID og kan derfor ikke bruke ID-porten. Hvordan skal hen få registrert seg?

Svar: Gjesten din skal registrere seg manuelt dersom hen ikke har digital norsk ID. Gjesten velger da "manuell registrering" i e-posten hen får fra OsloMet. En ID-sjekk vil bli gjennomført av en ansvarlig for dette ved OsloMet.

Gjesten kan også møte opp fysisk i skranken til IT-servicedesk på Campus Pilestredet eller Kjeller for å få bekreftet ID. 

Gjesten min har ikke FEIDE-konto. Hvordan skal hen få registrert seg?

Svar: Gjesten kan bruke ID-porten. Hvis gjesten verken har FEIDE eller kan bruke ID-porten, må hen registrere seg manuelt. Se svar over. 

Gjesten min melder at invitasjonslenken ikke fungerer. Hva gjør jeg?

Svar: Invitasjonslenken er gyldig i 30 dager fra den blir sendt ut. Hvis gjesten ikke har registrert seg innen fristen, vil den opprinnelige invitasjonslenken ikke fungere. Ta kontakt med IT servicedesk for hjelp.

Som gjest har jeg problemer med å få logget inn med BankID/ID-porten. Det ser ut som det oppstår en teknisk feil. Hva gjør jeg? 

Svar: Ta kontakt med IT servicedesk og meld problemet. Oppgi navn, hvordan du gikk frem da feilen oppstod, og hva slags feilmelding du fikk.

Hvilken innlogging bør jeg bruke når jeg skal registrere meg som gjest? 

Svar: Har du FEIDE-konto? Da bruker du denne. Har du ikke FEIDE, men norsk digital ID? Du bruker du ID-porten. Har du verken FEIDE eller norsk digital ID? Da registrerer du deg manuelt.

Invitasjonslenken jeg har fått som gjest fungerer ikke. Hva gjør jeg? 

Svar: Invitasjonslenken er gyldig i 30 dager fra den blir sendt ut. Hvis du ikke har registrert deg innen fristen blir invitasjonslenken ugyldig. Ta kontakt med IT servicedesk, oppgi navnet ditt og hva saken gjelder.

Registrering

Min utenlandske gjest har FEIDE-konto. Men hvor skal hen legge inn informasjon om passnummer? 

Svar: FEIDE leverer alle opplysningene som trengs. Det er ikke oppgi passnummer dersom du har FEIDE-konto. Dette er en endring fra tidligere registrering for gjestekonto.

Den utenlandske gjesten min har registret passnummeret sitt manuelt. Hva skjer nå? 

Svar: En ansatt ved OsloMet vil kontakte gjesten for en digital ID-sjekk. ID-sjekk kan også gjennomføres ved at gjesten møter opp i skranken til IT-servicedesk i P46 eller på Kjeller og får gjennomført ID-sjekken manuelt der. 

Når jeg skal registrere gjesten min i lønnssystemet måtte jeg tidligere oppgi flere opplysninger enn det som etterspørres nå. Stemmer det?  

Svar: Ja, det stemmer. Det er ikke lenger nødvendig dersom gjesten registrerer seg med Feide-konto eller norsk digital ID. OsloMet får da de nødvendige opplysningene levert fra Feide eller ID-porten. Gjesten skal kun registrere de opplysningene som etterspørres i registreringsskjemaet på gjest.oslomet.no. 

Gjesten min får feilmelding når hen trykker på lenken i invitasjonseposten. Hva er galt?

Svar: Lenken i invitasjonseposten er aktiv i 30 dager. Dersom gjesten ikke har registrert seg innen 30 dager blir lenken ugyldig. Dersom  gjesten fortsatt har behov for gjestekonto kan du sende en henvendelse til IT-servicedesk med informasjon om gjestens navn og hva det gjelder. 

Gjester som allerede er registrert som gjest i lønnssystemet

Gjesten min har tidligere vært registrert ved OsloMet. Nå skal gjestekontoen fornyes. Må jeg bestille gjestekonto på nytt?

Svar: Ja. Per nå må du bestille gjestekonto for disse gjestene som om de var nye gjester.

Gjesten min er fortsatt registrert som gjest i lønnssystemet. Nå skal vedkommende utføre et betalt oppdrag (f.eks. som timelærer). Hva gjør jeg?

Svar: Dette håndteres som tidligere. Timelønnsavtalen skal registreres i lønnssystemet. Skal vedkommende være gjest igjen etterpå bestiller du gjestetilgang når det nærmer seg slutten av timelønnsavtalen. 

Gjester som har betalt oppdrag i parallell:

Gjesten min er registrert i den nye gjesteløsningen. Nå skal vedkommende utføre et betalt oppdrag (f.eks. som timelærer). Hva gjør jeg?

Svar: Timelønnsavtalen skal registreres i lønnssystemet som tidligere. Gjestekontoen trenger du ikke gjøre noe med. Løsningen håndterer at en gjest er både honorarmottaker og gjest samtidig.

Gjester med flere roller

Gjesten min er allerede registrert med en annen gjesterolle i den nye løsningen. Nå trenger jeg å legge til en ny rolle på gjesten. Hva gjør jeg?

Svar: Bestill gjestekonto for den nye rollen. Løsningen håndterer at en person har flere gjesteroller samtidig.

Fornyelse av gjestekonto

Jeg har allerede bestilt gjestekonto for gjesten min i den nye løsningen, og nå trenger jeg å bestille forlengelse. Hva gjør jeg?

Svar: Vi har per nå kun ett skjema for bestilling av gjestekonto, så du bruker samme skjema enten du bestiller for forlengelse eller bestiller for en ny gjest.

Jeg har fått beskjed om at gjestekontoen min avsluttes om 30 dager, men jeg trenger fortsatt tilgang. Hva gjør jeg? 

Svar: Ta kontakt med den som bestilte gjestekontoen for deg, så kan bestille forlengelse av gjestekontoen. 

Avslutte gjestekonto

Jeg trenger å avslutte en gjestekonto før oppgitt sluttdato. Hva gjør jeg?

Svar: Ta kontakt HR Fellestjenester. Oppgi at du har behov for å stenge en gjestekonto, gjestens navn og ønsket sluttdato.

Du kan også ta kontakt med IT-servicedesk og oppgi "Brukerkonto, passord og innlogging" som kategori. Legg inn informasjon om at du har behov for å stenge en gjestekonto, gjestens navn og ønsket sluttdato.