Bestille gjestekonto

Bestilling av gjestekonto

Gjestekonto gir tilgang til innlogging på OsloMet PC-er, bruk av trådløst nett og et hjemmeområde. Alle faste ansatte ved OsloMet kan bestille inn en gjest via https://ansatt.oslomet.no/gjestekonto. En gjest er en person som har behov for tilgang i våre datasystemer og/ eller adgang til våre bygg, men som ikke får lønn fra OsloMet. I skjemaet velges rett kategori på gjesten. Eksempelvis Emeriti (pensjonister), Konsulent, Gjesteforsker, Gjesteforeleser, Simula, etc.

Du må selv fylle inn persondata om gjesten. Du trenger å samle inn en god del data i forkant (se under om informasjon du må ha om gjesten din). Alle gjester blir registrert i SAP og det er derfor viktig at start- og sluttdato settes for å kunne utstede de rette gjestetilgangene.  

Gjestekontoen må godkjennes av en leder med personalansvar. Din enhet og leder vil bli foreslått automatisk, men du kan velge en annen enhet eller leder ved behov.  

Da SAP er det autorative systemet for OsloMet og lønnsmedarbeidere manuelt registrerer disse henvendelsene (samt at leder må godkjenne bestillingen), må det påberegnes behandlingstid på noen virkedager før tilgang gis.   

Forutsetning

• Kun ansatte ved OsloMet kan bestille en gjestekonto på vegne av gjest. Bestillingen må godkjennes av en personalleder.

• Bestilleren er ansvarlig for aktivitetene til den eller de som tar i bruk nettverkstilgangen. Kontoer som misbrukes eller skaper problemer vil bli deaktivert uten varsel. Bestiller vil måtte gjøre rede for hva som har skjedd.

• Alle filer lastet opp av gjestebruker blir slettet automatisk etter at avtalt tilgangstid er ferdig. Det blir ikke tatt sikkerhetskopi.

Nødvendig informasjon for alle gjester 

Skjemaet er dynamisk, det vil si at det endrer seg i forhold til informasjonen du fører inn. 

1. For- og etternavn på gjest 
2. Gjestekategori: 
   1. Gjesteforsker (Merk: det kreves mer informasjon for gjesteforsker enn de andre gjestekategoriene – se under) 
   2. Gjesteforsker (ikke timelønnet) 
   3. Emeriti 
   4. Emeriti ved seniorsenteret 
   5. Konsulent 
   6. Byråvikar 
   7. Simula-OsloMet samarbeid 
   8. Annet 
3. Identifikasjon: 
   1. Enten norsk fødselsnummer 
   2. Eller D-nummer 
   3. Eller passnummer, fødselsdato og kjønn 
4. Bostedsadresse (enten i Norge eller i utlandet) 
   1. Hvis gjesten ikke har norsk bostedsadresse, men skal være på campus, må informasjon om oppholdsperiode ved OsloMet oppgis (fra dato til dato) og bostedsland. 
5. Telefonnummer  
6. E-post adresse til gjest 
7. Enheten gjesten skal være tilknyttet til. Din enhet blir valgt automatisk, men du kan endre enhet ved behov. 
8. Leder som skal godkjenne bestillingen. Din leder blir valgt automatisk, men du kan endre til en annen leder ved behov.  
9. Adgangsperiode (perioden gjesten har adgang til systemene og campus) fra dato til dato.  

For konsulenter og byråvikarer må arbeidsgiver oppgis i tillegg. 

For gjesteforsker må du i tillegg oppgi følgende: 

• Statsborgerskap 
• Hjemmeinstitusjon 
• Om det finnes en samarbeidsavtale med gjestens hjemmeinstitusjon 
• Arbeidsgiver 
• Fagfelt 
• Finansiering  
• Prosjekt 
• Nærmeste pårørende og relasjon til han/henne 

Veiledning for å bestille gjestekonto

1. Trykk på den gule knappen “bestille gjest”. Du blir sendt rett til skjemaet som skal fylles ut.   

2. Fyll ut informasjon om gjest, oppholdsperiode, enhet og leder som skal godkjenne og trykk send. Skjemaet er dynamisk, det vil si at det endrer seg i forhold til informasjonen du fører inn. Til å begynne med er det bare 3 felter å fylle ut. Det er en god del informasjon som påkreves (se under om informasjon du må ha om gjesten din). Du kan legge til et vedlegg ved behov.
   

3. Når bestillingen er sendt, får du en e-post bekreftelse med lenke rett til saken.

4. Du kan legge inn en kommentar, spørsmål eller laste opp et dokument til leder etter at du har sendt inn bestillingen (bare trykk på lenken i bekreftelses e-posten). 

5. En leder må godkjenne eller avvise bestillingen. Hvis leder avviser, må han/hun oppgi en begrunnelse.
   

6. Leder får purring etter 3 virkedager og saken lukkes etter 6 virkedager. 

7. Du får varsel på e-post når saken er godkjent eller avvis, eller om leder ikke har behandlet saken. Da må du legge inn en ny bestilling. I e-posten ligger det en lenke til saken din.  

8. Etter godkjenning, går bestillingen videre til lønnsmedarbeidere ved OsloMet som legger inn informasjon i SAP.  

9. Du og gjesten din får varsel på e-post om at gjestekonto er opprettet.   

Gjester skal godkjennes av aktuell leder for å ha bedre kontroll og øke informasjonssikkerheten ved OsloMet.

En ansatt fyller inn en bestilling om gjest (se informasjon over).

1. Du får et varsel på e-post (fra Request) om at en bestilling har kommet. I e-posten ligger det en lenke som tar deg til saken. Scroll ned til «godkjenn» eller «avvis». På siden hvor saken ligger, finner du i tillegg "åpen" (alle ubehandlede forespørsler om gjestekonto) og "fullført" (alle forespørsler du har behandlet).
   
    

2. Du må enten avvise eller godkjenne bestillingen. Hvis du avviser, må du skrive en begrunnelse.

3. Hvis du ikke godkjenner eller avviser, får du en purring på e-post etter 3 virkedager. Saken lukkes etter 6 virkedager.

4. Hvis saken lukkes, vil den ansatte som bestilte gjesten få varsel om det, og han/hun må sende en ny bestilling.

Dialog med bestiller underveis

Under «aktivitet», kan du legge inn en beskjed, kommentar, spørsmål eller laste opp et vedlegg til bestiller, samt se beskjeder, kommentarer, spørsmål eller ekstra vedlegg som bestiller har sendt deg.

Du får varsel på e-post (fra Request) med lenke til saken. Trykk på lenken for å komme til dialogen.

OsloMets trådløse gjestenett heter OsloMet Guest. Dette nettverket er kun for besøkende som ikke har en brukerkonto ved OsloMet eller tilgang gjennom eduroam.

OsloMet Guest i bruk

• Koble til nettverket "OsloMet Guest"
• Logg på OsloMet Guest (https://guestportal.uninett.no)
• Registrer deg og bestill konto
  • Gjestekonto er gyldig i 12 timer og kan brukes på inntil tre - 3 - enheter
  • Tjenesten koster NOK 2,-