Bestille gjestekonto

Før du bestiller en gjestekonto er det viktig å sette seg inn i informasjonen i dette punktet som inneholder:

• Hva du må oppgi av nødvendig informasjon om gjesten.
• Informasjon om hvilke roller som passer for din gjest.
• Tilganger som en godkjent gjest får.
• Videre saksgang etter at bestillingen er sendt.
• Lenke til bestillingsskjemaet.
• Informasjon om hvordan du går fram dersom gjesten skal forlenges.

Oppgi nødvendig informasjon om gjesten

• Fornavn og etternavn
• Fødselsdato
• Rolle: Her velger du fra nedtrekksmenyen
• Leder: Velg aktuell leder som skal godkjenne
• Gjestens private e-postadresse
• Fra- og til-dato for gjesteoppholdet
• Du må gi en begrunnelse for forespørselen

Hvis du bestiller en gjest som det tidligere er gjort bakgrunnssjekk på, må du legge inn saksnummeret fra P360.

Du må oppgi hvilken rolle gjesten skal registres som 

• Gjesteforsker (skal ikke ha honorar eller lønn fra OsloMet).
• Gjesteforeleser (skal ikke ha honorar eller lønn fra OsloMet).
• Gjestestudent (brukes kun for besøkende student fra samarbeidende utenlandsk institusjon. Studenten følger ikke studier ved OsloMet).
• Emeriti 
• Fagsenter senior - annen (tidligere ansatt/pensjonist)
• Simula - OsloMet samarbeid
• Grundergarasjen
• Konsulent (eksterne konsulenter som skal jobbe ved OsloMet).
• Byråvikar
• Håndverker/tekniker (håndverkere som trenger adgang).
• Rengjøringsbyrå (ansatte i rengjøringsbyrå som trenger adgang).
• Studentskipnaden i Oslo (SiO)
• Leietakers (leietaker som trenger adgang)
• Leverandør (leverandør som trenger adgang)
• Ekstern sensor
• Ekstern veileder (ekstern veileder som trenger tilgang til OsloMets systemer).
• Utvalgs- og kommisjonsmedlem
• Eksternt styremedlem
• Studentrepresentanter i styret (studentrepresentanter i styrer som trenger utvidet tilgang).
• Studentprest

Hvilke tilganger får gjesten?

• Innlogging på OsloMet PC-er.
• IT-konto med e-postkonto fra OsloMet.
• Adgangskort.
• Bruk av trådløst nettverk.

Tilgangene blir gitt innen en time etter at gjesten har aktivert kontoen. Dersom gjesten har behov for ytterligere utstyr eller programvare, må dette bestilles separat. Gå til nettsiden for bestilling av utstyr og programvare.

Videre saksgang

• Du får en e-post om at saken er opprettet.
• Du kan se saken i Mine saker i selvbetjeningsportalen.
• Leder får en forespørsel om godkjenning på e-post.

Du vil få en e-post om at gjesten er godkjent og registrert i OsloMets systemer. Gjesten må selv aktivere kontoen innen 30 dager fra godkjenning.

Gå inn i bestillingsskjema

Søk om gjestekonto utover sju dager og inntil ett år (pureservice.com). Du blir sendt direkte til skjemaet og må fylle ut feltene med nødvendig informasjon om gjesten. Husk at det bare er mulig å bestille gjestekonto for ett år fra registreringsdatoen!

Forlengelse av gjestekonto

Dersom du skal forlenge en gjestekonto må du sende nytt søknadsskjema med samme opplysninger om gjesten + rolle. Forlengelsen må godkjennes. Prosessen er med andre ord den samme som første gang.

Dersom du skal forlenge en utenlandsk gjest, må du sjekke om saksnummeret er registrert i P360 og ta med dette i søknaden. 

Som leder mottar du en e-post med lenke til bestillingssaken i "Mine saker" i selvbetjeningsportalen. 

Hva gjør du videre? 

• Leser begrunnelsen for forespørselen nederst i skjemaet.
• Velg "Godkjenn" eller "Avslå" i nedtrekksmenyen.
• Husk å lagre valget ditt. Du kan ikke endre valget etter at du har lagret.

Hvis du som godkjenner glemmer å åpne saken vil du få en purring etter sju dager på e-post.

Når leder har godkjent, får du som gjest en e-post med lenke til skjema for å registrere egne data. Aktiveringslenken du får tilsendt utløper etter 30 dager.

• Gjesten logger på med Feide/ID-porten og legger inn eget mobilnummer. Når dette er gjort, mottar du som gjest en ny e-post om å aktivere kontoen.
• Utenlandske gjester må legge inn kjønn, mobilnummer og passnummer under manuell registrering. Når dette er gjort, mottar du som gjest en ny e-post om å aktivere kontoen.

Det er sentral godkjenningsmyndighet hos HR som avgjør om godkjenning er i henhold til gjeldende regelverk for utenlandske gjester.

Som godkjent gjest får du

• Innlogging på OsloMet PC-er.
• IT-konto med e-postkonto fra OsloMet.
• Adgangskort.
• Bruk av trådløst nettverk.

Tilgangene blir gitt innen en time etter at kontoen er aktivert.

Forutsetninger for bruk av bestillingsskjema for gjestekonto utover sju dager er at:

• Det er kun mulig å bestille gjestekonto for ett år av gangen fra søknadsdato.
• Det er kun ansatte ved OsloMet kan bestille en gjestekonto på vegne av gjest.
• Bestillingene må godkjennes av en personalleder.
• Kontoer som misbrukes eller skaper problemer vil bli deaktivert uten varsel.
• Generelle regler for IT-konto skal følges.
• Gjesten må selv sørge for å lagre eget innhold når gjesteforholdet opphører.

Når det er opprettet en gjestekonto kan det gis tilgang til ulike systemer og tjenester ved OsloMet. Bestillingen skjer på et digitalt skjema i systemet Pureservice. 

Pureservice er et norsk selskap og data lagres på datasentre i Norge. Pureservice bruker Microsoft Azure i Norge som hosting-plattform. Det skjer ingen utveksling av data over landegrenser.

Les mer utfyllende om personvernerklæring i Pureservice.

Kontaktperson for behandlinger av personopplysninger er behandlingsansvarlig, personvernkontakter og personvernombud ved OsloMet.

Besøkende som trenger trådløst nett inntil 12 timer, bruker det trådløse nettverket "OsloMet guest". 

Besøkende som trenger trådløst nett inntil sju dager, søker om tilgang til midlertidig gjestekonto (krever innlogging).

Jeg har lagt inn feil opplysninger i bestillingen. Hva gjør jeg? 

Svar: Det er dessverre ikke mulig å endre bestillingen etter at den er sendt inn. Du må derfor sende inn en ny bestilling.

Etter at leder godkjente bestillingen min har jeg fått beskjed om at e-postadressen er feil / til-dato er tidligere enn fra-dato / at til-dato ligger for langt frem i tid. Hva gjør jeg?

Svar: Det er dessverre ikke mulig å endre bestillingen etter at den er sendt inn. Du må derfor sende inn en ny bestilling.

Hvilken innlogging bør jeg bruke når jeg skal registrere meg som gjest? 

Svar: Har du FEIDE-konto? Da bruker du denne. Har du ikke FEIDE, men norsk digital ID? Du bruker du ID-porten. Har du verken FEIDE eller norsk digital ID? Da registrerer du deg manuelt.

Invitasjonslenken jeg har fått som gjest fungerer ikke. Hva gjør jeg? 

Svar: Invitasjonslenken er gyldig i 30 dager fra den blir sendt ut. Hvis du ikke har registrert deg innen fristen blir invitasjonslenken ugyldig. Ta kontakt med IT servicedesk, oppgi navnet ditt og hva saken gjelder.

Jeg har problemer med å få logget inn med BankID/ID-porten. Det ser ut som det oppstår en teknisk feil. Hva gjør jeg? 

Svar: Ta kontakt med IT servicedesk og meld problemet. Oppgi navn, hvordan du gikk frem da feilen oppstod, og hva slags feilmelding du fikk.

Jeg er utenlandsk og har FEIDE-konto. Men hvor skal jeg legge inn informasjon om passnummer? 

Svar: Du trenger ikke oppgi passnummer dersom du har FEIDE-konto. Dette er en endring fra tidligere registrering for gjestekonto.

Den utenlandske gjesten min har registret passnummeret sitt manuelt. Hva skjer nå? 

Svar: En ansatt ved OsloMet vil kontakte gjesten for en digital ID-sjekk. ID-sjekk kan også gjennomføres ved at gjesten møter opp i skranken til IT-servicedesk i P46 eller på Kjeller og får gjennomført ID-sjekken manuelt der. 

Når jeg skal registrere gjesten min i lønnssystemet måtte jeg tidligere oppgi flere opplysninger enn det som etterspørres nå. Stemmer det?  

Svar: Ja, det kan stemme. Dersom gjesten registrerer seg med Feide-konto eller norsk digital ID får OsloMet de nødvendige opplysningene levert fra Feide eller ID-porten. Du skal kun registrere de opplysningene som etterspørres i registreringsskjemaet på gjest.oslomet.no. 

Jeg har fått beskjed om at gjestekontoen min avsluttes om 30 dager, men jeg trenger fortsatt tilgang. Hva gjør jeg? 

Svar: Ta kontakt med den som bestilte gjestekontoen for deg, så bestiller vedkommende forlengelse av gjestekontoen for deg.