Retningslinjer for bevertning og representasjon ved OsloMet

Statens personalhåndbok (lovdata.no) gir klare føringer for representasjon, bevertning og utgifter til mat mv. Statlige satser angis i Statens personalhåndbok og oppdateres årlig.

For å sikre felles forståelse og praktisering av personalhåndbokens bestemmelser har OsloMet presisert de statlige føringene i nedenstående retningslinjer. Retningslinjene er vedtatt av rektor 07.03.2023.

Bevertning er godtgjøring til mat ved møter, konferanser mv. Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke har bevertning for egne ansatte.

Ved arrangement med kun interne deltagere kan servering vurderes, se pkt. 2.2.

Bevertning ved møter, råd og utvalg

Bevertning kan gis:

• ved møter og arrangementer der andre enn OsloMets egne ansatte deltar.

• ved møter i styrer, råd og utvalg og lignende hvor andre enn OsloMets ansatte deltar.

• ved konferanser, avslutning av internt utvalgsarbeid og andre større arbeider.

Bevertning ved andre arrangementer

Det kan gis bevertning ved spesielle arrangement med bare interne deltakere.

• Ved arrangement med kun interne deltakere kan arrangementseier vurdere servering av drikke o.l. når møtet, kurset, seminaret o.l. varer mer enn en time.

• På arrangement som varer mer enn 3 timer, kan det serveres enkel lunsj. Lunsjutgiftene skal ikke overstige kr 224,- per deltaker (for 2023: 208,-).

• På interne møter som varer 3 timer eller mer og strekker seg ut over ordinær arbeidstid og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 507,- per deltager (for 2023: 471,-).

• På heldagsarrangement som strekker seg ut over ordinær arbeidstid og hvor det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 740,- per deltager (for 2023: 688,-).

• I forbindelse med markering av jul og sommer (julelunsj, sommerfest o.l.) kan det være servering for inntil kr 507,- pr deltaker.

• I forbindelse med disputas kan det være en mottakelse med enkel servering. Merk at disputas ikke er representasjon og ikke utgjør et spesielt arrangement/særskilt anledning etter punkt 3 i retningslinjene.

• I forbindelse med markering av ansatte som fyller 50, 60 og 70 år, tilsatte som har 20-, 30- og 40 års tjeneste ved universitetet, ansatte som pensjoneres eller som slutter etter minst 10 års tjeneste ved universitetet, kan det holdes en enkel tilstelning (se retningslinje for gaver).

Rektor gir dekaner, senterledere, prorektorer og divisjonsdirektør fullmakt til å gi samtykke i at bevertning kan gis ved andre interne møter/arrangement enn de som er angitt ovenfor. Samtykket kan gis ved elektronisk godkjenning i bestillingssystemet eller som dokumentasjon som legges ved bestillingen. I refusjonssaker skal skriftlig godkjenning vedlegges.

Etter en vurdering av det enkelte arrangement kan dekan, senterleder, prorektor eller divisjonsdirektør fravike beløpsgrensene for bevertning opp til maksimumsgrensen for representasjon, kr 1622 ,- (for 2023: 1507,-). Søknad og godkjenning om økt sats må dokumenteres, enten ved elektronisk godkjenning i bestillingssystemet, legges ved betalingsbilaget (faktura) eller som vedlegg i refusjonskravet.

Satser for bevertning 2023

• Under 3 timer i arbeidstiden med eksterne deltakere:
  • I OsloMets lokaler (kantine, møterom, spiserom e.l.): inntil kr 208,-
  • Utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 312,-
• Over 3 timer innenfor arbeidstiden:
  • I OsloMets lokaler (kantine, møterom, spiserom e.l.): inntil kr 208,-
  • Utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 312,-
• Over 3 timer og utover arbeidstiden:
  • I OsloMets lokaler (kantine, møterom, spiserom e.l.): inntil kr 471,-
  • Utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 707,-
• Langvarige arrangement utover arbeidstiden med to serveringer (lunsj og middag):
  • I OsloMets lokaler (kantine, møterom, spiserom e.l.): inntil kr 688,-
  • Utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 1032,-
• Langvarige arrangement med to serveringer, lunsj utenfor OsloMets lokaler og middag i OsloMets lokaler: Inntil kr 793,-
• Langvarige arrangement med to serveringer, lunsj i OsloMets lokaler og middag utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 926,-

Satsene gjelder per person. Satsene er bruttopriser (inklusiv mva.).

Etter en vurdering av det enkelte arrangement kan dekan, senterleder, prorektor eller divisjonsdirektør fravike beløpsgrensene for bevertning opp til maksimumsgrensen for representasjon, kr 1507,-. Søknad og godkjenning om økt sats må dokumenteres, enten ved elektronisk godkjenning i bestillingssystemet, legges ved betalingsbilaget (faktura) eller som vedlegg i refusjonskravet.

Satser for bevertning 2024

• Under 3 timer i arbeidstiden med eksterne deltakere:
  • I OsloMets lokaler (kantine, møterom, spiserom e.l.): inntil kr 224,-
  • Utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 336,-
• Over 3 timer innenfor arbeidstiden:
  • I OsloMets lokaler (kantine, møterom, spiserom e.l.): inntil kr 224,-
  • Utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 336,-
• Over 3 timer og utover arbeidstiden:
  • I OsloMets lokaler (kantine, møterom, spiserom e.l.): inntil kr 507,-
  • Utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 760,-
• Langvarige arrangement utover arbeidstiden med to serveringer (lunsj og middag):
  • I OsloMets lokaler (kantine, møterom, spiserom e.l.): inntil kr 740,-
  • Utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 1110,-
• Langvarige arrangement med to serveringer, lunsj utenfor OsloMets lokaler og middag i OsloMets lokaler: Inntil kr 854,-
• Langvarige arrangement med to serveringer, lunsj i OsloMets lokaler og middag utenfor OsloMets lokaler: Inntil kr 997,-

Satsene gjelder per person. Satsene er bruttopriser (inklusiv mva.).

Etter en vurdering av det enkelte arrangement kan dekan, senterleder, prorektor eller divisjonsdirektør fravike beløpsgrensene for bevertning opp til maksimumsgrensen for representasjon, kr 1622,-. Søknad og godkjenning om økt sats må dokumenteres, enten ved elektronisk godkjenning i bestillingssystemet, legges ved betalingsbilaget (faktura) eller som vedlegg i refusjonskravet.

Representasjon er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester til stede.

Arrangementet skal ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning. Representasjon er normalt sett forbeholdt rektoratet, ved f.eks. mottak av representanter for departement, regjeringer, parlamenter, universiteter og lignende tilfeller. Etter skatteforskriften (lovdata.no) er representasjon «tiltak som henvender seg utad til personer, bedrifter mv. som ikke er knyttet til bedriften».

Krav til dokumentasjon ved representasjon beskrives i eget punkt. Representasjon skal føres på konto 7351.

Satser for representasjon 2023

Enkel lunsj/mottakelse

• Innenlands: kr 555 (kr 721*)
• Utenlands: Kostsats for land etter reiseavtalen (+ 30 prosent**)
• Hjemme: kr 444 (kr 577*)

Lunsj/middag

• Innenlands: kr 1507 (kr 1959*)
• Utenlands: Kostsats for land etter reiseavtalen (+ 30 prosent**)
• Hjemme: kr 1206 (kr 1567*)

* Forhøyet sats ved gjester på høyt nivå

** Forhøyet sats ved spesielle tilfeller, må begrunnes

Satser for representasjon 2024

Enkel lunsj/mottakelse

• Innenlands: kr 597 (kr 776*)
• Utenlands: Kostsats for land etter reiseavtalen (+ 30 prosent**)
• Hjemme: kr 478 (kr 621*)

Lunsj/middag

• Innenlands: kr 1622 (kr 2109*)
• Utenlands: Kostsats for land etter reiseavtalen (+ 30 prosent**)
• Hjemme: kr 1298 (kr 1687*)

* Forhøyet sats ved gjester på høyt nivå

** Forhøyet sats ved spesielle tilfeller, må begrunnes

Representasjon innenlands

Det er rektor, dekaner, senterledere, prorektorer og divisjonsdirektør som etter vurdering i det enkelte tilfelle skal avgjøre om et arrangement er å regne som representasjon. Vurderingen skal gjøres skriftlig før arrangementet finner sted og skal følge betalingsdokumentasjonen.

Det er fastsatt maksimumssatser for 2024 med virkning fra 1. januar 2024

• Lunsj/middag: inntil kr. 1622,- pr person

• Enklere lunsj/mottakelse: inntil 597,- pr. person

• Forhøyet sats: satsene kan økes med inntil 30 % der utenlandske gjester på høyt nivå er til stede. Rektor avgjør når forhøyet sats kan benyttes.

Kulturelle innslag: Dersom det inngår kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m. Utgifter til kulturelle innslag skal avklares på forhånd og følge saken.

Representasjon utenlands

Rektor bestemmer hvilke personer som har alminnelig fullmakt til å samtykke i representasjon utenlands. Dette er dekaner, senterledere, prorektorer og divisjonsdirektør. Vurderingen i det enkelte tilfelle skal foretas skriftlig av bemyndiget person før representasjonen finner sted og skal følge saken.

Når OsloMet-ansatte står som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tjenesteoppdrag utenlands, er utgiftsgrensen pr. person lik kostsatsen for vedkommende land (arbeidsgiver.dfo.no). Dersom representasjon i spesielle tilfeller ikke kan holdes innenfor kostsatsen i vedkommende land, kan kostsatsen økes med 30 prosent i tillegg. Dette skal dokumenteres særskilt.

Hjemmerepresentasjon

Rektor, dekaner, senterledere, prorektorer og divisjonsdirektør kan i enkelte tilfelle samtykke i hjemmerepresentasjon. Vurderingen skal skje skriftlig før representasjonen finner sted og skal følge saken.

For slik representasjon refunderes legitimerte utgifter med inntil 80 prosent av satser som gjelder for annen representasjon.

Arbeidsmiljøet ved OsloMet skal være rusfritt for studenter og ansatte. Det skal derfor ikke serveres/nytes alkohol på OsloMets områder innenfor arbeidstidens kjernetid, dvs. før kl. 14.30. Se OsloMets retningslinjer for rusmiddelbruk og spillaktivitet.

Dette gjelder for OsloMets virksomheter og SiOs serveringssteder på OsloMets områder, samt studentkjellere, festivaltelt og andre midlertidige serveringssteder.

Alkoholholdig drikke dekkes kun i forbindelse med servering av mat. Hovedregelen er at det dekkes opp til to enheter alkohol av normal prisklasse til måltider. Bevertningen skal etter skattereglene være «beskjeden».

Etter skatteforskriften §6-21-2 (lovdata.no) kan ikke brennevin dekkes uten skattetrekk, og blir brennevin dekket av arbeidsgiver, blir hele måltidet skattepliktig som godtgjørelse/naturalia.

Kostnader til alkoholholdig drikke er inkludert i satsene for bevertning/representasjon og skal ikke legges til satsene nevnt i punkt 2.3 og 3.1

For når og hvordan det skal søkes om skjenkebevilling, se Oslo Kommunes (oslo.kommune.no) nettsider.

Det skal som hovedregel ikke utbetales tips (drikkepenger) for statens regning.

I forbindelse med representasjonsutgifter kan det i enkelte tilfeller likevel være nødvendig å betale tips, se Statens arbeidsgiverportal om reiser og satser (arbeidsgiver.dfo.no). 

Anledning til å gi tips på statens regning må være forhåndsgodkjent og legges ved betalingsbilaget (faktura/refusjonskrav).

Tips som staten skal dekke må dokumenteres eller sannsynliggjøres.

Ønsker deltakere å gi tips til servitører/kokker, må dette dekkes privat av den enkelte deltaker.

Utgifter til bevertning og representasjon skal dokumenteres med bilag/kvitteringer. Antallet deltakere skal være klart angitt. 

Alle underbilag skal vedlegges. Formålet for bevertningen/representasjonen og begrunnelse for bruk av satser til bevertning eller representasjon skal følge bilaget. Det må tydelig merkes om bilaget gjelder bevertning eller representasjon.

Deltakerliste skal følge bilagene. Dersom det er en kjent gruppe, f.eks. «OsloMet-styret», «HR-forum» o.l., er det tilstrekkelig å oppgi gruppens navn og antall personer. Navn på eksterne gjester må alltid oppgis, med navn på virksomheten de representerer. Programmet for arrangementet skal legges ved.

Ansatte som har krav på betalt overtid, har i utgangspunktet ikke rett til å få dekket utgifter til mat, se SPH 10.11.4 (lovdata.no). Ansatte kan likevel i enkelttilfeller få dekket utgifter til overtidsmat når særlige grunner tilsier det. 

Ansatte kan få refundert matutgifter med inntil kr 200,- under følgende forutsetninger:

• Ved utførelse av pålagt overtidsarbeid på minst 3 timer utover ordinær arbeidstid.
• Ved pålagt deltakelse i møter eller forhandlinger som varer minst 3 timer utover ordinær arbeidstid.
• Overtiden skal være pålagt av leder. Ansatte får ikke dekket mat ved selv velge å jobbe utover normal arbeidstid.
• Det er opptil hver enkelt personalleder, i hvert enkelt tilfelle, å bestemme om det skal dekkes overtidsmat eller ikke.
• Etter SPH 10.11.4 kan ansatte få dekket overtidsmat på opp til 224,- kr, men grensen for skattefri dekning av overtidsmat er likevel kr 200,-. Det vil dermed påløpe skatteplikt på de overskytende 24,- kr. Se sats for overtidsmat ved lange arbeidsdager (skatteetaten.no)