Bestill vare eller tjeneste

Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier (LUI) kan bestille mat, bøker og blomster her (cillco.com, krever innlogging)

1. Gå inn i «Min bestilling» og velg «Meld inn behov».
2. Fyll inn nøyaktig beskrivelse av behovet og annen relevant informasjon. Når du har meldt inn behovet, vil din lokale bestiller legge inn bestillingen i innkjøpssystemet og sende den til leverandøren.
3. Meld i fra til din lokale bestiller når du har mottatt varen eller tjenesten slik at bestiller kan gjøre varemottak i systemet. Fakturaen blir automatisk betalt når varen er registrert som mottatt og i henhold til avtale.

OsloMets rammeavtaler finner du i: Avtalekatalogen. Bestilling/avrop og tilbakemeldinger på rammeavtaler gjør du i Min bestilling. 

Les mer om bestillingsrutinene:

Rutine for tjenestekjøp - generell veiledning for tjenestekjøp

• Bøker
• Mat og bevertning
• IKT-utstyr, programvare og datarekvisita
• Konsulenttjenester innen digitalisering
• Engelsk oversettelse og språkvask
• Turbuss
• Profil- og gaveartikler
• Bedriftshelsetjenester
• Vikartjenester
• Databriller
• Kredittkort
• Trykkeritjenester
• Visittkort
• Reise og hotell
• Bestillingstjenester Gründergarasjen

Har du behov for å kjøpe noe som vi ikke har en aktuell rammeavtale for? Da kan det være aktuelt å inngå en ny avtale for innkjøp. Se hvordan prosessen foregår og hvordan du går fram ved behov for en ny innkjøpsavtale. 

Les mer om hva du skal gjøre dersom du har hatt utlegg for en vare eller tjeneste.

Når du har bestilt og mottatt en vare eller tjeneste og opplever feil eller mangler, må du som er mottaker klage direkte til leverandøren og be om korrigerende tiltak.

• Hvis klagen ikke fører frem, bør du ta kontakt med avtaleforvalteren for støtte. I OsloMets avtalekatalog står det informasjon om hvem som er avtaleforvalter for hver enkelt avtale.
• Alle klager må dokumenteres. Ta gjerne en prat med leverandøren, men følg opp med en skriftlig henvendelse.
• Hvis gjentatte klager til leverandøren ikke fører frem, og OsloMet stadig opplever feil og mangler, må avtaleforvalteren vurdere oppsigelse av avtalen (i henhold til kontraktens bestemmelser). I de tilfeller bør avtaleforvalteren be Seksjon innkjøp og anskaffelseslederen om bistand.

Miljø, etikk og samfunnsansvar i anskaffelser

Når OsloMet kjøper varer og tjenester, skal vi ta hensynt til mennesker, miljø, samfunn og dyr. Handlingsplan for anskaffelsespraksis viser mål, delmål og tiltak for å videreutvikle arbeid med bærekraftige anskaffelser. Etiske retningslinjer for anskaffelser viser hvordan det gjøres i praksis.

Bærekraftige anskaffelser

Seksjon for innkjøp bistår organisasjonen med å inngå avtaler på varer og tjenester i henhold til gjeldende lovverk og interne retningslinjer, og som er:

• Klima- og miljøvennlige
• Produsert under forhold som respekterer menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår
• Økonomisk forsvarlige

Når avtalen er inngått er det opp til de ulike enhetene å bruke den fornuftig. Forbruket har stor betydning for en bærekraftig samfunnsutvikling. Alle varer har en produksjons- og transporthistorie som medfører utslipp og bruk av ressurser. Å redusere forbruket er det mest bærekraftige valget vi kan ta, så det er viktig å kun kjøpe det man absolutt trenger.

Klima og miljø

OsloMet skal alltid vurdere levetiden til det vi kjøper - fra det blir produsert og levert, til det ikke kan brukes mer. Vi vektlegger god kvalitet og lang levetid. Vi stiller krav til at varene og tjenestene skal ha minimal belastning på miljøet og være klimavennlige. Dette gjør vi blant annet ved å kreve miljømerkede produkter, miljøsertifisering hos leverandører og bruk av nullutslippskjøretøy.

Etisk handel

Etisk handel handler om å sikre at varer og tjenester blir produsert på en ansvarlig måte. Det betyr å ta hensyn til mennesker, arbeidsforhold, samfunn og miljø. OsloMet er medlem i Etisk handel Norge og er forpliktet til å følge deres prinsipperklæring (etiskhandel.no). OsloMet skal:

• jobbe med aktsomhetsvurderinger
• tilpasse egen innkjøpspraksis for å forbedre forhold for mennesker, miljø og samfunn i leverandørkjeden
• støtte oppunder retten til fri fagorganisering og andre former for demokratisk valgt arbeidstakerrepresentasjon
• ikke kjøpe varer eller tjenester fra leverandører som har aktiviteter i land som er pålagt sanksjoner av de forente nasjoner (FN) og/eller norske myndigheter. OsloMet skal unngå handel med leverandører som gjennom sin virksomhet har svært høy risiko for å medvirke til alvorlige krenkelser av individers rettigheter i krig eller konfliktsituasjoner, slik det følger av Genève-konvensjonene og FN-resolusjoner.

Aktsomhetsvurderinger

Aktsomhetsvurderinger er en arbeidsmetode for å systematisk finne og håndtere risiko for negativ påvirkning i leverandørkjeden. Målet er å forebygge risiko og samarbeide om å forbedre forholdene, og være åpne om hvordan vi følger den opp. Vi skal arbeide proaktivt og forebyggende, tilegne oss kunnskap og bruke erfaringene våre til å forbedre vår innkjøpspraksis.

Aktsomhetsvurderinger gjøres i flere steg, for eksempel i den enkelte anskaffelse, gjennom avtaleperioden og i OsloMets avtaleportefølje:

Anskaffelsesprosesser

Før vi inngår avtaler med leverandører, vurderer vi risikoen knyttet til varen eller tjenesten vi skal kjøpe. Vurderingen tar utgangspunkt i risiko knyttet til produktet, opprinnelseslandet eller bransjen. I dette arbeidet bruker vi DFØs oversikt over områder med høy risiko. Oversikten omfatter blant annet transport, bygg og anlegg, mat- og måltidstjenester, plast, IKT og elektronikk, batterier, møbler og tekstiler.

Basert på risiko vurderer OsloMet to typer krav i anskaffelser:

1. Etisk handel som kvalifikasjonskrav
Leverandøren må vise at de er egnet til å delta i konkurransen for å bli vurdert for kontraktstildeling.

2. Etiske kontraktsvilkår
Dette vilkåret stiller krav til arbeidstakernes rettigheter i tråd med ILO-konvensjoner og norsk lov. Kravene følges opp, og brudd kan få konsekvenser. Leverandørene informeres i konkurransen og ved oppstart, og må årlig svare på et egenrapporteringsskjema om hvordan de følger kravene.

Avtaleperioden

I avtalene der OsloMet har stilt etiske kontraktsvilkår, gjennomfører vi en systematisk og løpende risikovurdering gjennom hele avtaleperioden. Risikovurderingene bygger på konkrete funn, informasjon og dokumentasjon som kommer frem gjennom leverandøroppfølging, dialog, egenrapportering, revisjoner, varsler eller andre kontrolltiltak.

Risikoen klassifiseres ved hjelp av en trafikklysmetode, der kombinasjonen av sannsynlighet og konsekvens gir en samlet risikovurdering. Risikoen kategoriseres som lav risiko (grønn), middels risiko (gul) eller høy risiko (rød).

• Ved lav risiko anses leverandøren å etterleve de etiske kontraktsvilkårene på en tilfredsstillende måte, og følges opp gjennom ordinær, årlig oppfølging.
• Ved middels risiko følges leverandøren opp jevnlig gjennom strukturert dialog. Dette kan blant annet innebære krav om dokumentasjon på hvordan forholdene er forbedret, eller krav om konkrete forbedringstiltak med fastsatte frister.
• Ved høy risiko iverksetter OsloMet strenge tiltak og svært tett oppfølging. Dette omfatter blant annet skjerpede krav til dokumentasjon, konkrete og tidsfestede forbedringsplaner samt hyppig oppfølging. Dersom leverandøren ikke viser vilje eller evne til forbedring, kan ytterligere kontraktsmessige sanksjoner vurderes.

*Konsekvenser som kan medføre skade på mennesker vurderes alltid som alvorlige, uavhengig av sannsynlighet.

OsloMets avtaleportefølje

OsloMet gjennomfører årlige, overordnede vurderinger av hele avtaleporteføljen for å prioritere hvilke områder, avtaler og leverandører som skal være gjenstand for tettere oppfølging, ettersom risikobildet kan endre seg over tid. Vurderingene baseres på kunnskap som innhentes løpende om forhold i land, bransjer og produktkategorier, blant annet gjennom dialog med leverandører, medieomtale og nyhetsbildet, sanksjonslister samt informasjon fra Etisk handel Norge og andre relevante kilder.

Rapportering

OsloMet rapporterer årlig om aktiviteter, resultater og planer knyttet til forpliktelsene våre til Etisk handel Norge. Rapporten gjøres offentlig tilgjengelig.

Rapportene til Etisk handel finner du her.

Krav til våre leverandører

Våre minimumskrav til leverandører er samlet i vår Code of Conduct og er forankret i OsloMets etiske retningslinjer for anskaffelser. Vi viser til Code of Conduct i konkurransegrunnlaget i alle anskaffelser.

Link: etiske retningslinjer for anskaffelser

Lønn og arbeidsvilkår

kommer

Seksjon for Innkjøp har en gruppe i Teams som heter Innkjøpsforum. Hovedmålgruppen er bestillere, innkjøpere, økonomisjefer, ledere som er opptatt av anskaffelser og ansatte som inngår mindre avtaler på kjøp av varer og tjenester ved OsloMet. Her deles erfaring, og spørsmål angående innkjøpsområdet. Søk om å bli med hvis dette er relevant for deg i din jobb på OsloMet.