Lønn | Lønn og refusjoner - Ansatt

Lønn

Lønn

Retningslinjer om utbetaling av lønn, forskudd på lønn, overtid, variabel lønn, feriepenger, skatt m.m.
Publisert
Sist oppdatert

For enkel tilgang til lønnsslipp, tidssaldo, timeføring, fraværssøknader, utgiftsrefusjon med mer, last ned DFØ-appen til din smarttelefon og nettbrett (dfo.no).

  • Utbetaling av fast lønn (månedslønn)

    Månedslønn

    Månedslønn kommer inn på konto den 12. i hver måned. Er det helg eller offentlig fridag, skjer utbetalingen nærmeste forutgående virkedag.

    NB! Oppdager du feil eller manglende utbetaling, ta kontakt med din lokale HR-seksjon/personalansvarlig.

    Alle endringer av lønns- og personalopplysninger skal sendes attestert og anvist i P360, med mottaker Divisjon for organisasjon og infrastruktur, Avdeling økonomi, Seksjon for lønn. Ved varige endringer må arbeidsavtalen oppdateres. Kontakt lokal HR-avdeling for endringer av arbeidsavtaler.

    Lønn til nyansatte

    Nyansatte med tiltredelsesdato tidligere enn den 12. får normalt lønn samme måned. Hvis tiltredelsesdato er etter den 12., blir lønnen utbetalt påfølgende måned. Mer informasjon til nyansatte finner du på OsloMet Start.

    Lønnsslipp

    Lønnsslippen din for de siste 12 måneder finner du i SAP-portalen.

    Slik leser du lønnslippen (dfo.no).

    Merk at bruttolønn pr år er inkludert OU-midler (midler til opplærings- og utviklingstiltak), 400 kr/år, 33,33 kr/mnd. Dette blir ikke utbetalt, men er innregnet i brutto lønn i lønnstabellen og på lønnsslippen. Se tillegg til lønnstabell, beregning av lønn og trekk for kortvarige permisjoner. 

    I juni utbetales ferieoppgjøret sammen med junilønns. Se forklaring på lønnsslipp i juni (docx).

    Årsoppgave

    Årsoppgaven finner du i SAP-portalen under kategori Lønn. Merk at denne ikke er tilgjengelig i DFØ-appen.

  • Timelønn

    Timelønn

    Lønn til timelønnede kommer inn på konto den 12. i hver måned, dersom timelister er innsendt og godkjent. Er det helg eller offentlig fridag, skjer utbetalingen nærmeste forutgående virkedag. Timelønn utbetales en gang i måneden. 

    Timelønnede leverer digitale timelister.

    Timelønnede kan bare sende en timeliste pr måned og må derfor vente til etter at alle månedens timer er utført før timelisten sendes. Det anbefales sterkt å sende timelisten på månedens siste virkedag.  

    Arbeidsavtaler til timelønnede bestilles i SAP-portalen, se Kontrakt på timelønn og oppdrag/honorar - Ansatt - minside (oslomet.no)

  • Honorar til oppdragstakere

    Lønn i form av honorar utbetales to ganger i måneden, utbetalingsdatoen varierer mellom 15. til 18. og 24. til 28. Det utbetales som hovedregel ikke feriepenger og opptjenes ikke pensjon av lønnshonorar. Honorar innrapporteres som lønnsinntekt med forhåndstrekk av skatt.

    Oppdragsavtaler til oppdragstakere bestilles i SAP-portalen, se Kontrakt på timelønn og oppdrag/honorar - Ansatt - minside (oslomet.no)

  • Frister for lønnsbilag, refusjoner og reiseregninger

    Frister for lønnsbilag, refusjoner og reiseregninger i 2023

    Fristliste for bilag og lønnskjøringer 2023 (pdf)

    Årsavslutning 2023

    Reiser og utgiftsrefusjoner

    • Årets siste reisekjøringer er 04.12 og 07.12.23

    • Reiser og refusjoner med datoer i 2022 må sendes til godkjenning innen mandag 04.12.23. Disse må være godkjent innen 07.12 klokka 20:00, og blir utbetalt 13.12. Dette er siste reisekjøring for reiser/refusjoner med dato i 2022. Alle reiser/refusjoner som sendes etter dette må dateres i 2023. Merk at dette ikke er årets siste reisekjøring – men nest siste.

    • Absolutt siste reiseregninger/utgiftsrefusjoner i 2023 utbetales 19.12.23 

    • Reiser og utgiftsrefusjoner for 2023 må sendes til godkjenning i SAP-portalen innen mandag 07.12, og må godkjennes av leder innen 14.12 klokka 20:00.

    • Alle reiser/refusjoner som er godkjent etter 14.12.23 blir utbetalt i første reisekjøring i 2024. Reisene blir belastet budsjettet for 2023 dersom de ble foretatt i 2023 og er godkjent av leder innen 04.01.24.

    Utbetalinger til ansatte og timelønnede

    • Siste utbetaling av timelister, overtid, mertid, forskjøvet arbeidstid og andre utbetalinger til ansatte i 2023 er 12.12.23 

    • Manuelle bilag må sendes til godkjenning innen 27.11.23

    • Godtgjørelser (overtid og skattepliktige fordeler) må sendes i SAP-portalen/DFØ-appen innen 27.11. Godkjenner 2 må godkjenne i SAP-portalen innen mandag 04.12 klokka 20:00.

    Utbetalinger til honorarmottagere (oppdragstakere, sensorer o.l.)

    • Siste utbetaling av sensur og honorarer i 2023 er 18.12.23. Bilagene må være sendt til variabellonn@oslomet.no eller i P360 innen fredag 08.12.

  • Engasjement på pensjonistvilkår

    Se retningslinjer for engasjement på pensjonistvilkår (word).

  • Timelønn og oppdragskontrakter (TOA)

    Seksjon for lønn håndterer arbeidsavtaler for timelønnede arbeidstakere og oppdragstakere, og utbetalinger til disse i SAP-portalen.

    Frister for kontraktsbestilling

    Generelt forsøker vi å behandle alle bestillinger og spørsmål innen 10 virkedager. Vi anbefaler at du bestiller avtalen god tid i forveien av arbeids/oppdragsforholdet. For semesterstart gjelder egne frister, se nedenfor.

    For timelønnede og oppdragstakere som skal starte i arbeidsforhold/oppdragsforhold i høstsemesteret (august-september), må kontraktsbestillinger være sendt i SAP-portalen innen 20. juni. 

    For arbeids/oppdragsforhold som starter på vårsemesteret, må kontraktsbestillinger være sendt i SAP-portalen innen 20. november.

    Vi behandler alle bestillinger fortløpende etter vår kapasitet, og kan ikke garantere at bestillinger sendt etter disse fristene blir ferdigbehandlet til semesterstart.  

  • Innsending av timelister

    Timelønnede sender timelister med DFØ-appen. Veiledning til og FAQ om timelister finner du her.

  • Innrapportering og skatt av fordeler for refusjoner, naturalytelser og gevinster

    Etter skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. Skatteloven § 5-10 angir en ikke uttømmende liste over slike fordeler. Dette omfatter lønn, honorar, feriepenger, ventepenger, provisjon, premier, priser, stipend, godtgjørelser som medlem av styre, representantskap, utvalg, råd og lignende, og naturalytelser. Fordeler skal forhåndsbeskattes og er grunnlag for avsetning av arbeidsgiveravgift.

    For at utbetalinger skal være skattefrie må kriteriene i skattelovgivningen være oppfylt. OsloMets retningslinjer for tjenestereiser, utgiftsrefusjoner og bevertning er basert på disse kriteriene.  Mangler tilstrekkelige opplysninger, vil utbetalingene bli foretatt med skattetrekk. 

    Det er Skatteetaten som vurderer om en utbetaling skal beskattes som fordel eller ikke - utbetalingen kan være skattepliktig, selv om den ikke anses som fordel av mottaker eller av den som utbetaler.   

    Alle utbetalinger til ansatte må derfor foretas gjennom lønnssystemet (SAP). Fordeler som er utbetalt direkte (gaver, betalt husleie, utdelte premier, utdelt arbeidstøy) må det informeres om til Seksjon for lønn. Informasjonen må inneholde hvilke ansatte det dreier seg om, utbetalte beløp/verdi av utdelt naturalia og nøyaktig periode for utbetalingene. Send dette til deres faste lønnskontakt eller til lonn@oslomet.no.

    Naturalytelser - datautstyr, møbler, klær og lignende som skal benyttes privat

    Se egen informasjon om hvordan du søker refusjon for naturalytelser du har lagt ut for. Det er viktig å skille mellom skattepliktige fordeler og skattefrie utleggsrefusjoner. 

    Utgiftsrefusjoner

    Utgiftsrefusjoner er skattepliktige hvis refusjonene (a) gir overskudd etter dekning av kostnader i forbindelse med arbeid, (b) dekker private kostnader. Utgiftsrefusjoner må derfor vurderes skattepliktmessig etter disse kriteriene, og er alltid innrapporteringspliktige. Merk at betalt kontingent for medlemskap regnes som privat kostnad (skatteetaten, skatte-abc) og er gjenstand for skattetrekk.  

    Gevinster og premier

    For gevinster og premier i konkurranser som kun er for ansatte i OsloMet, er hele premien skattepliktig uansett verdi.

    Arbeidsgiver skal ikke trekkes skatt eller betale arbeidsgiveravgift av slike gevinster, selv om gevinsten er skattepliktig. Gevinsten skal ikke innrapporteres på a-meldingen. Vinneren må oppgi gevinsten i sin egen skattemelding. Dette ansvaret ligger hos den enkelte ansatte.

    Tilfeldige gevinster som er skattefrie inntil kr 10 000

    Tilfeldige gevinster ved spill, konkurranser, lotterier o.l. er skattefrie dersom gevinsten ikke overstiger kr 10 000, jf. skatteloven § 5-50 første ledd (lovdata.no). 

    Premier og gevinster til informanter, deltakere i spørreundersøkelser, studenter o.l. er ikke skattepliktige hvis premien har en verdi på mindre enn kr 10 000.

    Gevinster og premiering som hovedsakelig oppnås på grunnlag av kunnskap, ferdigheter mv. er ikke tilfeldig inntekt og er ikke skattepliktig etter skatteloven § 5-50, se Skatte- ABC 2023 (skatteetaten.no).

    Gevinster hvor hele premien er skattepliktig

    Dersom gevinsten overstiger kr 10 000 i verdi er hele gevinsten skattepliktig. Dette gjelder selv om det er flere skatteytere som deler gevinsten.

    Dersom konkurransen er kun for ansatte ved OsloMet er hele premien skattepliktig.

  • Stipend

    Stipender er etter Skatteloven § 5-10 skattepliktig fordel. Alle stipend til ansatte er i utgangspunktet skattepliktige.

    Stipender til studenter utenfor arbeidsforhold er normalt skattefrie. Dersom det er et krav om motytelse knyttet til studentstipender, blir stipendet skattepliktig og mottakeren skal behandles som en ansatt. Erstatter stipendet arbeidsinntekt, er det skattepliktig.

    Stipender som utelukkende skal dekke påløpte merutgifter, kostnader eller utlegg som studenter eller ansatte har pådratt seg i en bestemt periode, er ikke skattepliktige. Dersom det er overskudd etter dekning av merutgifter er disse skattepliktige for ansatte. 

    Det er derfor vesentlig at det ved utdeling av stipender informeres til Seksjon for lønn hva stipender skal brukes til, om det foreligger krav til dokumentasjon av bruk av midlene og eventuell dokumentasjon av utgifter.

    For alle stipender må lokal enhet skrive et tildelingsbrev. Se mal for tildelingsbrev for gjesteforsker. Malen kan også tilpasses til andre stipender.

    Seksjon lønn sendes tildelingsbrevet i P360. Mottakere av stipend må dokumentere påløpte utgifter med bilag/kvitteringer og lage en regnskapsoversikt senest en måned etter at stipendperioden er avsluttet. Dokumentasjonen skal være slik at "utbetaleren ikke har grunn til å anta at utbetalingen gir overskudd" (skatteetaten.no). Med "overskudd" menes differansen mellom stipendbeløpet og godkjente utgiftsrefusjoner.   

    Merk at det er bestemte skatteregler og rutiner for forskjellige typer stipender - se retningslinjer for utbetaling av stipend (docx).

  • Lønn opptjent i utlandet

    Lønn opptjent i utlandet rapporteres spesielt til Skatteetaten. Det er derfor viktig at Seksjon for lønn får beskjed om ansatte som har fått utenlandsstipend og dermed har lønnsopptjening i utlandet.

    Når det sendes bekreftelsesbrev/tildelingsbrev til ansatte om utenlandsstipend, sett som kopimottaker Divisjon for organisasjon og infrastruktur, Avdeling økonomi, Seksjon for lønn. 

    Du kan også sende melding til lonn@oslomet.no om stipendet, mottaker, beløp og periode.

  • Godtgjørelser

    Godtgjørelser er tilleggsutbetalinger til månedslønn. Les her om godtgjørelser og hvordan de registreres i selvbetjeningsløsningene.

    Funksjonen for godtgjørelser i SAP-portalen brukes også til overtid for UH-ansatte. Se eget punkt om overtid og mertid på denne siden. 

  • Reiseregninger

    Reisesøknader og reiseregninger for tjenestereiser sender du i SAP-portalen eller DFØ-appen.

    Reiseoppgjør utbetales én gang per uke forutsatt at reiseregning er levert og godkjent i SAP-portalen.

  • Utgiftsrefusjoner

    Utgiftsrefusjoner utbetales på reisekjøringen sammen med reiseregninger. Se ansatt.oslomet.no/refusjoner

  • Lønnslån

    Lønnslån (forskudd på lønn) gis kun i særskilte tilfeller.

    For mer informasjon om lønnslån - se Personalhåndboka (Compendia.no).

  • Feriepenger

    Universitet foretar en engangsberegning av feriepenger i juni måned på bakgrunn av fjorårets lønn (opptjeningsåret). Ferieåret er det året du avvikler ferien.

    • Ferielønnstillegget, dvs. den delen av feriepengene som overstiger ordinær lønn under ferien, blir utbetalt sammen med lønnen i juni måned.
    • All ferieavvikling skal meldes inn til leder og registreres i SAP.
    • Sjekk kvoteoversikt i SAP-portalen for hvor mange feriedager du til enhver tid har til rådighet.

  • Overtid og mertid

    Avspasering av overtid kan, etter avtale med leder, skje time for time, samtidig som overtidstillegget blir utbetalt.

    Utbetaling av overtid og mertid

    For TA-ansatte: Utbetaling av overtid og mertid skjer normalt to måneder etter utført overtidsarbeid. Dette avhenger av når leder godkjenner over/mertiden i SAP-portalen.

    For UF-ansatte: Utbetaling av overtid og mertid skjer ved første mulige hovedlønnsutbetaling etter at leder godkjenner E-skjemaet. Over/mertid kan dermed bli utbetalt førstkommende måned etter at over/mertiden er utført. Dette avhenger av når E-skjemaet er innsendt og når det er godkjent.

  • Tjenestekontoret for reiseregninger og variabel lønn

    Tjenestekontoret er førstelinje for lønnstjenester og håndterer alle reiseregninger og oppgavepliktig variabel lønn (timelønn, honorarer, godtgjørelser, sensur, råd og utvalg) til ansatte og eksterne som utbetales via lønnssystemet.

    Tjenestekontoret håndterer saker for ansatte på alle fakulteter og sentre. Studentsaker håndteres ikke av Tjenestekontoret.

    Kontakt: reiseregning@oslomet.no og variabellonn@oslomet.no. 

    Tjenestekontoret for reiseregninger og variabel lønn håndterer følgende:

    • reiseregninger og utgiftsrefusjoner 
    • utbetalinger til timelønnede på grunnlag av timelister 
    • utbetalinger av honorarer for sensur, komiteer, enkeltstående oppdrag, råd og utvalg
    • utbetalinger av godtgjørelser (oppgavepliktige utbetalinger) til ansatte
    • bruk av SAP-portalen og DFØ-appen til disse utbetalingene
    • arbeidsavtaler for timelønnede og oppdragstakere på honorar med TOA-løsningen (kontraktsbestilling i SAP-portalen)

    Tjenestekontoret håndterer ikke:

    • studentsaker (semesteravgift, studiereiser, praksisreiser)
    • fakturaer
    • utbetalinger som skal foretas via regnskap / UBW - kontakt regnskap@oslomet.no
    • reisebestillinger
    • håndtering av arbeidsavtaler for ansatte (faste/midlertidige) med månedslønn: kontakt lokal HR-avdeling 

  • Sende inn bilag

    Bilag som inneholder personopplysninger sendes attestert og anvist i P360, med mottaker Divisjon for organisasjon og infrastruktur, Avdeling økonomi, Seksjon for lønn.

    Bilag som skal attesteres og kontrolleres av Tjenestekontoret sendes med FileSender (filesender.uninett.no) til kontaktpunktene. Dokumentene blir da kryptert, og eksterne ressurser kan sendes invitasjon til å sende dokumenter med løsningen. Til intern kommunikasjon brukes variabellonn@oslomet.no.

    Les mer om FileSender på Units nettsider (unit.no)

  • Lederopplæring lønn og lønnstjenester

    Se presentasjon fra lederkurs i økonomi, avholdt våren 2023, Lønn og lønnstjenester (ppt) 

  • Nyttige lenker

Kontakt

Kontakt