Lønn | Lønn og refusjoner - Ansatt

Lønn

Lønn

Om utbetaling av lønn, forskudd på lønn, overtid, variabel lønn og feriepenger

For enklere tilgang til lønnsslipp, tidssaldo, timeføring, fraværssøknader, utgiftsrefusjon med mer, last ned DFØ-appen til din smarttelefon og nettbrett (dfo.no).

  • Innrapportering av fordeler

    Etter skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. Skatteloven § 5-10 angir en ikke uttømmende liste over slike fordeler. Dette omfatter lønn, honorar, feriepenger, ventepenger, provisjon, premier, priser, stipend, godtgjørelser som medlem av styre, representantskap, utvalg, råd og lignende, og naturalytelser. Fordeler skal forhåndsbeskattes og er grunnlag for avsetning av arbeidsgiveravgift.

    For at utbetalinger skal være skattefrie må kriteriene i skattelovgivningen være oppfylt. OsloMets retningslinjer for tjenestereiser, utgiftsrefusjoner og bevertning er basert på disse kriteriene.  Mangler tilstrekkelige opplysninger, vil utbetalingene bli foretatt med skattetrekk. 

    Det er Skatteetaten som vurderer om en utbetaling skal beskattes som fordel eller ikke - utbetalingen kan være oppgavepliktig, selv om den ikke anses som fordel av mottaker eller av den som utbetaler.   

    Alle utbetalinger til ansatte må derfor foretas gjennom lønnssystemet (SAP). Fordeler som er utbetalt direkte (gaver, betalt husleie, utdelte premier, utdelt arbeidstøy) må det informeres om til Seksjon for lønn. Informasjonen må inneholde hvilke ansatte det dreier seg om, utbetalte beløp/verdi av utdelt naturalia og nøyaktig periode for utbetalingene. Send dette til deres faste lønnskontakt eller til lonn@oslomet.no.

    Naturalytelser - datautstyr, møbler, klær o.l. som skal benyttes privat

    Se egen informasjon om hvordan du søker refusjon for naturalytelser.

    Stipender 

    Stipender er etter Skatteloven § 5-10 skattepliktig fordel. Stipend til ansatte er i utgangspunkt skattepliktige, mens stipender til studenter utenfor arbeidsforhold normalt er skattefrie. Dersom det er et krav om motytelse knyttet til studentstipender, blir stipendet skattepliktig og mottakeren skal behandles som en ansatt. Stipender som utelukkende skal dekke påløpte merutgifter, kostnader eller utlegg som studenter eller ansatte har pådratt seg i en bestemt periode, er ikke skattepliktige. Dersom det er overskudd etter dekning av merutgifter er disse skattepliktige for ansatte. 

    Det er derfor vesentlig at det ved utdeling av stipender informeres til Seksjon for lønn hva stipender skal brukes til, om det foreligger krav til dokumentasjon av bruk av midlene og eventuell dokumentasjon av utgifter.  

    Utgiftsrefusjoner

    Utgiftrefusjoner er skattepliktige hvis refusjonene (a) gir overskudd etter dekning av kostnader i forbindelse med arbeid, (b) dekker private kostnader. Utgiftsrefusjoner må derfor vurderes skattepliktmessig etter disse kriteriene, og er alltid innrapporteringspliktige.

    Gevinster og premier

    For gevinster og premier i konkurranser som kun er for ansatte i OsloMet, er hele premien skattepliktig uansett verdi.

    Arbeidsgiver skal ikke trekkes skatt eller betale arbeidsgiveravgift av slike gevinster, selv om gevinsten er skattepliktig. Gevinsten skal ikke innrapporteres på a-meldingen. Vinneren må oppgi gevinsten i sin egen skattemelding. Dette ansvaret ligger hos den enkelte ansatte.

    Tilfeldige gevinster som er skattefrie inntil kr 10 000

    Tilfeldige gevinster ved spill, konkurranser, lotterier ol. er skattefrie dersom gevinsten ikke overstiger kr 10 000, jf. skatteloven § 5-50 første ledd

    Premier og gevinster til informanter, deltakere i spørreundersøkelser, studenter o.l. er ikke skattepliktige hvis premien har en verdi på mindre enn kr 10 000.

    Gevinster hvor hele premien er skattepliktig

    Dersom gevinsten overstiger kr 10 000 i verdi er hele gevinsten skattepliktig. Dette gjelder selv om det er flere skatteytere som deler gevinsten.

    Dersom konkurransen er kun for ansatte ved OsloMet er hele premien skattepliktig.

  • Utbetaling av lønn

    Ordinær lønn og lønn til timelærere

    Ordinær lønn og lønn til timelærere kommer inn på konto den 12. i hver måned. Er det helg eller offentlig fridag, skjer utbetalingen nærmeste forutgående virkedag.

    NB! Oppdager du feil eller manglende utbetaling, ta kontakt med din lokale HR-seksjon/personalansvarlig.

    Timelønnede leverer digitale timelister.

    Fristen for innsending av digitale timelister er den 20. i måneden. Sender du timelister etter den 20., kan vi ikke garantere utbetaling påfølgende måned. 

    Lønn for nyansatte

    Nyansatte med tiltredelsesdato tidligere enn den 12. får normalt lønn samme måned. Hvis tiltredelsesdato er etter den 12., blir lønnen utbetalt påfølgende måned. Mer informasjon til nyansatte finner du på OsloMet Start.

    Honorar og etterfakturering

    Lønn i form av honorar og etter faktura utbetales i slutten av måneden.

    Lønnsslipp

    Lønnsslippen din for de siste 12 måneder finner du i SAP-portalen.

    Slik leser du lønnslippen (dfo.no).

    Merk at bruttolønn pr år er inkludert OU-midler (midler til opplærings- og utviklingstiltak), 400 kr/år, 33,33 kr/mnd. Dette blir ikke utbetalt, men er innregnet i brutto lønn i lønnstabellen og på lønnsslippen. Se tillegg til lønnstabell, beregning av lønn og trekk for kortvarige permisjoner

    Reiseoppgjør utbetales én gang per uke forutsatt at reiseregning er levert og godkjent i SAP-portalen.

    Årsoppgaven (kalt "sammenstilling") finner du også i SAP-portalen.

  • Forskudd på lønn

    Forskudd på lønn gis kun i særskilte tilfeller.

    For mer informasjon om lønn - se Personalhåndboka (Compendia).

  • Feriepenger

    Universitet foretar en engangsberegning av feriepenger i juni måned på bakgrunn av fjorårets lønn.

    • Ferielønnstillegget, dvs. den delen av feriepengene som overstiger ordinær lønn under ferien, blir utbetalt sammen med lønnen i juni måned.
    • All ferieavvikling skal meldes inn til leder og registreres.
    • Sjekk kvoteoversikt i SAP-portalen for hvor mange feriedager du til enhver tid har til rådighet.
  • Overtid og mertid

    • Overtid og mertid skal være pålagt og kontrollerbart. Begrunnelse for over/mertiden skal legges inn i registreringen: bruk kommentar- eller merknadsfeltet. 
    • TA-ansatte registrerer over/mertid med tidregistrering i SAP-portalen. Se Personalhåndboken om mertid.
    • UF-ansatte registrerer overtid og mertid med E-skjema "Godtgjørelse" (generell informasjon om E-skjemaet her) i SAP-portalen. Etter Arbeidsmiljøloven skal det dokumenteres at avtalt normalarbeidsdag er oppfylt før over/mertid kan opparbeides. Dette dokumenteres med utfylt arbeidstidsskjema UF - 2020/2021 (arbeidstidsskjema UF - 2019/2020). Skjemaet må vedlegges Godtgjørelsesskjemaet.
      • Se veiledning til overtid med ny SAP-portal (oppdatert september 2020)
      • Se veiledning til overtid med gammel SAP-portal
    • Overtid og mertid skal være forhåndsgodkjent. Vedlegg godkjenning fra Budsjettdisponent på den budsjettenheten som over/mertiden skal belastes på. 
    • Arbeidsordren og budsjettenheten hvor over/merttiden skal belastes må oppgis. Uten dette blir over/mertiden belastet der ansattes månedslønn belastes. 

    Avspasering av overtid kan, etter avtale med leder, skje time for time, samtidig som overtidstillegget blir utbetalt.

    Utbetaling av overtid og mertid

    For TA-ansatte: Utbetaling av overtid og mertid skjer normalt to måneder etter utført overtidsarbeid. Dette avhenger av når leder godkjenner over/mertiden i SAP-portalen.

    For UF-ansatte: Utbetaling av overtid og mertid skjer ved første mulige hovedlønnsutbetaling etter at leder godkjenner E-skjemaet. Over/mertid kan dermed bli utbetalt førstkommende måned etter at over/mertiden er utført. Dette avhenger av når E-skjemaet er innsendt og når det er godkjent.

  • Tjenestekontoret for reiseregninger og variabel lønn

    Tjenestekontoret håndterer alle reiseregninger og oppgavepliktig variabel lønn (timelønn, honorarer, godtgjørelser, sensur, råd og utvalg) til ansatte og eksterne som utbetales via lønnssystemet.

    Tjenestekontoret håndterer saker for alle fakulteteter og sentre. Studentsaker håndteres ikke av Tjenestekontoret.

    Kontakt: reiseregning@oslomet.no og variabellonn@oslomet.no

    Tjenestekontoret for reiseregninger og variabel lønn håndterer følgende områder:

    • reiseregninger og utgiftsrefusjoner 
    • utbetalinger til timelønnede på grunnlag av timelister 
    • utbetalinger av honorarer for sensur, komiteer, enkeltstående oppdrag, råd og utvalg
    • utbetalinger av godtgjørelser (oppgavepliktige utbetalinger) til ansatte
    • bruk av SAP-portalen og DFØ-appen til disse utbetalingene

    Tjenestekontoret håndterer ikke:

    • studentsaker (semesteravgift, studiereiser, praksisreiser)
    • fakturaer
    • utbetalinger som skal foretas via regnskap / UBW - kontakt regnskap@oslomet.no
    • reisebestillinger
    • innhold i arbeidsavtaler: kontakt lokal HR-enhet for henvendelser angående dette
    • håndtering av arbeidsavtaler i P360 og signering i Digipost av disse: kontakt dokhjelp@oslomet.no om dette

  • Sende inn bilag

    Bilag som inneholder personopplysninger sendes attestert og anvist i P360, med mottaker Seksjon for lønn, Avdeling for økonomi, ORV

    Bilag som skal attesteres og kontrolleres av Tjenestekontoret sendes med FileSender (filesender.uninett.no) til kontaktpunktene. Dokumentene blir da kryptert, og eksterne ressurser kan sendes invitasjon til å sende dokumenter med løsningen. Les om FileSender her.

  • Nyttige lenker

Kontakt

Kontakt