- Innrapportering av fordeler
- Utbetaling av lønn
- Forskudd på lønn
- Overtid og mertid
- Feriepenger
- Tjenestekontoret for reiseregninger og variabel lønn
- Sending av bilag med personopplysninger
- Lenker til lønnspolitikk, lønnstabell og lønnskjøring
- SAP-portalen
Innrapportering og fordelsbeskatning av fordeler
Etter skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. Skatteloven § 5-10 angir en ikke uttømmende liste over slike fordeler. Dette omfatter lønn, honorar, feriepenger, ventepenger, provisjon, premier, priser, stipend, godtgjørelser som medlem av styre, representantskap, utvalg, råd og lignende, og naturalytelser. Fordeler skal forhåndsbeskattes og er grunnlag for avsetning av arbeidsgiveravgift.
For at utbetalinger skal være skattefrie må kriteriene i skattelovgivningen være oppfylt. OsloMets retningslinjer for tjenestereiser, utgiftsrefusjoner og bevertning er basert på disse kriteriene. Mangler tilstrekkelige opplysninger, vil utbetalingene bli foretatt med skattetrekk.
Det er Skatteaten som vurderer om en utbetaling skal beskattes som fordel eller ikke - utbetalingen kan være oppgavepliktig, selv om den ikke anses som fordel av mottaker eller av den som utbetaler.
Alle utbetalinger til ansatte må derfor foretas gjennom lønnssystemet (SAP). Fordeler som er utbetalt direkte (betalt husleie, utdelte premier, utdelt arbeidstøy) må det informeres om til Seksjon for lønn. Informasjonen må inneholde hvilke ansatte det dreier seg om, utbetalte beløp/verdi av utdelt naturalia og nøyaktig periode for utbetalingene. Send dette til deres faste lønnskontakt eller til lonn@oslomet.no.
Naturalytelser - datautstyr, møbler, klær o.l. som skal benyttes privat
Se https://ansatt.oslomet.no/refusjoner for informasjon om hvordan du søker refusjon for naturalytelser.
Stipender
Stipender er etter Skatteloven § 5-10 skattepliktig fordel. Stipend til ansatte er i utgangspunkt skattepliktige, mens stipender til studenter utenfor arbeidsforhold normalt er skattefrie. Dersom det er et krav om motytelse knyttet til studentstipender, blir stipendet skattepliktig og mottakeren skal behandles som en ansatt. Stipender som utelukkende skal dekke påløpte merutgifter, kostnader eller utlegg som studenter eller ansatte har pådratt seg i en bestemt periode, er ikke skattepliktige. Dersom det er overskudd etter dekning av merutgifter er disse skattepliktige for ansatte.
Det er derfor vesentlig at det ved utdeling av stipender informeres til Seksjon for lønn hva stipender skal brukes til, om det foreligger krav til dokumentasjon av bruk av midlene og eventuell dokumentasjon av utgifter.
Utgiftsrefusjoner
Utgiftrefusjoner er skattepliktige hvis refusjonene (a) gir overskudd etter dekning av kostnader i forbindelse med arbeid, (b) dekker private kostnader. Utgiftsrefusjoner må derfor vurderes skattepliktmessig etter disse kriteriene, og er alltid innrapporteringspliktige.
Gevinster og premier
For gevinster og premier i konkurranser som kun er for ansatte i OsloMet, er hele premien skattepliktig uansett verdi
Arbeidsgiver skal ikke trekkes skatt eller betale arbeidsgiveravgift av slike gevinster, selv om gevinsten er skattepliktig. Gevinsten skal ikke innrapporteres på a-meldingen. Vinneren må oppgi gevinsten i sin egen skattemelding. Dette ansvaret ligger hos den enkelte ansatte.
Tilfeldige gevinster som er skattefrie inntil kr 10 000
Tilfeldige gevinster ved spill, konkurranser, lotterier ol. er skattefrie dersom gevinsten ikke overstiger kr 10 000, jf. skatteloven § 5-50 første ledd.
Premier og gevinster til informanter, deltakere i spørreundersøkelser, studenter o.l. er ikke skattepliktige hvis premien har en verdi på mindre enn kr 10 000.
Gevinster hvor hele premien er skattepliktig
Dersom gevinsten overstiger kr 10 000 i verdi er hele gevinsten skattepliktig. Dette gjelder selv om det er flere skatteytere som deler gevinsten.
Dersom konkurransen er kun for ansatte ved OsloMet er hele premien skattepliktig.
Utbetaling av lønn
Kompensasjon for arbeid skal utbetales som lønn, ikke i form av gavekort e.l.
Ordinær lønn og lønn til timelærere
Ordinær lønn og lønn til timelærere kommer inn på konto den 12. i hver måned. Er det helg eller offentlig fridag, skjer utbetalingen nærmeste forutgående virkedag.
NB! Oppdager du feil eller manglende utbetaling, ta kontakt med din lokale HR-seksjon/personalansvarlig.
Timelønnede leverer digitale timelister - se https://ansatt.oslomet.no/timelonn
Fristen for innsending av digitale timelister er den 20. i måneden. Sender du timelister etter den 20., kan vi ikke garantere utbetaling påfølgende måned.
Lønn for nyansatte
Nyansatte med tiltredelsesdato tidligere enn den 12. får normalt lønn samme måned. Hvis tiltredelsesdato er etter den 12., blir lønnen utbetalt påfølgende måned. Mer informasjon til nyansatte finner du på OsloMet Start.
Honorar og etterfakturering
Lønn i form av honorar og etter faktura utbetales i slutten av måneden.
Lønnsslipp
Lønnsslippen din for de siste 12 måneder finner du i SAP-portalen.
Slik leser du lønnslippen din
Merk at bruttolønn pr år er inkludert OU-midler (midler til opplærings- og utviklingstiltak), 400 kr/år, 33,33 kr/mnd. Dette blir ikke utbetalt, men er innregnet i brutto lønn i lønnstabellen og på lønnsslippen. Se tillegg til lønnstabell, beregning av lønn og trekk for kortvarige permisjoner.
DFØ-appen - enklere SAP-portal
For enklere tilgang til lønnsslipp, tidssaldo, timeføring, fraværssøknader, utgiftsrefusjon m.m. Last ned DFØ-appen til din smarttelefon og nettbrett her.
Reiseoppgjør
Reiseoppgjør utbetales én gang per uke forutsatt at reiseregning er levert og godkjent i SAP-portalen. Mer om SAP-portalen.
Årsoppgave
Årsoppgaven (kalt "sammenstilling") finner du også i SAP-portalen.
Forskudd på lønn
Forskudd på lønn gis kun i særskilte tilfeller.
- Søknad om forskudd på lønn sendes til HR for godkjenning (.DOC).
- I utgangspunktet er det ved kjøp av bolig (må dokumenteres) det kan søkes om inntil to måneders lønn utbetalt på forskudd.
- Tilbakebetalingen skjer ved trekk i lønn og tilbakebetales med et likt beløp per måned.
For mer informasjon om lønn - se Personalhåndboka.
Overtid og mertid
- Overtid og mertid skal være pålagt og kontrollerbart. Begrunnelse for over/mertiden skal legges inn i registreringen: bruk kommentar- eller merknadsfeltet.
- TA-ansatte registrerer over/mertid med tidregistrering i SAP-portalen. Se Personalhåndboken om mertid.
- UF-ansatte registrerer overtid og mertid med E-skjema "Godtgjørelse" (generell informasjon om E-skjemaet her) i SAP-portalen. Etter Arbeidsmiljøloven skal det dokumenteres at avtalt normalarbeidsdag er oppfylt før over/mertid kan opparbeides. Dette dokumenteres med utfylt arbeidstidsskjema UF - 2020/2021 (arbeidstidsskjema UF - 2019/2020). Skjemaet må vedlegges Godtgjørelsesskjemaet.
- Se veiledning til overtid med ny SAP-portal (oppdatert september 2020)
- Se veiledning til overtid med gammel SAP-portal
- Overtid og mertid skal være forhåndsgodkjent. Vedlegg godkjenning fra Budsjettdisponent på den budsjettenheten som over/mertiden skal belastes på.
- Arbeidsordren og budsjettenheten hvor over/merttiden skal belastes må oppgis. Uten dette blir over/mertiden belastet der ansattes månedslønn belastes.
Avspasering av overtid kan, etter avtale med leder, skje time for time, samtidig som overtidstillegget blir utbetalt.
Utbetaling av overtid og mertid
For TA-ansatte: Utbetaling av overtid og mertid skjer normalt to måneder etter utført overtidsarbeid. Dette avhenger av når leder godkjenner over/mertiden i SAP-portalen.
For UF-ansatte: Utbetaling av overtid og mertid skjer ved første mulige hovedlønnsutbetaling etter at leder godkjenner E-skjemaet. Over/mertid kan dermed bli utbetalt førstkommende måned etter at over/mertiden er utført. Dette avhenger av når E-skjemaet er innsendt og når det er godkjent.
Feriepenger
Universitet foretar en engangsberegning av feriepenger i juni måned på bakgrunn av fjorårets lønn.
- Ferielønnstillegget, dvs. den delen av feriepengene som overstiger ordinær lønn under ferien, blir utbetalt sammen med lønnen i juni måned.
- All ferieavvikling skal meldes inn til leder og registreres.
- Sjekk kvoteoversikt i SAP-portalen for hvor mange feriedager du til enhver tid har til rådighet.
Tjenestekontoret for reiseregninger og variabel lønn
Tjenestekontoret håndterer alle reiseregninger og oppgavepliktig variabel lønn (timelønn, honorarer, godtgjørelser, sensur, råd og utvalg) til ansatte og eksterne som utbetales via lønnssystemet.
Tjenestekontoret håndterer saker for alle fakulteteter og sentre. Studentsaker håndteres ikke av Tjenestekontoret.
Kontakt: reiseregning@oslomet.no og variabellonn@oslomet.no.
Tjenestekontoret for reiseregninger og variabel lønn håndterer følgende områder:
- reiseregninger og utgiftsrefusjoner
- utbetalinger til timelønnede på grunnlag av timelister
- utbetalinger av honorarer for sensur, komiteer, enkeltstående oppdrag, råd og utvalg
- utbetalinger av godtgjørelser (oppgavepliktige utbetalinger) til ansatte
- bruk av SAP-portalen og DFØ-appen til disse utbetalingene
Tjenestekontoret håndterer ikke:
- studentsaker (semesteravgift, studiereiser, praksisreiser)
- utbetalinger som skal foretas via regnskap / UBW - kontakt regnskap@oslomet.no
- reisebestillinger
- innhold i arbeidsavtaler: kontakt lokal HR-enhet for henvendelser angående dette
- håndtering av arbeidsavtaler i P360 og signering i Digipost av disse: kontakt dokhjelp@oslomet.no om dette
Sending av bilag som inneholder personopplysninger
Bilag som er attestert og anvist sendes i P360, med mottaker Seksjon for lønn, Avdeling for økonomi, ORV
Bilag som skal attesteres og kontrolleres av Tjenestekontoret sendes med FileSender til kontaktpunktene. Dokumentene blir da kryptert, og eksterne ressurser kan sendes invitasjon til å sende dokumenter med løsningen. Les om FileSender her.
Nyttige lenker
Lokal lønnspolitikk
Lokal lønnspolitikk for OsloMet, med vedlegg
Lokale lønnsforhandlinger
Lønnstabeller
Lønnstabeller for ansatte i staten
Frister for lønnskjøringer
Frister for lønn, refusjoner og reiser 2020
Skjemaer for innkjøp og økonomi
Skjemaer for innkjøp og økonomi