Refusjoner

Min bestilling

Finner du her

Registrere refusjon av utlegg

Har du hatt utlegg, søker du om refusjon av disse med utgiftsrefusjon. Dette gjelder utgifter som ikke regnes som fordeler og ikke er skattepliktige etter skatteloven § 5-1.

Refusjoner registreres enten i SAP-portalen eller med DFØ-appen:

Pass på å bruke riktig utgiftstype. Du skal ikke registrere alt som "diverse", men bruke de riktige kodene for utgiftene (f.eks. vaksinasjon, gave til ansatte, bompenger, parkering, datarekvisita osv). Reiseutgifter og hotellutgifter må sendes med reiseregning, ikke med utgiftsrefusjon.

Vedlegg skannes, lastes ned eller fotograferes før de festes til saken. Formatet må være pdf eller jpg.

Eksempler på utgifter som kan refunderes

Tog
Buss
Parkering
Bompenger
Kollektiv reise
Varer og tjenester som ikke kan kjøpes gjennom bestillingssystemet.
- NB: Vedlegg forklaring på hvorfor varen/tjenesten ikke kunne kjøpes gjennom Min bestilling når du søker refusjon.

Refusjon av utlegg til databriller

Du får dekket kr 800 av innfatningen og 100 % av brilleglass, tilpasning og synsundersøkelse.

Søknadsskjema «Arbeidsbriller til bruk ved dataskjerm»: Last ned word-fil | Last ned pdf-fil

Fyll ut personalia i skjemaet
- Du må få bekreftelse på behovet fra nærmeste leder ved signatur
Ta med skjemaet til optikeren for å få optikers vurdering og signatur
Refusjon av utlegg registreres deretter i SAP-portalen eller DFØ-appen
Bruk funksjonen utgiftsrefusjon
Refusjonen godkjennes i SAP og utbetales

Mer informasjon om rutine for databriller.

Dette skal ikke i refusjonsskjema

Der OsloMet har rammeavtaler skal disse brukes.

Blomster – skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Mester Grønn.
Bøker - skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Akademika.

Flyreiser, km-godtgjørelse, og diettgodtgjørelse til ansatte skal som reiseregning
- Fly skal også inn i reiseregning i SAP dersom det er fakturert OsloMet
  - Velg «Flyreise betalt av virksomhet» under betalingsmåte.

IT-utstyr som mobiltelefoner, nettbrett, PC/MAC, programvare skal bestilles gjennom IT.

Refusjon av skattepliktige utlegg

Etter skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. Skatteloven § 5-10 angir en ikke uttømmende liste over slike fordeler. Det skal foretas skattetrekk av slike fordeler.

Har du hatt utlegg til å dekke utgifter til fordeler, bruker du ikke utgiftsrefusjon, men Godtgjørelse i SAP-portalen/DFØ-appen.

Slike utlegg er bl.a.:

Betalt avis/tidsskrift
Betalt telefon
Betalt internett
Betalt arbeidstøy
Betalte kontingenter og medlemskap

Refusjon av skattepliktige utlegg:

Bruk E-skjema i SAP-portalen
Velg skjematype «Godtgjørelser»

Refusjon av kontingenter og medlemskap:

Bruk E-skjema i SAP-portalen
Velg skjematype «Godtgjørelser»
Bruk lønnart 1521, "Arbg. ref. konting. utb"
Dekning av kontingenter til personlig medlemskap for ansatte er skattepliktig, selv om det er et medlemskap som er i arbeidsgivers interesse. Se Skatteetatens retningslinjer for skatt av kontingenter her

Refusjon av arbeidstøy

Betalt arbeidstøy er etter skatteregelverket fordeler ved jobben. Fordeler regnes som tillegg til lønnen og er skattepliktige for arbeidstaker, og trekk- og avgiftspliktige for arbeidsgiver.

Med «arbeidstøy» mener vi her vanlige klær, ikke kjeledress, vernetøy, uniform, forkle osv. Klær som er merket med logo/navnemerke som er lett synlig, hvor det klart fremgår at dette er en del av arbeidsantrekket som skal profilere OsloMet, skal ikke beskattes. Det har ingen betydning om klærne kan brukes privat eller ikke.

Det vil si at dersom du får vanlige klær dekket av OsloMet, må du betale skatt av disse.

For å få utgiftene til klærne refundert må du sende refusjonskrav med Godtgjørelse i SAP-portalen. Bruk lønnart 1249 og husk å vedlegge alle kvitteringer. Du skal ikke bruke utgiftsrefusjon til dette.

Naturalytelser - datautstyr, møbler, o.l. som skal benyttes privat

Etter regelverket i OsloMet kan ansatte få refundert 50% av utgiftene til utstyr som skal brukes privat etter at perioden med pålagt hjemmekontor er over, begrenset til 1500,- kr.

For å få refusjon for innkjøpt utstyr, send skjema Godtgjørelse i SAP-portalen, bruk lønnart 1509 "Ref. naturalytelse".

Eksterne som ikke har tilgang til SAP-portalen

For utlegg som skal refunderes uten skatte-, oppgave-, trekk- og avgiftsplikt:

Utbetales av Regnskap via UBW

Bruk refusjon av utlegg UBW (no)

Reimbursement of expences (en)

For utlegg til eksterne som skal refunderes med skatte-, oppgave-, trekk- og avgiftsplikt:

Utbetales av Lønn via SAP

Bruk refusjon av utlegg (no)

Reimbursement of expences (en)

Ansatte i OsloMet skal bruke SAP-portalen til refusjonssaker.

Utbetaling

Refusjoner utbetales utenom lønnskjøring 3-4 ganger hver måned.

Uteblitt betaling?

Utbetalinger uten oppgaveplikt: kontakt regnskap@oslomet.no

Utbetalinger med oppgaveplikt: kontakt lokal lønnsadministrasjon v/økonomiseksjonen på din enhet.

Publisert 16.03.2016

Sist oppdatert 23.10.2020