Refusjoner

Har du hatt utlegg, søker du om refusjon av disse med utgiftsrefusjon. Dette gjelder utgifter som ikke regnes som fordeler og ikke er skattepliktige etter skatteloven § 5-1. 

Refusjoner registreres enten i SAP-portalen eller med DFØ-appen:

• DFØ-appen - se veiledning for registrering av refusjoner i DFØ-appen
• SAP-portalen - se veiledning til registrering av refusjoner i SAP-portalen

Bruk riktig utgiftstype

Du skal ikke registrere alt som "diverse", men bruke de riktige kodene for utgiftene (f.eks. vaksinasjon, gave til ansatte, bompenger, parkering, datarekvisita). Reiseutgifter og hotellutgifter sendes med reiseregning, ikke med utgiftsrefusjon.

Vedlegg skannes, lastes ned eller fotograferes før de festes til saken. Formatet må være pdf eller jpg.

Eksempler på utgifter som kan refunderes

• Tog
• Buss
• Parkering på tjenestereise - parkering for arbeidsreise er skattepliktig, se nedenfor
• Bompenger
• Kollektiv reise
• Varer og tjenester som ikke kan kjøpes gjennom bestillingssystemet.
  • Vedlegg forklaring på hvorfor varen/tjenesten ikke kunne kjøpes gjennom Min bestilling når du søker refusjon. 

Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det også fremgå hvem utgiftene omfatter, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen fremgå, navnet på de personer som bevertningen omfatter samt navnet på den virksomhet som personen representerer. Se skattebetalingsforskriften (https://lovdata.no). 

OsloMet har inngått rammeavtale om kjøp av databriller fra 01.08.2021. Se avtalebetingelsene og rutinene for databriller:

Arbeidsbriller - databriller | Helse, miljø og sikkerhet

Du må legge ut for briller, tilpasning og synsundersøkelse, og søke om refusjon av beløpene. 

Se fremgangsmåte på sidene i lenken over. 

Etter skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. Skatteloven § 5-10 angir en ikke uttømmende liste over slike fordeler. Det skal foretas skattetrekk av slike fordeler.

Har du hatt utlegg til å dekke utgifter til fordeler, bruker du ikke utgiftsrefusjon, men Godtgjørelse i SAP-portalen/DFØ-appen. 

Utlegg som kan dekkes etter avtale: 

• Betalt avis/tidsskrift - lønnart "Ref.avis m/tjen.behov", 142C
• Betalt telefon - lønnart "Ref Ek-tjenester", 1440
• Betalt internett - lønnart "Ref Ek-tjenester", 1440
• Betalt arbeidstøy - lønnart "Arbeidstøy (refusjon)", 1249
• Betalte kontingenter og medlemskap - lønnart "Arbg. ref. konting. utb", 1521
• Betalt utstyr til hjemmekontor - lønnart "Ref naturalytelse", 1509
• Parkering ved arbeidsreise (reiser mellom hjem og arbeid) - lønnart "Ref naturalytelse", 1509
  • NB: Ved pålagt hjemmekontor er reisen mellom hjem og Pilestredet/Kjeller ikke arbeidsreise, men tjenestereise. Da kan parkering dekkes skattefritt. 

Refusjon av skattepliktige utlegg

• Bruk E-skjema i SAP-portalen
• Velg skjematype «Godtgjørelser»
• Velg lønnart i følge listen over
• Husk å alltid vedlegge kvittering for betalingen

Informasjon om de enkelte typene utleggsrefusjoner

Refusjon av betalt mobiltelefon

OsloMet dekker følgende etter faktura:

• all tale, SMS og MSS i Norge
• all data i datapakke
• inntil 100,- pr måned for bruk i utlandet

Innholdstjenester, opplysningstjenester, ekstra datapakker og >100 kr i utland dekkes ikke. 

Se Retningslinjer for tildeling og bruk av mobiltelefon eller abonnement 

Refusjon av kontingenter og medlemskap

Dekning av kontingenter til personlig medlemskap for ansatte er skattepliktig, selv om det er et medlemskap som er i arbeidsgivers interesse. Se Skatteetatens retningslinjer for skatt av kontingenter (skatteetaten.no).

Refusjon av arbeidstøy

Betalt arbeidstøy er etter skatteregelverket fordeler ved jobben. Fordeler regnes som tillegg til lønnen og er skattepliktige for arbeidstaker, og trekk- og avgiftspliktige for arbeidsgiver.

Med «arbeidstøy» mener vi her vanlige klær, ikke kjeledress, vernetøy, uniform, forkle osv. Klær som er merket med logo/navnemerke som er lett synlig, hvor det klart fremgår at dette er en del av arbeidsantrekket som skal profilere OsloMet, skal ikke beskattes. Det har ingen betydning om klærne kan brukes privat eller ikke.

Det vil si at dersom du får vanlige klær dekket av OsloMet, må du betale skatt av disse.

Refusjon av datautstyr, møbler, o.l. som skal benyttes privat

Etter regelverket i OsloMet kan ansatte få refundert 50% av utgiftene til utstyr som skal brukes privat etter at perioden med pålagt hjemmekontor er over, begrenset til 1500,- kr, med skattetrekk.

Les om dekning av økte utgifter for ansatte her: Siste nytt - Ansatt - minside (oslomet.no) 

For utlegg som skal refunderes uten skatte-, oppgave-, trekk- og avgiftsplikt:

Utbetales av Regnskap via UBW 

Bruk refusjon av utlegg UBW (no)

Reimbursement of expences (en)

For utlegg til eksterne som skal refunderes med skatte-, oppgave-, trekk og avgiftsplikt

Utbetales av Lønn via SAP

Bruk refusjon av utlegg (no)

Reimbursement of expences (en)

Ansatte i OsloMet skal bruke SAP-portalen til refusjonssaker.

Utbetaling

Refusjoner utbetales utenom lønnskjøring 3-4 ganger hver måned.

Uteblitt betaling?

Utbetalinger uten oppgaveplikt: kontakt regnskap@oslomet.no 

Utbetalinger med oppgaveplikt: kontakt lokal lønnsadministrasjon v/økonomiseksjonen på din enhet.

Der OsloMet har rammeavtaler skal disse brukes.

• Blomster – skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Mester Grønn.
• Bøker - skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Akademika. 

• Flyreiser, km-godtgjørelse, og diettgodtgjørelse til ansatte skal som reiseregning
  • Fly skal også inn i reiseregning i SAP dersom det er fakturert OsloMet
    • Velg «Flyreise betalt av virksomhet» under betalingsmåte.

• IT-utstyr som mobiltelefoner, nettbrett, PC/MAC, programvare skal bestilles gjennom IT.
• Møbler til hjemmekontor skal bestilles fra Eiendom: BiE | Brukerstøtte i Eiendom - Ansatt - minside (oslomet.no)