Refusjoner

Har du hatt utlegg, søker du om refusjon av disse med utgiftsrefusjon. Dette gjelder utgifter som ikke regnes som fordeler og ikke er skattepliktige etter skatteloven § 5-1. Skal du utbetale lønn eller honorar må dette håndteres i lønnssystemet - se Kontrakt på timelønn og oppdrag/honorar - Ansatt - minside (oslomet.no)

Refusjoner registreres enten i SAP-portalen eller med DFØ-appen:

• DFØ-appen - se veiledning for registrering av refusjoner i DFØ-appen
• SAP-portalen - se veiledning til registrering av refusjoner i SAP-portalen

Bruk riktig utgiftstype

Du skal ikke registrere alt som "diverse", men bruke de riktige kodene for utgiftene (f.eks. vaksinasjon, gave til ansatte, bompenger, parkering, datarekvisita). Reiseutgifter og hotellutgifter sendes med reiseregning, ikke med utgiftsrefusjon.

Vedlegg skannes, lastes ned eller fotograferes før de festes til saken. Formatet må være pdf eller jpg.

Eksempler på utgifter som kan refunderes

• Tog
• Buss
• Parkering på tjenestereise - parkering for arbeidsreise er skattepliktig, se nedenfor
• Bompenger
• Kollektiv reise
• Varer og tjenester som ikke kan kjøpes gjennom bestillingssystemet.
  • Vedlegg da forklaring på hvorfor varen/tjenesten ikke kunne kjøpes gjennom Min bestilling når du søker refusjon. 

Etter skatteloven §5-11, 1-2 (lovdata.no) kan det skattefritt refunderes utgifter påløpt i forbindelse med utførelse av arbeid, så fremt disse utgiftene ikke dekker private utgifter og ikke gir overskudd etter at påløpte kostnader er dekket. Det stilles derfor strenge krav til dokumentasjonen ved reiseregninger, utgiftsrefusjoner og bevertning.

Dokumentasjonen må tydelig vise

• betalingsgrunnlaget - hva utgiften gjelder 
• betalingsbekreftelsen - at utgiften faktisk er betalt 

Betaling med kredit/debetkort

Når du har betalt med kort, må du levere dokumentasjon som spesifiserer hva du har kjøpt (betalingsgrunnlaget) og viser beløpet som er belastet kortet ditt (betalingsbekreftelsen).

Kontoutskrift

Når du legger ved kontoutskrift for å dokumentere betaling av en utgift (betalingsbekreftelse), må du også legge ved fakturaen, regningen eller lignende som viser hva utgiften gjelder (betalingsgrunnlaget).

Internettkjøp

Kvittering for kjøp av varer eller tjenester over internett skal inneholde informasjon om hva som ble kjøpt (pris, antall osv., dvs. betalingsgrunnlaget) og informasjon om at ditt kredittkort eller din bankkonto er blitt belastet (betalingsbekreftelsen). Det kan da være behov for å legge ved flere skjermbilder.

Reiser

Se krav til reiseregninger. Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det fremgå hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Se skattebetalingsforskriften (lovdata.no).

• Flyreiser dokumenterer du med billett og boardingkort som viser at du har gjennomført reisen.
• Reiser med offentlig transport trenger du ikke å dokumentere, men du må oppgi strekningsdetaljer.
• Bruk av egen bil skal være forhåndsgodkjent av din leder 

Bevertning

Ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen oppgis, samt navnet på de personer som bevertningen omfatter og navnet på de virksomhetene som personene representerer. Se skattebetalingsforskriften (lovdata.no). Dersom anledningen til bevertning ikke er omtalt i bestemmelsene i OsloMet (ansatt.oslomet.no), må det innhentes godkjenning av riktig ledernivå.

Format

Fordi skattelovgivningen stiller krav til at dokumentasjon og betalingsgrunnlag/-bekreftelse ikke skal kunne endres etter innsending, må dokumentasjonen være i pdf., jpeg. eller andre vanlige bildeformater (ikke Word, Excel osv.).

OsloMet har inngått rammeavtale om kjøp av databriller fra 01.08.2021. Se avtalebetingelsene og rutinene for databriller.

Du må legge ut for briller, tilpasning og synsundersøkelse, og søke om refusjon av beløpene. 

Etter skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. Skatteloven § 5-10 angir en ikke uttømmende liste over slike fordeler. Det skal foretas skattetrekk av slike fordeler.

Har du hatt utlegg til å dekke utgifter til fordeler, bruker du ikke utgiftsrefusjon, men Godtgjørelse i SAP-portalen/DFØ-appen. 

Utlegg som kan dekkes etter avtale: 

• Betalt avis/tidsskrift - lønnart "Ref.avis m/tjen.behov", 142C
• Betalt telefon - lønnart "Ref Ek-tjenester", 1440
• Betalt internett - lønnart "Ref Ek-tjenester", 1440
• Betalt arbeidstøy - lønnart "Arbeidstøy (refusjon)", 1249
• Betalte kontingenter og medlemskap - lønnart "Arbg. ref. konting. utb", 1521
• Betalt utstyr til hjemmekontor - lønnart "Ref naturalytelse", 1509
• Parkering ved arbeidsreise (reiser mellom hjem og arbeid) - lønnart "Ref naturalytelse", 1509
  • NB: Ved pålagt hjemmekontor er reisen mellom hjem og Pilestredet/Kjeller ikke arbeidsreise, men tjenestereise. Da kan parkering dekkes skattefritt. 

Refusjon av skattepliktige utlegg

• Bruk E-skjema i SAP-portalen
• Velg skjematype «Godtgjørelser»
• Velg lønnart i følge listen over
• Husk å alltid vedlegge kvittering for betalingen

Informasjon om de enkelte typene utleggsrefusjoner

Refusjon av betalt mobiltelefon

OsloMet dekker følgende etter faktura:

• all tale, SMS og MSS i Norge
• all data i datapakke
• inntil 100,- pr måned for bruk i utlandet

Innholdstjenester, opplysningstjenester, ekstra datapakker og >100 kr i utland dekkes ikke. 

Se retningslinjer for tildeling og bruk av mobiltelefon eller abonnement 

Refusjon av kontingenter og medlemskap

Dekning av kontingenter til personlig medlemskap for ansatte er skattepliktig, selv om det er et medlemskap som er i arbeidsgivers interesse. Se skatteetatens retningslinjer for skatt av kontingenter (skatteetaten.no).

Refusjon av arbeidstøy

Betalt arbeidstøy er etter skatteregelverket fordeler ved jobben. Fordeler regnes som tillegg til lønnen og er skattepliktige for arbeidstaker, og trekk- og avgiftspliktige for arbeidsgiver.

Med «arbeidstøy» mener vi her vanlige klær, ikke kjeledress, vernetøy, uniform, forkle osv. Klær som er merket med logo/navnemerke som er lett synlig, hvor det klart fremgår at dette er en del av arbeidsantrekket som skal profilere OsloMet, skal ikke beskattes. Det har ingen betydning om klærne kan brukes privat eller ikke.

Det vil si at dersom du får vanlige klær dekket av OsloMet, må du betale skatt av disse.

Refusjon av datautstyr, møbler, o.l. som skal benyttes privat

Etter regelverket i OsloMet kan ansatte få refundert 50% av utgiftene til utstyr som skal brukes privat etter at perioden med pålagt hjemmekontor er over, begrenset til 1500,- kr, med skattetrekk.

Les om dekning av økte utgifter for ansatte i forbindelse med koronatiltakene (ansatt.oslomet.no).

For utlegg som skal refunderes uten skatte-, oppgave-, trekk- og avgiftsplikt

Utbetales av Regnskap via UBW.

Bruk refusjon av utlegg UBW (.doc).

For utlegg til eksterne som skal refunderes med skatte-, oppgave-, trekk og avgiftsplikt

Utbetales av Lønn via SAP.

Bruk skjema refusjon av utlegg med oppgaveplikt (.doc)

Ansatte i OsloMet skal bruke SAP-portalen til refusjonssaker.

Utbetaling

Refusjoner utbetales utenom lønnskjøring 3-4 ganger hver måned.

Uteblitt betaling?

Utbetalinger uten oppgaveplikt: kontakt regnskap@oslomet.no 

Utbetalinger med oppgaveplikt: kontakt lokal lønnsadministrasjon v/økonomiseksjonen på din enhet.

Der OsloMet har rammeavtaler skal disse brukes.

• Blomster – skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Mester Grønn.
• Bøker - skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Akademika. 

• Flyreiser, km-godtgjørelse, og diettgodtgjørelse til ansatte skal som reiseregning
  • Fly skal også inn i reiseregning i SAP dersom det er fakturert OsloMet
    • Velg «Flyreise betalt av virksomhet» under betalingsmåte.

• IT-utstyr som mobiltelefoner, nettbrett, PC/MAC, programvare skal bestilles gjennom IT.
• Møbler til hjemmekontor skal bestilles fra Eiendom.