Refusjoner

Har du hatt utlegg, søker du om refusjon av disse med utgiftsrefusjon. Dette gjelder utgifter som ikke regnes som fordeler og ikke er skattepliktige etter skatteloven § 5-1. Skal du utbetale lønn eller honorar må dette håndteres i lønnssystemet, se Kontrakt på timelønn og oppdrag/honorar - Ansatt - minside (oslomet.no)

Refusjoner registreres i SAP-portalen eller med DFØ-appen:

• DFØ-appen - se veiledning for registrering av refusjoner i DFØ-appen
• SAP-portalen - se veiledning til registrering av refusjoner i SAP-portalen

Bruk riktig utgiftstype

Husk å bruke riktige utgiftstyper for utgiftene (vaksinasjon, gave til ansatte, arbeidsbriller, bompenger, parkering, porto osv.). Bruk bare "Diverse" der det ikke finnes mer presise utgiftstyper.

Reiseutgifter og hotellutgifter sendes med reiseregning, ikke med utgiftsrefusjon.

Eksempler på utgifter som kan refunderes

• Tog og buss for tjenestereise
• Parkering på tjenestereise - parkering for arbeidsreise er skattepliktig, se nedenfor
• Bompenger
• Varer og tjenester som ikke kan kjøpes gjennom bestillingssystemet. Vedlegg i disse tilfellene forklaring på hvorfor varen/tjenesten ikke kunne kjøpes gjennom Min bestilling.

Etter skatteloven §5-11, 1-2 (lovdata.no) kan det skattefritt refunderes utgifter påløpt i forbindelse med utførelse av arbeid, så fremt disse utgiftene ikke dekker private utgifter og ikke gir overskudd etter at påløpte kostnader er dekket. Det stilles derfor strenge krav til dokumentasjonen ved reiseregninger, utgiftsrefusjoner og bevertning.

Dokumentasjonen må tydelig vise

• betalingsgrunnlaget - hva utgiften gjelder 
• betalingsbekreftelsen - at utgiften faktisk er betalt 

Betaling med kredit/debetkort

Når du har betalt med kort, må du levere dokumentasjon som spesifiserer hva du har kjøpt (betalingsgrunnlaget) og viser beløpet som er belastet kortet ditt (betalingsbekreftelsen).

Kontoutskrift

Når du legger ved kontoutskrift for å dokumentere betaling av en utgift (betalingsbekreftelse), må du også legge ved fakturaen, regningen eller lignende som viser hva utgiften gjelder (betalingsgrunnlaget).

Internettkjøp

Kvittering for kjøp av varer eller tjenester over internett skal inneholde informasjon om hva som ble kjøpt (pris, antall osv., dvs. betalingsgrunnlaget) og informasjon om at ditt kredittkort eller din bankkonto er blitt belastet (betalingsbekreftelsen). Det kan da være behov for å legge ved flere skjermbilder.

Reiser

Se krav til reiseregninger. Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det fremgå hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Se skattebetalingsforskriften (lovdata.no).

• Flyreiser dokumenterer du med billett og boardingkort som viser at du har gjennomført reisen.
• Reiser med offentlig transport trenger du ikke å dokumentere, men du må oppgi strekningsdetaljer.
• Bruk av egen bil skal være forhåndsgodkjent av din leder 

Bevertning

Ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen oppgis, samt navnet på de personer som bevertningen omfatter og navnet på de virksomhetene som personene representerer. Se skattebetalingsforskriften (lovdata.no). Se vårt regelverk om bevertning Dersom anledningen til bevertning ikke er omtalt i bestemmelsene i OsloMet om bevertning og hvilke anledninger bevertning kan dekkes.

Format

Fordi skattelovgivningen stiller krav til at dokumentasjon og betalingsgrunnlag/-bekreftelse ikke skal kunne endres etter innsending, må dokumentasjonen være i pdf, jpeg eller andre vanlige bildeformater (ikke Word, Excel osv.).

Hvis utgiftsrefusjonen skal belastes en budsjettenhet eller en arbeidsordre som avviker fra det kostnadsstedet din lønn belastes på, kan du endre eller dele opp kostnadstilordningen. Velg "Annen" og endre "kostnadssted" (tilsvarer budsjettenhet) og K-element 4 (tilsvarer arbeidsordre).

Merk: du må endre både kostnadssted og arbeidsordre for at godkjenningsoppgaven skal gå til riktig leder. 

Se veiledning for å belaste reisen eller refusjonen til en bestemt arbeidsordre eller en budsjettenhet (.docx).

OsloMet har inngått rammeavtale om kjøp av databriller fra 01.08.2021. Se avtalebetingelsene og rutinene for databriller. Kjøp av databriller utenom avtalen dekkes ikke.

Du må legge ut for briller, glass og synsundersøkelse, og søke om refusjon av beløpene. 

Etter skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. Skatteloven § 5-10 angir en ikke uttømmende liste over slike fordeler. Det skal foretas skattetrekk av slike fordeler.

Har du hatt utlegg til å dekke utgifter til fordeler, bruker du ikke utgiftsrefusjon, men Godtgjørelse i SAP-portalen/DFØ-appen. 

Utlegg som kan dekkes etter avtale: 

• Betalt avis/tidsskrift - lønnart "Ref.avis m/tjen.behov", 142C
• Betalt telefon - lønnart "Ref Ek-tjenester", 1440
• Betalt internett - lønnart "Ref Ek-tjenester", 1440
• Betalt arbeidstøy - lønnart "Arbeidstøy (refusjon)", 1249
• Betalte kontingenter og medlemskap - lønnart "Arbg. ref. konting. utb", 1521
• Betalt utstyr til hjemmekontor - lønnart "Ref naturalytelse", 1509
• Parkering ved arbeidsreise (reiser mellom hjem og arbeid) - lønnart "Ref naturalytelse", 1509

Refusjon av skattepliktige utlegg

• Bruk E-skjema i SAP-portalen
• Velg skjematype «Godtgjørelser»
• Velg lønnart i følge listen over
• Husk å alltid vedlegge kvittering for betalingen

Informasjon om de enkelte typene utleggsrefusjoner

Refusjon av betalt mobiltelefon

OsloMet dekker følgende etter faktura:

• all tale, SMS og MSS i Norge
• all data i datapakke
• inntil 100,- pr måned for bruk i utlandet

Innholdstjenester, opplysningstjenester, ekstra datapakker og >100 kr i utland dekkes ikke. 

Se retningslinjer for tildeling og bruk av mobiltelefon eller abonnement 

Refusjon av kontingenter og medlemskap

Dekning av kontingenter til personlig medlemskap for ansatte er skattepliktig, selv om det er et medlemskap som er i arbeidsgivers interesse. Se skatteetatens retningslinjer for skatt av kontingenter (skatteetaten.no).

Refusjon av arbeidstøy

Betalt arbeidstøy er etter skatteregelverket fordeler ved jobben. Fordeler regnes som tillegg til lønnen og er skattepliktige for arbeidstaker, og trekk- og avgiftspliktige for arbeidsgiver.

Med «arbeidstøy» mener vi her vanlige klær, ikke kjeledress, vernetøy, uniform, forkle osv. Klær som er merket med logo/navnemerke som er lett synlig, hvor det klart fremgår at dette er en del av arbeidsantrekket som skal profilere OsloMet, skal ikke beskattes. Det har ingen betydning om klærne kan brukes privat eller ikke.

Det vil si at dersom du får vanlige klær dekket av OsloMet, må du betale skatt av disse.

For utlegg som skal refunderes uten skatte-, oppgave-, trekk- og avgiftsplikt

Utbetales av Regnskap via UBW. Følg rutinen for utlegg i UBW (doc). 

For utlegg til eksterne som skal refunderes med skatte-, oppgave-, trekk og avgiftsplikt

Utbetales av Lønn via SAP.

Bruk skjema refusjon av utlegg med oppgaveplikt (.doc)

Ansatte i OsloMet skal bruke SAP-portalen til refusjonssaker.

Utbetaling

Refusjoner utbetales utenom lønnskjøring 3-4 ganger hver måned.

Uteblitt betaling?

Utbetalinger uten oppgaveplikt: kontakt regnskap@oslomet.no 

Utbetalinger med oppgaveplikt: kontakt variabellonn@oslomet.no

Der OsloMet har rammeavtaler skal disse brukes. Ansatte har plikt til å bruke rammeavtalene som staten og arbeidsgiver har inngått.

• Blomster skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Mester Grønn.
• Bøker skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Akademika. 

• Flyreiser skal bestilles fra Berg-Hansen 
  • Flybillett skal også inn i reiseregningen dersom den er fakturert OsloMet
    • Velg «Flyreise betalt av virksomhet» under betalingsmåte.

• IT-utstyr som mobiltelefoner, nettbrett, datamaskiner, programvare osv. skal bestilles gjennom IT.
• Møbler til hjemmekontor skal bestilles fra Eiendom.