E-skjema - elektroniske skjema

• E-skjema: Godtgjørelse
• E-skjema: Permisjonssøknad
• E-skjema: Overføring av feriedager
• E-skjema: Oppsigelse
• E-skjema: Sidegjøremål
• E-skjema: Ekstra skattetrekk
• E-skjema: Overføring/utbetaling av timer fra reise-/overtidssaldo
• Se hvor E-skjemaet er i behandlingen
• Hvem er godkjenner 1 og 2 på E-skjema?

E-skjema: Godtgjørelse

Bruk skjema for «Godtgjørelser» til:

Refusjon av skatte- eller oppgavepliktige fordeler

Bruk skjema «Godtgjørelser» til utgifter du har hatt, som arbeidsgiver skal dekke. Fordeler og private utgifter er skatte- og oppgavepliktige. 

• Eksempler: Fri avis, fri internett/telefon, betalt treningsavgift.
• Oppgavepliktige utbetalinger som fri avis/internett/telefon utbetales sammen med hovedlønn.

Overtid for UF-ansatte

UF-ansatte bruker Godtgjørelser til å registrere overtid. Veiledere til dette finner du her.

Er det avtalt at en annen enhet skal utbetale din godtgjørelse? Mer informasjon om registrering av kostnadssted.

Slik registrerer du Godtgjørelser:

1. Velg Lønnart – se forklaring på koder
2. Registrer beløp
3. Velg dato
4. Trykk deretter «Legg til linje». Flere poster kan registreres pr. skjema.
5. Legg til eventuelle vedlegg (kun PDF) eller merknader.
6. Trykk «Send til godkjenning».

Lønnart

Tilgjengelige lønnarter i E-skjema «Godtgjørelser» for ansatte:

Godkjenning av Godtgjørelser:

Skjemaet blir sendt:

• 1. godkjenner er økonomimedarbeider
• 2. godkjenner er nærmeste leder

Ved behov for å overstyre, trykker du «Avvikende kontering».

Se hvor E-skjemaet ditt er i behandlingen.

Om utbetaling av lønn/honorar etter godkjenning

E-skjemaer går til første ordinære lønnsutbetaling etter godkjenning

• Godkjent timelønn utbetales sammen med hovedlønn den 12. hver måned.
• Honorarer utbetales to ganger i måneden, som regel uke 2 og 4.

Har du utført oppdrag for en annen enhet? Skal en annen enhet utbetale din lønn/godtgjørelse?

Mer informasjon om registrering av kostnadssted og arbeidssted.

Merk spesielt angående kostnadssted og arbeidssted:

Du må endre budsjettenhet og arbeidsordre i E-skjemaet dersom du har:

• Utført oppdrag for en annen seksjon/avdeling/fakultet/senter enn den du vanligvis jobber i.
• Det er avtalt at en annen enhet skal utbetale din lønn/godtgjørelse.

Slik registrerer du budsjettenhet/kostnadssted:

1.    Hak av for «Avvikende kontering» i E-skjemaet (se skjermbilde under)

2.    Fyll ut riktig Kostnadssted (budsjettenhet)

3.    Fyll ut K-element 4 (arbeidsordre)

Skal du ha refusjon for utlegg?

Utlegg som dekkes av arbeidsgiver er f.eks. databriller, flybilletter, bokkjøp, måltider, reiseutgifter og parkering, se refusjon av utlegg.

E-skjema: Permisjonssøknad

Permisjon under 14 dager

Ved søknad om permisjon og tjenestefri under 14 dager, bruk skjema for «Fraværssøknad» i DFØ-appen/SAP-portalen.

Permisjon over 14 dager

Ved søknad om permisjon over 14 dager, bruk E-skjema «Permisjonssøknad» i SAP-portalen. For eksempel:

• Foreldrepermisjon
• Omsorgspermisjon
• Utdanningspermisjon

Slik registrerer du permisjon over 14 dager:

1. Velg periode for permisjonen.
2. Kryss av for hel eller delvis permisjon;
   1. Ved delvis permisjon skriver du fraværsprosent.
3. Velg permisjonstype fra nedtrekksmenyen, dersom du kjenner den. Se permisjonstyper her.
   1. Dersom du ikke kjenner til permisjonstypen, beskriv permisjonen i kommentarfeltet.
4. Last opp eventuell dokumentasjon.
5. Ved foreldrepermisjon skal du vedlegge foreldrepengesøknaden til NAV.
6. Trykk «Send til godkjenning».

Se e-læringsvideo hvordan du bruker E-skjema «Permisjonssøknad».

Skal du ta ut ferie under permisjon?

Skal du søke om foreldrepermisjon og vet når du skal ta ut ferie i permisjonen? Det kreves to permisjonssøknader i SAP-portalen, før og etter periode for ferie.

Søke ferie i DFØ-appen

• Søk ferie under «Fraværssøknad» i DFØ-appen, ellers vil du få en feilmelding forårsaket av to fravær på samme tid i SAP.

Eksempel:

Foreldrepermisjon for hele 2018 med ferieuttak hele juli. Søkes slik:

• E-skjema: permisjonssøknad foreldrepermisjon (velg rett kode) 01.01.18 – 30.06.18
• E-skjema: permisjonssøknad foreldrepermisjon (velg rett kode) 01.08.18 – 30.12.18
• Fraværssøknad: ferie 01.07.18 – 31.07.18

Anbefalte permisjoner og bruksområder:

E-skjema «Permisjonssøknad» inneholder et stort utvalg permisjoner. Bare et fåtall av disse skal tas i bruk ved OsloMet.

Bruk følgende anbefalte permisjoner: (en utvidet oversikt finnes i SAP-portalen)

Godkjenning:

Søknaden blir sendt til godkjenning:

1. godkjenner: HR.
   1. Eventuelt sender HR søknaden i retur for nødvendige endringer eller korrigeringer ved behov.
2. godkjenner: Nærmeste leder.

Endringer ved godkjent søknad

• Ved endringer i godkjent og postert E-skjema «Permisjonssøknad» må du kontakte din lokale HR-medarbeider og informere om endringen. Se kontaktinformasjon øverst til høyre.
• E-skjema kan slettes av søker så lenge det ligger til godkjenning hos godkjenner 1 og godkjenner 2. Etter postering i SAP må en fagbruker endre dette. 

Se hvor E-skjemaet ditt er i behandlingen.

Trenger du hjelp?

Har du spørsmål om permisjon i forbindelse med uføretrygd/uførepermisjon, militærtjeneste, etterutdanning m.m., ta kontakt med din lokale HR-medarbeider (se kontaktinformasjon) for veiledning.

E-skjema: Overføring av feriedager

Du kan overføre totalt inntil 14 dager lovbestemt og avtalefestet ferie til neste ferieår. Dette skjemaet oppfyller betingelsene for en skriftlig avtale.

Ferieloven gir en generell adgang til å inngå skriftlig avtale om å overføre inntil 12 virkedager lovbestemt ferie til påfølgende ferieår. I tillegg kan det avtales å overføre 2 dager avtalefestet ferie, totalt inntil 14 feriedager.

TA-ansatte:

• Fyll ut antall dager av årets feriekvote som ønskes overført til neste år.

Se e-læringsvideo hvordan du bruker E-skjemaet «Overføring av feriedager».

UF-ansatte:

• Egne regler i henhold til arbeidsplan og ferieuttak.

Godkjenning:

Trykk «Send til godkjenning». Søknaden går direkte til din leder.

Se hvor E-skjemaet ditt er i behandlingen.

E-skjema: Oppsigelse

Bruk E-skjemaet «Oppsigelse» hvis du skal si opp hele din stilling.

• Bruk ikke skjemaet ved permisjon, se under Permisjon.
• Bruk ikke skjemaet ved pensjonering
• Bruk ikke skjemaet ved oppsigelse av deler av stillingen - kun til hel oppsigelse
• E-skjema «Oppsigelse» setter automatisk dagens dato som innsendingsdato og har et eget felt for siste dag med lønn

Veileder til skjema «Oppsigelse»

Se e-læringsvideo hvordan du bruker E-skjemaet «Oppsigelse».

Godkjenning:

1. godkjenner, HR-medarbeider, setter endelig fratredelsesdato og dato for stans av lønn.
2. godkjenner, din nærmeste leder, får deretter skjemaet.

Se hvor E-skjemaet ditt er i behandlingen.

E-skjema: Sidegjøremål/ekstraerverv

Sidegjøremål/ekstraerverv er arbeid som utføres og som er i tillegg til den ordinære stillingen.

• Sidegjøremål (se regler for ekstraerverv) registreres for at arbeidsgiver skal få oversikt over de ansattes sidegjøremål, verv og eierinteresser.
• Skjemaet kan brukes som meldeverktøy og kontroll av arbeidstakers habilitet.

Slik registrerer du sidegjøremål/ekstraerverv:

Bruk E-skjema «Sidegjøremål» for å registrere sidegjøremål/ekstraerverv. Man kan registrere sidegjøremål frem og tilbake i tid.

Fyll ut følgende:

• Kategori for sidegjøremålet
• Arbeids/oppdragsgiverens navn
• Periode
• Begrunnelse
• Beskrivelse

Endre eller se alle registrerte i skjema

For å se og endre registrerte sidegjøremål brukes E-skjema «Mine sidegjøremål».

Se e-læringsvideo hvordan du bruker E-skjemaet «Mine sidegjøremål».

Godkjenning:

Opplysningene går kun til nærmeste leder.

HR-medarbeidere og ledere kan ta ut rapporter på registrerte sidegjøremål.

Se hvor E-skjemaet ditt er i behandlingen.

E-skjema: Ekstra skattetrekk

I skjemaet «Ekstra skattetrekk» kan du legge inn ekstra skattetrekk pr. måned for ett år av gangen. Merk! Trekket er pr. måned og ikke pr. år!

Se e-læringsvideo hvordan du bruker E-skjemaet «Ekstra skattetrekk».

Krever ikke godkjenning:

Skjemaet går direkte til lønnssystemet for oppdatering og krever ingen godkjenning.

E-skjema: Overføring/utbetaling av timer fra reise-overtidssaldo

Skjemaet er en søknad om å overføre opptjente timer på reise-/overtidssaldoen til fleksitidssaldoen, eller til utbetaling.

• Skjemaet kan brukes til å kompensere for minustimer på fleksitidskontoen.
• Skjemaet kan også brukes til å søke om utbetaling av opparbeidet reisetid.

Se e-læringsvideo hvordan du bruker E-skjemaet «Overføring/utbetaling av timer».

Se hvor E-skjemaet er i behandlingen

Under E-skjema-menyen i SAP-portalen finner du oversikten over sendte skjema, se under «Liste over alle sendte skjema».

Oversikten under viser skjemaer du har sendt og hvor de befinner seg i behandlingen:

De forskjellige statusene betyr følgende:

• Til behandling hos godkjenner 1

Skjemaet er sendt fra deg og ligger hos godkjenner 1 for kontroll. I kolonnen for behandler vises navnet på den som skal godkjenne skjemaet.

• Til behandling hos godkjenner 2

Godkjenner 1 har sendt skjemaet videre til godkjenner 2 for godkjenning. I kolonnen for behandler vil du se navnet på den som skal godkjenne skjemaet.

• Til behandling hos ansatt

Godkjenner 1 eller godkjenner 2 har returnert skjemaet til deg med en kommentar. I kolonnen for behandler vil du se ditt eget navn. Du må hente opp skjemaet i innkurven din, se på kommentaren og eventuelt sende den til godkjenning på nytt.

• Ligger til postering

Skjemaet er godkjent og sendt videre til oppdatering i lønnssystemet.

• Sendt til oppdatering i lønnssystemet

Denne statusen gjelder bare skjemaet «Ekstra skattetrekk». Dette skjemaet går ikke innom godkjenner, men sendes direkte til oppdatering i lønnssystemet.

• Ferdig/Ferdig uten avvik

Skjemaet er oppdatert i lønnssystemet. Dersom skjemaet gjelder utbetaling eller trekk av et beløp, vil dette bli utbetalt eller trukket ved neste lønnskjøring. Skjemaet vil bli liggende med denne statusen også etter at utbetalingen/trekket er foretatt.

• Feil ved postering

Det er oppdaget en feil i denne posteringen og skjemaet er sendt til en lønnsansvarlig som behandler skjemaet.

Se e-læringsvideo hvordan du bruker «Liste over alle sendte skjema».

Se sendte skjemaer i DFØ-appen

I DFØ-appen finnes oversikten under «Godtgjørelser» (eneste E-skjema tilgjengelig i appen)

Trykk "Godtgjørelser" og en liste over sendte skjemaer fremkommer. De er tydelig merket med status.

Hvem er godkjenner 1 og 2 på E-skjema?

Godkjenner 1 foretar kontroll av regelverk, lønnarter osv. og sender videre til 2. godkjenner.

Godkjenner 1

• For HR-relevante E-skjemaer (permisjon, overføring av feriedager, oppsigelse) er det lokal HR-medarbeider som er godkjenner 1.
• For E-skjemaer som har med økonomi å gjøre («Godtgjørelser») er det økonomimedarbeidere som er godkjenner 1 (de samme som behandler deres reiseregninger).

Godkjenner 2

• Godkjenner 2 har budsjettdisponeringsmyndighet og godkjenner eller avslår søknaden.
• Godkjenner 2 er din nærmeste leder i organisasjonen, med mindre du har endret på kostnadsstedet i E-skjemaet. Da går E-skjemaet til 1. og 2. godkjenner i den enheten som er knyttet til dette kostnadsstedet.