SAP-portalen og DFØ-appen
SAP-portalen er DFØs selvbetjeningsløsning for ansatt- og lønnsdata. DFØ-appen er SAP på mobil.
SAP er kun tilgjengelig når du er logget på OsloMet-nettverket. Koble til VPN dersom du jobber hjemmefra/utenfra for tilgang til SAP. DFØ-appen er tilgjengeleg fra vanlig nettverk.
SAP-portalen - selvbetjeningsportalen
SAP-portalen finnes nå i to versjoner: en ny for ansatte, og en gammel, som godkjennere i SAP-portalen bør bruke.
SAP på mobil – DFØ-appen og hvordan bruke den
DFØ-app er mobilversjonen av SAP-portalen og er svært enkel å bruke.
Du kan laste ned DFØ-appen for smarttelefoner og andre enheter via DFØ sin nettside. DFØ har også veiledninger på hvordan du bruker DFØ-appen (dfo.no).
Ta i bruk DFØ-appen
- Første gang: Logg inn via ID-porten med sikker pålogging: MinID, BankID eller BankID på mobil eller Buypass ID i mobil.
- Etter pålogging: Velg firesifret PIN-kode.
- Denne PIN-koden bruker du hver gang du logger på DFØ-appen.
Hva kan du gjøre i appen?
- stemple inn og ut
- endre personlige opplysninger
- timeregistrering/aktivitetsregistrering (video, youtube.com)
- sjekke tidssaldo (video, youtube.com)
- registrere overtid
- registrere og levere reiseregning
- refusjon av utgifter
- korrigering av innsendte reiseregninger og utgiftsrefusjoner
- fraværssøknader (video, youtube.com)
- godkjenningsfunksjoner for ledere
- registrere stedfortredergodtgjørelse for ledere
Hva administrerer jeg selv: timelønn, lønnslipp, tjenestereiser, refusjon og godkjenning av reiser
Alle ansatte med månedslønn skal benytte portalen. TA-ansatte registrerer tid i SAP-portalen eller i DFØ-appen.
Timelønnede
Timelønnede som får timelønn og honorar etter innleverte timelister, vil motta skriftlig lønnsslipp og må levere reiseregning manuelt.
Timelønnede som leverer digitale timelister får elektronisk lønnsslipp i DFØ-appen og/eller Betalmeg. Reiseregninger må foreløpig leveres manuelt.
Elektronisk lønnslipp
Du vil ikke motta lønnsslipp i posthyllen, men må selv aktivt laste den ned og eventuelt skrive ut fra SAP-portalen eller DFØ-appen. Med ny selvbetjeningsportal er det enkelt å laste ned lønnsslippen:
- Trykk på "Lønnsslipp".
- Velg aktuell måned.
- Trykk på nedlastings-ikonet nede til høyre i bildet.
Nåværende og eldre lønnslipper er tilgjengelig i SAP-portalen så lenge du er ansatt i OsloMet. Det er derfor tilrådelig å lagre lønnsslippene på din egen maskin eller telefon før din ansettelse utløper.
Elektronisk administrasjon av tjenestereiser
- Tilsatte må selv registrere sin reiseregning.
- Etter registrering sendes en elektronisk oppgave til en saksbehandler for kontroll, og deretter til leder for godkjenning, før utbetaling.
- Du vil alltid ha mulighet til å sjekke status i behandlingen av din reiseregning og til å se på tidligere reiseoppgjør.
Forhåndsgodkjenning av reise
Alle bestillinger, inkludert reiser, skal være forhåndsgodkjent av lederen for budsjettenheten som belastes.
SAP-portalen legger til rette for enkel forhåndsgodkjenning av reiser, som bør benyttes før reisen bestilles.
Dette gjøres under: Reise- og utgiftsrefusjon/Reisesøknad/Opprett reisesøknad.
Merk: dersom du ønsker forskudd på reise, er dette en egen funksjon under reisesøknad. Godkjenning av reisesøknad betyr ikke automatisk utbetaling av reiseforskudd.
Elektronisk refusjon av utlegg
- Tilsatte skal registrere refusjon av utlegg elektronisk.
- Kvitteringene legges ved saken i SAP-portalen.
- Husk å ta bilde av, last ned eller skann inn vedlegg.
E-skjema via DFØ
E-skjema brukes til søknad om godtgjørelser og permisjoner, til registrering av ekstraerverv, ekstra skattetrekk, registrering av timer for timelønnede m.m.
Hjelp til e-skjemaer
Elektronisk sykefraværsoppfølging (SFO) for ledere
OsloMet bruker elektronisk sykefraværsoppfølging for alle ledere i SAP-portalen.
Stedfortredergodtgjørelse i DFØ-appen
Ledere kan registrere stedfortredergodtgjørelse for sine ansatte i DFØ-appen. Her kan man registrere hvem som skal fungere for hvem, og i hvilken periode.
Se videoveiledning om hvordan man registrerer stedfortredergodgjørelse (youtube.com).
Brukerveiledning for ledere kan du finne på DFØ sin nettside.
- NB I: Under "Avlønning" skal man velge "Jeg ønsker at HR/lønn legger inn lønn". Da blir saken behandlet etter OsloMet sitt regelverk. Merk at HR legger inn riktig lønn og så vil saken gå i retur til leder, slik at leder kan se hva lønnen blir, og må godkjenne denne, før den går til utbetaling.
- NB II: Ledere må fortsatt sette opp stedfortredere i SAP-portalen ved fravær, se DFØ sin veileder om hvordan man setter opp stedfortredere (PDF).
- Stedfortredergodtgjørelsen blir behandlet av HR, som kan velge mellom å behandle den i DFØ-appen eller i SAP-portalen.
Brukerveiledning for godkjennere
Lederinnsikt og Fagbrukerinnsikt for HR og lønn
Den nye SAP-portalen har ikke leder selvbetjening. Denne funksjonen er erstattet av "Teamkalender" og "Lederinnsikt" for HR og lønn. Teamkalender viser planlagt fravær for kolleger og direkte rapporterende medarbeidere.
- Brukerveiledning til Lederinnsikt og Fagbrukerinnsikt (dfo.no)
- Veileder til Lederinnsikt (dfo.no).
- Tips til Lederinnsikt (Word)
Fagbrukere i SAP (HR-ansatte, lønnsmedarbeidere og enkelte økonomimedarbeidere) har tilgang til Fagbrukerinnsikt for HR og lønn (dfo.no).
SAP-kontakt og veiledninger
SAP for ledere