SAP-portalen og DFØ-appen
Innhold
- SAP-portalen
- SAP på mobil: DFØ-appen
- Hva administrerer jeg selv i SAP-portalen?
- E-skjema - elektroniske skjema i SAP-portalen
- SAP-kontakt og veiledninger
- Stedfortredergodtgjørelse i DFØ-appen
- Lederinnsikt og Fagbrukerinnsikt for HR og lønn
SAP-portalen - selvbetjeningsportalen
SAP-portalen er DFØs selvbetjeningsløsning for ansatt- og lønnsdata.
SAP-portalen finnes nå i to versjoner: en ny for ansatte, og en gammel, som godkjennere i SAP-portalen bør bruke.
Les om versjonene her: SAP-pålogging
Lenken på Min side og øverst på siden her fører til ny selvbetjeningsportal.
Veiledninger til ny selvbetjeningsportal finner du her.
Veiledning for godkjennere til den nye selvbetjeningsportalen finner du her.
SAP på mobil - DFØ-appen
DFØ-app er mobilversjonen av SAP-portalen og er svært enkel å bruke.
Last ned DFØ-app for smarttelefoner - Android/iPhone/iPad (dfo.no).
Hvordan bruke DFØ-app (dfo.no).
Ta i bruk DFØ-appen
- Første gang: Logg inn via ID-porten med sikker pålogging: MinID, BankID eller BankID på mobil eller Buypass ID i mobil.
- Etter pålogging: Velg firesifret PIN-kode.
- Denne PIN-koden bruker du hver gang du logger på DFØ-appen.
Hva kan du gjøre i appen?
- stemple inn og ut
- endre personlige opplysninger
- timeregistrering / aktivitetsregistrering (video)
- sjekke tidssaldo (video)
- registrere overtid
- registrere og levere reiseregning
- refusjon av utgifter
- korrigering av innsendte reiseregninger og utgiftsrefusjoner
- fraværssøknader (video)
- godkjenningsfunksjoner for ledere
- registrere stedfortredergodtgjørelse for ledere
Hva administrerer jeg selv i SAP-portalen?
Alle ansatte med månedslønn skal benytte portalen. TA-ansatte registrerer tid i SAP-portalen eller i DFØ-appen.
Timelønnede
Timelønnede som får timelønn og honorar etter innleverte timelister, vil motta skriftlig lønnsslipp og må levere reiseregning manuelt.
Timelønnede som leverer digitale timelister får elektronisk lønnsslipp i DFØ-appen og/eller Betalmeg. Reiseregninger må foreløpig leveres manuelt.
Elektronisk lønnslipp
Du vil ikke motta lønnsslipp i posthyllen, men må selv aktivt laste den ned og eventuelt skrive ut fra SAP-portalen eller DFØ-appen. Med ny selvbetjeningsportal er det enkelt å laste ned lønnsslippen - trykk på Lønnsslipp, velg aktuell måned og trykk på nedlastings-ikonet nede til høyre i bildet.
Nåværende og eldre lønnslipper er tilgjengelig i SAP-portalen så lenge du er ansatt i OsloMet. Det er derfor tilrådelig å lagre lønnsslippene på din egen maskin eller telefon før din ansettelse utløper.
Elektronisk administrasjon av tjenestereiser
- Tilsatte må selv registrere sin reiseregning.
- Etter registrering sendes en elektronisk oppgave til en saksbehandler for kontroll, og deretter til leder for godkjenning, før utbetaling.
- Du vil alltid ha mulighet til å sjekke status i behandlingen av din reiseregning og til å se på tidligere reiseoppgjør.
Forhåndsgodkjenning av reise
Alle bestillinger, inkludert reiser, skal være forhåndsgodkjent av lederen for budsjettenheten som belastes.
SAP-portalen legger til rette for enkel forhåndsgodkjenning av reiser, som bør benyttes før reisen bestilles.
- Dette gjøres under: Reise- og utgiftsrefusjon/Reisesøknad/Opprett reisesøknad.
- Merk: dersom du ønsker forskudd på reise, er dette en egen funksjon under reisesøknad - godkjenning av reisesøknad betyr ikke automatisk utbetaling av reiseforskudd.
Elektronisk refusjon av utlegg
- Tilsatte skal registrere refusjon av utlegg elektronisk.
- Kvitteringene legges ved saken i SAP-portalen.
- Husk å ta bilde av, last ned eller skann inn vedlegg.
E-skjema - elektroniske skjema i SAP-portalen (gammel versjon)
E-skjema brukes til søknad om godtgjørelser, permisjoner, ferieoverføring, og registrering av ekstraerverv og ekstra skattetrekk m.m. E-skjema effektiviserer og forenkler økonomi- og personaloppgaver for ansatte og ledere.
E-skjema "Godtgjørelser" brukes til registrering av timer for timelønnede og honorar for honorarmottagere; mer informasjon her.
Hjelpeside for E-skjema
Med E-skjema i SAP-portalen kan ansatte blant annet:
- Søke om foreldrepermisjon
- Søke refusjon av godtgjørelser
- Overføre ferie
- Legge inn beløp for ekstra skattetrekk
- Registrere sidegjøremål/ekstraerverv
- Overføring/utbetaling av timer fra reise-/overtidssaldo
- Levere oppsigelse
Godkjenning og kontroll av alle skjemaer
Alle skjemaer unntatt ekstra skattetrekk går til kontroll og godkjenning av enten HR- eller økonomimedarbeidere, før de posteres i lønnssystemet.
Elektronisk sykefraværsoppfølging (SFO) - for ledere
OsloMet bruker elektronisk sykefraværsoppfølging for alle ledere i SAP-portalen.
Stedfortredergodtgjørelse i DFØ-appen
Ledere kan registrere stedfortredergodtgjørelse for sine ansatte i DFØ-appen. Her kan man registrere hvem som skal fungere for hvem, og i hvilken periode. Se en kort film om stedfortredergodtgjørelse her.
- Brukerveiledning for ledere her.
- NB I: Under Avlønning skal man velge "Jeg ønsker at HR/lønn legger inn lønn". Da blir saken behandlet etter OsloMet sitt regelverk. Merk at HR legger inn riktig lønn og så vil saken gå i retur til leder, slik at leder kan se hva lønnen blir, og må godkjenne denne, før den går til utbetaling.
- NB II: Ledere må fortsatt sette opp stedfortredere i SAP-portalen ved fravær, se veileder fra DFØ
- Stedfortredergodtgjørelsen blir behandlet av HR, som kan velge mellom å behandle den i DFØ-appen eller i SAP-portalen.
- Brukerveiledning for godkjennere: for DFØ-appen, for SAP-portalen.
Lederinnsikt og Fagbrukerinnsikt for HR og lønn
Den nye SAP-portalen har ikke Leder selvbetjening. Denne funksjonen er erstattet av Teamkalender og Lederinnsikt for HR og lønn. Teamkalender viser planlagt fravær for kolleger og direkte rapporterende medarbeidere.
Veileder til Lederinnsikt finner du her.
Enklere veileder / tips til Lederinnsikt finner du her
Fagbrukere i SAP (HR-ansatte, lønnsmedarbeidere og enkelte økonomimedarbeidere) har tilgang til Fagbrukerinnsikt for HR og lønn. Veileder til Fagbrukerinnsikt her.