Bestille reise

Levere reiseregning

1. Veiledning til utfylling av reiseregninger i DFØ-appen eller SAP-portalen

   Alle ansatte kan bruke den praktiske DFØ-appen for smarttelefon for sende reiseregninger 

   Les om hvordan du laster ned og logger på DFØ-appen (dfo.no)

   Hvis du har tilgang til OsloMets datasystemer (IT-konto/Feide bruker) kan du også bruke SAP-portalen (dfo.no) på PC/desktop. For omfattende reiser med mange reisemål og kvitteringer, kan det være lurt å bruke SAP-portalen, men det er i utgangspunktet mulig å gjøre alt i DFØ-appen. 

   Har du registert reisesøknad før reisen?

   Hvis du har registert reisesøknad før reisen, skal du bruke denne for å fullføre reiseregningen. Velg "Reisesøknad" i stedet for "Reiseregning". Slett estimerte kostnader ved å trykke på Reisesøknad. Slett deretter ESTI- estimerte kostnader.

   På DFØs sider finner du tekniske beskrivelser for hvordan du setter opp reiseregninger og utgiftsrefusjoner i DFØ-appen eller SAP-portalen.  

   • Registrering av reiseregninger og utgiftsrefusjoner i DFØ-appen (dfo.no)
   • Registrering av reiseregninger og utgiftsrefusjoner i SAP-portalen (dfo.no)  

   Ved utfylling av skjemaet må du ta stilling til en rekke punkter. Her følger en nærmere beskrivelse: 

   Formål

   Oppgi formålet med reisen og eventuelt arrangement du har deltatt på. Beskrivelsen må være mer detaljert enn «deltakelse på møte», «kurs» eller «seminar». Det må angis hvorfor dette er en tjenestereise som ikke dekker private utgifter. 

   Land/region

   I dette feltet skal det alltid stå Norge ved innenlandsreiser. 

   Flere reisemål

   Fylles i dersom du har hatt flere stopp underveis med annen type overnatting. Dette påvirker beregning av kostgodtgjørelse. 

   Regulativ

   Det er type overnatting som styrer regulativet. «Dagsreise» kommer opp som standardvalg. Under følger en forklaring av de øvrige valg under regulativ. De som brukes oftest er “Dagsreise” og “Tjenestereise på hotell” 

   Regulativer og forklaring

   • Dagsreise: Hvis reisen ikke inkluderer overnatting
   • Ferie / privat opphold: Brukes hvis du har ferie innenfor en tjenestereise. 
   • Tj.reise > 28 dager: Hvis tjenestereisen er på mer enn 28 dager og du bor på hotell 
   • Tj.reise > 28d, hybel/priv: Hvis tjenestereisen er på mer enn 28 dager  
   • Tj.reise > 28d, pensjonat: Hvis tjenestereisen er på mer enn 28 dager  
   • Tj.reise hybel/priv (m/kok): Se definisjon under 
   • Tj.reise pensjonat  (u/kok): Se definisjon under 
   • Tjenestereise på hotell: Se definisjon under 
   • Trekkfri hybel/priv (m/kok): Her er det kun den trekkfrie satsen som utbetales.
   • Trekkfri Pensjonat (u/kok): Her er det kun den trekkfrie satsen som utbetales.

   Merk: Dagreise innland, Feltavtale, Pendler hybel/priv > 28 dager, Pendler hybel/priv, høy sats og Pendler hybel/priv lav sats brukes ikke i OsloMet. 

   Definisjoner

   • Hotell: Hvis overnattingsstedet har «Hotell» i navnet, eller hvis overnattingsstedet har restaurant som tilbyr servering av frokost, lunsj og middag. Gjør det ikke det, er stedet å regne som pensjonat etter skattereglene i Norge. 
   • Pensjonat: Hvis overnattingsstedet kun serverer frokost. F.eks.: Bed&Breakfast 
   • Hybel/priv m/kok: «m/kok» defineres som tilgang til forsvarlig oppbevaring av mat (=kjøleskap) og rennende vann annet sted enn på badet.  Dette gjelder selv om overnattingsstedet har hotell-/pensjonatstandard, men ikke oppfyller kravene over. 
   • Hybel/priv u/kok: Hvis du bor på så enkel standard at det ikke kan klassifiseres som pensjonat, og at definisjonen på «m/kok» ikke er til stede.

   Kostsatsen er lik uansett hvordan du bor, men det er den skattefrie delen som er forskjellig. Les mer om satser for fradrag – kost og losji (skatteetaten.no).

   Overnattingsted

   Oppgi navn og adresse til overnattingsted i kommentarfeltet. Overnatter du flere steder oppgir du også datoer. Du trenger ikke oppgi overnattingsted hvis du ordner det selv og mottar nattillegg (se info om nattillegg under), for eksempel ved privat overnatting.

   Kostgodtgjørelse

   For reiser over 15 kilometer og som varer utover seks timer, dekkes utgifter til måltider etter egne satser. Det er en forutsetning at du har merkostnader til kost i forbindelse med reisen. 
    
   For reiser utenlands mellom 6 – 12 timer tur-retur, får man 50 prosent av det faste beløpet for det landet som besøkes, se statens satser utenlands (dfo.no). Skjemaet vil automatisk velge korrekt kostgodtgjørelse for land og by ved utenlandsreise. 
    
   Kryss av for kostgodtgjørelse dersom du har krav på det. Under fradrag skal du krysse av dersom du har fått dekket måltider underveis på reisen, dvs. måltider du ikke har betalt selv.  

   Eksempel

   Får du frokost på hotellet, trekkes denne fra kostgodtgjørelsen. Bestemmer du deg for å kjøpe frokost selv et annet sted eller du ikke rakk frokosten på hotellet, får du også trekk, da du kunne ha spist på hotellet.  

   Hvis du har bodd på hotell i Norge uten frokost, er det viktig å skrive dette i kommentarfeltet, da det er mest vanlig at hotell i Norge er inkludert frokost. 

   Les mer om kost og losji (skatteetaten.no) og trekk og skattefri godtgjørelse i forbindelse med reiser på Skatteetaten sit nettsted. Her blir også satser og regelverk beskrevet og noen eksempler som illustrerer regler for måltidstrekk.  

   Nattillegg (ikke ved utenlandsreiser)

   Hvis du selv sørger for overnatting på jobbreiser innenlands kan det utbetales et trekkfritt nattillegg pr døgn. Dette kommer i tillegg til eventuell kostgodtgjørelse.  Nattillegget er ment å dekke overnatting privat, på campingplass eller lignende. Skal hukes av dersom du har vært borte fra eget hjem minst 5 timer av natten på grunn av en tjenestereise, og arbeidsgiver ikke dekker hotell eller andre overnattingsmuligheter. 

   Ved overnatting på tog, båt og liknende i Norge gis det ikke ulegitimert nattillegg når soveplass er inkludert i billetten. Les om nattillegg på Altinn.no.  

   Ved nattillegg får du kost ut fra regulativet «Overnatting privat/hybel m/kok», med mindre du kan dokumentere at du har rett på et annet regulativ (se over).  

   Krever du nattillegg er det en fordel at du skriver en forklaring/kommentar på hvorfor, for å unngå å få reiseregningen i retur. 

   Reisestrekning og kilometergodtgjørelse

   Bruk av privatbil må godkjennes av arbeidsgiver ved nærmeste leder før reisen foretas. På generelt grunnlag skal privatbil kun benyttes hvor dette kostnads- og tidsmessig blir til fordel for arbeidsgiver. Muligheten for samkjøring med andre arbeidstakere på samme oppdrag må undersøkes. Har du med en kollega på reisen har du krav på passasjertilegg. Oppgi antall og navn ved utfylling.  

   Dersom du har krav på kilometergodtgjørelse, klikker du på strekningsdetaljer for å oppgi detaljer. Du må oppgi totalt kjørt distanse, reiserute med utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og eventuell årsak til omkjøringer.  

   For mer informasjon om bruk av egen bil og kilometergodtgjørelse, se følgende lenker: 

   • Statens personalhåndbok – Bruk av egen bil (lovdata.no) 

   • Satser for kilometergodtgjørelse (skatteetaten.no)  

   Kompensjonstillegg

   Kompensasjonstillegg får du ved reise i utlandet som har vart i mer enn 1 døgn. Nytt døgn regnes som mer enn 12 timer inn i det neste. Skjemaet vil automatisk gi kompensasjonstillegg i henhold til reisetid ved utenlandsreise.

   Utgiftsposter

   Her registrerer du utgiftsposter (m/vedlegg) du har hatt på reisen. Faktiske utgifter i forbindelse med reisen dekkes skattefritt når det foreligger dokumentasjon for utlegget. 

   Utgifter dekket av arbeidsgiver

   Har du for eksempel bodd på hotell og ikke betalt dette selv, må du legge inn dette som «Hotell betalt av virksomheten» under utgiftsposter. Beløp kan være 0,-, men det må framkomme på reiseregningen hvor du har overnattet.

   Kilder/relevante lenker til regelverk

   • Altinn - Krav til reiseregning 
   • Altinn - Reise og diett 
   • Statens personalhåndbok – Bruk av egen bil (lovdata.no) 
   • Satser for kilometergodtgjørelse (skatteetaten.no)  
   • Statens satser utenlands | Statens arbeidsgiverportal (dfo.no)   

2. Krav til dokumentasjon

   Etter skatteloven §5-11, 1-2 (lovdata.no) kan det skattefritt refunderes utgifter påløpt i forbindelse med utførelse av arbeid, så fremt disse utgiftene ikke dekker private utgifter og ikke gir overskudd etter at påløpte kostnader er dekket. Det stilles derfor strenge krav til dokumentasjonen ved reiseregninger, utgiftsrefusjoner og bevertning.

   Dokumentasjonen må tydelig vise

   • betalingsgrunnlaget - hva utgiften gjelder. Må vise enhetspris, antall og hva som er kjøpt. 
   • betalingsbekreftelsen - at utgiften faktisk er betalt. Kassekvittering e.l., kontoutskrift dersom kvittering ikke gis fra selger. 

   Betaling med kredit/debetkort

   Når du har betalt med kort, må du levere dokumentasjon som spesifiserer hva du har kjøpt (betalingsgrunnlaget) og viser beløpet som er belastet kortet ditt (betalingsbekreftelsen).

   Kontoutskrift

   Når du legger ved kontoutskrift for å dokumentere betaling av en utgift (betalingsbekreftelse), må du også legge ved fakturaen, regningen eller lignende som viser hva utgiften gjelder (betalingsgrunnlaget).

   Internettkjøp

   Kvittering for kjøp av varer eller tjenester over internett skal inneholde informasjon om hva som ble kjøpt (pris, antall osv., dvs. betalingsgrunnlaget) og informasjon om at ditt kredittkort eller din bankkonto er blitt belastet (betalingsbekreftelsen). Det kan da være behov for å legge ved flere skjermbilder. Merk: Ordrebekreftelse er ikke tilstrekkelig.

   Reiser

   Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det fremgå hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Se skattebetalingsforskriften (lovdata.no).

   • Flyreiser dokumenterer du med billett og boardingkort som viser at du har gjennomført reisen.
   • Taxi:  Her må det framkommer hvorfor du har benyttet taxi. Det må også framkomme hvem flere som satt på i taxien hvis du delte den med flere.
   • Reiser med offentlig transport trenger du ikke å dokumentere, men du må oppgi strekningsdetaljer.
   • Bruk av egen bil skal være forhåndsgodkjent av din leder 
   • Øvrige utgifter: Det må fremkomme hva du har kjøpt og hvorfor du krever refusjon. Har du hatt utgifter for andre (for eksempel betalt for mat) må det framkomme for hvem. 

   Bevertning

   Ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen oppgis, samt navnet på de personer som bevertningen omfatter og navnet på de virksomhetene som personene representerer. Se skattebetalingsforskriften (lovdata.no). Dersom anledningen til bevertning ikke er omtalt i bestemmelsene i OsloMet, må det innhentes godkjenning av riktig ledernivå.

   Format

   Fordi skattelovgivningen stiller krav til at dokumentasjon og betalingsgrunnlag/-bekreftelse ikke skal kunne endres etter innsending, må dokumentasjonen være i pdf., jpeg. eller andre vanlige bildeformater (ikke Word, Excel osv.).

3. Endre kostnadstilordning

   Hvis reise-/utgiftsrefusjonen skal belastes et bestemt prosjekt, kostnadssted eller arbeidsordre som avviker fra det kostnadsstedet din lønn belastes på, kan du endre eller dele opp kostnadstilordningen. Velg "Annen" og endre kostnadssted (tilsvarer budsjettenhet) og K-element 4 (tilsvarer arbeidsordre). Prosjekt brukes ikke i SAP.

   Se veiledning for å belaste reisen eller refusjonen til en bestemt arbeidsordre eller en budsjettenhet (.docx).

4. Utbetaling 

   Når reiseregningen/refusjonen er godkjent, vil den automatisk komme med i førstkommende kjøring for innkomne reiseregninger.

   • Utbetaling av reiseregninger/refusjoner skjer normalt hver uke.

   • Ta gjerne vare på kvitteringen inntil beløpet er utbetalt til bankkonto.
   • Alle bilag skal sendes elektronisk. Bekreftelser fra leder må lagres som vedlegg i reiseregningen.

5. Eksterne som ikke har tilgang til SAP-portalen eller DFØ-appen

   Har du ikke tilgang til SAP-portalen, bruk skjema Reiseregning for eksterne (.xlsm).

   • Fyll ut reiseregningsskjemaet og legg ved alle kvitteringer for reisen.
   • Reiseregningen og kvitteringene sendes kontaktperson eller oppdragsansvarlig på fakultet/enhet.
   • Kontaktperson i OsloMet avklarer hva som dekkes, hvilken anledning/formål reiseregningen gjelder, hvor reiseregningen skal belastes, o.l.