Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Vurder behov for ny avtale/anskaffelse

Før du melder inn behovet til Seksjon for innkjøp, må du sjekke avtalekatalogen og beregne anskaffelsens verdi.

1. Beregning av verdi

   Når OsloMet skal kjøpe noe, sier anskaffelsesregelverket at vi må regne ut det samlede beløpet OsloMet kan komme til å betale for varen eller tjenesten i hele avtaleperioden. Verdien på en anskaffelse skal beregnes ut fra hva OsloMet har planlagt å kjøpe i en periode på 4 år frem i tid. Alle kostnader skal medberegnes. Dette gjelder for eksempel:

   • forlengelse av avtalen/opsjoner
   • mulige tilleggskjøp, som ekstrautsyr/-tjenester
   • løpende kostnader, som service- og vedlikeholdskostnader
   • drift og lisenser.

   Beregningen gjøres uten merverdiavgift (eks. mva.)

   Obs! Det er ikke lovlig å dele opp et kjøp for å omgå anskaffelsesregelverket.

2. Når er det behov for en ny avtale/anskaffelse?

   En ny anskaffelse innebærer at det må igangsettes en ny anskaffelsesprosess. På OsloMet skal Seksjon for innkjøp involveres i alle anskaffelser med verdi over NOK 100.000,- eks. mva. Når beløpet overstiger NOK 500.000,- eks. mva. må kontraktseier kunne dokumentere at Seksjon for innkjøp er involvert og har godkjent kjøpet. Denne dokumentasjonen kan være konkurransestrategi hvor det fremkommer hvem som har deltatt i anskaffelsesprosessen, eller en e-post som bekrefter at det har vært hensiktsmessig dialog i forbindelse med ny anskaffelse.

   Det kan være behov for en ny anskaffelse i følgende tilfeller:

   • Eksisterende rammeavtale utløper
     Når en rammeavtale går ut på dato, betyr det at kontraktens varighet er avsluttet. Rammeavtaler har som hovedregel en samlet varighet på inntil fire år. Kontraktens varighet fremgår av kontraktsdokumentene. Det er som hovedregel ikke tillatt å forlenge avtaler utover det som er kontraktsfestet.
   • Opsjoner i rammeavtalen
     En rammeavtale kan for eksempel ha en fast varighet på to år, med opsjon på forlengelse i ytterligere ett pluss ett år. Dette innebærer at oppdragsgiver i prinsippet kan avslutte avtalen etter to år dersom behovet har endret seg, eller dersom leverandøren ikke leverer i henhold til avtalt kvalitet. Dersom opsjon benyttes, omtales dette som at opsjonen utløses eller at avtalen forlenges. Se retningslinje for avtaleforvaltning for nærmere informasjon.
   • Avtalens maksimale verdi er oppbrukt
     I alle avtaler er det fastsatt et estimert maksimalbeløp for hva som forventes kjøpt i løpet av kontraktsperioden. Dersom det viser seg at det faktiske kjøpet overstiger dette beløpet vesentlig, kan det medføre at kontraktens varighet i praksis blir forkortet. I slike tilfeller må det igangsettes en ny anskaffelsesprosess.
   • Det oppstår et nytt eller vesentlig endret behov
     Dersom virksomheten får et nytt behov, eller eksisterende behov endrer seg vesentlig, og dette ikke dekkes av gjeldende avtaler, kan det være nødvendig å gjennomføre en ny anskaffelse.

3. Sjekk avtalekatalogen

   Start alltid med å sjekke avtalekatalogen. Der finner du oversikt og informasjon over OsloMet sine avtaler for varer og tjenester.

   • Hvis du finner en avtale som dekker behovet ditt, gå til "Bestill vare eller tjeneste" i Min bestilling.
   • Hvis du ikke finner en avtale som dekker behovet, meld det inn til Seksjon for innkjøp via Min bestilling.

4. Kjøp under NOK 100.000 eks. mva.

   • Før man gjennomfører kjøpet må man sjekke markedet og helst innhente tilbud fra flere leverandører for å sikre god og forsvarlig forvaltning av OsloMets midler. Google-søk kan hjelpe deg å finne aktuelle leverandører.
   • Send OsloMets Standard Innkjøpsbetingelser til valgt leverandør.

   Slik gjennomfører du kjøpet

   • Gå inn i Min bestilling og velg «Bestille vare eller tjenste».
   • Velg den aktuelle kategorien (dette er ofte "Andre varer og tjenester").
   • Fyll ut nødvendig informasjon og last opp tilbudet som et vedlegg.
   • Din lokale bestiller vil hjelpe deg videre i prosessen.