Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Når det ikke finnes rammeavtale

Hvis du vil kjøpe noe og det ikke finnes en aktuell rammeavtale som dekker behovet, må anskaffelsens verdi beregnes slik at riktig prosedyre for innkjøpet kan velges. Videre må det vurderes om det bare er behov for et enkeltstående kjøp, eller om det er nødvendig å inngå en rammeavtale fordi kjøpene er gjentagende.

1. Beregning av anskaffelsens verdi

   Etter anskaffelsesforskriften § 5-4 skal totalverdien av kjøpet beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver (hele OsloMet) kan komme til å betale, eks. mva. for varen eller tjenesten, inkludert opsjoner og andre kostnader. Det er ikke lovlig å dele opp en anskaffelse for å unngå å bruke riktig prosedyre, f.eks. for å unngå kunngjøring på Doffin.

2. Du kan gjennomføre et enkeltkjøp dersom beløpet er under 100.000 NOK eks. mva.

   • Anskaffelser under 100.000 NOK eks. mva. er unntatt anskaffelsesregelverket, jf. Lov om offentlige anskaffelser § 2. Dette betyr at man kan foreta en direkte anskaffelse hvis anslått verdi for hele OsloMet av denne varen eller tjenesten er under 100.000 NOK eks. mva.
   • Før man gjennomfører kjøpet anbefales det imidlertid at det innhentes tilbud fra minst 3 leverandører for å sikre god og forsvarlig forvaltning av OsloMets midler. Google-søk kan hjelpe deg å finne aktuelle leverandører.
   • Send OsloMets Standard Innkjøpsbetingelser til valgt leverandør.

   Slik gjennomfører du enkeltkjøpet

   • Gå inn i Min bestilling og velg «Meld inn behov».
   • Velg de aktuelle kategoriene inne i systemet og beskriv behovet ditt, og send inn. Din lokale innkjøper vil da bistå deg.
   • Legg ved dokumentasjon på innhentede tilbud ved å laste dem opp i Min bestilling. Lokal innkjøper lagrer dem i bestillingssystemet.

3. Du må gjennomføre en formell anskaffelsesprosess dersom beløpet er lik eller overstiger 100.000 NOK eks. mva.

   • Beløpet det skal kjøpes for er over 100.000 kroner eks. mva.
   • Og det ikke finnes rammeavtale for det du skal kjøpe

4. Videre prosess ved anskaffelse for 100.000–500.000 NOK eks. mva.

   • Veiledninger, retningslinjer og standardmaler som lokal innkjøper skal bruke, ligger i Teams for Innkjøpsforum og under skjemaer for innkjøp og økonomi. Trenger du tilgang til malverk og veiledninger for innkjøpere, ta kontakt med din lokale innkjøper eller innkjøp sentralt. 
   • Lov om offentlige anskaffelser, Anskaffelsesforskriften del I og interne føringer skal etterleves for å sikre en profesjonell gjennomføring.
   • Ta kontakt med Seksjon for innkjøp ved behov for råd og veiledning.

5. Videre prosess ved anskaffelse over 500.000 NOK eks. mva.

   • Har du behov for en anskaffelse over 500 000 eks. mva. der det ikke finnes en aktuell rammeavtale, må du ta kontakt med Innkjøpsseksjonen. Se trinn 2 : Meld behovet og vent.

   • Å gjennomføre en anskaffelsesprosess vil ta flere måneder, så planlegg anskaffelsene i god tid.

   • Prosessen innebærer at det skal gjennomføres en konkurranse der lov om offentlige anskaffelser, relevante forskrifter og interne føringer skal følges.

   • Se også retningslinje for anskaffelsesprosess over 500.000 kroner.