Rutine for kjøp av vikartjenester

Administrasjon/kontor

• Sentralbord/resepsjon/informasjon

• Sekretær

• Kontorassistent

• Saksbehandler

• Arkivmedarbeider

• HR-konsulent / Personalmedarbeider

• Kommunikasjonsrådgiver 

Økonomi og regnskap

• Økonomikonsulent

• Regnskapsmedarbeider

• Controller

• Lønnsmedarbeider

IKT

• Drift

• Brukerstøtte / ServiceDesk / HelpDesk

• Teknisk IT-Support

Det kan etterspørres kompetanse for hvert av tjenesteområde etter disse nivåene:

1. Kjennskap til tjenesteområdet, trenger oppfølging og veiledning. Inntil 2 års erfaring.

2. Relevant kompetanse innen tjenesteområdet, trenger noe oppfølging og veiledning. Mellom 2 – 5 års erfaring.

3. God og relevant kompetanse innen tjenesteområdet, trenger noe veiledning i oppstartsfasen, arbeider selvstendig. Kan håndtere personalansvar. Mer enn 5 års erfaring.

Vikarene skal ha kompetanse som beskrevet pr. nivå i tabellen over, og skal kunne starte innen kort varsel. Behovshaver har ansvar for å veilede og følge opp vikaren, og leveres det ikke som forutsatt er det muligheter for å kunne bytte vikar.

Behovshaver sender ferdig utfylt avropsskjema til bestiller via Min bestilling. Ledere med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) må godkjenne bestillingen før den sendes til leverandør, se nedenfor for nærmere beskrivelse

Avropsmekanismen er rangering, det vil si at ved behov for vikar skal den leverandøren som oppnådde beste score i den opprinnelige konkurransen kontaktes først. Kan ikke den best rangerte levere tilbud, skal nest beste leverandør kontaktes. Kan heller ikke denne levere, kontaktes tredje best leverandør.

Leverandører kontaktes i følgende rangert rekkefølge:

1. BackUp Personell: Kontaktperson Vanessa Gilje Bergan, Tlf: 994 25 275, e-post vanessa@backup-personell.no

2. Manpower: Kontaktperson Kirsti Rishøy, Tlf: 995 17 205, e-post: kirsti.rishoi@manpower.no

3. Adecco: Kontaktperson Sofia Torgersen, Tlf: 473 91 547, e-post: sofia.torgersen@adecco.no

Ved avropsforespørsler er det avtalt at leverandøren skal bekrefte mottak av avropsforespørselen innen én virkedag (ring eller send e-post). Autosvar regnes ikke som bekreftelse på mottatt henvendelse.

Avklar så med leverandør hva behovet er, og hva du trenger. Avtal gjerne et kort møte fysisk eller digitalt med leverandøren slik at de får mest mulig informasjon om arbeidsmiljøet, oppgaver og kompetansenivå.

Leverandørens frist for å levere aktuelle kandidater avtales ved hver enkelt avropsforespørsel. Fristen fastsettes av behovshaver, og tilbudsfristen må settes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å kunne tilby egnet kandidat(er). Eksempelvis tre dager for oppdrag inntil 3 måneder og fire dager for oppdrag utover tre måneder. Ved spesialiststillinger er det naturlig med lengre frist.

Leverandøren vil så oversende kandidat(er) de mener er best egnet til oppdraget basert på informasjonen de har mottatt fra behovshaver. Ofte vil leverandøren ha sin egen kanal for tilgjengeliggjøring av CV og annen dokumentasjon, for eksempel en lenke du kan logge deg inn på.

Tilbudte kandidater vurderes ut fra kompetansenivå og egnethet, og det anbefales at behovshaver gjennomfører intervju/samtale med den, eller de kandidatene som anses som mest aktuelle for oppdraget.

• Når du har funnet en kandidat du ønsker å leie inn til oppdraget skal leverandøren oppgi et oppdragsnummer til OsloMet. Oppdragsnummer skal følge den formelle bestillingen og må fylles ut i avropsskjemaet.

• Behovshaver laster opp ferdig utfylt avropsskjema med alle nødvendige opplysninger til bestiller i Min bestilling.

  • Husk at bestillingen skal inneholde arbeidsordre for hvor kostnaden skal belastes.

  • Min bestilling liker ikke Excel – må lastes opp som pdf.

Bestiller mottar behovsinnmeldingen fra Min bestilling og sender den til leverandøren via UNIT4. Ved større endringer i bestilling som for eksempel utskifting av kandidat eller endring av omfang må det sendes ny bestilling med nytt avropsskjema. Bestiller følger med på om rammen for bestillingen er brukt opp.

Innleide vikarer skal ikke nødvendigvis ha samme lønn som den det skal vikarieres for. Lønnen fastsettes ut fra vikarens faglige kompetanse og ansiennitet, og innenfor stillingens lønnsinnplassering i henhold til vedlegg 3 i lokal lønnspolitikk. Lønnsfastsettelsen bør skje i samarbeid mellom behovshaver og leverandør.

Greit å huske: Ifølge Vikarbyrådirektivet skal innleide vikarer ha samme lønns- og arbeidsvilkår som om vedkommende var fast ansatt ved OsloMet.

I tillegg er det avtalt prispåslag. Prispåslaget skal dekke leverandørens kostnader med videre. Merverdiavgift (mva) kommer i tillegg.

Spør leverandøren om hva timeprisen vil være slik at du kan estimere den totale kostnaden for oppdraget og som skal brukes på avropsskjemaet.