Rutine for tjenestekjøp - Tilsatt

Rutine for tjenestekjøp

Rutine for tjenestekjøp

Både behovshaver, bestiller og leverandør har oppgaver i forbindelse med kjøp av varer og tjenester. Her er noen punkter som er spesielle for tjenestekjøp:

Behovshaver

  • Kontakter bestiller og undersøker om det finnes rammeavtale for ønsket tjeneste.
  • Innhenter tilbud fra avtaleleverandør dersom det finnes rammeavtale. Hvis det ikke foreligger avtale, kontakter behovshaver bestiller for å avklare hvem som innhenter tilbud fra minst tre leverandører.
  • Innhenter forhåndsgodkjenning fra leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).
  • Avklarer med økonomimedarbeider eller leder om hvilken arbeidsordre som skal benyttes (hvor kjøpet skal belastes).
  • Melder inn behov via «Min bestilling» etter å ha fått pristilbud fra leverandør. Tilbud fra leverandør eller ferdig utfylt avropskjema med nødvendige opplysninger skal legges ved.
  • Følger med på om ordrebekreftelse kommer fra bestiller slik at man vet at leverandøren har fått bestillingen.
  • Gir beskjed til innkjøper når varen er mottatt så fakturaen kan behandles
  • Holder kontakten med leverandøren under oppdraget og gir beskjed til bestiller når rammen/beløpet for oppdraget er brukt opp og det eventuelt må sendes ny bestilling.

 

Bestiller

  • Behandler saken som kommer i OTRS fra behovshaver.
  • Oppretter bestillingen inn i UBW i.h.h.t. til behov og mottatt pristilbud ved bruk av fritekstbestilling eller lokal katalog. Pris skal være så nøyaktig som mulig.
  • Følger med på om det kommer ordrebekreftelse fra leverandør. Dersom dette ikke kommer, etterlys dette.
  • Sender ordrebekreftelse til videre til behovshaver til informasjon og kontroll.
  • Bestiller foretar varemottak etter dialog med behovshaver og eventuelt med leverandør.
  • Ved delfakturering gjøres varemottak kun for mottatt tjeneste. Dersom resten av tjenesten ikke skal utføres, skal resten av bestillingen stenges i UBW.
  • Bestiller følger med på om faktura har kommet.
  • Ved prisavvik på faktura i forhold til bestilling, må innkjøper manuelt behandle fakturaen og kontere avviket.
  • Sender ny bestilling dersom fakturerbart beløp er i ferd med å bli større enn bestillingen.

 

Leverandør

  • Sender ordrebekreftelse til bestiller iht. til bestilling
  • Opplyser om når oppdraget er påbegynt og når det er avsluttet.
  • Opplyser behovshaver eller bestiller når rammen på tilbudet er brukt opp og etterspør ny bestilling fra bestiller dersom det gjenstår mer arbeid på tjenesten.
  • Sender faktura etter utført oppdrag.