Rutine for kontakt med BHT | Personalforvaltning - Ansatt

Rutine for kontakt med BHT

Rutine for kontakt med BHT

Rutinen gjelder for bistand fra bedriftshelsetjenesten. Alle bedriftshelsetjenester skal kjøpes hos Avonova (tidl. Stamina Helse AS), ihh til rammeavtale om Bedriftshelsetjeneste. Alle bestillinger må gjøres i "Min bestilling".

Bestilling

Alle bestillinger til Avonova (tidl. Stamina Helse AS) skal gjøres i Min bestilling. Det er lokale HMS-koordinatorer, lokale HR-sjefer, seniorrådgiver HMS i Avd. HR og HR-direktøren som er registrert som kontaktpersoner hos Avonova, og som kan legge inn bestilling av BHT-tjenester/bistand.

Mange tjenester er «hyllevarer», hvor man kan bestille direkte uten å ta kontakt med Stamina på forhånd– som f.eks. vaksiner eller førstehjelpskurs.

Kort prosessbeskrivelse

  1. Behovshaver melder sitt behov til lokal HMS-koordinator eller HR-sjef.
  2. HMS-koordinator fyller ut avropsskjema som spesifiserer behovet - NB: rådgivningstjenester må forhåndsavklares.
  3. HMS-koordinator oppretter bestilling i «Min Bestilling».
  4. Enhetens bestiller mottar bestillingen fra behovshaver via Min bestilling
  5. Enhetens bestiller legger bestillingen inn i UBW, velger godkjenner i UBW og sender bestilling til godkjenning til;
    1. Leder med BDM for BHT ved fakultet
    2. Instituttdirektør ved SVA
    3. HR-direktøren for de fellesadministrative enhetene og for sentrale bestillinger
  6. Leder godkjenner bestillingen.
  7. Bestillingen går til leverandør Avonova.

Tjenester/bistand med forhåndsavklaring 

For tjenester der man før bestilling har behov for å få avklart hva man faktisk trenger, nødvendig omfang og/eller hvordan dette bør leveres, alle rådgivningstjenester, samt i saker som omhandler særlig sensitive personopplysninger, må Avonova kontaktes for en avklaring før man gjør bestillingen. 

Det er lokale HMS-koordinatorer, lokale HR-sjefer og seniorrådgiver HMS i Avd. HR  som er registrert som kontaktpersoner som skal bistå med kontakt mot Avonova. 

Beate.Nordvik@avonova.no er kontaktperson for begge studiesteder.

Avonova vil opprettet et referansenummer for oppdraget som skal brukes som referanse i bestillingen. 

Avropsskjema

Ved bestillinger skal  Avropskjema BHT Avonova (excel) alltid fylles ut og vedlegges bestillingen. Skjemaet krever pålogging. 
NB: Min bestiling» tar ikke excel-filer – skjemaet må derfor lagres lokalt som pdf-fil før det kan lastes opp i Min bestilling.

I Min bestilling:

NB: Sensitive personopplysninger (kalt særlige kategorier i loven) må ikke framkomme i bestillingsskjemaet – se Datatilsynet.no om personopplysninger.

  • Velg Bestille andre varer og tjenester
  • Legg til vare: Velg «Bedriftshelsetjeneste»
  • Varenavn: Velg ønskede tjeneste i nedtrekksmenyen
  • Varebeskrivelse: Oppgi den informasjonen det er nødvendig for Avonova å ha for å kunne levere tjenesten. Alle rådgivnigstjenester krever forhåndsavklaring, kontakt KAM Beate.Nordvik@avonova.no. Referanse-/tilbudsnummeret må oppgis, og beløp må også fremkomme selv om referansenummer er oppgitt.
    • Referansenummeret fra Stamina, og evt.: 
    • Hvilket fakultet/avdeling i fellesadm./senter
    • Bygning og kontornummer – for møtet/kurset
    • Tidspunkt for møtet/kurset
    • Navn på HMS-koordinator/HR-sjef som fyller ut nettskjema.
  • Antall enheter: Fyll inn hvor mange enheter som bestilles.
  • Antatt pris: Denne vil framgå av Avviksskjemaet (vedlegget) – bruk det som framkommer der.
  • Last opp ferdig utfylt Avropsskjema – husk pdf.

Etterarbeid

  • Rapport fra BHT etter arbeidsplassvurdering, sendes nærmeste leder for ev. videre oppfølging, samt kopi til den ansatte.
  • Rapport fra BHT, skal legges på kontaktkortet til den ansatte.

Forebyggings- og tilretteleggingstilskuddet er borte som følge av ny IA-avtale mellom partene i arbeidslivet

Se mer informasjon på NAVs sider om inkluderende arbeidsliv.