Research Project Guide

Project start-up

1. Start-up meeting between project management and administration

   • How should reporting be done? Who reports what / when? Clarify communication in the project group. Reporting to the funding source must be in accordance with the requirements set. The project manager initiates the reporting himself and prepares the academic report. Administration at the faculty / center shall prepare financial report.

   • Clarify HSE (risk assessment, HSE responsibility).

   • Schedule meeting frequency.

   • Review routines for hourly attendance (if required by the client).

   • Clarify any job vacancies.

   • If the project is allocated funds, the budget will be revised according to the grant amount and requirements from the funding source.

2. Project number

   Contact finance at the faculty / center to create a project number.

3. Recruitment

   Procedure for hiring employees. However, you must be aware that the financier may have guidelines for what the employment contract should look like. The HR consultant assists with hiring. See also Researcher Mobility and Career Development.

4. Dokumentasjon i prosjektet

   Husk å arkivere ferdige dokumenter underveis i prosjektgjennomføringen, se nettside om dokumenter og prosjektarkiv.

5. Use of funds

   • Everyone who purchases at OsloMet must follow the law and regulations for Public Procurement, OsloMet's framework agreements, routines, etc. Contact economics at your faculty / center. More about purchases and orders at OsloMet.

   • There are separate rules related to the purchase of research and development services.

   • All equipment purchased by the project is the property of OsloMet.

   • Participants in a project should have access to the project's finances and use of resources. Openness is important to avoid conflicts and suspicion in relation to the use of resources.

   • Research group leaders and project managers should be able to account for the use of funds available to them.

   • If you have any doubts about what you can spend your money on, contact finance.

6. Collaboration Tools
   • Create if it is not already done. See section 4 under Seek funds.

7. Website
   • Contact your web editor at your faculty / center if the project should have its own website.

8. Dissemination
   • Do you want to make your research more visible through search engine optimization and research profile? Check out the website about Dissemination.

    

9. Creating a publishing strategy?

   You should think about whether you are going to create a publishing strategy that serves the purpose of the project and that will provide the most impact / impact for the project results.

   • Check out the websites: Publishing and Open Access
   • How to self-archive.
   • If you want to publish in Open Access, you can apply for funding from OsloMet's publishing fund.
   • Hybrid Open Access can be problematic.

10. 10. Styre prosjektøkonomien

    God styring av prosjektøkonomien er avgjørende for å sikre god ressursutnyttelse, etterlevelse av krav og måloppnåelse i forsknings- og utviklingsprosjekter. Dette innebærer planlegging, oppfølging og rapportering av inntekter og kostnader gjennom hele prosjektets levetid. Ved OsloMet skal bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter forvaltes i tråd med gjeldende regelverk, slik det er beskrevet i reglementet for bidrags- og oppdragsfinansiering. Dette gir rammer og retningslinjer for ansvar, roller og økonomisk oppfølging. 

    Utbetaling, inntektsføring og bruk av midler i FoU‑prosjekter 

    For å forstå hvor mye midler du har til rådighet i prosjektbudsjettet, er det viktig å skille mellom hvordan midler utbetales og hvordan de inntektsføres og brukes. 

    Avhengig av finansiør og prosjekttype kan midler bli: 

    • utbetalt som forskudd, der hele eller deler av tilskuddet kommer tidlig i prosjektperioden 
    • utbetalt etterskuddsvis, basert på rapportert aktivitet og godkjente kostnader. (Pass på at avtaler med partnere følger det overordnede systemet, dvs. At dersom finansiøren utbetaler midler til oss etterskuddsvis, har vi ikke lov til å betale forskudd til partnerne) 
    • utbetalt i rater, knyttet til milepæler eller periodisk rapportering 

    Utbetalingen er først og fremst et likviditetsspørsmål – den skal sikre at prosjektet har penger tilgjengelig til å gjennomføre planlagte aktiviteter. Men selv om midler er utbetalt og står på konto, kan de ikke inntektsføres i regnskapet før de er brukt i tråd med prosjektets planer. Inntektsføring skjer normalt løpende, i takt med: 

    • faktisk påløpte, støtteberettigede kostnader 
    • gjennomføring av aktiviteter slik de er beskrevet i prosjektplanen 
    • leveranser og framdrift som kan dokumenteres overfor finansiøren 

    Dette kalles ofte periodisering, og betyr at inntektene føres i samme periode som kostnadene oppstår. 

    Det er verdt å merke seg at selv om prosjektet har fått midler utbetalt, innebærer ikke dette at pengene kan brukes fritt. Midlene er: 

    • bundet til formålene, aktivitetene og arbeidspakkene i prosjektbeskrivelsen 
    • underlagt regelverk for støtteberettigede kostnader 
    • avhengig av at planlagte leveranser faktisk gjennomføres 

    Bruk av midler forutsetter altså at prosjektet leverer i henhold til avtalen med finansiøren. Dersom midler ikke brukes som forutsatt, kan dette føre til krav om tilbakebetaling eller reduksjon i senere utbetalinger. Derfor må alle betydelige endringer avklares med finansiør før de iverksettes.  

    God prosjektstyring krever derfor tett sammenheng mellom faglig fremdrift, økonomisk oppfølging og rapportering, noe som krever et nært og kontinuerlig samarbeid mellom prosjektleder, FoU og økonomi. 

    Gjøre innkjøp med prosjektmidler 

    Alle som skal gjøre innkjøp ved OsloMet skal følge lov og forskrifter for Offentlige Anskaffelser, OsloMets rammeavtaler, rutiner mv. Dette gjelder også i eksternfinansierte prosjekter. Ta kontakt med økonomi ved ditt fakultet/senter dersom du har spørsmål knyttet til innkjøp og bestillinger. Du finner også informasjon om innkjøp og bestillinger ved OsloMet på nettsidene.  

    Det er egne regler knyttet til kjøp av forskning og utviklingstjenester. Alt utstyr som kjøpes inn av prosjektet er OsloMets eiendom. 

11. 11. Følge opp kontraktsforpliktelser

    Hvis du er koordinator for et prosjekt, har du ansvar for å følge opp kontraktsforpliktelsene på vegne av konsortiet. Er du partner i et prosjekt, bør du ta kontakt med koordinatoren dersom du har spørsmål om oppfølging av kontraktsforpliktelser. 

    Endringer i prosjektet 

    Det er naturlig at det oppstår endringer i løpet av et prosjekt. Mindre justeringer kan ofte gjennomføres uten å endre kontrakten, mens større eller mer vesentlige endringer kan kreve godkjenning fra finansiør, samarbeidspartnere eller relevante godkjenningsinstanser. 

    Når du vurderer en endring, bør du alltid undersøke om den påvirker prosjektets formål, metode, organisering, tidsplan, budsjett eller håndtering av data. Endringer som har betydning for disse forholdene, eller for prosjektets etiske og juridiske rammer, skal som hovedregel meldes og eventuelt godkjennes før de gjennomføres. Dersom du er i tvil om en endring er vesentlig, bør du avklare dette med prosjektøkonomi eller forskningsstøtte. 

    Oppfølging av endringer i prosjektet: 

    • Avklar om endringen må meldes til eller godkjennes av finansiør. 
    • Vurder behov for revidering av budsjett. 
    • Vurder om endringer krever oppdatert samtykke fra prosjektdeltakere. 
    • For endringer knyttet til personvern eller som på andre måter påvirker grunnlaget for Sikt sin vurdering, skal meldes via endringsskjema på sikt.no (sikt.no). 
    • For prosjekter godkjent av REK (rekportalen.no) skal det søkes om godkjenning ved vesentlige endringer i formål, metode, tidsløp eller organisering, eller ved forhold som påvirker deltakernes sikkerhet og rettigheter. I noen tilfeller kan endringene være så omfattende at det må søkes om ny forhåndsgodkjenning. 
    • For kliniske studier: oppdater rekrutteringsstatus ved behov. 

    God og tidlig håndtering av endringer bidrar til å sikre at prosjektet gjennomføres i tråd med gjeldende regelverk og avtalte rammer. 

12. 12. Rapportere på fremdrift

    I FoU-prosjekter kreves det ofte at det rapporteres på fremdrift underveis i prosjektet. Prosjektleder er selv ansvarlig for dette, men FoU-rådgiver/økonomirådgiver kan bistå. Slike rapporter kan bestå av to deler – en rapport på selve fremdriften i prosjektet og en på økonomien. Prosjektleder er ansvarlig for å utarbeide fremdriftsrapporten og må sørge for å hente inn nødvendig informasjon fra eventuelle samarbeidspartnere. Den økonomiske rapporten utarbeides på grunnlag av kostnader ført i regnskapssystemet. Prosjektlederen kan få hjelp fra økonomiavdelingen på sitt fakultet/senter til å hente ut denne typen opplysninger.  

13. 13. Behandle og lagre data

    Forskningsdata er en sentral del av all forskning, enten det dreier seg om tall, tekst, bilder eller andre typer materiale som samles inn eller produseres i løpet av et prosjekt. God håndtering av disse dataene er avgjørende for kvalitet, etterprøvbarhet og videre bruk av forskningsresultater. 

    Forskningsdatahåndtering omfatter hele livsløpet til dataene – fra planlegging og innsamling til dokumentasjon, lagring, deling og arkivering. Gjennom systematisk og ansvarlig håndtering sikres det at dataene er godt organisert, forståelige og tilgjengelige der det er mulig, samtidig som hensyn til personvern, etikk og sikkerhet ivaretas.  

    God forskningsdatahåndtering legger til rette for åpenhet og samarbeid, og gjør det enklere for andre å etterprøve og bygge videre på forskningen. Dette bidrar til høyere kvalitet, bedre utnyttelse av ressurser og økt samfunnsnytte av forskningen.  

    OsloMet har et eget team for forskningsdatahåndtering med kompetanse fra IT og Universitetsbiblioteket som dekker alle områder av håndteringen.  

    • Støtte til håndtering av forskningsdata 
    • Lagring av forskningsdata: elektronisk behandling 
    • Lagring av forskningsdata: fysisk behandling 
    • Lagringsguide 
    • Behandling av lydfiler i forskning 
    • Behandling av videoopptak i forskning 
    • E-læring om sikker behandling (3-5 min, go.nanolearning.com) 
    • Bruk av KI i håndtering av data 

14. 14. Ivareta etiske og sikkerhetsmessige hensyn

    Som prosjektleder har du et overordnet ansvar for at prosjektet gjennomføres i tråd med både forskningsetiske prinsipper og krav til forskningssikkerhet. Dette krever kontinuerlig oppfølging gjennom hele prosjektets livsløp.

    Forskningsetikk

    Du har ansvar for å sikre at prosjektet følger anerkjente forskningsetiske normer, som skal ivareta forskningsdeltakere, berørte parter og samfunnets tillit til forskningen. Etiske vurderinger må ikke bare gjøres ved oppstart, men også følges opp underveis, særlig dersom det skjer endringer i prosjektet. Som prosjektleder skal du bidra til å forebygge og håndtere eventuelle avvik fra god vitenskapelig praksis, og sørge for at slike saker varsles og behandles i tråd med OsloMets rutiner for håndtering av mulig mislighold. På nettsidene om forskningsetikk finner du veiledning, retningslinjer og informasjon om ansvar, opplæring og hvordan saker om brudd på forskningsetiske normer håndteres ved institusjonen.  

    Forskningssikkerhet

    Du har også ansvar for å ivareta forskningssikkerhet i prosjektet. Dette innebærer blant annet å identifisere og håndtere risiko knyttet til behandling av personopplysninger, sensitiv informasjon og kunnskap med potensiell strategisk eller kommersiell verdi. Internasjonalt samarbeid kan stille særskilte krav, for eksempel knyttet til informasjonssikkerhet, personvern og eksportkontroll. Som prosjektleder bør du derfor gjøre jevnlige risikovurderinger, sikre forsvarlig lagring og tilgangsstyring, og være bevisst på hva som kan deles og med hvem. Du finner mer informasjon og veiledning på OsloMets sider om informasjonssikkerhet, personvern og eksportkontroll.  

    Å ha et bevisst forhold til både forskningsetikk og forskningssikkerhet bidrar til ansvarlig gjennomføring av prosjektet og styrker kvaliteten og troverdigheten i forskningen. 

15. 15. Formidle og publisere resultater

    Formidling av prosjektresultater er en sentral del av et vellykket forskningsprosjekt og avgjørende for å oppnå ønsket effekt og gjennomslag. Mange prosjekter har egne strategier eller arbeidspakker for kommunikasjon med relevante målgrupper, nettopp for å sikre at resultatene når ut og tas i bruk. Det er derfor viktig å planlegge hvordan og hvor resultatene skal publiseres og deles, slik at formidlingen støtter prosjektets mål og maksimerer impact.

    Formidling 

    OsloMet tilbyr en rekke ressurser og tjenester som støtter forskere i arbeidet med publisering og formidling av forskningsresultater – fra vitenskapelig publisering til bred samfunnskommunikasjon: 

    • Publisering og Open Access: Veiledning om publiseringskanaler, rettigheter og hvordan du kan gjøre forskningen åpent tilgjengelig. 
    • Egenarkivering: Praktisk støtte til hvordan du gjør publikasjoner tilgjengelige i vitenarkiv. 
    • Publiseringsfond: Mulighet for økonomisk støtte ved publisering i Open Access-kanaler. 
    • Publiseringsavtaler: Oversikt over gjeldende avtaler og hva de innebærer for deg som forsker. 
    • Rettighets- og publiseringsstrategi: Råd om hvordan du ivaretar rettigheter og velger en publiseringsstrategi som gir best mulig effekt. 
    • Synliggjøring av forskning: Tips til søkemotoroptimalisering, bruk av forskerprofiler og hvordan du kan øke synligheten til publikasjonene dine. 

    Støtte til bredere forskningsformidling: 

    • Råd om hvordan du kan gjøre forskningen din relevant og tilgjengelig for ulike målgrupper, inkludert media og allmennheten. 
    • Veiledning i mediekontakt og hvordan du identifiserer nyhetsvinkler i egen forskning.  
    • Tips til opptredener i media, som intervjuer og TV, inkludert hvordan du spisser budskap og kommuniserer tydelig.  
    • Bruk av sosiale medier som kanal for formidling, nettverksbygging og dialog med målgrupper. 
    • Mulighet for støtte fra kommunikasjonsrådgivere til medieinnsalg, artikler og planlegging av formidling, samt opprettelse av en nettside for prosjektet.  

    Til sammen kan disse tilbudene hjelpe deg med å nå ut med forskningen din, både i akademia og til samfunnet for øvrig.

    Opprette nettside for prosjektet 

     Det er mulig å opprette en nettside for prosjektet på OsloMet sine hjemmesider. Nettsiden kan være en kanal å dele informasjon om prosjektet internt i organisasjonen og til utenforstående. Kontakt nettredaktøren på ditt fakultet/senter hvis du ønsker å opprette en nettside for prosjektet. 

16. 16. Utnytte resultater

    Når du har fått et forskningsprosjekt, er det viktig å tidlig vurdere hvordan resultatene kan utnyttes og skape verdi utover selve prosjektperioden. Dette kan innebære videre forskning, samarbeid med praksisfeltet, innovasjon eller kommersialisering av resultater. OsloMet tilbyr støtte som kan hjelpe deg med å identifisere muligheter, utvikle ideer og sikre at resultatene tas i bruk på en hensiktsmessig måte. 

    Dersom prosjektet ditt kan lede til nye løsninger, metoder eller produkter, kan du få hjelp til å videreutvikle og beskytte resultatene, for eksempel gjennom innovasjonsstøtte og rådgivning om eierskap og rettigheter. I tillegg kan det oppstå behov for juridisk bistand, for eksempel ved inngåelse av samarbeidsavtaler, spørsmål om immaterielle rettigheter eller håndtering av data.  

    Ved å være bevisst på utnyttelse av resultater underveis i prosjektet, legger du et godt grunnlag for økt samfunnsnytte, innovasjon og videre bruk av forskningen din. 

    Husk at det finnes mange måter å utnytte resultatene fra prosjektet på - også gjennom mer utradisjonelle kanaler. OsloMet har, for eksempel, en samarbeidsavtale med Standard Norge (oslomet.no). Standarder kan gjøre det enklere å ta i bruk ny kunnskap og fungere fungerer som en bro mellom forskning og praktisk anvendelse. 

    Hvor kan du få hjelp? 

    • FoU-administrasjonen ved ditt fakultet eller senter – ditt første kontaktpunkt for rådgivning og videre oppfølging 
    • Innovasjonsstøtte / idéutvikling – hjelp til å utvikle, beskytte og realisere forskningsresultater  
    • Juridisk bistand (via FoU-administrasjonen) – støtte til kontrakter, rettigheter og avtaler  
    • Biblioteket – støtte til publisering, Open Access og synliggjøring 
    • Kommunikasjonsavdelingen – hjelp til formidling, mediekontakt og synlighet