Retningslinjer for tildeling og bruk av mobiltelefon og abonnement

Formålet er å standardisere rutiner for innkjøp av mobiltelefon, dekning av forbrukskostnader, sikre økonomisk besparelse i forhold til forbruk gjennom riktige abonnementsformer samt for å skape et korrekt grunnlag for påløpende skattepliktige kostnader.

Verktøy for ledere

Videre har den også til hensikt å fungere som et verktøy for ledere i forhold til å tydeliggjøre/definere hvem som får dekket kjøp/bruk av mobiltelefon og inntil hvilket beløp.

Endelig har den som formål å tydeliggjøre hvilke tjenester tilsatte får ved bruk av mobiltelefonen som en del av elektroniske kommunikasjonstjenester (EKOM-tjenester).

Arbeidsoppgaver og ansvar

Arbeidstakere ved OsloMet kan få innvilget dekning av kostnader til innkjøp av mobiltelefon og til påløpende brukskostnader for mobiltelefoni.

Innvilgelsen skjer når stillingens arbeidsoppgaver og ansvar tilsier at den tilsatte må nås/har behov for telefon i tjenesten.

For å imøtekomme krav til mobilitet, fleksible arbeidsformer og tilgjengelighet er mobiltelefon en av våre standard løsninger sammen med bærbar pc. Mobiltelefonen er knyttet til stillingen, og behovet skal vurderes nøye.

Retningslinjene gjelder alle tilsatte ved OsloMet – storbyuniversitetet.

Ved anskaffelser

Ved alle anskaffelser skal gjeldende fullmaktstruktur ved universitetet følges. Videre skal lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrifter gitt med hjemmel i denne loven overholdes.

Arbeidskontrakter ved HiO/HiAK

Retningslinjene overstyrer ikke de tilfellene hvor dekning av aktuelle utgifter er nærmere avtalefestet gjennom tidligere eller spesielle arbeidskontrakter ved HiO/HiAK, men skal så langt det er praktisk harmoniseres med nye retningslinjer (gjeldende fra 2014).

Arbeidskontrakter ved OsloMet

Ved inngåelse av nye arbeidskontrakter for OsloMet skal imidlertid nye retningslinjene legges til grunn.

Skatteregler for arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester (EKOM)

• Alle ledernivåer er ansvarlig for gjennomføring av retningslinjene.

• Nivå 2 ledere kan gjøre unntak fra retningslinjene. Unntak må vurderes særskilt og dokumenteres.

• Leder skal underrette Seksjon for økonomi og Avdeling for økonomi, Seksjon for lønn og regnskap, slik at man til enhver tid har oversikt over hvilke arbeidstakere som får dekning av kostnader etter denne retningslinjen.

Mobiltelefon

Arbeidstaker bestiller selv mobiltelefon på Sentralen (oslometprod.service-now.com).

Mobiltelefon dekkes bare dersom arbeidstaker har abonnement gjennom OsloMet  eller får dekket utgifter til abonnement gjennom OsloMet.

Mobilabonnement

• Arbeidstaker bestiller selv nytt abonnement i bestillingssystemet.
• Utfylling av bestillingsskjema inkluderer å lese og akseptere avtalen om bruk av EKOM-tjenester ved OsloMet.
• Leder/BDM godkjenner bestillingen i bestillingssystemet.
• Seksjon for økonomi ved det enkelte fakultet, samt Avdeling for økonomi, Seksjon for lønn får automatisk varsel om at den ansatte har fått innvilget at mobilabonnementet dekkes av OsloMet.

Tilgangen til arbeidsgiverfinansiert tjenestetelefon er skattepliktig, og det skattes etter gjeldende skatteregler.

Opphør og overdragelse av mobiltelefonordning

Når vilkårene for ordningen bortfaller, eller lønn til en tilsatt stoppes, opphører også ordning med tildelt tjenestetelefon (langtidssykemelding, permisjoner, oppsigelse). Det kan søkes om å beholde telefonnummer.

Ansvar for å melde opphør av ordningen ligger hos den som har innvilgningsmyndighet.

Dersom tjenestetelefon overføres til en annen medarbeider, må det meldes til kontaktperson.

Fakultetene og avdelingene er selv ansvarlig for kostnader knyttet til innkjøp og bruk (trafikk).

Det er lagt til rette for at fakulteter og avdelinger faktureres direkte til sitt kostnadssted og på en slik måte at man regnskapsmessig skiller på kostnader knyttet til innkjøp og kostnader knyttet til bruk.

Referanser

• Anskaffelse av mobiltelefoni  / abonnement ved OsloMet.
• Bestillingssystemet for kjøp av mobiltelefon og/eller nettbrett.

Skjema for elektroniske kommunikasjonstjenester - EKOM-tjenester.

Dette skjemaet dukker opp (digitalt) for godkjenning i bestillingsprosessen, og er ikke lenger et fysisk skjema som må printes og signeres.

• Avtale om bruk av mobiltelefoni innenfor ordinær arbeidssituasjon (.PDF)
• Avtale om bruk av mobiltelefoni utenom ordinær arbeidssituasjon (.PDF)

Fellesadministrasjonen: itservicedesk@oslomet.no 

Ved fakulteter:

• HV: Simen Nørstebø
• SAM: Baki Vurucu
• LUI: Tomas Kliukas-Askim
• TKD: Irfan Ashraf
• NIBR: Kathrine Gangnes
• SIFO: Tanja Blickfeldt Jørgensen
• AFI: Anne Margrethe Kristiansen
• NOVA: Jimmy De Lara Andersen

OsloMet har en avtale med Mytos om kostnadsdeling der OsloMet og du som ansatt deler på kostnadene.

OsloMet dekker følgende

• all tale, SMS og MMS i Norge
• all data i datapakke
• inntil 100,- per måned for bruk i utlandet

Du som ansatt dekker følgende

• kostnader ut over kr 100 i utland
• opplysningstjenester
• innholdstjenester
• ekstra datapakker ut over tildelt datapakke

Det du som ansatt dekker vil komme som lønnstrekk påfølgende måned.

Den 22. hver måned vil du få e-post fra Mytos med litt informasjon og lenke til innlogging for å sjekke eventuelt lønnstrekk.

Dersom overforbruk av mobiltjenester er arbeidsrelatert og du får melding om trekk i lønn, skal du allikevel ikke trekkes i lønn. Skjema – STOPP TREKK (.doc) – underskrives av leder med BDM og sendes lønn@oslomet.no.