Retningslinjer for tildeling og bruk av mobiltelefon og abonnement

Formål og omfang

Formålet er å standardisere rutiner for innkjøp av mobiltelefon, dekning av forbrukskostnader, sikre økonomisk besparelse i forhold til forbruk gjennom riktige abonnementsformer samt for å skape et korrekt grunnlag for påløpende skattepliktige kostnader.

Verktøy for ledere

Videre har den også til hensikt å fungere som et verktøy for ledere i forhold til å tydeliggjøre/definere hvem som får dekket kjøp/bruk av mobiltelefon og inntil hvilket beløp.

Endelig har den som formål å tydeliggjøre hvilke tjenester tilsatte får ved bruk av mobiltelefonen som en del av elektroniske kommunikasjonstjenester (EKOM-tjenester).

Arbeidsoppgaver og ansvar

Arbeidstakere ved OsloMet kan få innvilget dekning av kostnader til innkjøp av mobiltelefon og til påløpende brukskostnader for mobiltelefoni.

Innvilgelsen skjer når stillingens arbeidsoppgaver og ansvar tilsier at den tilsatte må nås/har behov for telefon i tjenesten.

For å imøtekomme krav til mobilitet, fleksible arbeidsformer og tilgjengelighet er mobiltelefon en av våre standard løsninger sammen med bærbar pc. Mobiltelefonen er knyttet til stillingen, og behovet skal vurderes nøye.

Retningslinjene gjelder alle tilsatte ved OsloMet – storbyuniversitetet.

Ved anskaffelser

Ved alle anskaffelser skal gjeldende fullmaktstruktur ved universitetet følges. Videre skal lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrifter gitt med hjemmel i denne loven overholdes.

Arbeidskontrakter ved HiO/HiAK

Retningslinjene overstyrer ikke de tilfellene hvor dekning av aktuelle utgifter er nærmere avtalefestet gjennom tidligere eller spesielle arbeidskontrakter ved HiO/HiAK, men skal så langt det er praktisk harmoniseres med nye retningslinjer (gjeldende fra 2014).

Arbeidskontrakter ved OsloMet

Ved inngåelse av nye arbeidskontrakter for OsloMet skal imidlertid nye retningslinjene legges til grunn.

Innholdstjenester

• Ordningen vil i de fleste tilfeller legges slik til rette at tilsatte får tilgang til e-post, kalender, fraværsmarkering og kontakter slik man normalt gjør ved hjelp av e-postsystemet Exchange/Outlook.
• Det vil også legges til rette for at man på smarttelefoner og nettbrett vil kunne aksessere filer og dokumenter på OsloMets nettverk gjennom eksternt skrivebord eller VPN (Virtual Private Network) for sikker oppkobling.
• Funksjonalitet knyttet til videokonferanser og webmøter kan benyttes på de telefonene som tilbys fra OsloMet.

Ansvar

• Alle ledernivåer er ansvarlig for gjennomføring av retningslinjene.
• Nivå 2 ledere kan gjøre unntak fra retningslinjene. Unntak må vurderes særskilt og dokumenteres.
• Leder skal underrette Seksjon for økonomi og Avdeling for økonomi, Seksjon for lønn og regnskap, slik at man til enhver tid har oversikt over hvilke arbeidstakere som får dekning av kostnader etter denne retningslinjen.

Framgangsmåte

Mobiltelefon

Arbeidstaker bestiller selv mobiltelefon i bestillingssystemet.

Mobiltelefon dekkes bare dersom arbeidstaker har abonnement gjennom OsloMet  eller får dekket utgifter til abonnement gjennom OsloMet.

Mobilabonnement

• Arbeidstaker bestiller selv nytt abonnement i bestillingssystemet.
• Leder fyller ut skjemaet under anskaffelse av mobiltelefoni  / abonnement ved OsloMet sammen med arbeidstaker.
• Den som signerer må ha fullmakt til innvilge tjenestetelefon.
• Arbeidstaker signerer og godtar at privat bruk trekkes via lønn.
• Skjemaet lastes deretter opp i bestillingssystemet ved godkjenning av bestillingen.
• Skjemaet sendes deretter Seksjon for økonomi ved det enkelte fakultet, samt til Avdeling for økonomi, Seksjon for lønn og regnskap for videre registrering i SAP.

Tilgangen til arbeidsgiverfinansiert tjenestetelefon er skattepliktig, og det skattes etter gjeldende skatteregler.

Opphør og overdragelse av mobiltelefonordning

Når vilkårene for ordningen bortfaller, eller lønn til en tilsatt stoppes, opphører også ordning med tildelt tjenestetelefon (langtidssykemelding, permisjoner, oppsigelse). Det kan søkes om å beholde telefonnummer.

Ansvar for å melde opphør av ordningen ligger hos den som har innvilgningsmyndighet.

Dersom tjenestetelefon overføres til en annen medarbeider, må det meldes til kontaktperson.

Fakturering

Fakultetene og avdelingene er selv ansvarlig for kostnader knyttet til innkjøp og bruk (trafikk).

Det er lagt til rette for at fakulteter og avdelinger faktureres direkte til sitt kostnadssted og på en slik måte at man regnskapsmessig skiller på kostnader knyttet til innkjøp og kostnader knyttet til bruk.

Referanser

• Anskaffelse av mobiltelefoni  / abonnement ved OsloMet.
• Bestillingssystemet for kjøp av mobiltelefon og/eller nettbrett: Min bestilling.

EKOM-skjema

Skjema for elektroniske kommunikasjonstjenester - EKOM-tjenester

• Avtale om bruk av mobiltelefoni innenfor ordinær arbeidssituasjon (.PDF)
• Avtale om bruk av mobiltelefoni utenom ordinær arbeidssituasjon (.PDF)

Kontaktpersoner

• Ved fellesadministrasjonen: Kontakt BIT@oslomet.no eller kontaktperson: Anders Schjelderup Lyng 

• Ved fakulteter:

  • HV: Fredrik Røren

  • SAM: Baki Vurucu

  • LUI: Line Christin Zachariassen

  • TKD: Katja Muth

  • NIBR: Kathrine Gangnes

  • SIFO: Ragnhild Flesjø Lien

  • AFI: Anne Margrethe Kristiansen

  • NOVA: Jimmy De Lara Andersen

Eksterne referanser

• Skatteregler for arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester (EKOM)