Bestille reise

Bestille reisen

1. Bestill online

   Fly, hotell, leiebil og tog bestiller du enten online i Berg-Hansens reiseportal eller i reise-appen. I reiseportalen finner du også dine tidligere reiser. 

   Før bestilling

   • Legg inn kredittkortopplysninger. Din profil er allerede registrert i reiseportalen.
   • Reisen skal godkjennes av leder før bestilling, se punkt "Få reisen godkjent" under "Før reisen".

   Bestill online

   Trenger du hjelp?

   Kontakt din lokale reisebestiller (krever innlogging).

   Eller Websupport hos Berg-Hansen for Webgate eller appen:

   Telefon 21024444, e-post websupport@berg-hansen.no.

   Utenfor OsloMet/campus?

   Er du utenfor OsloMet/campus, må du koble PC til VPN for å logge på Berg-Hansens reiseportal.

   Se veiledninger for tilkobling av VPN.

2. Bestill via Berg-Hansen app

   NB! Legg inn kredittkortopplysninger i din profil i reiseportalen før du bestiller reise i appen.

   Last ned app

   Før du reiser er det lurt å laste ned Berg-Hansens app slik at du har med billetter og alle reiseopplysninger du trenger.

   1. Gå inn i Webgate, Berg-Hansens onlineløsning, fra din PC første gangen via FEIDE her:

   • Webgate - onlinebestilling (berg-hansen.no)

   • I profilen, under navnet ditt øverst til høyre finner du punktet som heter brukernavn. Notér deg brukernavnet, sju siffer.

   2. Last ned Berg-Hansens app

   • Last ned app fra App Store for iOS eller
   • Last ned app fra Google Play for Android

   3. Logg på appen

   I appen fungerer ikke FEIDE, men du må lage et eget passord til bruk ved første pålogging, sammen med det 7-sifrede brukernavnet som du fant i profilen via PC.

   4. Sett eget passord for appen

   • Skriv inn: sjusifret brukernavn
   • Trykk på "Forgot username and/or password"
   • Følg instruksjonen sendt på e-post
   • Sett eget passord i appen.

   Last ned appen og lær hvordan du bruker den på Berg-Hansens nettside.

   Trenger du hjelp?

   Kontakt din lokale reisebestiller (krever innlogging).

3. Bestille enkeltreiser

   Bestilling i Webgate - Berg-Hansens portal (online)

   Foretrukket metode. I Webgate har du tilgang til billettpriser med tradisjonelle flyselskaper og OsloMets egne avtalepriser. Logg på med FEIDE og oppdater profilen din med kredittkortnummer og start søk.

   Bestilling per telefon eller e-post

   Skal du bestille per telefon eller e-post (åpningstid 08:00-17:00):

   bestilling@berg-hansen.no eller telefon (+47220) 08050

   Man må ha ansattprofil for å kunne bestille reiser for seg selv eller andre. Man må ringe fra telefonnummeret eller skrive fra e-postadressen som er registrert i profilen. Dette er av sikkerhetsmessige grunner og for å forhindre svindel.

   Fakturabetaling for reiser

   Kan du ikke belaste din enkeltreise med kredittkort, må du få innvilget fakturaprofil hos Berg-Hansen.

   Les mer om fakturabetaling og søknad om fakturaprofil under avsnittet Betalingsmåter.

4. Bestille for andre

   Det er mulig å bestille reiser for andre ansatte enn en selv i portalen:

   • enten ved at man er en dedikert reisebestiller (krever innlogging).
   • eller du kan gi en navngitt kollega lov til å bestille reise for deg, for eksempel dersom dere ønsker å få samme reiserute.

   Merk: Dersom man ikke er dedikert reisebestiller, men likevel ønsker å bestille på vegne av en annen i portalen, må den andre reisende ha lagt inn sine kredittkortopplysninger.

   Bestilling for andre i portalen - dedikerte reisebestillere

   • Reisebestillere har automatisk fullmakt til å bestille reiser for andre enn seg selv i portalen.  
   • Reisebestillere kan i tillegg bestille reise for personer uten profil, som for eksempel gjester og andre eksterne. Se liste over reisebestillere/kontaktpersoner for reiser (krever innlogging).

   Bestilling for andre utenfor reiseportalen

   • Gruppereiser for over 10 personer skal som regel bestilles av reisebestiller på fakultetet/enheten (krever innlogging).
   • Bestilling av gruppereiser gjøres ved å kontakte reisebyrået, se avsnittet Gruppereiser.
   • Det er også mulig å bestille for andre ansatte på telefon eller e-post. Den man bestiller på vegne av må da ha lagt inn sitt eget kredittkortnummer eller ha søkt om fakturaprofil fra leder.
   • Ansatte kan også bestille reiser for eksterne på e-post eller telefon og faktura til OsloMet, men ikke i portalen. For å få fullført bestillingen må den som bestiller oppgi en gyldig bestillerkode, og navn på kontaktperson på OsloMet (den som har invitert). Reisebyrået vil kontrollere at den som bestiller reisen er ansatt på OsloMet ved å se på telefonnummeret det ringes fra og be om bekreftelse på e-post fra en OsloMet-adresse. 

   Reiseinformasjon per e-post

   Reiserute vil bli sendt ut fra Berg-Hansen til den reisende på e-post uansett hvem som har bestilt reisen.

5. Bestille gruppereiser

   Gruppereiser er reiser hvor 10 personer eller flere reiser sammen. Berg-Hansens gruppeavdeling vil ta seg av bestilling av fly, hotell og konferanselokaler m.m. på seminarer og konferanser. Gruppereiser er en del av den statlige fellesavtalen for reisebestilling og det er obligatorisk å bruke Berg-Hansen til dette.

   Gruppereiser på under 10 personer kan bestilles av din lokale reisebestiller (krever innlogging) i portalen.

   Se mer i avsnittet under; Bestille for andre.

   Gi følgende informasjon ved bestilling av gruppereiser

   Dersom man ønsker å spare penger, er det lurt å ikke være for spesifikk i forespørselen, men overlate det til reisebyrået å finne gode tilbud blant sine samarbeidspartnere.

   • Fly – eventuelt ønske om flyselskap, direkte eller mellomlanding, flytider ut/hjem på valgte reisedager og om alle skal reise samlet.
   • Hotell – standard på hotell, ønske om beliggenhet, romfordeling (enkelt-/dobbeltrom, behov for møterom, andre spesialbehov).
   • Transport – transfer hotell/restaurant m.m.
   • Aktiviteter/sightseeing – oppgi gjerne ønsker om type aktiviteter.
   • Restauranter – standard/type kjøkken, ønske om beliggenhet, type meny.
   • Budsjett – oppgi gjerne budsjett for reisen.

   Send forespørsel til Berg-Hansen.

   Kontakt Berg-Hansens gruppeavdeling på e-post eller telefon 21 02 45 70. Mer informasjon, se Berg-Hansens nettsider for Meetings & Events.

   Reisekonto og fakturering for gruppereiser

   OsloMet har avtale med Diner’s Club om reisekonto/faktureringsløsning. Gruppereiser belastes universitetets reisekonto.

   Vilkår med tanke på betaling av depositum og avbestilling vil bli opplyst om ved bestilling/bekreftelse av reisen.

6. Konferanser og arrangementer

   OsloMet har opsjon på den statlige avtalen med Berg-Hansen for booking av konferanser og arrangementer, med eller uten overnatting. Opsjonen er ikke-eksklusiv. Dette betyr at dersom man skal arrangere en konferanse kan man enten:

   1) Innhente tilbud fra 3 hoteller/aktører selv ved å kontakte dem og gi dem samme opplysninger om behovet. Da kontakter man ikke Berg-Hansen. Beste tilbud velges og bekreftes til leverandøren. Endelig bestilling sendes via bestillingssystemet UNIT4 og tilbudene sendes til bestiller som vedlegg i Min bestilling og arkiveres der. 

   2) Dersom man skal bruke byrå skal man bruke Berg-Hansens avdeling for Meetings & Events, ikke andre byråer. Da innhenter de tilbud fra 3 aktører, så langt det er mulig. For at Berg-Hansen skal ha mulighet til å innhente tilbud er de avhengige av at de har fått henvendelsen i god tid og av tilgjengelighet hos hotellene. Av og til er man låst med tanke på datoer og da krever dette god planlegging. Booking og tilbudsinnhenting via Berg-Hansen er en gebyrbelagt tjeneste - spør dem om kostnaden. Her er det ikke nødvendig å bruke Min bestilling da tilbudene arkiveres av Berg-Hansen.

   Dersom konferansen inneholder flyreise skal Berg-Hansen benyttes uansett.

   Det lønner seg å ikke være låst når det gjelder lokasjon når man planlegger en konferanse.

   Se også nettsider for Kurs og konferansesenteret dersom arrangementet skal finne sted i OsloMets lokaler og sjekkliste for arrangementer for tips for hva man bør huske på når man skal arrangere en konferanse/event.

   Hvis du skal bruke Berg-Hansen som arrangør kan de kontaktes på Berg-Hansens avdeling for Meetings & Events.

7. Hotellavtaler

   UH-rådets innkjøpsutvalg har inngått parallelle rammeavtaler for hele universitets-/og høgskolesektoren for enkeltovernatting på hoteller i Norge.

   Avtalepartnerne

   • Thon Hotels AS
   • Scandic Hotels AS
   • Nordic Choice Commercial Services AS
   • Best Western Hotels AS
   • First Hotel AS

   Informasjon om priser

   Reisebyrået har våre avtalepriser for overnatting liggende inne i sine søkemotorer. For informasjon om priser m.m., ta kontakt med reiseansvarlig / innkjøper på ditt fakultet eller enhet, eller søk selv i portalen, reisebyråets online bestillingsløsning.

   Hotell skal bestilles gjennom reisebyrået, Berg-Hansen. Avtalene gjelder kun enkeltovernattinger og ikke gruppereiser eller seminarer.

   Gruppereiser

   Ved gruppereiser skal reisebyrået kontaktes for innhenting av tilbud på pakkeløsning.

   Seminarer/møterom

   Ved seminarer hvor man trenger møterom, enten med eller uten overnatting, kan man kontakte kjedene og innhente tilbud på dette. Da er det viktig å spørre 3 hoteller om tilbud slik at det beste tilbudet kan velges.

   Reisebyrået har også mulighet for å innhente tilbud på møterom og hotell dersom man ikke skal administrere det selv. Da gjelder andre priser enn fastprisene for enkeltovernattinger nevnt ovenfor - Berg-Hansen tar da jobben med innhenting av tilbud og booking m.m. Kontakt Meetings & Events hos Berg-Hansen.

8. Flybuss og tog

   Flybuss

   OsloMet har avtale med Norgesbuss AS – 25 % rabatt på enkeltreiser mellom Holbergs plass/Bussterminalen og Gardermoen (mellom sentrum og Gardermoen), på rutene FB2 og FB5.

   • Rabatten på 25 % gjelder kun to ruter: FB2 og FB5 og gjelder kun ved kjøp på bussen.
   • Vis ansattkortet ditt og si ifra om at OsloMet har storkundeavtale når du kjøper billetten på bussen.
   • Man kan også kjøpe billett online i webshoppen på flybussen.no eller i app (rabattert pris tur-retur). Her gjelder 20% rabatt, men prisen er i utgangspunktet lavere enn ved kjøp på bussen. Appen Flybussen Oslo må lastes ned i forkant og rabattkoden er: OSLOMET2018.
   • Disse rabattene skal ikke brukes privat, kun på tjenestereiser.

   Flytog

   Billetter til Flytoget kan kjøpes online (flytoget.no) eller automater før påstigning. Du kan også reise billettløst ved kun å dra kredittkortet ved sperringene. Det gis ingen ansattrabatter på Flytoget.

   Tog

   Yr har ingen ansattrabatter ved kjøp av togbilletter. Innlandstog og noen tog til Sverige (SJ - Svenska Järnvägar) kan bestilles via Berg-Hansen, andre utenlandstog bestilles direkte fra de utenlandske togselskapene ettersom disse ikke har lastet opp sine priser hos norske reisebyråer. Togreiser betales med kredittkort og refunderes i etterkant. Ta kontakt med reisebyrået ved spørsmål om togreiser.