Reiser

Før reisen

  1. Vurdér alternativer til å reise
    Før du bestiller tjenestereisen, har du vurdert andre alternativer?

    Kan du for eksempel:

    • delta på et videomøte eller en videokonferanse? 
    • følge en direktesending (streaming) eller se opptak dersom det er tilgjengelig på nett?

    Ovennevnte alternativer bidrar til å redusere reisekostnadene ved OsloMet.

  2. Oppdatér profil i Egencia
    Fyll inn kredittkortopplysninger i profilen din

    Har du behov for bedriftskort, søk om kredittkort her.

    Fyll inn passinformasjon – så går det raskere å fullføre flybestillingen ved utenlandsreise
    Sjekk at navnet ditt i profilen stemmer med dine passopplysninger

    Er navnet feil, kontakt din lokale lønnsmedarbeider for å få korrigere dette. Profilen din blir oppdatert innen 24 timer i SAP og Egencia.

     

    Logg på med ditt OsloMet-brukernavn og -passord (Feide)

    Utenfor OsloMet/campus?

    Er du utenfor OsloMet/campus, må du koble PC til VPN for å logge på Egencias reiseportal.

    Se veiledninger for tilkobling av VPN.

  3. Betalingsmåter

    Kredittkort

    Tjenestereisen belastes kredittkortet som er registrert på din reiseprofil i Egencia. Første gang du bestiller tjenestereise må du legge inn kredittkortopplysninger. Har du behov for bedriftskort, søk om kredittkort her.

    Fakturabetaling

    Dersom du av helt spesielle grunner ikke kan eller vil bruke kredittkort på reiser, må du i god tid før første bestilling søke om fakturaprofil hos reisebyrået slik at det kan sendes faktura for reisen.

    Søk om fakturaprofil:
    1. Fyll ut søknadsskjema for fakturaprofil (.docx)
    2. Skjemaet må undertegnet av nærmeste leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
    3. Send søknadsskjemaet til: reiseportal@oslomet.no

    Betal senere med bedriftskortavtale

    Bedriftskortavtalen med Eurocard har funksjonen "Betal senere" eller "Book-now-pay-later". Det krever at du bestiller i god tid før reisen skal finne sted.

    Betaling for reisen utsettes inntil 180 dager mot et gebyr på NOK 80.

    Reiseforskudd

    Det skal i utgangspunktet ikke være nødvendig med reiseforskudd. Kontakt din lokale økonomimedarbeider hvis du lurer på om du kan søke reiseforskudd.

    Dersom det er nødvendig med reiseforskudd, skal det fortrinnsvis kun dekke den reelle utgiften man har ved bestillingen. For eksempel påmelding til seminar som krever at man betaler med kredittkort på nett, hotellutgifter i utlandet eller leiebil.

    Forskuddet legges inn i reisesøknaden i SAP-portalen.

  4. Få reisen godkjent: Opprett reisesøknad

    Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder.

    Slik oppretter du en reisesøknad i DFØ-appen

    Se video hvordan du oppretter reisesøknad i DFØ-appen (youtube.com)

    Slik oppretter du en reisesøknad i SAP

     

     

  5. Last ned Egencia-appen

    Før du reiser er det lurt å laste ned appen fra Egencia slik at du har med billetter og alle reiseopplysninger du trenger.

    1 Last ned app for Egencia

    2 Logg på appen

    Du har to påloggingsvalg iappen:

    1 Feide-pålogging:

    Velg "Automatisk pålogging" nederst til høyre

    Skriv inn "brukernavn@oslomet.no"

    Logg på via Feide med OsloMet-brukernavn og passord.

    Se også veiledning her: Getting started with the Egencia app Single-Sign-On (.PDF)

    2 Sett eget passord:

    Trykk på "Forgot username and/or password"

    Skriv inn: "brukernavn@oslomet.no"

    Følg instruksjonen sendt på e-post

    Sett eget passord i appen.

    Se også veiledning her: Getting started with Egencia app (.PDF).

    Trenger du hjelp?

    Kontakt din lokale reisebestiller.

  6. Reiseforsikring

    Reiseforsikring følger det kredittkortet som er brukt for betaling av reisen. Du kan søke om ulike kredittkort her.

    Les mer om reiseforsikring og andre forsikringer ved tjenestereiser her.

     

  7. Bruk av egen bil

    Bruk av privatbil må godkjennes før reisen foretas. På generelt grunnlag skal privatbil kun benyttes hvor dette kostnads- og tidsmessig blir til fordel for arbeidsgiver.

    Retten til å velge å bruke egen bil og få reisen godtgjort etter kostnader til rimeligste offentlige kommunikasjonsmiddel, gjelder kun for kortere strekninger innenlands. Godtgjøringen beregnes da etter laveste pris for buss/trikk, tog eller rutebåt.

    Se også bruk av leiebil.

  8. Sjekkliste før du reiser
    • Bestill reisen gjennom bedriftens forretningsreisebyrå. OsloMet bruker Egencia.
    • Sjekk aktuell reiseinformasjon for landene du skal til.
    • Bestill fleksible priser som enkelt kan avbestilles.
    • Lei en bil og kjør til reisemålet i stedet for å fly eller ta offentlig transport.
    • Pakk med deg personlig beskyttelsesutstyr, desinfeksjonsmiddel og våtservietter.
    • Gi familie eller venner en kopi av reiseruten din, hvis det skulle oppstå nødssituasjoner.
    • Oppdater personopplysningene dine i profilen din hos forretningsreisebyrået.
    • Ta med deg et medisinkort med informasjon om blodtype, allergier, medisiner du bruker, og nødkontaktinformasjon.
    • Sørg for at telefonen din er godkjent for internasjonal roaming og legg til lokale nødnumre i kontaktlisten.
    • Spør din Travel Manager om det er innført noen nye protokoller for reisesikkerhet.
    • Forsikre deg om at du mottar varsler via mobilappen din om eventuelle reiseendringer.
    • Ikke vær redd for å si fra til din Travel Manager hvis det er noe du er usikker på, eller som bekymrer deg. De er her for å hjelpe deg! Sørg for at du vet hvordan du kan kontakte  vedkommende  hvis det skulle oppstå problemer på reisen.
  9. Flyreiser

    Flyselskapene innfører nye tiltak for hygiene og renslighet. Disse tiltakene skal gjøre det tryggere for deg å fly igjen – når den tid kommer.

    Nyttig informasjon om flyreiser

    • Mange flyselskaper planlegger å sjekke temperaturen på de reisende på flyplassen, så du bør unngå å reise hvis du ikke føler deg bra. Du kan rett og slett bli nektet å gå om bord i flyet.
    • Dra til flyplassen tidligere enn du vanligvis gjør, og regn med lengre køer.
    • Mange flyselskaper har sluttet å servere mat, så husk å ta med deg noe å spise hvis du skal reise langt.
    • Hør på eventuelle beskjeder som blir gitt over høytalerne.

     

  10. Leiebil

    Bilutleiebyråene følger nøye med på COVID-19-situasjonen og har iverksatt flere tiltak for å forhindre smittespredning og ivareta kundenes sikkerhet på best mulig måte, f. eks gjennom kontaktløs henting/avlevering og strengere rengjøringskrav.

    Nyttig informasjon om leiebil

    • Finn ut hva bilutleiebyråets retningslinjer for rengjøring er, før du bestiller.
    • Forsikre deg om at leiebilen er rengjort både innvendig og utvendig med desinfeksjonsmiddel. Ikke vær redd for å spørre!
    • Følg utleiebyråets regler om å holde avstand.
    • Unngå samkjøring og bildelingstjenester.
  11. Hoteller

    Hotellopplevelsen endres også på grunn av COVID-19, og hotellets kamp mot bakteriene begynner allerede før du sjekker inn. Dette kan innebære forskjellige ting, for eksempel dører som åpnes automatisk, og ansatte som har på seg personlig beskyttelsesutstyr.

    Nyttig informasjon om hoteller

    • Sjekk hotellets retningslinjer for helse og hygiene før du bestiller. De tkan hende at hotellet sjekker temperaturen til gjester og besøkende ved ankomst.
    • For å redusere personlig kontakt i fellesområdene har mange hoteller innført registrering før ankomst.
    • Du vil se fjelre desinfeksjonsmidler og økt rengjøring i fellesområdene. Det er likevel lurt å ta med egen håndsprit.
  12. Togreiser

    Jernbaneselskapene gjør stadig mer for å sikre at togene og stasjonene er rene. Noen nye initiativer er blant anne hyppig rengjøring på tog og stasjoner av kontaktflater som berøres ofte, økt bruk av virusdrepende rengjøringsmidler og tilstrekkelig med såpe og vann på toalettene. Flere jernbaneselskaper jobber også med å gjøre det så enkelt som mulig å endre reiseplanene etter behov.

    Nyttig informasjon om togreiser

    • Bruk personlig beskyttelsesutstyr når du tar offentlig transport.
    • Unngå kontakt med ansatte når du skal kjøpe billett.
    • Ved billettinspeksjon må du regne med å holde opp billetten for konduktøren.
    • Ta med mat ettersom det mest sannsynlig ikke er noen servering på toget.
    • Unngå overfylte venteområder, og hold avstand til andre på plattformen.

Kontakt

Alle jobb-relaterte reiser skal bestilles gjennom Egencia reisebyrå.