Reisepolicy for OsloMet

OsloMet reisepolicy følger gjeldende overordnede regelverk der disse er relevante:

• Om særavtalene for reiser innenlands og utenlands (arbeidsgiver.dfo.no)
• Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands (lovdata.no)
• Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge (lovdata.no) 
• Lov om offentlige anskaffelser (lovdata.no)
• Hovedregler om økonomiforvaltningen for OsloMet 

• Den enkelte har selv et selvstendig ansvar for å gjøre vurderinger i henhold til policyen. Nærmeste leder er ansvarlig for vurderingene.
• Før reisen foretas skal det vurderes nøye om reisen er nødvendig eller om den kan erstattes med digitale alternativer. I en totalvurdering inngår miljø- og bærekrafthensyn, økonomi, tidsbruk, sikkerhet, strategiske prioriteringer samt forpliktelser OsloMet har ovenfor nasjonale og internasjonale myndigheter og organer. Miljø- og bærekrafthensyn skal tillegges særlig vekt i en vurdering av om reisen er nødvendig.
• Om reisen er nødvendig skal det skje på en miljøvennlig, kostnadseffektiv, sikker og behovsdekkende måte. Miljø – og bærekrafthensyn skal tillegges særlig vekt ved planlegging og gjennomføring av reisen, jf. OsloMets Handlingsplan for bærekraft. OsloMet har en ambisjon om å redusere vårt CO2 utslipp fra flyreiser, jf. klimamål i OsloMet Grønn strategi (forventes ferdigstilt vår 2021). Se også OsloMets grønne reisetips samt eget punkt om reisemåte under.

Reisen skal skje på en miljøvennlig, kostnadseffektiv, sikker og behovsdekkende måte. Miljø- og bærekrafthensyn skal tillegges særlig vekt. Se også OsloMets grønne reisetips.

• Reiser i nærmiljøet skal fortrinnsvis foregå til fots, på sykkel eller med kollektivtransport.
• Ved reiser i Norge sør for Trondheim og innenfor Skandinavia skal alternativer til fly alltid vurderes.
• Reiser i og utenfor Europa begrenses til det antall reiser som anses strengt nødvendig. Alternativer til fly skal vurderes der dette er hensiktsmessig ut ifra en totalvurdering, jf. punkt 2.
• I tilfeller hvor leiebil anses som nødvendig skal el– eller hybridbil velges der dette er mulig. Samkjøring skal praktiseres i størst mulig grad.

Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder/den som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Forhåndsgodkjenningen bør skje igjennom funksjonen «Reisesøknad» i SAP eller DFØ-appen. Det kan gjøres unntak fra forhåndsgodkjenning i SAP for eksterne prosjekter og i andre tilfeller hvor godkjenning skal gjøres av annen enn linjeleder. Reisepolicy for OsloMet skal ligge til grunn for godkjenningen. 

Miljø- og bærekrafthensyn kan komme i konflikt med universitetets strategiske prioriteringer og våre forpliktelser til å følge opp nasjonale og internasjonale myndigheters føringer for økt internasjonalisering. Forsker- og ansattmobilitet er sammen med studentmobilitet en viktig del av internasjonaliseringsarbeidet. Det vises til punkt 2 over for hvilke hensyn som skal inngå i en totalvurdering. Miljø- og bærekrafthensyn skal tillegges særlig vekt, både i vurderingen av om reisen er nødvendig, og med hensyn til reisemåte.

Hovedregler om økonomiforvaltningen ved OsloMet omhandler håndtering av avvik. En konsekvens av at Reisepolicy for OsloMet ikke følges er at den ansatte risikerer å ikke få reiseutgifter refundert. Håndtering av avvik følger ellers av det til enhver tid gjeldende regelverk for ansatte ved OsloMet.

Bruk av rammeavtaler

OsloMet har inngått rammeavtale med reisebyrå som skal benyttes for alle bestillinger av reise, hotell og leiebil. Dette er viktig med tanke på sikkerhets- og beredskapsarbeidet og gjør at universitetet kan ha god oversikt over personer i en beredskapssituasjon. Unntak kan gjøres for konferansereiser hvor arrangøren har inngått avtaler for hotell og transport. Den enkelte bestiller selv sin reise via reisebestillingsportal eller «app» på mobiltelefon eller nettbrett. OsloMets rammeavtaler skal ikke benyttes til private reiser.

Rabattordninger og bruk av bonuspoeng

Bonuspoeng eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom reiser som omfattes av Reisepolicy for OsloMet kan ikke benyttes til private reiser. Privat forbruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter, jf. Særavtalene for reiser både innenlands og utenlands § 3 departementets kommentar pkt. 2 (lovdata.no).

Endringer/kanselleringer

Ved behov for endring/kansellering av reise er den ansatte selv ansvarlig for å gjøre dette så snart som mulig, enten direkte til selskapet eller via reisebyrået. Dersom en reise utsettes, skal reisebyrået kontaktes umiddelbart for rebooking eller refundering.

Ansatte tilbys kredittkort uten årsavgift gjennom OsloMet og kortet skal benyttes til betaling av reisen. Kortet utstedes med personlig ansvar og den ansatte er selv ansvarlig for kredittkostnader som påløper etter utløp av rentefritaksperioden (normalt 40 dager). Ansatte som vil benytte eget kredittkort kan gjøre det. Slike kort registreres hos reisebyrå. Ved behov kan den ansatte kontakte overordnet for alternative løsninger.

Det utbetales som hovedregel ikke reiseforskudd. Kostnader som forfaller før reisen finner sted utbetales etter forhåndsregistrering i reiseregningssystemet slik at oppgjøret kan finne sted før forfall av faktura fra kredittkortselskapet. Forskudd kan kreves tilbakebetalt dersom reiseregning ikke blir gjort opp innen avtalt frist. Dette gjøres gjennom avtale om trekk i lønn.

Reiseregning skal leveres snarest mulig og innen påfølgende måned etter avsluttet reise. 

Reiseregning skal belastes på riktig arbeidsordre (kostnadssted) av innsender. Ansatte og eksterne må selv innhente informasjon om hvor reisen skal belastes. Utgiftene på reiseregningen skal være nødvendige for utførelse av arbeid. Det skal fremgå av reiseregningen hvilke arrangementer man har deltatt på. EU-finansierte prosjekter krever at dette dokumenteres med kopi av konferanseprogram o.l.

På utgiftsrefusjoner med bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen fremgå, i tillegg til navnet på de personene som bevertningen omfatter og hvilken virksomhet de representerer. Merk at skattefri refusjon av utgifter forutsetter at utgiftene er nødvendige utlegg i forbindelse med arbeid. Private utgifter dekkes ikke.

En reise kan kombineres med egne ferie-/fridager etter forutgående avtale med overordnet og forutsatt at dette ikke medfører økte kostnader for universitetet

Sikkerhet

Den enkelte reisende har et selvstendig ansvar for å sette seg inn i sikkerhetssituasjonen i det aktuelle landet og sørge for de nødvendige forberedelser med hensyn til forsikring, vaksinering og reisedokumenter, samt ta de nødvendige forholdsregler rundt datasikkerhet.

Norske myndigheters reiseråd (UDs reiseinformasjon) skal følges og den enkelte er ansvarlig for å registrere sin reise på UDs reiseregistrering før avreise. Universitetet kan velge å innføre reiseforbud til enkelte områder, og kan ikke pålegge ansatte å reise til områder de føler seg ubekvem med.

Før bestilling av reise skal denne være godkjent av leder. Ved reiser til Russland, Kina, Iran og Nord-Korea skal det i forkant av reisen gjennomføres en samtale mellom leder og ansatt for å bevisstgjøre den ansatte over hva man kan utsettes for på en reise. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i samtaleforslaget refleksjon og underlag for samtale (sikresiden.no) fra e-læringen om Forskningssikkerhet i internasjonalt samarbeid. Praktiske reiseråd finner du også på Sikkerhet på reise (sikresiden.no).

I tillegg er det viktig å ta nødvendige forholdsregler rundt digital sikkerhet og bruk av teknisk utstyr ved reise til utsatte land. Ta kontakt med IT service i god tid før planlagt reise.

Alle tjenestereiser skal bestilles via Berg-Hansen. Det for å sikre at reiser gjennomføres på en klima- og miljøvennlig, sikker og for OsloMet totalt sett kostnadseffektiv måte i henhold til Statens reiseavtale (dfo.no).

Ved bestilling via reisebyrå, vet arbeidsgiver hvor den ansatte befinner seg i tilfellet det skulle skje noe på stedet man er. Reisebyrået bistår også med ombooking og/eller refusjon av refunderbare avgifter når reisen er bestilt via dem.

Les mer på OsloMets nettside om utenlandsreiser.

Reiseforsikring

Alle som reiser må sørge for å være dekket av reiseforsikring. Dette er ivaretatt gjennom universitetets tilbud om kredittkort eller reisebyråets fakturaløsning ved gruppereiser. Ved eventuell bruk av andre kredittkort, må den reisende selv påse at reiseforsikring er inkludert for reisen. Ekstra forsikring som ikke er dekket gjennom det aktuelle kredittkortet, for eksempel forsikring av kostbart utstyr, kan dekkes av universitetet etter godkjenning av leder.

Dersom en ansatt inviteres på reise arrangert betalt av ekstern arrangør, må den ansatte selv påse at tilfredsstillende reiseforsikring er inkludert. Forsikringskostnaden kan dekkes av universitetet etter godkjenning av leder. 

Forsikringssaker meldes av den enkelte til gjeldende forsikringsselskap. 

Dersom en ansatt har avbestilt eller fått en reise kansellert skal det først søkes om refusjon via reisebyrået. Beløp som ikke blir refundert via flyselskap eller reisebyrå, skal søkes refundert via reiseforsikringen som gjelder for reisen (kortet som ble brukt til betaling). Skader som ikke dekkes av flyselskap, reisebyrå eller forsikring kan dekkes av arbeidsgiver etter dokumentasjon av avslag fra ovennevnte.

Sykdomsforebygging 

Ved reise til spesielt utsatte land/verdensdeler har den reisende et selvstendig ansvar for å påse at nødvendige sykdomsforebyggende tiltak gjennomføres. OsloMet dekker eventuelle nødvendige utgifter til vaksinering. Se Folkehelseinstituttet for oversikt.

Standard på hoteller/restauranter 

Det skal benyttes hoteller/restauranter av god gjennomsnittsstandard. I byer med høy kriminalitet skal det vektlegges at hotellet er plassert i en trygg del av byen. Hoteller/restauranter i høyere prisklasse skal kun benyttes når spesielle forhold tilsier dette, og etter forutgående avtale med overordnet.  

Av sikkerhetsmessige hensyn skal overnattingssted booket gjennom Airbnb eller lignende unngås slik at man til enhver tid vet hvor den ansatte befinner seg. Airbnb eller lignende kan likevel benyttes ved lengre opphold (over 1 uke) dersom dette er godkjent av nærmeste leder og dersom den ansatte informerer nærmeste leder om hvor han/hun befinner seg.  

Risikoreduksjon ved fellesreiser  

Ved gruppereiser skal det vurderes om hele gruppen skal reise sammen eller deles opp i puljer av hensyn til konsekvenser for universitetet ved ulykker. Ledergrupper anbefales å unngå samme fly.