Bestille reise

Bestille reisen

1. Bestill online

   Fly, hotell, leiebil og tog bestiller du enten online i Egencias reiseportal eller i reise-appen. I reiseportalen finner du også dine tidligere reiser. 

   Før bestilling:

   • Legg inn kredittkortopplysninger. Din profil i er allerede registrert i reiseportalen.
   • Reisen skal godkjennes av leder før bestilling.

   Bestill online

   Trenger du hjelp?

   Se veiledning i bruk av Egencia reiseportal eller kontakt din lokale reisebestiller.

   Utenfor OsloMet/campus?

   Er du utenfor OsloMet/campus, må du koble PC til VPN for å logge på Egencias reiseportal.

   Se veiledninger for tilkobling av VPN.

2. Bestill via appen
   Merk!

   Legg inn kredittkortopplysninger i din profil i reiseportalen før du bestiller reise i appen.

   1 Last ned app

   • Last ned app fra App Store for iOS
   • Last ned app fra Google Play for Android

   2 Logg på appen

   Du har to påloggingsvalg:

   1 Feide-pålogging:

   Velg "Automatisk pålogging" nederst til høyre

   Skriv inn "brukernavn@oslomet.no"

   Logg på via Feide med OsloMet-brukernavn og passord.

   Se også veiledning her: Getting started with the Egencia app Single-Sign-On (.PDF)

   2 Sett eget passord:

   Trykk på "Forgot username and/or password"

   Skriv inn: "brukernavn@oslomet.no"

   Følg instruksjonen sendt på e-post

   Sett eget passord i appen.

   Se også veiledning her: Getting started with Egencia app (.PDF).

   Trenger du hjelp?

   Kontakt din lokale reisebestiller.

3. Enkeltreiser

   I reiseportalen har du tilgang til billettpriser med tradisjonelle flyselskaper og OsloMets egne avtalepriser.

   Bestilling per telefon eller e-post

   Reisen blir belastet OsloMets reisekonto og tilsendt faktura med bestillingsgebyr.

   Skal du bestille per telefon eller e-post, se kontaktinformasjon øverst til høyre.

   • Det vil påløpe et bestillingsgebyr på NOK 80
   • Oppgi enhetens bestillerkode.

   Fakturabetaling for reiser

   Kan du ikke belaste din enkeltreise med kredittkort, må du få innvilget fakturaprofil hos Egencia.

   Les mer om fakturabetaling og søknad om fakturaprofil under avsnittet Betalingsmåter.

4. Gruppereiser

   Gruppereiser er reiser hvor 10 personer eller flere reiser sammen. Egencias gruppeavdeling vil ta seg av bestilling av fly, hotell og konferanselokaler m.m. på seminarer og konferanser. 

   Gruppereiser på under 10 personer kan bestilles av din lokale reisebestiller i portalen eller ved å kontakte Egencia.

   Se mer i avsnittet Bestille for andre.

   Gi følgende informasjon ved bestilling av gruppereiser

   Dersom man ønsker å spare penger, er det lurt å ikke være for spesifikk i forespørselen, men overlate det til reisebyrået å finne gode tilbud blant sine samarbeidspartnere.

   • Fly – eventuelt ønske om flyselskap, direkte eller mellomlanding, flytider ut/hjem på valgte reisedager og om alle skal reise samlet.
   • Hotell – standard på hotell, ønske om beliggenhet, romfordeling (enkelt-/dobbeltrom, behov for møterom, andre spesialbehov).
   • Transport – transfer hotell/restaurant m.m.
   • Aktiviteter/sightseeing – oppgi gjerne ønsker om type aktiviteter.
   • Restauranter – standard/type kjøkken, ønske om beliggenhet, type meny.
   • Budsjett – oppgi gjerne budsjett for reisen.

   Sjekkliste for bestilling av gruppereiser (.doc) kan fylles ut før man kontakter reisebyrået.

   Kontakt gruppeavdelingen ved Egencia

   Meetings & Events per e-post: meetings.events.no@egencia.com eller per telefon: 23157520, mandag-fredag kl. 08-17.

   Reisekonto og fakturering for gruppereiser

   OsloMet har avtale med Diner’s Club om reisekonto/faktureringsløsning. Gruppereiser belastes universitetets reisekonto.

   Vilkår med tanke på betaling av depositum og avbestilling vil bli opplyst om ved bestilling/bekreftelse av reisen.

5. Bestille for andre

   Det er mulig å bestille reiser for andre enn en selv i portalen:

   • enten ved at man er en dedikert reisebestiller.
   • eller du kan gi en navngitt kollega lov til å bestille reise for deg, for eksempel dersom dere ønsker å få samme reiserute.

   Merk: Dersom man ikke er dedikert reisebestiller, men likevel ønsker å bestille på vegne av en annen i portalen, må den andre reisende ha lagt inn sine kredittkortopplysninger.

   Bestilling for andre i portalen - dedikerte reisebestillere

   • Reisebestillere har automatisk fullmakt til å bestille reiser for andre enn seg selv i portalen.  
   • Reisebestillere kan i tillegg bestille reise for personer uten profil, som for eksempel gjester og andre eksterne. Se liste over reisebestillere/kontaktpersoner for reiser.

   Bestilling for andre utenfor reiseportalen

   • Gruppereiser for over 10 personer skal som regel bestilles av reisebestiller på fakultetet/enheten.
   • Bestilling av gruppereiser gjøres ved å kontakte reisebyrået, se avsnittet Gruppereiser.
   • Det er også mulig å bestille for andre ansatte på telefon eller e-post. Den man bestiller på vegne av må da ha lagt inn sitt eget kredittkortnummer eller ha søkt om fakturaprofil fra leder.
   • Eksterne kan også bestille reise per telefon eller e-post som skal betales av OsloMet selv. De må oppgi bestillerkode for enheten som skal belastes ved bestilling.

   Reiseinformasjon per e-post

   Reiserute vil bli sendt ut fra Egencia til den reisende på e-post uansett hvem som har bestilt reisen.

6. Hotellavtaler

   UH-rådets innkjøpsutvalg har inngått parallelle rammeavtaler for hele universitets-/og høgskolesektoren for overnatting på hoteller i Norge.

   Avtalepartnerne er:

   • Thon Hotels AS
   • Scandic Hotels AS
   • Nordic Choice Commercial Services AS
   • Rezidor Hotels Norway AS

   Informasjon om priser

   Reisebyrået har våre avtalepriser for overnatting liggende inne i sine søkemotorer. For informasjon om priser m.m., ta kontakt med reiseansvarlig / innkjøper på ditt fakultet eller enhet, eller søk selv i portalen, reisebyråets online bestillingsløsning.

   Hotell skal bestilles gjennom reisebyrået, Egencia. Avtalene gjelder kun enkeltovernattinger og ikke gruppereiser eller seminarer.

   Gruppereiser

   Ved gruppereiser skal reisebyrået kontaktes for innhenting av tilbud på pakkeløsning.

   Dagseminarer / møterom

   Ved dagsseminarer hvor man trenger møterom, enten med eller uten overnatting, kan man kontakte kjedene og innhente tilbud på dette.

   Reisebyrået har også mulighet for å innhente tilbud på møterom og hotell. Da gjelder andre priser enn fastprisene for enkeltovernattinger nevnt ovenfor.

7. Flybuss og tog

   Flybuss

   OsloMet har avtale med Flybussen AS – 30 % rabatt på enkeltreiser mellom Holbergs plass og Gardermoen (mellom sentrum og Gardermoen) på kun rutene FB2 og FB5.

   • Rabatten på 30 % gjelder kun to ruter: FB2 og FB5.
   • Billett med rabatt kjøpes enten på bussen eller online (rabattert pris tur-retur).
   • Vis ansattkortet ditt og si ifra om at OsloMet har storkundeavtale når du kjøper billetten.

   Flytog

   Billetter til Flytoget kan kjøpes online, via flytog-appen eller automater før påstigning. Du kan også reise billettløst ved kun å dra kredittkortet ved sperringene. Det gis ingen ansattrabatter på Flytoget.

   Tog

   NSB har ingen ansattrabatter ved kjøp av togbilletter. Regiontog-reiser kan bestilles gebyrfritt i reiseportalen eller via reisekonsulent (mot gebyr).