Når OsloMet arrangerer
OsloMet har opsjon på den statlige avtalen med Berg-Hansen for booking av konferanser og arrangementer, med eller uten overnatting. Opsjonen er ikke-eksklusiv. Dette betyr at dersom man skal arrangere en konferanse kan man enten:
1) Innhente tilbud fra 3 hoteller/aktører selv ved å kontakte dem og gi dem samme opplysninger om behovet. Da kontakter man ikke Berg-Hansen. Beste tilbud velges og bekreftes til leverandøren. Endelig bestilling sendes via bestillingssystemet UNIT4 og tilbudene sendes til bestiller som vedlegg i Min bestilling og arkiveres der.
2) Dersom man skal bruke byrå skal man bruke Berg-Hansens avdeling for Meetings & Events, ikke andre byråer. Da innhenter de tilbud fra 3 aktører, så langt det er mulig. For at Berg-Hansen skal ha mulighet til å innhente tilbud er de avhengige av at de har fått henvendelsen i god tid og av tilgjengelighet hos hotellene. Av og til er man låst med tanke på datoer og da krever dette god planlegging. Booking og tilbudsinnhenting via Berg-Hansen er en gebyrbelagt tjeneste - spør dem om kostnaden. Her er det ikke nødvendig å bruke Min bestilling da tilbudene arkiveres av Berg-Hansen.
Det lønner seg å ikke være låst når det gjelder lokasjon når man planlegger en konferanse.
Når man skal delta på en konferanse
Dersom en konferanse man skal på innebærer at man skal fly, skal Berg-Hansen benyttes til bestilling av flyreisen (med mindre flyreisen bookes og betales av arrangøren). Dersom konferansen man skal på har reservert hotell til deltakerne, trenger man ikke å bruke Berg-Hansen til hotellbookingen, man kan da bruke det som er avtalt med mellom arrangøren og hotellet. Dersom konferansen verken har fly eller hotell som en del av pakken, skal Berg-Hansen brukes til både fly og hotell.
Se også nettsider for Kurs og konferansesenteret dersom arrangementet skal finne sted i OsloMets lokaler og sjekkliste for arrangementer for tips for hva man bør huske på når man skal arrangere en konferanse/event.
Hvis du skal bruke Berg-Hansen som arrangør kan de kontaktes på Berg-Hansens avdeling for Meetings & Events.