Bestille reise

Før reisen

1. Grønne reisetips - tenk bærekraft når du planlegger din jobbreise

   Denne sjekklisten er også nyttig ved invitasjon av gjester, sensorer, eksterne forskere og forelesere som må reise for å komme til sitt oppdrag på OsloMet.

   Har du vurdert andre alternativer?

   Kan du for eksempel:

   • delta på et digitalt møte? 
   • følge en direktesending (streaming) eller se opptak dersom det er tilgjengelig på nett?

   Ovennevnte alternativer bidrar til å redusere antall reiser ved OsloMet.

   Er reisen helt nødvendig?

   E-post, telefon og digitale møter via Teams og Zooms gjør det enkelt å samarbeide uten å reise. Informasjon og veiledning rundt digital undervisning finner du på våre nettsider.

   Finnes det gode alternativer til fly på reisen?

   Hvis prisen på tog/buss er tilnærmet lik flyprisen, anbefales miljøvennlig transport.

   Har du mulighet til å slå flere korte reiser sammen?

   Kan du slå sammen partnersamarbeid med flere i samme region? Eksempelvis er det enklere å komme seg rundt med tog om du kan slå sammen flere møter på samme reise på kontinentet. Skal du og samarbeidspartnere allikevel på samme seminar og kan ta møtene der? Har du forskningsprosjekter som kan ha en miks av fysiske reiser og digitale seminarer?

   Kan du ta tog dit og fly hjem?

   Om OsloMet skal bidra til globale bærekraftsmål (fn.no) teller alle små og store bidrag, og da vil det å ta tog én vei nesten halvere reiseutslippet.

   Kan du unngå å fly inn sensorer/opponenter/gjesteforskere?

   Vurder om digital konferanse kan erstatte reisen for en eller flere? Eller i det minste for den med lengst reisevei. Unngå å legge interne møter/seminarer til steder man må fly til.

   Prioriter kollektivtransport på lokale reiser

   Det er billigst og grønnere å bruke kollektivtransport. Om det ikke er tilgjengelig, velg gjerne el-bil fra OsloMet. Vi har to fine elbiler som er tjenestebiler tilgjengelig som er bedre for miljøet og enklere for deg da du slipper å levere reiseregning. Om taxi er eneste alternativ, be om elbil eller hybrid ved bestilling.

   Reis sammen

   Ved reiser der leiebil er eneste alternativ, planlegg å kjøre sammen for å spare utslipp.

2. Oppdatér profil i Berg-Hansen
   • Fyll inn kredittkortopplysninger i profilen din
   • Har du behov for bedriftskort, søk om kredittkort her.
   • Fyll inn passinformasjon – så går det raskere å fullføre flybestillingen ved utenlandsreise
   • Sjekk at navnet ditt i profilen stemmer med dine passopplysninger

   Er navnet feil, kontakt din lokale lønnsmedarbeider for å få korrigere dette. Profilen din blir oppdatert innen 24 timer i SAP og Berg-Hansen.

   Sjekk din reiseprofil her (berg-hansen.no).

   Logg på med ditt OsloMet-brukernavn og -passord.

   Utenfor OsloMet/campus?

   Er du utenfor OsloMet/campus, må du koble PC til VPN for å logge på Berg-Hansens reiseportal.

   Se veiledninger for tilkobling av VPN.

3. Betalingsmåter

   Kredittkort

   Tjenestereisen belastes kredittkortet som er registrert på din reiseprofil hos reiseselskapet OsloMet har avtale med. Første gang du bestiller tjenestereise må du legge inn kredittkortopplysninger. Har du behov for bedriftskort?

   Fakturabetaling

   Dersom du av helt spesielle grunner ikke kan eller vil bruke kredittkort på reiser, må du i god tid før første bestilling søke om fakturaprofil hos reisebyrået slik at det kan sendes faktura for reisen.

   Søke om fakturaprofil

   1. Fyll ut søknadsskjema for fakturaprofil (.doc).
   2. Skjemaet må undertegnet av nærmeste leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
   3. Send søknadsskjemaet til: reiseportal@oslomet.no

   Betal senere med bedriftskortavtale

   Bedriftskortavtalen med Eurocard har funksjonen "Betal senere" eller "Book-now-pay-later". Det krever at du bestiller i god tid før reisen skal finne sted.

   Betaling for reisen utsettes inntil 180 dager mot et gebyr på NOK 80.

   Reiseforskudd

   Det skal i utgangspunktet ikke være nødvendig med reiseforskudd. Kontakt din lokale økonomimedarbeider hvis du lurer på om du kan søke reiseforskudd.

   Dersom det er nødvendig med reiseforskudd, skal det fortrinnsvis kun dekke den reelle utgiften man har ved bestillingen. For eksempel påmelding til seminar som krever at man betaler med kredittkort på nett, hotellutgifter i utlandet eller leiebil.

   Forskuddet legges inn i reisesøknaden i SAP-portalen.

4. Få reisen godkjent: Opprett reisesøknad

   Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder.

   Slik oppretter du en reisesøknad i DFØ-appen

   DFØ-appen

   Slik oppretter du en reisesøknad i SAP portalen

   Se beskrivelse for hvordan du registrerer reisesøknader og reiseregninger i SAP portalen. 

5. Last ned Berg-Hansen-appen

   Før du reiser er det lurt å laste ned Berg-Hansens app slik at du har med billetter og alle reiseopplysninger du trenger.

   1. Gå inn i Webgate, Berg-Hansens onlineløsning, fra din PC første gangen

   • Webgate - onlinebestilling (berg-hansen.no)
   • I profilen, under navnet ditt øverst til høyre finner du punktet som heter brukernavn. Notér deg brukernavnet, 7 siffer.

   2. Last ned Berg-Hansens app

   • Last ned app fra App Store for iOS eller
   • Last ned app fra Google Play for Android

   3. Logg på appen

   I appen fungerer ikke ditt OsloMet-brukernavn og -passord. Du må lage et eget passord til bruk ved første pålogging, sammen med det 7-sifrede brukernavnet som du fant i profilen via PC.

   Sett eget passord for appen

   • Skriv inn: 7-sifret brukernavn
   • Trykk på "Forgot username and/or password"
   • Følg instruksjonen sendt på e-post
   • Sett eget passord i appen.

   Trenger du hjelp?

   Kontakt din lokale reisebestiller (krever innlogging).

6. Reiseforsikring

   Reiseforsikring følger det kredittkortet som er brukt for betaling av reisen. Du kan søke om ulike kredittkort her.

   Les mer om reiseforsikring og andre forsikringer ved tjenestereiser her.

7. Bruk av egen bil

   Bruk av privatbil må godkjennes før reisen foretas. På generelt grunnlag skal privatbil kun benyttes hvor dette kostnads- og tidsmessig blir til fordel for arbeidsgiver.

   Retten til å velge å bruke egen bil og få reisen godtgjort etter kostnader til rimeligste offentlige kommunikasjonsmiddel, gjelder kun for kortere strekninger innenlands. Godtgjøringen beregnes da etter laveste pris for buss/trikk, tog eller rutebåt.

   Se også bruk av leiebil.

8. Sjekkliste før du reiser
   • Bestill reisen gjennom bedriftens forretningsreisebyrå. OsloMet bruker Berg-Hansen.
   • Sjekk aktuell reiseinformasjon for landene du skal til.
   • Bestill fleksible priser som enkelt kan avbestilles.
   • Lei en bil og kjør til reisemålet i stedet for å fly eller ta offentlig transport.
   • Gi familie eller venner en kopi av reiseruten din, hvis det skulle oppstå nødssituasjoner.
   • Oppdater personopplysningene dine i profilen din hos forretningsreisebyrået.
   • Ta med deg et medisinkort med informasjon om blodtype, allergier, medisiner du bruker, og nødkontaktinformasjon.
   • Sørg for at telefonen din er godkjent for internasjonal roaming og legg til lokale nødnumre i kontaktlisten.
   • Spør reisebyrået eller din kontaktperson for reiser om det er innført noen nye protokoller for reisesikkerhet.
   • Forsikre deg om at du mottar varsler via mobilappen din om eventuelle reiseendringer.
   • Ikke vær redd for å si fra til reisebyrået hvis det er noe du er usikker på, eller som bekymrer deg. De er her for å hjelpe deg! Sørg for at du vet hvordan du kan kontakte  vedkommende  hvis det skulle oppstå problemer på reisen.