Preparation for the trip

Preparation for the trip

  1. Greener travel with OsloMet - checklist for sustainability

    Before booking your trip - have you considered alternatives?

    Can you for example:

    • attend a digital meeting? 
    • follow a live event (streaming) or watch it digitally afterwards, if it is available?

    The above options contribute to reducing the amount of travel for OsloMet.

    This checklist is also useful when inviting guests, examiners, external researchers and lecturers who needs to travel to get to their assignment at OsloMet. 

    Is it a necessary journey? 

    E-mail, phone, and digital meetings through Teams and Zooms makes it easy to collaborate without traveling. Tips on available systems to hold good digital meetings. Information and guidance on digital teaching. 

    Are there good alternatives to flying? 

    If the price of trains/buses is approximately equal to the flight price, environmentally friendly transport is recommended. 

    Check if you have the opportunity to merge several short journeys? 

    Can you merge partner collaboration with several people in the same region? For example, it is easier to get around by train if you can merge several meetings on the same journey on the European continent. Are you and your partners still going to the same seminar and can take the meetings there? Do you have research projects that can have a mix of physical travel and digital seminars? 

    Can you take the train getting there and fly on the return? 

    If OsloMet is to contribute to global sustainability goals, all small and large contributions count, and then taking the train even one way will almost half the travel emissions. 

    Can sensors/opponents/guest researchers avoid flying to meet at OsloMet? 

    Consider whether digital conference can replace the journey for one or more persons? Or at least for the one with the longest route. Avoid setting up internal meetings/seminars to locations you have to fly. 

    Prioritize public transport for local travels 

    Using public transport is the least expensive and most green form of travelling. If no public transport is available, feel free to book an electric car from OsloMet. We have 2 comfortable electric cars that are service vehicles available that are better for the environment and easier for you as you don't have to submit an expense report. If taxi is the only option, ask for an electric car or hybrid when booking. 

    Travel together

    When travelling where hiring a car is the only option, plan to drive together to save emissions. 

  2. Check and update your profile with the travel agency: Berg-Hansen

    You have a profile with Berg-Hansen travel agency. Before booking your first trip please:

    • Update your profile with your personal information
      • Enter your credit card details
      • If you need a credit card, apply here:
      • Fill in passport information before booking international travel - this will make booking faster. Make sure that the name in the profile matches the name in your passport
      • If the name is wrong, contact your departmental contact for payroll matters to correct your name. This will be updated in SAP and Berg-Hansen's booking system the next day.

    Use your OsloMet username and password (Feide)

    Outside OsloMet/campus?

    If you are outside Met/campus, log on to your computer with VPN. See guidelines for VPN here.

     

  3. Methods of payment

    Kredittkort

    Tjenestereisen belastes kredittkortet som er registrert på din reiseprofil i Egencia. Første gang du bestiller tjenestereise må du legge inn kredittkortopplysninger. Har du behov for bedriftskort, søk om kredittkort her.

    Fakturabetaling for reiser

    Dersom du av helt spesielle grunner ikke kan eller vil bruke kredittkort på reiser, må du i god tid før første bestilling søke om fakturaprofil hos reisebyrået slik at det kan sendes faktura for reisen.

    Søk om fakturaprofil:
    1. Fyll ut søknadsskjema for fakturaprofil (.docx)
    2. Skjemaet må undertegnet av nærmeste leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
    3. Send søknadsskjemaet til: reiseportal@oslomet.no  

    Merk: Fakturabetaling dekkes ikke av reiseforsikring. Du må selv sørge for å være forsikret på reisen, ettersom det ikke ligger et kredittkort til grunn for betalingen.

    "Book-now-pay-later" business card aggreement

    The Corporate Eurocard that OsloMet has a business card agreement with comes with the "Pay later" or "Book-now-pay-later" function.

    This means that the payment for the trip can be postponed up to 120 days for a fee of NOK 80 if you book long before the trip is to take place.

    Travel advances

    Travel advances should in theory not be necessary. Contact a finances co-worker if you are wondering whether you may apply in advance.

    However, if a travel advance is absolutely necessary, it should preferably only cover the actual cost you are faced with upon booking, such as registration for seminars that require online payment by credit card, hotel expenses abroad or car rental.

    The advance is entered into the travel application in the SAP portal.

  4. Travel approval

    All trips must be pre-approved by your immediate supervisor.

    How to make a travel application

     

  5. Last ned reise-appen

    Før du reiser er det lurt å laste ned appen fra Egencia slik at du har med billetter og alle reiseopplysninger du trenger.

    1 Last ned app for Egencia

    2 Logg på appen

    Du har to påloggingsvalg i appen:

    1 Single-Sign-On/SSO via Feide
    1. Velg: «Automatisk innlogging» – se link nederst til høyre på appen
    • Legg inn: brukernavn@oslomet.no – for brukeridentifikasjon i appen
    • Deretter ny innlogging via Feide: Legg inn OsloMet-brukernavn og passord

    Du er nå klar for å bestille reise eller se dine reisedokumenter.

    Se veiledning for Single-Sign-On-pålogging: Getting started with the Egencia app Single-Sign-On (.PDF)

    2 Sett ditt eget passord i appen

    Se veiledning hvordan du setter eget passord i appen: Getting started with Egencia app (.PDF)

    Trenger du hjelp?

    Kontakt din lokale reisebestiller.

  6. Travel insurance

    Reiseforsikring følger det kredittkortet som er brukt for betaling av reisen. Du kan søke om ulike kredittkort her.

    Les mer om reiseforsikring og andre forsikringer ved tjenestereiser her.

    Fakturabetaling uten reiseforsikring

    Dersom du betaler reisen med faktura, det vil si at du har fått innvilget fakturaprofil hos reisebyrået, er du ikke dekket av noen reiseforsikring. Sørg for at du har helårs-reiseforsikring som dekker tjenestereiser.

  7. Use of private car

    Use of private cars must be approved before the trip begins. On a general basis, private cars should only be used if considered an advantage for the employer in terms of costs and time.

    The right to use your private car and to get remuneration for travel expenses during the trip (most affordable public transport), only applies to domestic trips of short distances. The remuneration is calculated as the lowest price of bus / tram, train or shuttle boat.

    See also rent a car.

  8. Sjekkliste før du reiser

    • Bestill reisen gjennom bedriftens forretningsreisebyrå. OsloMet bruker Berg-Hansen.
    • Sjekk aktuell reiseinformasjon for landene du skal til.
    • Bestill fleksible priser som enkelt kan avbestilles.
    • Lei en bil og kjør til reisemålet i stedet for å fly eller ta offentlig transport.
    • Pakk med deg personlig beskyttelsesutstyr, desinfeksjonsmiddel og våtservietter.
    • Gi familie eller venner en kopi av reiseruten din, hvis det skulle oppstå nødssituasjoner.
    • Oppdater personopplysningene dine i profilen din hos forretningsreisebyrået.
    • Ta med deg et medisinkort med informasjon om blodtype, allergier, medisiner du bruker, og nødkontaktinformasjon.
    • Sørg for at telefonen din er godkjent for internasjonal roaming og legg til lokale nødnumre i kontaktlisten.
    • Spør din Travel Manager om det er innført noen nye protokoller for reisesikkerhet.
    • Forsikre deg om at du mottar varsler via mobilappen din om eventuelle reiseendringer.
    • Ikke vær redd for å si fra til din Travel Manager hvis det er noe du er usikker på, eller som bekymrer deg. De er her for å hjelpe deg! Sørg for at du vet hvordan du kan kontakte  vedkommende  hvis det skulle oppstå problemer på reisen.
  9. Flyreiser

    Flyselskapene innfører nye tiltak for hygiene og renslighet. Disse tiltakene skal gjøre det tryggere for deg å fly igjen – når den tid kommer.

    Nyttig informasjon om flyreiser

    • Mange flyselskaper planlegger å sjekke temperaturen på de reisende på flyplassen, så du bør unngå å reise hvis du ikke føler deg bra. Du kan rett og slett bli nektet å gå om bord i flyet.
    • Dra til flyplassen tidligere enn du vanligvis gjør, og regn med lengre køer.
    • Mange flyselskaper har sluttet å servere mat, så husk å ta med deg noe å spise hvis du skal reise langt.
    • Hør på eventuelle beskjeder som blir gitt over høytalerne.

     

  10. Leiebil

    Bilutleiebyråene følger nøye med på COVID-19-situasjonen og har iverksatt flere tiltak for å forhindre smittespredning og ivareta kundenes sikkerhet på best mulig måte, f. eks gjennom kontaktløs henting/avlevering og strengere rengjøringskrav.

    Nyttig informasjon om leiebil

    • Finn ut hva bilutleiebyråets retningslinjer for rengjøring er, før du bestiller.
    • Forsikre deg om at leiebilen er rengjort både innvendig og utvendig med desinfeksjonsmiddel. Ikke vær redd for å spørre!
    • Følg utleiebyråets regler om å holde avstand.
    • Unngå samkjøring og bildelingstjenester.
  11. Hoteller

    Hotellopplevelsen endres også på grunn av COVID-19, og hotellets kamp mot bakteriene begynner allerede før du sjekker inn. Dette kan innebære forskjellige ting, for eksempel dører som åpnes automatisk, og ansatte som har på seg personlig beskyttelsesutstyr.

    Nyttig informasjon om hoteller

    • Sjekk hotellets retningslinjer for helse og hygiene før du bestiller. De tkan hende at hotellet sjekker temperaturen til gjester og besøkende ved ankomst.
    • For å redusere personlig kontakt i fellesområdene har mange hoteller innført registrering før ankomst.
    • Du vil se fjelre desinfeksjonsmidler og økt rengjøring i fellesområdene. Det er likevel lurt å ta med egen håndsprit.
  12. Togreiser

    Jernbaneselskapene gjør stadig mer for å sikre at togene og stasjonene er rene. Noen nye initiativer er blant anne hyppig rengjøring på tog og stasjoner av kontaktflater som berøres ofte, økt bruk av virusdrepende rengjøringsmidler og tilstrekkelig med såpe og vann på toalettene. Flere jernbaneselskaper jobber også med å gjøre det så enkelt som mulig å endre reiseplanene etter behov.

    Nyttig informasjon om togreiser

    • Bruk personlig beskyttelsesutstyr når du tar offentlig transport.
    • Unngå kontakt med ansatte når du skal kjøpe billett.
    • Ved billettinspeksjon må du regne med å holde opp billetten for konduktøren.
    • Ta med mat ettersom det mest sannsynlig ikke er noen servering på toget.
    • Unngå overfylte venteområder, og hold avstand til andre på plattformen.

Konferanse og arrangement

Kontaktpunkter reise

Contact

Contact

Spørsmål ang. reisebestilling, reiseregninger eller andre reiserelaterte temaer? Ta kontakt med lokal kontaktperson for reiser.

Faculties and the Administration

Url :
Contacts for travel

Contact