Bestille reise

Preparation for the trip

1. Vurdér alternativer til å reise

   Før du bestiller tjenestereisen, har du vurdert andre alternativer?

   Kan du for eksempel:

   • delta på et videomøte eller en videokonferanse? 
   • følge en direktesending (streaming) eller se opptak dersom det er tilgjengelig på nett?

   Ovennevnte alternativer bidrar til å redusere reisekostnadene ved OsloMet.

2. Sjekk din profil før første bestilling

   Du har fått opprettet en profil i Egencias reiseportal.

   Før du gjør første bestilling er det viktig at du:

   • Fyller inn kredittkortopplysninger
     • Har du behov for bedriftskort, søk om kredittkort her.
     • Dersom du ikke kan eller ønsker å bruke kredittkort, kan du søke om fakturabetaling, se eget avsnitt Søk fakturabetaling.
   • Fyller inn passinformasjon
     • Lagre passet i profilen din, så går det raskere å fullføre flybestillingen ved utenlandsreise.
   • Sjekker at navnet ditt i profilen stemmer med dine passopplysninger
     • Dersom navnet ditt er feil, kontakt din lokale lønnsmedarbeider for å få korrigere navnet. Profilen din blir oppdatert til neste dag i SAP og Egencia.

   Sjekk din reiseprofil her

    

   Logg på med ditt OsloMet-brukernavn og -passord (Feide)

   Utenfor OsloMet/campus?

   Er du utenfor OsloMet/campus, koble PC til VPN. Se veiledning for tilkobling av VPN her.

    

3. Betalingsmåter

   Kredittkort

   Tjenestereisen belastes kredittkortet som er registrert på din reiseprofil i Egencia. Første gang du bestiller tjenestereise må du legge inn kredittkortopplysninger. Har du behov for bedriftskort, søk om kredittkort her.

   Fakturabetaling for reiser

   Dersom du av helt spesielle grunner ikke kan eller vil bruke kredittkort på reiser, må du i god tid før første bestilling søke om fakturaprofil hos reisebyrået slik at det kan sendes faktura for reisen.

   Søk om fakturaprofil:

   1. Fyll ut søknadsskjema for fakturaprofil (.docx)
   2. Skjemaet må undertegnet av nærmeste leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
   3. Send søknadsskjemaet til: reiseportal@oslomet.no  

   Merk: Fakturabetaling dekkes ikke av reiseforsikring. Du må selv sørge for å være forsikret på reisen, ettersom det ikke ligger et kredittkort til grunn for betalingen.

   "Book-now-pay-later" business card aggreement

   The Corporate Eurocard that OsloMet has a business card agreement with comes with the "Pay later" or "Book-now-pay-later" function.

   This means that the payment for the trip can be postponed up to 120 days for a fee of NOK 80 if you book long before the trip is to take place.

   Travel advances

   Travel advances should in theory not be necessary. Contact a finances co-worker if you are wondering whether you may apply in advance.

   However, if a travel advance is absolutely necessary, it should preferably only cover the actual cost you are faced with upon booking, such as registration for seminars that require online payment by credit card, hotel expenses abroad or car rental.

   The advance is entered into the travel application in the SAP portal.

4. Travel approval

   All trips must be pre-approved by your immediate supervisor.

   How to make a travel application

    

5. Last ned reise-appen

   Før du reiser er det lurt å laste ned appen fra Egencia slik at du har med billetter og alle reiseopplysninger du trenger.

   1 Last ned app for Egencia

   • Last ned app fra App Store
   • Last ned app fra Google Play

   2 Logg på appen

   Du har to påloggingsvalg i appen:

   1 Single-Sign-On/SSO via Feide

   1. Velg: «Automatisk innlogging» – se link nederst til høyre på appen

   • Legg inn: brukernavn@oslomet.no – for brukeridentifikasjon i appen
   • Deretter ny innlogging via Feide: Legg inn OsloMet-brukernavn og passord

   Du er nå klar for å bestille reise eller se dine reisedokumenter.

   Se veiledning for Single-Sign-On-pålogging: Getting started with the Egencia app Single-Sign-On (.PDF)

   2 Sett ditt eget passord i appen

   Se veiledning hvordan du setter eget passord i appen: Getting started with Egencia app (.PDF)

   Trenger du hjelp?

   Kontakt din lokale reisebestiller.

6. Travel insurance

   Reiseforsikring følger det kredittkortet som er brukt for betaling av reisen. Du kan søke om ulike kredittkort her.

   Les mer om reiseforsikring og andre forsikringer ved tjenestereiser her.

   Fakturabetaling uten reiseforsikring

   Dersom du betaler reisen med faktura, det vil si at du har fått innvilget fakturaprofil hos reisebyrået, er du ikke dekket av noen reiseforsikring. Sørg for at du har helårs-reiseforsikring som dekker tjenestereiser.

7. Use of private car

   Use of private cars must be approved before the trip begins. On a general basis, private cars should only be used if considered an advantage for the employer in terms of costs and time.

   The right to use your private car and to get remuneration for travel expenses during the trip (most affordable public transport), only applies to domestic trips of short distances. The remuneration is calculated as the lowest price of bus / tram, train or shuttle boat.

   See also rent a car.

8. Sjekkliste før du reiser
   • Bestill reisen gjennom bedriftens forretningsreisebyrå. OsloMet bruker Egencia.
   • Sjekk aktuell reiseinformasjon for landene du skal til.
   • Bestill fleksible priser som enkelt kan avbestilles.
   • Lei en bil og kjør til reisemålet i stedet for å fly eller ta offentlig transport.
   • Pakk med deg personlig beskyttelsesutstyr, desinfeksjonsmiddel og våtservietter.
   • Gi familie eller venner en kopi av reiseruten din, hvis det skulle oppstå nødssituasjoner.
   • Oppdater personopplysningene dine i profilen din hos forretningsreisebyrået.
   • Ta med deg et medisinkort med informasjon om blodtype, allergier, medisiner du bruker, og nødkontaktinformasjon.
   • Sørg for at telefonen din er godkjent for internasjonal roaming og legg til lokale nødnumre i kontaktlisten.
   • Spør din Travel Manager om det er innført noen nye protokoller for reisesikkerhet.
   • Forsikre deg om at du mottar varsler via mobilappen din om eventuelle reiseendringer.
   • Ikke vær redd for å si fra til din Travel Manager hvis det er noe du er usikker på, eller som bekymrer deg. De er her for å hjelpe deg! Sørg for at du vet hvordan du kan kontakte  vedkommende  hvis det skulle oppstå problemer på reisen.
9. Flyreiser

   Flyselskapene innfører nye tiltak for hygiene og renslighet. Disse tiltakene skal gjøre det tryggere for deg å fly igjen – når den tid kommer.

   Nyttig informasjon om flyreiser

   • Mange flyselskaper planlegger å sjekke temperaturen på de reisende på flyplassen, så du bør unngå å reise hvis du ikke føler deg bra. Du kan rett og slett bli nektet å gå om bord i flyet.
   • Dra til flyplassen tidligere enn du vanligvis gjør, og regn med lengre køer.
   • Mange flyselskaper har sluttet å servere mat, så husk å ta med deg noe å spise hvis du skal reise langt.
   • Hør på eventuelle beskjeder som blir gitt over høytalerne.

    

10. Leiebil

    Bilutleiebyråene følger nøye med på COVID-19-situasjonen og har iverksatt flere tiltak for å forhindre smittespredning og ivareta kundenes sikkerhet på best mulig måte, f. eks gjennom kontaktløs henting/avlevering og strengere rengjøringskrav.

    Nyttig informasjon om leiebil

    • Finn ut hva bilutleiebyråets retningslinjer for rengjøring er, før du bestiller.
    • Forsikre deg om at leiebilen er rengjort både innvendig og utvendig med desinfeksjonsmiddel. Ikke vær redd for å spørre!
    • Følg utleiebyråets regler om å holde avstand.
    • Unngå samkjøring og bildelingstjenester.
11. Hoteller

    Hotellopplevelsen endres også på grunn av COVID-19, og hotellets kamp mot bakteriene begynner allerede før du sjekker inn. Dette kan innebære forskjellige ting, for eksempel dører som åpnes automatisk, og ansatte som har på seg personlig beskyttelsesutstyr.

    Nyttig informasjon om hoteller

    • Sjekk hotellets retningslinjer for helse og hygiene før du bestiller. De tkan hende at hotellet sjekker temperaturen til gjester og besøkende ved ankomst.
    • For å redusere personlig kontakt i fellesområdene har mange hoteller innført registrering før ankomst.
    • Du vil se fjelre desinfeksjonsmidler og økt rengjøring i fellesområdene. Det er likevel lurt å ta med egen håndsprit.
12. Togreiser

    Jernbaneselskapene gjør stadig mer for å sikre at togene og stasjonene er rene. Noen nye initiativer er blant anne hyppig rengjøring på tog og stasjoner av kontaktflater som berøres ofte, økt bruk av virusdrepende rengjøringsmidler og tilstrekkelig med såpe og vann på toalettene. Flere jernbaneselskaper jobber også med å gjøre det så enkelt som mulig å endre reiseplanene etter behov.

    Nyttig informasjon om togreiser

    • Bruk personlig beskyttelsesutstyr når du tar offentlig transport.
    • Unngå kontakt med ansatte når du skal kjøpe billett.
    • Ved billettinspeksjon må du regne med å holde opp billetten for konduktøren.
    • Ta med mat ettersom det mest sannsynlig ikke er noen servering på toget.
    • Unngå overfylte venteområder, og hold avstand til andre på plattformen.