Bestille reise

Preparation for the trip

1. Vurdér alternativer til å reise

   Før du bestiller tjenestereisen, har du vurdert andre alternativer?

   Kan du for eksempel:

   • delta på et videomøte eller en videokonferanse? 
   • følge en direktesending (streaming) eller se opptak dersom det er tilgjengelig på nett?

   Ovennevnte alternativer bidrar til å redusere reisekostnadene ved OsloMet.

2. Sjekk din profil før første bestilling

   Du har fått opprettet en profil i Egencias reiseportal.

   Før du gjør første bestilling er det viktig at du:

   • Fyller inn kredittkortopplysninger
     • Har du behov for bedriftskort, søk om kredittkort her.
     • Dersom du ikke kan eller ønsker å bruke kredittkort, kan du søke om fakturabetaling, se eget avsnitt Søk fakturabetaling.
   • Fyller inn passinformasjon
     • Lagre passet i profilen din, så går det raskere å fullføre flybestillingen ved utenlandsreise.
   • Sjekker at navnet ditt i profilen stemmer med dine passopplysninger
     • Dersom navnet ditt er feil, kontakt din lokale lønnsmedarbeider for å få korrigere navnet. Profilen din blir oppdatert til neste dag i SAP og Egencia.

   Sjekk din reiseprofil her

    

   Logg på med ditt OsloMet-brukernavn og -passord (Feide)

   Utenfor OsloMet/campus?

   Er du utenfor OsloMet/campus, koble PC til VPN. Se veiledning for tilkobling av VPN her.

    

3. Betalingsmåter

   Kredittkort

   Tjenestereisen belastes kredittkortet som er registrert på din reiseprofil i Egencia. Første gang du bestiller tjenestereise må du legge inn kredittkortopplysninger. Har du behov for bedriftskort, søk om kredittkort her.

   Fakturabetaling for reiser

   Dersom du av helt spesielle grunner ikke kan eller vil bruke kredittkort på reiser, må du i god tid før første bestilling søke om fakturaprofil hos reisebyrået slik at det kan sendes faktura for reisen.

   Søk om fakturaprofil:

   1. Fyll ut søknadsskjema for fakturaprofil (.docx)
   2. Skjemaet må undertegnet av nærmeste leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
   3. Send søknadsskjemaet til: reiseportal@oslomet.no  

   Merk: Fakturabetaling dekkes ikke av reiseforsikring. Du må selv sørge for å være forsikret på reisen, ettersom det ikke ligger et kredittkort til grunn for betalingen.

   "Book-now-pay-later" business card aggreement

   The Corporate Eurocard that OsloMet has a business card agreement with comes with the "Pay later" or "Book-now-pay-later" function.

   This means that the payment for the trip can be postponed up to 120 days for a fee of NOK 80 if you book long before the trip is to take place.

   Travel advances

   Travel advances should in theory not be necessary. Contact a finances co-worker if you are wondering whether you may apply in advance.

   However, if a travel advance is absolutely necessary, it should preferably only cover the actual cost you are faced with upon booking, such as registration for seminars that require online payment by credit card, hotel expenses abroad or car rental.

   The advance is entered into the travel application in the SAP portal.

4. Travel approval

   All trips must be pre-approved by your immediate supervisor.

   How to make a travel application

    

5. Last ned reise-appen

   Før du reiser er det lurt å laste ned appen fra Egencia slik at du har med billetter og alle reiseopplysninger du trenger.

   1 Last ned app for Egencia

   • Last ned app fra App Store
   • Last ned app fra Google Play

   2 Logg på appen

   Du har to påloggingsvalg i appen:

   1 Single-Sign-On/SSO via Feide

   1. Velg: «Automatisk innlogging» – se link nederst til høyre på appen

   • Legg inn: brukernavn@oslomet.no – for brukeridentifikasjon i appen
   • Deretter ny innlogging via Feide: Legg inn OsloMet-brukernavn og passord

   Du er nå klar for å bestille reise eller se dine reisedokumenter.

   Se veiledning for Single-Sign-On-pålogging: Getting started with the Egencia app Single-Sign-On (.PDF)

   2 Sett ditt eget passord i appen

   Se veiledning hvordan du setter eget passord i appen: Getting started with Egencia app (.PDF)

   Trenger du hjelp?

   Kontakt din lokale reisebestiller.

6. Travel insurance

   Reiseforsikring følger det kredittkortet som er brukt for betaling av reisen. Du kan søke om ulike kredittkort her.

   Les mer om reiseforsikring og andre forsikringer ved tjenestereiser her.

   Fakturabetaling uten reiseforsikring

   Dersom du betaler reisen med faktura, det vil si at du har fått innvilget fakturaprofil hos reisebyrået, er du ikke dekket av noen reiseforsikring. Sørg for at du har helårs-reiseforsikring som dekker tjenestereiser.

7. Use of private car

   Use of private cars must be approved before the trip begins. On a general basis, private cars should only be used if considered an advantage for the employer in terms of costs and time.

   The right to use your private car and to get remuneration for travel expenses during the trip (most affordable public transport), only applies to domestic trips of short distances. The remuneration is calculated as the lowest price of bus / tram, train or shuttle boat.

   See also rent a car.