Lagring | Brukerstøtte IT - Ansatt

Lagring

Lagring

Lurer du på hvor du bør lagre dokumenter, filer og forskningsmateriale? Les om dine lagringsmuligheter i OsloMets lagringsguide.

Klassifisering

For å velge riktig lagringssted må du først klassifisere informasjonen som skal lagres.

Lær mer om klassifisering og hvordan du vurderer konfidensialitetsklasse (farge)

Behandle personopplysninger?

Sett deg inn i rutinene for for sikker sending av data, og lær deg hvordan du krypterer.

Lagringsguide

I OsloMets lagringsguide nedenfor kan du finne ut hvilke tjenester som kan brukes til å lagre hvilken type data. Finn først ut av klassifisering for så å sjekke lagringsguiden hvor din data kan lagres.

  • Lagring på utstyr og i tjenester

    Lagring på PC-er og annet utstyr

      Åpen (grønn) Begrenset (gul) Fortrolig (rød) Strengt fortrolig (sort)
    Mac (driftet av OsloMet) Ja Ja (2) Nei
    Minnepenn / Ekstern harddisk (ikke kryptert) Ja Nei Nei Nei
    Minnepenn / Ekstern harddisk (kryptert) Ja Ja (2) Nei
    Nettbrett/Mobil (driftet av OsloMet) Ja (10) Nei Nei
    PC/Mac (driftet av OsloMet) Ja Ja (2) Nei
    Nettbrett/Mobil (privat) Ja (1) Nei Nei
    PC/Mac (privat) Ja (1) Nei Nei
    Utstyr eid av OsloMet (ikke i driftsopplegg) Ja Nei Nei Nei

     

    Lagring i tjenester og på nettsider

      Åpen (grønn) Begrenset (gul) Fortrolig (rød) Strengt fortrolig (sort)
    ansatt.oslomet.no Ja (5) Nei Nei
    ki-chat.sikt.no - SIKT KI-chat Ja Ja Nei Nei
    filesender.uninett.no Ja (9) (9) Nei
    Microsoft Office 365 (OsloMet) Ja (5) Nei Nei
    Privat Skylagring (Dropbox, Google Drive, OneDrive e.l) Ja Nei Nei Nei
    OneDrive / Sharepoint (OsloMet) Ja (5) Nei Nei
    oslomet.no Ja Nei Nei Nei
    student.oslomet.no Ja (5) Nei Nei
    Teams (OsloMet) Ja (5) Nei Nei
    uni.oslomet.no (8) Nei Nei Nei


    (1) Webløsninger som kontor.oslomet.no / Office 365 / OneDrive etc. kan benyttes, men informasjonen kan ikke lastes ned.

    (2) Så fremt maskinen eller informasjonen er kryptert. Informasjonen kan kun lagres i mapper som ikke er synkronisert med skytjenester. 

    PC: PC-er driftet av OsloMet er kryptert.  Benytt mappen C:\Users\(din bruker) \temp_persondata_utenbackup for midlertidig lagring.
    MAC: Ikke alle Mac-er ved OsloMet er kryptert. Gå til System Preferences -> Security & Privacy -> FileVault for å sjekke om maskinen er satt opp med kryptering. Kontakt IT-servicedesk dersom du er i tvil.

    Minnepenn/Ekstern disk: Passordet til den krypterte enheten skal følge OsloMets passordregler - benytt minst 16 valgfrie tegn. Minnepenner man har fått i gave eller lignende skal ikke benyttes. Følg veiledningen for kryptering av ekstern disk.

    (4) E-post med røde data kan sendes internt (mellom @oslomet.no adresser) dersom den merkes som fortrolig (confidential) i Outlook (merk at dette kun gjelder innholdet i eposten, ikke filer og dokumenter (vedlegg). Ved sending av filer og dokumenter anbefales Filesender med kryptering. Slik e-post kan ikke synkroniseres ned til privat utstyr, som mobiltelefoner eller PC. Benytt Outlook-klienten. Unngå mobilapper og andre klienter enn Outlook om du skal sende røde data.  Les mer om sikker sending av data. Les også mer om bruk av e-post og skytjenester i forskningsprosjekter.

    (5) Gule data kan lagres dersom informasjonen er tilgangsstyrt og beskyttet med innlogging. Gule data skal ikke lastes ned eller synkroniseres med privat utstyr. Gule forskningsdata skal lagres med klassifiseringen fortrolig i Microsoft Office 365 (Teams, Word, Sharepoint, Excel osv.).

    (8) Ja, dersom man følgjer retningslinjene for uni.oslomet.no.

    (9) Filesender kan benyttes til sending av røde data dersom kryptering er slått på. Velg å opprette lenke, og send denne fra egen e-post. Passord på minst 16 tegn skal benyttes. Passord for oversendelsen skal ikke gjenbrukes.

    (10) Gjelder mobiltelefoner og nettbrett som er kjøpt inn gjennom IT-servicedesk, og satt opp og innrullert i appen Hub/Intelligent Hub.

  • Lagring i forskningstjenester

    Tjeneste Applikasjon Åpne (grønn) Begrenset (gul) Fortrolig (rød) Sterkt fortrolig (sort)
    Tjeneste for sensitive data TSD og -klassesett Ja Ja Ja Ja
    Tjeneste for sensitive data Educloud Research (uio.no) og -klassesett Ja Ja (13) Nei
    Tjeneste for statistisk analyse Mime 2.0/foudata-01 Ja Ja (15) Nei
    Tjeneste for innsamling av data Nettskjema (nettskjema.no) Ja (5) (7) (7)
    Tjeneste for innsamling av data Questback Ja Ja Nei Nei
    Tjeneste for innsamling av data Easyfact (easyfact.no) (14) Ja Ja Nei Nei
    Tjeneste for vurdering av personvern Sikt (sikt.no) (12) (12) (12) (12)

     

    (5) For studenter og andre med bruk av privat utstyr. Gule data skal ikke lastes ned eller synkroniseres til privat utstyr. Benyttes privat utstyr må svarskjemaer og filer kun åpnes gjennom Nettskjema-portalen (nettskjema.no). Dersom analyseverktøy som NVivo, SPSS o.l. skal benyttes for den videre behandlingen, vil klassesett i Educloud være egnet plattform.

    (7) For studenter og andre med bruk av privat utstyr. Bruk av Diktafon-app (uio.no) er godkjent for mindre mengder røde data i studentoppgaver med lav personvernkonsekvens. Filene må aldri lastes ned, men slettes etter rimelig tid, 90 dager. Dersom dataene skal behandles videre, i Word eller analyseverktøy som NVivo, SPSS o.l. vil klassesett i enten Educloud eller TSD være egnet plattform.

    For ansatte med OsloMet-utstyr. Røde administrative data som samles inn i Nettskjema, må innen rimelig tid slettes (90 dager) eller flyttes til godkjent lagringssted, for eksempel P360 (Arkivløsning). For forskningsprosjekter kreves enten et Educloud- eller TSD-prosjekt slik at nettskjema er direkte koblet til en av disse plattformene.

    (12) Kunnskapssektorens tjenesteleverandør (Sikt) (sikt.no) benyttes til arkivering av data for forskningsmiljøer i Norge og utlandet, særlig innenfor samfunnsvitenskap, humaniora og deler av medisinsk og helsefaglig forskning. Sikt kan ta imot både anonyme data og data med personopplysninger. Dersom data skal kunne deles direkte, må data være anonyme. For kvalitative data som skal arkiveres hos Sikt bør det foreligge tillatelse til å arkivere og dele data med indirekte personidentifikasjon. I tilfeller hvor OsloMet overfører data til Sikt, med personopplysninger, skal det tegnes en databehandleravtale (lagringsavtale).

    (13) Røde data kan behandles i Educloud Research, men det forutsettes at det gjøres en risikovurdering i det enkelte prosjekt med hensyn til datalekkasje og personvernkonsekvens siden tjenesten har tilgang til internett. Det er kun TSD (Tjenester for sensitive data) som er godkjent for direkte identifiserbare helseopplysninger. EduCloud tilbys kun for forskningsprosjekter med ekstraordinære behov.

    (14) Avtalen med Easyfact tilbys kun på NIBR

    (15) Mindre sensitive røde data, og/eller indirekte røde data som det vil være krevende å identifisere eller sammenstille for andre kan, etter søknad, vurderes å lagres i Mime.  Vurderingen må gjøres basert på  personvernprinsippene og sikkerheten for det enkelte prosjekt, samt hvor og hvordan kodenøkkel bør lagres. Det er kun TSD som er godkjent for lagre direkte identifiserbare helseopplysninger.

  • Lagring i utdanningstjenester

      Åpne (grønn) Begrenset (gul) Fortrolig (rød) Sterkt fortrolig (sort)
    Canvas Ja (5) Nei Nei
    DLR (dlr.unit.no) Ja Ja Nei Nei
    Panopto Ja Ja Nei Nei
    Microsoft Office 365 (OsloMet) Ja (5) Nei Nei
    Zoom Ja (11) (11) Nei

    (5) Gule data kan lagres dersom informasjonen er tilgangsstyrt og beskyttet med innlogging. Gule data skal ikke lastes ned eller synkroniseres med privat utstyr. Gule forskningsdata skal lagres med klassifiseringen fortrolig i Microsoft Office 365 (Teams, Word, Sharepoint, Excel osv.).

    (11) Bruk alltid OsloMets Zoom-lisens med OsloMet-innlogging, på oslomet.zoom.us/. Se krav til opptak av Zoom-møter og personvernsrutine for direktestrømming og opptak av digital og hybrid undervisning.

  • Lagring i administrative tjenester

      Åpen (grønn) Begrenset (gul) Fortrolig (rød) Sterkt fortrolig (sort)
    Confluence Ja (5) (6) Nei
    OTRS Ja (5) Nei Nei
    Public 360 Ja Ja Ja Nei
    SAP Ja Ja Ja Nei

    (5) Gule data kan lagres dersom informasjonen er tilgangsstyrt og beskyttet med innlogging. Gule data skal ikke lastes ned eller synkroniseres med privat utstyr. Gule forskningsdata skal lagres med klassifiseringen fortrolig i Microsoft Office 365 (Teams, Word, Sharepoint, Excel osv.).

    (6) Gjelder kun fortrolige bedriftsopplysninger. Fortrolige personopplysninger kan ikke lagres.

    Spørsmål? Send din henvendelse til itservicedesk@oslomet.no

  • Lagring i e-post og kalender

      Åpen (grønn) Begrenset (gul) Fortrolig (rød) Sterkt fortrolig (sort)
    Outlook (OsloMet konto) Ja Ja (4) Nei
    Outlook kalender(OsloMet konto) Ja Nei Nei Nei
    E-post (privat konto) Ja Nei Nei Nei

    (4) E-post med røde data kan sendes internt (mellom @oslomet.no adresser) dersom den merkes som fortrolig (confidential) i Outlook. Slik e-post kan ikke synkroniseres ned til privat utstyr, som mobiltelefoner eller PC. Benytt Outlook-klienten. Unngå mobilapper og andre klienter enn Outlook om du skal sende røde data. Les mer om sikker sending av data. Les også Bruk av e-post (sikkerhetsinstruks).

  • Mer om lagringsområder og sikkerhetskopier (backup)

    Microsoft 365 (OneDrive)

    Logg på OneDrive (Office 365). Kan ikke brukes til lagring av fortrolige (røde) data.

    Sikkerhetskopi (backup)

    OsloMet sikkerhetskopierer filene dine i inntil 90 dager etter at de er borte fra søppelkurven i OneDrive (Sharepoint). Merk at dersom hele Teams/Sharepointområder slettes så er backuptiden kun 30 dager.

    Veiledninger

    OsloMet-PC (C:\users)

    • Mappene synkroniseres til OneDrive
    • Sikkerhetskopi (backup) i OneDrive
    • Kan ikke brukes til lagring av fortrolige (røde) data
    • Mappe for røde data: C:\Users\(din bruker) \temp_persondata_utenbackup 

    OsloMet-PC (C:\temp)

    • Først og fremst egnet for korttidslagring.
    • Tilgjengelig for brukere av PC-en, også uten nettilgang
    • Brukes for lagring av filer du ønsker å bearbeide når du ikke har Internett-tilgang
    • OsloMet har ingen sikkerhetskopi av filene. Du må selv sørge for å ivareta nødvendig sikkerhetskopiering.

    Mobile disker og minnepinner

    Lagringsenheter som ikke er krypterte og som gir adgang til lagret informasjon for alle som har disken/minnepinnen.

    Sikkerhetskopi (backup)

    OsloMet har ingen sikkerhetskopi av filer på mobile disker og minnepinner. Du må selv sørge for å ivareta nødvendig sikkerhetskopiering.

    Veiledninger

    Kryptering av epost, filer og dokumenter

    Filoverføring

    OsloMet anbefaler at du benytter filesender.uninett.no 

    Lagring av forskningsmateriale

    Lagring av arkivverdige dokumenter og filer

    Public 360

    Saksbehandlingssystemet Public 360 ivaretar lagring av dokumentasjon/informasjon som er viktig for OsloMet med støtte for arbeidsprosess.

    • Samarbeid og deling av prosjektdokumentasjon internt og eksternt.
    • Også egnet for sensitiv informasjon.

    Se mer om sikker lagring av dokumenter ved  OsloMet.

Kontakt IT-servicedesk

Kontakt IT-servicedesk