Sikker dokumentlagring

• Public 360 er universitetets eneste godkjente system for langtidslagring og arkivering av visse typer dokumentasjon.
• Fagsystemer som er per i dag kun egnet for dokumenter som skal lagres i korttidsperspektiv. 
• Dokumenter som ligger i Public 360 er tilgjengelige uavhengig av tid, sted og rom.
• Forskning: Ved å lagre forskingsdokumentasjonen i Public 360 oppfyller du ikke bare lovkrav, men du sikrer den for fremtidens forskning og sprer kunnskapen om den i dag. Se også andre retningslinjer for lagring av forskningsmateriale.
• Fellesområdet K: er under avvikling og er ikke er egnet til lagring av dokumentasjon i et langtidsperspektiv. 

Sensitive opplysninger

• Sensitive opplysninger skal aldri sendes med vanlig e-post – den er ikke sikrere enn et postkort.
• Fødselsnummer skal aldri sendes ut med e-post.

• Forhåndsdefinerte tilgangsgrupper i P360 sikrer kontroll med hvem som får tilgang til hvilke dokumenter. 
• Hva som er sensitive opplysninger og som dermed kan skjules er oppgitt i Offentleglova og begrenses til dette. Studieprogram eller hva man søker om/klager på er ikke sensitive opplysninger.
• Et dokuments status i P360 avgjør også hvem som skal ha tilgang til det. Et utkast er kun tilgjengelig for deg og de du ev. samarbeider med. Dokumentet tilgjengeliggjøres for flere når du ekspederer det.

• I tråd med digitale føringer fra regjeringen skal all post til privatpersoner sendes til innbyggernes digitale postkasse. Dette er både ressursbesparende og bra for miljøet! Opprett digital postkasse fra Difi sine sider du også.
• Public 360 støtter utsendelse til digital postkasse.
• Per i dag er det kun henvendelser til virksomheter som skal sendes som papirpost (ev. e-post om dokumentet ikke inneholder sensitive opplysninger). Digital postutsendelse til virksomheter vil, om alt går etter planen, er på plass i løpet av 2018.

• Offentleglova er en lov om innsynsrett i virksomheter (lovdata.no) som drives av forvaltningsorganer i Norge. Om det i loven ikke er hjemler til å unnta opplysninger i dokumentet fra offentlighet regnes dokumentet for å være offentlig.
• Som saksbehandler er du ansvarlig for å vurdere om dine dokumenter inneholder opplysninger som skal unntas offentlighet.
• Eventuelle unntak fra offentlighet oppgis som metadata i Public 360.
• Som offentlig institusjon er vi pålagt å publisere en offentlig journal over dokumenter som kommer inn til, produseres på og går ut fra høgskolen.
• Offentlig journal er offentlighetens mulighet til å få innblikk i høgskolens saksbehandling og hva vi holder på med. Det er derfor viktig at alle offentlige titler er beskrivende, men uten å avsløre sensitive opplysninger. Vær bevisst!
• Public 360 er grunnlaget for OsloMets offentlige journal her (hioa.no).
• Alle kan be om innsyn i OsloMet sine dokumenter. Det er du som saksbehandler/leder som er ansvarlig for å behandle slike forespørsler innen fristen.
• Meroffentlighet skal alltid vurderes, så tenk delvis innvilget innsyn med sladding av fil, heller enn avslått. Alle vedtak om innsyn kan klages på, og må da behandles på nytt.