Innhold
1. Lagring
- Public 360 er høgskolens eneste godkjente system for langtidslagring og arkivering av visse typer dokumentasjon.
- Fagsystemer som FS og OTRS er per i dag kun egnet for dokumenter som skal lagres i korttidsperspektiv. Det som ligger her vil ikke være tilgjengelig for kommende generasjoner.
- Dokumenter som ligger i Public 360 er tilgjengelige uavhengig av tid, sted og rom.
- Forskning: Ved å lagre forskingsdokumentasjonen i Public 360 oppfyller du ikke bare lovkrav, men du sikrer den for fremtidens forskning og sprer kunnskapen om den i dag. Se også andre retningslinjer for lagring av forskningsmateriale.
- Fellesområdet K: er ikke er egnet til lagring av dokumentasjon i et langtidsperspektiv. Dokumenter på K er i prinsippet kun tilgjengelig for deg og din enhet og det finnes få retningslinjer for sortering/tilgjengeliggjøring og sletting av det som ligger her. Her finner du mer informasjon om lagring av dokumenter på K.
Vær bevisst på hvor du lagrer dokumentasjon av viktighet for HiOA. Den berører både dine kollegaer og kommende generasjoner.
Se mer om hvilke type dokumenter som skal lagres i hvilke systemer.
2. Intern tilgangsstyring av dokumenter ved HiOA
- Forhåndsdefinerte tilgangsgrupper i P360 sikrer kontroll med hvem som får tilgang til hvilke dokumenter. Av denne grunn skal sensitiv dokumentasjon av viktighet for HiOA lagres her og ikke på K: eller i OTRS.
- Hva som er sensitive opplysninger og som dermed kan skjules er oppgitt i Offentleglova og begrenses til dette. Studieprogram eller hva man søker om/klager på er ikke sensitive opplysninger.
- Et dokuments status i P360 avgjør også hvem som skal ha tilgang til det. Et utkast er kun tilgjengelig for deg og de du ev. samarbeider med. Dokumentet tilgjengeliggjøres for flere når du ekspederer det.
3. Sikker utsendelse
- I tråd med digitale føringer fra regjeringen skal all post til privatpersoner sendes til innbyggernes digitale postkasse. Dette er både ressursbesparende og bra for miljøet! Opprett digital postkasse fra Difi sine sider du også.
- Public 360 støtter utsendelse til digital postkasse.
- Per i dag er det kun henvendelser til virksomheter som skal sendes som papirpost (ev. e-post om dokumentet ikke inneholder sensitive opplysninger). Digital postutsendelse til virksomheter vil, om alt går etter planen, er på plass i løpet av 2018.
- NB! Sensitive opplysninger skal aldri sendes med vanlig e-post – den er ikke sikrere enn et postkort.
- Fødselsnummer skal aldri sendes ut med e-post.
4. Offentlighet og innsyn
-
Offentleglova er en lov om innsynsrett i virksomheter (lovdata.no) som drives av forvaltningsorganer i Norge. Om det i loven ikke er hjemler til å unnta opplysninger i dokumentet fra offentlighet regnes dokumentet for å være offentlig.
-
Som saksbehandler er du ansvarlig for å vurdere om dine dokumenter inneholder opplysninger som skal unntas offentlighet.
-
Eventuelle unntak fra offentlighet oppgis som metadata i Public 360.
-
Som offentlig institusjon er vi pålagt å publisere en offentlig journal over dokumenter som kommer inn til, produseres på og går ut fra høgskolen.
-
Offentlig journal er offentlighetens mulighet til å få innblikk i høgskolens saksbehandling og hva vi holder på med. Det er derfor viktig at alle offentlige titler er beskrivende, men uten å avsløre sensitive opplysninger. Vær bevisst!
-
Public 360 er grunnlaget for HiOAs offentlige journal her.
-
Alle kan be om innsyn i HiOA sine dokumenter. Det er du som saksbehandler/leder som er ansvarlig for å behandle slike forespørsler innen fristen.
-
Meroffentlighet skal alltid vurderes, så tenk delvis innvilget innsyn med sladding av fil, heller enn avslått. Alle vedtak om innsyn kan klages på, og må da behandles på nytt.