Rutine for bruk av Zoom i forskningsintervjuer - Ansatt

Rutine for bruk av Zoom i forskningsintervjuer

Rutine for bruk av Zoom i forskningsintervjuer

Rutinen gjelder for all bruk av Zoom i forskningsintervjuer med innsamling av data klassifisert som gule eller røde etter OsloMets rutine for klassifisering av data.

Rutinen gjelder i tillegg til OsloMets gjeldende personvernrutiner.

Det er Uninett som har avtale med Zoom (gjennom NORDUnet, samarbeidsorgan for de nasjonale datanettene for forskning og høyere utdanning i Norden), og som leverer Zoom til OsloMet og resten av sektoren. OsloMet har en generell databehandleravtale med Uninett som omfatter forskningsintervjuer.

  • Planlegging og forberedelser

    Når du planlegger intervjuet, gjør en nøye vurdering av hva slags data du skal håndtere.

  • Opprettelse av Zoom-møte og innkalling

    Bruk alltid følgende innstillinger når du oppretter møtet: 

    • Bruk generert møte-ID (Generate Automatically) og ikke personlig møte-ID (Personal Meeting ID).

    • Ikke gjenbruk passord for møter.

    • Ved gruppeintervju, vurder å sette som default at deltagernes videokamera er skrudd av.

    • Aktiver venteromsfunksjon («Enable waiting room» under «Advanced Options»).

    • Fjern mulighet for at deltagere kan komme inn i møtet før verten (Fjern avhuking for «Join before host» under «Advanced Options»).

    • Aldri legg lenken til Zoom-møtet med møte-ID åpent ut, men formidle den gjennom e-post, SMS eller tilsvarende. Dersom du sender lenken i Outlook, må du sette innkallingen som privat.

  • Gjennomføring av Zoom-møte

  • Opptak av Zoom møte (tilleggskrav)

    Bruk kun OsloMet driftet PC dersom du skal ta opptak av møtet. Merk: Er du student uten OsloMet PC, kan du i stedet for å ta opptak i Zoom gjøre følgende:

    • gjøre egne notater og lagre på OsloMet One Drive (eller i Sharepoint) som Confidential (kun gule data)
    • Planlegg på forhånd hvor nedlastede data skal mellomlagres. Sjekk lagringsguiden.
      • Gule data kan lagres på:
        • OsloMet-driftet mobil og nettbrett
        • OsloMet-driftet bærbar PC
        • OsloMet-driftet stasjonær PC og Mac, hvis kryptert (sjekkes med IT service desk)
        • OsloMet One Drive og Sharepoint
        • Kryptert minnepinne/ekstern harddisk
      • Røde data kan mellomlagres på:
        • OsloMet-driftet bærbar PC – på folderen C:\Users\(din bruker) \temp_persondata_utenbackup
        • OsloMet-driftet stasjonær PC, hvis kryptert (sjekkes med IT-servicedesk)
        • Kryptert minnepinne/ekstern harddisk
    • Gjør nødvendige opptaksinnstillinger før opptaket starter, se Planlegg opptak av et møte i Zoom.
      • Endre lagringssted i henhold til klassifiseringen av data (se over).
      • Huk av for å ta opp egen lydfil per deltaker («Record a separate audio file for each participant who speaks»).
      • Huk av for tidsstempling av opptaket («Add a timestamp to the recording»).
      • Sørg for at den midlertidige opptaksfilen ikke lagres («Keep temporary recording files» skal ikke være huket av).
    • Om det hender eller sies noe under møtet som må fjernes i etterkant, legg merke til tidspunktet så du lettere kan klippe/sladde.
    • Etter avsluttet møte, vil opptaket lastes ned til valgt sted. Dette kan ta litt tid. La maskinen gjøre seg ferdig før du lukker lokket eller skrur av datamaskinen. Sjekk at opptaket havnet på riktig sted. Slett eventuell unødig informasjon. For eksempel kan lydfiler slettes om man kun skal benytte video, eller videofiler slettes om man kun trenger lydfilene.
    • Overfør opptaket til endelig lagringssted så raskt som mulig. Røde data skal overføres til TSD.
    • Slett mellomlagret kopi.