Rutine for bruk av Zoom i forskningsintervjuer - Tilsatt

Rutine for bruk av Zoom i forskningsintervjuer

Rutine for bruk av Zoom i forskningsintervjuer

Rutinen gjelder for all bruk av Zoom i forskningsintervjuer med innsamling av data klassifisert som gule eller røde etter OsloMets rutine for klassifisering av data.

Rutinen gjelder i tillegg til OsloMets gjeldende personvernrutiner og veiledning for personvern, ROS-analyse, dataplaner og databehandling i forskning.

Det er Uninett som har avtale med Zoom (gjennom NORDUnet, samarbeidsorgan for de nasjonale datanettene for forskning og høyere utdanning i Norden), og som leverer Zoom til OsloMet og resten av sektoren. OsloMet har en generell databehandleravtale med Uninett som omfatter forskningsintervjuer.

Krav og anbefalinger

Planlegging og forberedelser

  • Når du planlegger intervjuet, gjør en nøye vurdering av hva slags data du skal håndtere. Bruk OsloMets rutine for klassifisering av data.
  • Vurder alltid gruppeintervju opp mot enkeltintervju. Gruppeintervju frarådes ved behandling av røde data, da dette gir høyre risiko for at persondata kommer på avveie.
  • Merk: Planlegger du et Zoom-møte som en erstatning for fysisk møte i forskningsprosjekter, så kan det være nødvendig med endringsmelding til NSD.
  • Har du OsloMet PC, anbefales du å bruke denne når du er møtevert. Skal du ta opptak av intervjuet, MÅ du bruke OsloMet PC. Se egne krav ved opptak av intervjuet lenger ned.
  • Bruk alltid OsloMets Zoom-lisens med Feide-innlogging. Det er ikke tillatt å bruke gratisversjonen av Zoom. Se Installer Zoom-klienten.
  • Har du allerede Zoom og er usikker på om du bruker OsloMet-lisens, kontrollere dette i forkant. Se Bruk Zoom-lisens fra OsloMet.
  • Sjekk at du har lastet ned siste versjon av Zoom i god tid før møtet starter. Ved problemer kontakt IT-service desk. Se Oppdater Zoom.
  • Gjør deg kjent med Zoom som verktøy og test at alt virker uten sensitivt innhold. Se Zoom-veiledninger.
  • Innhent samtykke og send god informasjon til deltakerne i forkant. Se Zoom i forskningsintervjuer – Informasjonsskriv

Opprettelse av Zoom-møte og innkalling

  • Bruk alltid følgende innstillinger når du oppretter møtet (Se Opprett et møte i Zoom.):
    • Bruk generert møte-ID (Generate Automatically) og ikke personlig møte-ID (Personal Meeting ID).
    • Ikke gjenbruk passord for møter.
    • Ved gruppeintervju, vurder å sette som default at deltagernes videokamera er skrudd av.
    • Aktiver venteromsfunksjon («Enable waiting room» under «Advanced Options»).
    • Fjern mulighet for at deltagere kan komme inn i møtet før verten (Fjern avhuking for «Join before host» under «Advanced Options»).
  • Aldri legg lenken til Zoom-møtet med møte-ID åpent ut, men formidle den gjennom e-post, SMS eller tilsvarende. Dersom du sender lenken i Outlook, må du sette innkallingen som privat.

Gjennomføring av Zoom-møte

  • Sørg alltid for at ingen uvedkommende har innsyn til skjermen under samtalen eller kan overhøre lyd fra samtalen. Bruk hodetelefoner der det er praktisk mulig.
  • Gjelder intervjuet røde data, skal du alltid låse møtet når alle deltagerne har kommet inn. Dette anbefales også for gule data. Se Gjennomføre møte i Zoom.
  • Gjenta informasjon tilsendt i forkant av møtet. Se Zoom i forskningsintervjuer – Informasjonsskriv
  • Om det er uvedkommende inne i møtet, avslutt straks møtet og varsle csirt@oslomet.no.

Opptak av Zoom møte (tilleggskrav)

  • Bruk kun OsloMet driftet PC dersom du skal ta opptak av møtet. Merk: Er du student uten OsloMet PC, kan du i stedet for å ta opptak i Zoom gjøre følgende:
    • gjøre egne notater og lagre på OsloMet One Drive eller i Sharepoint som Confidential (kun gule data)
  • Planlegg på forhånd hvor nedlastede data skal mellomlagres. Se Lagringsguide.
    • Gule data kan lagres på:
      • OsloMet-driftet mobil og nettbrett
      • OsloMet-driftet bærbar PC
      • OsloMet-driftet stasjonær PC og Mac, hvis kryptert (sjekkes med IT service desk)
      • OsloMet One Drive og Sharepoint
      • Kryptert minnepinne/ekstern harddisk
    • Røde data kan mellomlagres på:
      • OsloMet-driftet bærbar PC – på folderen C:\Users\(din bruker) \temp_persondata_utenbackup
      • OsloMet-driftet stasjonær PC, hvis kryptert (sjekkes med IT service desk)
      • Kryptert minnepinne/ekstern harddisk
  • Gjør nødvendige opptaksinnstillinger før opptaket starter, se Planlegg opptak av et møte i Zoom og Gjennomfør opptak av et møte i Zoom.
    • Endre lagringssted iht klassifiseringen av data (se over).
    • Huk av for å ta opp egen lydfil per deltaker («Record a separate audio file for each participant who speaks»).
    • Huk av for tidsstempling av opptaket («Add a timestamp to the recording»).
    • Sørg for at den midlertidige opptaksfilen ikke lagres («Keep temporary recording files» skal ikke være huket av).
  • Om det hender eller sies noe under møtet som må fjernes i etterkant, legg merke til tidspunktet så du lettere kan klippe/sladde.
  • Etter avsluttet møte, vil opptaket lastes ned til valgt sted. Dette kan ta litt tid. La maskinen gjøre seg ferdig før du lukker lokket eller skrur av datamaskinen. Sjekk at opptaket havnet på riktig sted. Slett eventuell unødig informasjon. For eksempel kan lydfiler slettes om man kun skal benytte video, eller videofiler slettes om man kun trenger lydfilene.
  • Overfør opptaket til endelig lagringssted så raskt som mulig. Røde data skal overføres til TSD.
  • Slett mellomlagret kopi.