template.back.to.overview Internasjonal rekruttering og mottak

Mottakstjenester og informasjon for internasjonale ansatte og gjesteforelesere

Her finner du praktisk informasjon om mottak av internasjonale forskere på spørsmål dere ofte vil kunne få rundt det som gjelder for immigrasjon og arbeidstillatelser, boligtilbud for forskere, 2-karrierer (partnere av våre søkere som ønsker seg en karriere i Norge), familietjenester, helsetilbud, forsikring, skatt og pensjon, bank tjenester, flyttebyråer, norsk opplæring og hva OsloMet har av inkluderingstiltak for ansatte.

OsloMet International Staff Services (OMISS)

Når HR ansetter internasjonalt skal kandidaten sendes til OMISS for å starte on-boarding prosessen. For gjesteforskere og andre kategorier, som ikke går via HR, meldes de inn til omiss@oslomet.no for bistand. OMISS er primært en støttefunksjon FØR kandidatene kommer til Norge og gir informasjon og veiledning for praktiske spørsmål om opphold, visum, bolig, familie, skole samt informasjon om norsk kultur og arbeidsliv. Ved ankomst Norge har   kandidaten tilhørighet hos fakultet og senter, men blir i løpet av sitt opphold invitert av OMISS til ulike sosiale og kulturelle inkluderingsaktiviteter. OsloMet START sjekkliste for alle ansatte finner du på siden Mottak av nyansatte.

Følgende sider har god informasjon til nytte i flytteprosessen:

• Nyttig info om skatt og pensjon i Norge (skattetaten.no) - merk at en del land har egne skatteavtaler med Norge 

• Welcome to Oslo (oslokommune.no)

• Oslo-tips for de som skal flytte hit (visitoslo.com)

• Nyttig informasjon om geografi og plasser å besøke i Norge (visitnorway.com)

Dekning av kostnader ved mottak

Rekrutterende enhet er ansvarlig for dekning av flyttekostnader. Dette avtales med nærmeste leder.

OMISS bistår med informasjon og rådgivning, samt bestilling av relocation tjenester. På grunn av lang ventetid hos politiet for registrering av EU borgere anbefales det å bestille bistand. Du finner rammeavtale for relocation byrå og priser for utvidede tjenester på teams gruppen "internasjonal rekruttering og mottak".

(Prinsipper for dekking av utgifter og mottakstjenester er under oppdatering.)  (intervjukostnader og digitale alternativer, samt anbefalinger for mottakspakker for ulike kategorier ansatte)

Ekstern bistand for immigrasjon og arbeidstillatelser

OsloMet har inngått kontrakt med firmaet ECOVIS (ecovis.no) som jobber med tjenester rundt innreise og utreise. Vi kan benytte deres tjenester i mottaket av internasjonale ansatte og forskere som har behov for hjelp innen immigrasjon og arbeidstillatelser, boligsøk og kontrakter, familietjenester, som å søke skole og barnehage, samt partnerkarriere. I tillegg er de direkte kontakt for OsloMet når vi har spørsmål om disse tema. Ta kontakt med OMISS på omiss@oslomet.no for bestilling av relocation tjenester.

Boligtilbud for internasjonale ansatte og gjesteforskere

For informasjon om bolig kan du ta kontakt med OsloMet International Staff Services på omiss@oslomet.no og send gjerne bolig informasjon fra vår eksterne side på engelsk til den nyansatte fra Moving to Oslo

OsloMet har rammeavtale med 10% rabatt på hybler og leiligheter i ulike størrelser i gangavstand fra OsloMet med følgende firma:

• The Apartments Company (theapartmentscompany.no). For bestilling send epost med navn, tilknytning OsloMet, dato fra/til og ønsket type bolig til info@theaptco.no

• Frogner House (frognerhouse.no). For bestilling send epost med navn, tilknytning OsloMet, dato fra/til og ønsket type bolig til booking@frognerhouse.no

Er du ansatt på OsloMet og har en bolig å leie ut?

Vi har laget et enkelt nettskjema på engelsk som du som utleier kan fylle ut. Denne informasjon legges deretter ut på et lukket team for internasjonale ansatte. Interesserte vil deretter ta direkte kontakt med deg. Som statlig aktør kan ikke OsloMet stille som depositum garantist og leieforholdet er mellom deg som utleier og boligsøker direkte.

Familietjenester for de som kommer med partner og/eller barn

Erfaringen er at veldig mange forskere som kommer med familie til Norge har en partner som også vil ønske seg en karriere her. De vil ha behov for bistand rundt det å skrive søknad og CV tilpasset "norske" arbeidsgivere, hvordan det norske arbeidsmarkedet fungerer, hvordan skal de søke, hvilke muligheter finnes for at de også skal kunne få en fin karriere her. I et internasjonalt mottak er det viktig å tenke helhetlig på forskeren som kommer. På OsloMet bruker vi mye resurser på rekruttering og mottak av ansatte og for å beholde den ansatte er vi tjent med å inkludere partner og familie i mottaksprosessen. Det tilbys gratis norsk kurs for partnere på OsloMet samt at partnere inviteres til alle OMISS arrangementer.

Helse

Det tar tid før ansatte som flytter til Norge får norsk ID nummer og før dette er på plass har de ikke tilgang til fastlegeordningen. Ansatte som har behov for legehjelp FØR de har fått et norsk ID nummer har ikke krav på gratis helsehjelp og må henvende seg til legevakten (oslo.kommune.no) eller bruke private helsetjenester som Aleris, Volvat og lignende. Ved akutt sykdom er tlf. 116117 og ved fare for liv og helse er tlf. 113. I kontakt med dine internasjonale ansatte bruk gjerne engelsk lenke til helsetjenester (oslo.kommune.no). I perioden før oppstart og før kandidaten har mottatt norsk ID nummer bør den ansatte/gjesteforskeren sørge for å ha egen helseforsikring fra hjemlandet som kan dekke eventuelle helseutgifter i Norge. Det er ikke mulig å kjøpe privat helseforsikring i Norge uten ID-nummer.

Forsikring

Den dagen den ansatte starter sitt fysiske arbeid ved OsloMet vil de være forsikret via Statens Pensjonskasse (SPK)  Ansatte som har kommet til Norge og enda ikke startet sitt arbeid anbefales å skaffe privat forsikring fra sitt hjemland for å sikre seg i mellomperioden. Det er mulig å kjøpe forsikring fra If forsikring med D-nummer.

Skatt og pensjon

Nyttig info om skatt og pensjon i Norge (skatteetaten.no) - merk at en del land har egne skatteavtaler med Norge. For kandidater som skal jobbe fra et annet land bistår vår lønnsseksjon med å søke om skattekort. For individuelle spørsmål om privat skatt må Skatteetaten kontaktes. OMISS tilbyr skattekurs for internasjonale ansatte hver vår i forkant av skattemeldingen. 

(Avtale SPK kommer.)

Banktjenester for ansatte fra utlandet

For å få bankkonto bør den ansatte ha mottatt enten et D-nummer eller et norsk ID-nummer samt vise arbeidskontrakt og pass. Det kan ta opptil to måneder å få opprettet bank konto. Før de har bankkonto kan kandidatene møte utfordringer rundt betaling av husleie, opprettelse av depositumskonto og mottak av lønn. For mer informasjon om anbefalte banker med informasjon på engelsk, se våre eksterne nettsider om anbefalte banker på Moving to Oslo.

Internasjonale flyttebyråer

Det er mange ulike byråer som driver med globale flyttetjenester. Dessverre er ikke alle like seriøse og vi anbefaler derfor å bruke disse to byråene som vi har fått anbefalt av norske relocation byråer:

• Adams Express AS er en av Norges ledende leverandører av flyttetjenester. Send gjerne den engelske lenken til en nyansatt med flyttebehov fra annet land og be dem innhente tilbud. Engelsk versjon av Adams Express (adamsexpress.no).

• Alfa har hovedkontor i Sverige og er den største skandinaviske leverandøren av mobility- og flyttetjenester. Send gjerne den engelske lenken til en nyansatt med flyttebehov fra annet land og be dem innhente tilbud.

Språk opplæring - Norskkurs for internasjonale ansatte

OsloMet har egne kurs i norskopplæring som er et gratis tilbud i regi av Universitetsbiblioteket for internasjonalt ansatte og deres ektefelle/partnere. Norskkursene er tilgjengelig på følgende nivåer; Beginners, Intermediate og Advanced.

Kursene starter opp i begynnelsen av hvert semester og annonseres på Hva skjer kalenderen. Det er ikke mulig å melde seg på midt i semesteret. Den ansatte må selv registrere seg i lenken over, enten via Feide (om de har fått OsloMet e-post-adresse) eller via ID-porten. Har du spørsmål ang. norskkurs ta kontakt med Marit Greek, maritgr@oslomet.no på Universitetsbiblioteket.

Inkluderingstiltak - OsloMet START

HR arrangerer egne velkomstarrangement på engelsk som legges ut på Hva skjer sidene OsloMet-Akademiet tilbyr en rekke kurs og faglige invitasjoner innen kultur, norsk arbeidsliv, skatt, lage LinkedIn profil, Public 360, Outlook og mye mer. Det er satt opp e-læringskurs kurs som alle nyansatte bør gjennomgå og det anbefales at alle får tilsendt lenkene under:

• Infection Control (PDF)

• OsloMet campus tour (film.oslomet.no)

• Information security (virksomhetsplattformen.difi.no)

Informasjonskanaler for internasjonale ansatte og forskere

• Spørsmål kan sendes til OsloMet International Staff Services (OMISS) kontoret på omiss@oslomet.no

•  OsloMet International Network (facebook.com) er en lukket Facebook gruppe med over 500 medlemmer hvor det legges ut aktuell informasjon, interessante artikler og invitasjoner med våre internasjonalt ansatte og andre interessenter som målgruppe. Her kan du også be om medlemskap eller legge ut informasjon relevant til målgruppen. 

• OMISS inviterer til ulike kurs innen kultur, skatt, språk og arrangerer inkluderingstiltak som sendes ut til internasjonale ansatte.

Maler til bruk i mottak av internasjonale ansatte og gjesteforskere

Malene finner du på Teams gruppen Internasjonal rekruttering og mottak/INTL. MOTTAK/Prosess for mottak, rutiner og maler

OsloMet har en egen ressurs side for ansvarlig internasjonalisering som skal hjelpe til med å vurdere risiko og ivareta grunnleggende verdier og sikkerhetshensyn i internasjonaliseringsarbeidet ved OsloMet, slik at det skjer på en ansvarlig måte. Siden er delt opp i tema som omhandler sikkerhet i forskning, i utdanning og samarbeid, IT, rekruttering og mottak.

Det er en egen del for sikkerhet ved internasjonal rekruttering og mottak.

Forskermobilitet

Når man planlegger et utenlandsopphold er det en rekke ting man bør tenke på forhånd for at både utreise og retur skal gå best mulig. OsloMet ønsker å tilrettelegge både for egne forskere som ønsker opphold ved utenlandske institusjoner, og for utenlandske forskere som ønsker å ha et kortere eller lengre opphold ved OsloMet.

For ansatte som skal jobbe i utlandet kreves det et tillegg i arbeidskontrakten ved å fylle ut en "Remote Work Agreement. (pdf)

Her finner du nyttig informasjon og sjekklister for opphold i Europa, USA og andre land, både på norsk og engelsk.

Reise til risikoområder

Man skal til enhver tid følge norske myndigheters råd om risikoområder. UDs offisielle reiseråd over andre land.

Politiets Sikkerhetstjeneste - PST definerer i sin nasjonale trusselvurderingsrapport for 2022 følgende land som risiko:

• Kina

• Russland

• Iran

• Pakistan

• Nord-Korea

• land som er i krig, borgerkrig eller er underlagt sanksjoner fra FN

OsloMet kan velge å innføre reiseforbud til enkelte områder, men kan ikke pålegge ansatte å reise til områder de føler seg ubekvem med.

Euraxess er EU-kommisjonen sitt internasjonale nettverk hvor det jobbes med temaer for forskerrekruttering og mobilitet og er en nyttig nettverk og kilde til informasjon for deg som skal reise på forskningsopphold. De har også kontorer i flere land utenom EU og du kan her søke etter informasjon basert på landet du vil ha ditt forskningsopphold i på Euraxess sine europeiske sider. ”Better Careers and More Mobility” er utpekt som satsingsområde og virkemiddel for å realisere en kunnskapsbasert økonomi i Europa gjennom European Research Area (ERA). For å oppnå dette må det være attraktivt å jobbe som forsker og forskeres arbeidsvilkår og karrieremuligheter står derfor høyt på den politiske agendaen.

Euraxess Norge jobber sammen med en rekke norske universiteter og høyskoler om å tilrettelegge praktisk informasjon til mobile forskere, jobb- og finansieringsmuligheter, rekruttering og karriereutvikling. OsloMet er med og deltar aktivt i dette nettverket på nasjonalt, nordisk og internasjonalt nivå og det driftes av Forskningsrådet.

• Les mer om EURAXESS Norge.
• Les om Taskforce EKKO (.doc). 

Euraxess contact point for OsloMet er Jannicke Døvre og Monica Figueroa på OsloMet International Staff Services (OMISS) på omiss@oslomet.no.

Charter and Code for mobilitet av forskere

OsloMet har sluttet seg til Charter og Code og ble sertifisert fra EU til å bruke HRS4R-logoen for HR Excellence in Research (euraxess.ex.europa.eu) den 16 mars, 2016. Denne sertifiseringen må oppdateres hvert tredje år for å være gyldig og EU har satt krav om gyldig sertifisering for at forskere ved institusjonen skal kunne søke om EU finansiering. Logoen bidrar til å styrke OsloMet merkevare som en internasjonal aktør for mobilitet av forskere. Godkjennelsen fremmer at OsloMet har åpne og rettferdige rekrutteringsprosesser og et mottaksapparat som gjør at forskerne, på både innreise og utreise, kan fokusere på sin forskning. I Norge er det i dag totalt 10 ulike  høyskoler, universiteter og andre forskningsinstitusjoner, inkludert Forskningsrådet, som har lov å bruke HRS4R logoen og nærmere 500 totalt i Europa.

OsloMet har utarbeidet en egen handlingsplan for Charter & Code (oslomet.no) som styrer hvordan vi jobber med forskermobilitet, internasjonal rekruttering og mottak. 

Forskerrekruttering og mobilitet - “Better Careers and More Mobility” – er utpekt av EU-kommisjonen som et satsningsområde og et virkemiddel for å styrke forskningen i Europa. Det overordnede målet er å etablere et felles, åpent, europeisk arbeidsmarked for forskere. EUs “European Charter for Researchers og European Code of Conduct for the Recruitment of Researchers” - Charter and Code - er et virkemiddel for å oppnå dette.

Kontaktperson for Charter & Code ved OsloMet er Monica Knutsen De Figueroa.

Språkkrav og retningslinjer for utlysninger på engelsk

Ref. rektors notat fra 17.10,2017 om krav til internasjonal utlysning og språklige ferdigheter til ansatte gjelder følgende: Alle undervisnings- og forskerstillinger skal lyses ut internasjonalt, og det skal ikke stilles krav til norsk/skandinavisk ved ansettelsestidspunktet uten i særlige tilfeller. Også for teknisk/administrative stillinger bør internasjonal utlysning vurderes. Les om språkpolitiske retningslinjer for OsloMet, sist oppdatert juni 2019, og om politikk for utlysning av vitenskapelige stillinger og språkkrav.

På OsloMet publiseres alle stillinger via vårt rekrutteringssystem og de faste kanalene er oslomet.no, nav.no og finn.no. For utlysninger på engelsk skal alle utlysninger også legges på Euraxess-portalen (euraxess.no). OsloMet har en avtale med Academic Positions (academicpositions.no) som automatisk legger utlysningene på Euraxess (euraxess.no) i tillegg til sine egne kanaler. Det anbefales også å vurdere betalingskanaler som LinkedIn, Facebook, Researchgate.net samt andre akademiske kanaler som er relevant for å finne de rette søkerne. I tillegg har NAV en egen tjeneste kalt "Eures for rekruttering i EU/EØS og Sveits" som kan hjelpe oss å finne flere kandidater. Eures er en statlig, gratis aktør for oss.

Oversettelse til engelsk og språkvask 

For oversettelse eller kvalitetssikring kan du benytte ressurssiden for språk og oversettelse. Har du behov for å bestille oversettelse fra norsk til engelsk kan du gjøre dette på vår bestillingsside. Selv om en tekst har blitt oversatt av et byrå anbefaler vi å lese over teksten nøye for å sjekke og redigere det som ikke stemmer.

Når det gjelder fagterminologi er det viktig at fagmiljøet kvalitets sikrer oversettelsen. UHR sin termbase (term.uib.no) er et nyttig verktøy.

Opptak og krav om autorisasjon

Sikkerhet

Alle ansatte skal være informert om sikkerhet på OsloMet.

Du finner også informasjon om informasjonssikkerhet, beredskap, hvordan håndtere trusler og mye mer på Den Sikre Siden (sikresiden.no) som er tilgjengelig både på norsk og engelsk.

Eksportkontroll

Eksport av varer, tjenester og teknologi fra Norge ikke bidrar til ustabilitet og konflikt dit det eksporteres til, brukes til undertrykkelse av lokalbefolkningen, muliggjør terrorhandlinger, eller anvendes til utvikling av masseødeleggelsesvåpen.

Eksportkontrollregelverket kan også omfatte forskningsaktivitet ved norske universiteter og høyskoler fordi teknologi og kunnskap som norsk UH-sektor forvalter i ytterste konsekvens kan ha militær nytteverdi.

Til tross for den frie akademiske forskningens insentiver for internasjonalisering og åpenhet, har eksportkontrollregelverket restriksjoner som i spesifikke tilfeller begrenser UH-sektorens mulighet til å dele kunnskap med samarbeidspartnere i eller fra andre land. Deling av kunnskap om teknologi kan etter eksportkontrollregelverket i ytterste konsekvens være ulovlig og straffbart. 

Det jobbes med å utarbeide retningslinjer og verktøy for å jobbe med eksportkontroll på OsloMet som vil inkludere fokusområder for ansettelser og forskningsarbeid, rekruttering og HR, gjesteforskere, nettverk og etterretning som inkluderer en veileder i forhold til risiko land.

Reise til risikoområder

Man skal til enhver tid følge norske myndigheters råd om risikoområder. UDs offisielle reiseråd over andre land.

Politiets Sikkerhetstjeneste - PST definerer i sin nasjonale trusselvurderingsrapport for 2022 følgende land som risiko:

• Kina

• Russland

• Iran

• Pakistan

• Nord-Korea

• land som er i krig, borgerkrig eller er underlagt sanksjoner fra FN

OsloMet kan velge å innføre reiseforbud til enkelte områder, men kan ikke pålegge ansatte å reise til områder de føler seg ubekvem med.

Multifaktoridentifisering

- info kommer

Retningslinjer for eksportkontroll

- info kommer

Retningslinjer for bakgrunnssjekk

- info kommer

Kunnskapsdepartementet har utarbeidet retningslinjer for informasjonssikkerhet og personvern (unit.no).

Oppholdet i Norge er over og du skal ut på nye eventyr. Hva bør du huske på før du pakker kofferten?

1. Sende flyttemelding til Skatteetaten (skatteetaten.no).

2. Stoppe posten din ved å sende melding til Posten og gi dem din nye adresse så de kan videresende post til deg. Husk også å fjerne ditt navn på postkasse og bolig (posten.no).

3. Stoppe husleiekontrakten. Det er vanlig å kreve 3 måneders notis for å si opp husleiekontrakten. Om du skal selge bolig bør du gjøre det helst 3 måneder før du flytter. 

4. Avslutt alle kontrakter for strøm internett, etc. 

5. Avslutt alle tjenester og medlemskap som avis, mobiltelefon, bank, forsikring, treningssenter osv. 

6. Selg alt du ikke vil ha med deg videre på finn.no eller til andre OsloMet ansatte på OsloMet International staff network 

Hvis din kontrakt eller prosjekt er over fordi det står i din kontrakt er det greit, men om du ønsker å si opp din stilling må du levere en skriftlig oppsigelse til din leder.

God tur videre / Bon voyage / Safe travels!

Alle maler for internasjonalt mottak finner du i gruppen Internasjonal rekruttering og mottak på Teams eller ved å kontakte omiss@oslomet.no. 

For å sikre kvalitet i alle ledd av rekruttering- og mottaksprosessen skal gjesteforskere utløse samme mottakstjenester som internasjonale nyansatte. Skal du invitere gjesteforskere ta kontakt med leder med budsjettdisponeringsmyndighet. Ledere som inviterer gjesteforskere er ansvarlig for å gjøre en kvalitetssikring i forbindelse med invitasjon.