Ansvarlighet i rekruttering og mottak

OsloMet får søkere fra hele verden. Vi har et utbredt internasjonalt forskningssamarbeid for å tiltrekke oss den beste kompetansen innen forskning og utdanning.

Prosess for internasjonal rekruttering og mottak følges.

Spesiell oppmerksomhet knyttes til:

• søkere som skal jobbe på et fagområde vurdert som sensitivt etter eksportkontrollregelverket. Eksportkontroll innebærer at visse varer, teknologi og tjenester ikke kan eksporteres fra Norge uten lisens utstedt av myndighetene fordi det kan ha militær nytteverdi. Dette gjelder også deling av forskningsinformasjon. Søknader om eksportlisens forvaltes av DEKSA (regjeringen.no). På OsloMet har vi egen fagansvarlig for teknologioverføring som bistår med søknad av e-lisens. De fleste fagområdene som omfattes av eksportkontroll på OsloMet er å finne på Fakultet for Teknologi, Kunst og Design.

• Har søkeren statsborgerskap fra et land som kreves sikkerhetshensyn i tillegg til å jobbe på et sensitivt fagområde? Beregn ekstra saksbehandlingstid for sikkerhetsvurdering, bakgrunnssjekk og eventuelt søknad om lisens for eksportkontroll. Kontakt din lokale HR-enhet eller fagansvarlig personellsikkerhet for bistand.

• OsloMets jobbutlysninger inkluderer informasjon om sikkerhet og eksportkontroll samt informerer søkere om at de kan bli bakgrunnssjekket.

• Alle dokumenter behandles elektronisk, oversettelser må være autorisert, på et skandinavisk språk eller engelsk, og kandidater må regne med å fremvise originaler enten ved intervju eller oppstart.

• OsloMet har rammeavtale med Ernst & Young for gjennomføring av bakgrunnssjekk. Merk at for internasjonale søkere gjelder kun pass som gyldig ID dokument. Kontakt din lokale HR enhet for bestilling av bakgrunnssjekk.

• Det er krav om gyldig oppholdstillatelse for tredjelandsborgere før oppstart og arbeidet kan ikke starte før dokumentert godkjenning.

OsloMet følger retningslinjer for Eksportkontroll, internasjonale sanksjoner og oppholdstillatelse (hkdir.no).

OsloMet tar imot gjesteforskere fra hele verden. Vi har laget en egen prosedyre som skal følges for å sikre en god intern rutine og effektiv oppstart for gjesteforskeren i Invitasjon av internasjonale gjesteforskere.

I forkant av å invitere internasjonale gjesteforskere anbefales en ROS analyse som vil gjøre det lettere å evaluere tiltak rundt faglig relevans og sikkerhetshensyn.

Sikkerhet i mottak av gjesteforskere

• Alle gjesteforskere skal ha et invitasjons brev signert av leder med budsjett myndighet som skal inneholde informasjon om faglig relevans, engelsk språkkompetanse og dekning for oppholdet i Norge. Kontakt lokal HR enhet for bistand. 
• Gjesteforskere med tilhørighet til OsloMet skal fortrinnsvis komme fra en av våre samarbeidsinstitusjoner. Se også informasjon om interne retningslinjer for forskningsavtaler fra Avdeling for FoU. 

• Gjesteforskere må ha tilstrekkelige midler til å dekke hele sitt opphold i Norge. Finansiering må dekke minstekrav fra UDI (udi.no) og kan komme fra stipend, egen institusjon, forskningsmidler eller egne oppsparte midler.

• Gjesteforskere skal ha en oppdragsavtale eller arbeidsavtale, skal skrive under taushetserklæring samt lese og forstå OsloMet sin sikkerhetsinstruks.
• Gjesteforskerens CV, invitasjonsbrev, kontrakt og dokumentasjon på midler for oppholdet arkiveres.
• Det må gjøres praktisk tilrettelegging for kontorplass og teknisk utstyr
• Adgang og tilganger skal begrenses til tjenestebehov. Kontakt lokal HR enhet for bistand til registrering av adgangskort. 
• Det opprettes en gjestekonto som har oppstart og sluttdato for forskningsoppholdet.
• Om gjesteforskeren skal jobbe deler av perioden i et annet land må det avsjekkes behov for å registrere OsloMet som arbeidsgiver i landet kandidaten skal jobbe i, samt forhold rundt skatt, pensjon, forsikring og trygderettigheter. Kandidat og leder fyller ut en Individual Work Agreement som tillegg i sin avtale som definerer utenlandsoppholdet. Kontakt din lokale HR for bistand.
• Ved arbeid i utlandet er det for enkelte land med krav om sikkerhetshensyn ikke mulig med fjernarbeid og ikke tilgang til Microsoft skytjenester. Kontakt fagansvarlig personellsikkerhet for hvilke land det gjelder.
• Har kandidaten statsborgerskap fra et land med sikkerhetshensyn og skal jobbe på et sensitivt fagområde? Beregn ekstra saksbehandlingstid for sikkerhetsvurdering, bakgrunnssjekk og eventuelt søknad om lisens for eksportkontroll. Kontakt din lokale HR-enhet eller fagansvarlig personellsikkerhet.
• OsloMet har rammeavtale med Ernst & Young for gjennomføring av bakgrunnssjekk. Merk at for internasjonale søkere gjelder kun pass som gyldig ID dokument. Kontakt din lokale HR enhet for bestilling av bakgrunnssjekk.

• Alle gjesteforskere bør gå igjennom basisopplæring i sikkerhet (sikresiden.no). Den er tilgjengelig på norsk og engelsk. Det anbefales å lese om forebyggende arbeid rundt spionasje og eksportkontroll (sikresiden.no).

Gjester på Bachelor og Master nivå

I de tilfeller der kandidaten er på Bachelor eller Master, kontakt Avdeling Utdanning som jobber med internasjonalisering i utdanning. De vil da få student rettigheter og få bistand som en internasjonal student.

Mottakstjenester

Se utfyllende informasjon om mottakstjenester under fanen Mottakstjenester på siden om Internasjonal rekruttering og mottak.

OsloMet sitt mottakskontor for internasjonale forskere, OsloMet International Staff Services, bistår med immigrasjon, bolig og tilrettelegging for gjesteforskeren og medfølgende familie samt velkomst og inkluderingstiltak. Mottakstjenester bestilles via nettskjema (nettskjema.no). Mottakskontoret er avhengig av komplett utfylling av nettskjema før mottaksarbeidet kan starte. Har du spørsmål kontakt omiss@oslomet.no.

• Kandidater som har tatt sin utdanning i Norge har automatisk sine utdanningsdokumenter liggende i Vitnemålsportalen (vitnemålsportalen.no) og kan gi tilgang til arbeidsgiver med en kode for å hente ut vitnemåldokumenter.
• Godkjenning av utdanning fra utlandet gjøres av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (hkdir.no)
• For internasjonale kandidater som skal søke på godkjenning av sin utdanning fra utlandet brukes siden "Education from outside of Norway" (hkdir.no).
• For stillinger som krever autorisasjon er det en egen turbovurdering for arbeidsgivere (hkdir.no).
• Det gjøres verifisering av dokumenter for kandidater som går gjennom bakgrunnssjekk. OsloMet har avtale med Ernst & Young for bakgrunnssjekk tjenester. 

OsloMet gjennomfører bakgrunnssjekk for alle søkere, gjesteforskere og tilknyttede som skal jobbe innenfor et sensitivt fagområde og/eller har utvidede tilganger for økonomi og IT.  

OsloMet har rammeavtale for bakgrunnssjekk med Ernst & Young. Vi har rutiner for bakgrunnssjekk og bestilling. Kontakt din lokale HR enhet for bistand. Kostnadene dekkes av rekrutterende enhet.

Godkjent utdanning fra KD og og oppholdstillatelse fra UDI er ikke tilsvarende verifiseringene i en bakgrunnssjekk. 

Retningslinjer og verktøy for ansvarlig internasjonalt kunnskapssamarbeid (hkdir.no) anbefaler gjennomføring av bakgrunnssjekk og OsloMet jobber etter disse føringene.