Ansvarlighet i rekruttering og mottak - Ansatt

Ansvarlighet i rekruttering og mottak

Ansvarlighet i rekruttering og mottak

Rekruttering og mottak av ansatte og gjesteforskere fra utlandet skal skje på en ansvarlig, trygg og profesjonell måte.

Denne siden er laget som et verktøy for HR og ledere steg for steg av rekrutteringsprosess og mottak. Merk at ansatte og stipendiater regnes som lønnsmottakere og får en arbeidskontrakt via en vanlig rekrutteringsprosess. Ansatte som skal jobbe for OsloMet fra utlandet skal ha tilleggskontrakt som ivaretar sikkerhet i arbeidet, bruk av teknisk utstyr og forsikring.

Gjesteforskere (inkludert ph.d.- studenter) regnes ikke som lønnsmottakere da deres betaling kommer via egne midler, og ikke de får ikke en arbeidskontrakt, men skal ha et invitasjonsbrev signert av instituttleder, en kontoravtale slik at vi har oversikt over hvem som befinner seg i våre bygg og ha lest og forstått vår sikkerhetsinstruks. Gjesteforskere som skal ha OsloMet tilganger men jobbe digitalt fra et annet land skal skrive under en "Guest researcher - Individual Remote Mobility Agreement".

Det skal tenkes sikkerhet i alle ledd, også ved direkte rekrutteringer og interne overføringer der kandidater ikke har gått gjennom den normale rekrutteringsprosessen. Vær oppmerksom på at sakkyndig utvalg som tar del i seleksjon og eksterne konsulenter som bistår med mottak av søkere på OsloMet, også må forholde seg til ansvarlig rekruttering og mottak. Behov for bakgrunnssjekk skal vurderes for alle kategorier.

  • Utlysninger

    Alle våre utlysningsmaler inkluderer informasjon om sikkerhet og eksportkontroll. Det gis informasjon til søkere om at de kan bli bakgrunnssjekket og skal kunne fremvise ID og originale dokumenter ved intervju. Arbeidskontrakten skal skje i samsvar med gjeldende regelverk for statsansatte og tjenestemenn, og lover om kontroll med eksport av strategiske varer, tjenester og teknologi. Kandidater som etter vurdering av søknad og vedlegg, er i strid med kriteriene i sistnevnte lov, vil ikke kunne ansettes eller tilknyttes forskningsprosjekter ved OsloMet. Dette gjelder også for gjesteforskere.

    Om søknadsdokumenter 

    Alle dokumenter skal behandles elektronisk og må være på et skandinavisk språk eller engelsk. Oversettelser må være autorisert, på et skandinavisk språk eller engelsk, og kandidater må regne med å fremvise originaler. I tilfeller der det kun har vært digitale intervjuer, skal pass og originale søknadsdokumenter legges frem ved oppstart i Norge og arkiveres. Det skal legges til en klausul om at både gyldig arbeids-/oppholdstillatelse og dokumenter må være i orden. Arbeidsforholdet kan ikke starte før oppholdstillatelse er godkjent. 

    For gjesteforskere skal det skrives invitasjonsbrev og oppdragsavtale, hvor klausul om gyldig oppholdstillatelse må legges til. Gjesteforskere skal også sende inn sin CV. For internasjonale kandidater regnes kun pass som gyldig ID-dokument. 

    OsloMet gjennomfører kontroll av dokumenter for at kandidater skal få en reell evaluering og rettferdig konkurranse, og innehar retten til å trekke tilbake en arbeidskontrakt eller invitasjon til forskningsopphold om dokumenter ikke er på plass eller ikke er korrekt.

    Verifisering av dokumenter

    Kandidater som har tatt sin utdanning i Norge har automatisk sine utdanningsdokumenter liggende i Vitnemålsportalen (vitnemålsportalen.no) og kan gi tilgang til arbeidsgiver med en kode for å hente ut vitnemålsdokumenter.

    Kandidater som har tatt sin utdanning utenfor Norge kan verifisert sin utdanning via NOKUT (nokut.no) Som arbeidsgiver har vi tilgang til en egen turbovurdering (nokut.no) av nye arbeidstakere. Merk også at enkelte yrker og bransjer er lovregulerte og krever søknad om autorisasjon via NOKUT (nokut.no)

    Verifisering av dokumenter kan også gjøres via bakgrunnssjekk. OsloMet har avtale med Ernst & Young for bakgrunnssjekk tjenester. Kontakt din lokale HR for bestilling av bakgrunnssjekk.

  • Seleksjon av søkere

    I rekrutteringsprosesser gjennomføres det en seleksjon av søkere. Det er viktig å være bevisst hva som bør sjekkes i CV og søknadsdokumenter i forhold til sikkerhet. Det jobbes med en retningslinje for sikkerhet i rekruttering. 

  • Intervju

    OsloMet bruker maler for intervju og oppdaterer denne til hver stilling med kvalifikasjonskrav. Vi har også egne maler for referansesjekk. Det arbeides med å få på plass retningslinjer for sikkerhet i rekruttering og den vil bli publisert her når den er klar.

    Vi anbefaler å forberede seg til intervjuet ved å lese seg opp på bakgrunnen til søkeren som skal på intervju for å lære mer om søkerens kultur og forventninger. Her finner du informasjon om alle land (landinfo.no).

    Behandling av personopplysninger er viktig. OsloMet har utarbeidet retningslinje for risikovurdering av personvern.

  • Bakgrunnssjekk

    Bakgrunnssjekk skal alltid vurderes for kandidater fra risiko-land ifølge PSTs årlige trusselvurdering, på kandidater med utvidet økonomisk ansvar eller utvidede IT-tilgang. Dette gjelder ikke bare for ansatte, men også for stipendiater, gjesteforskere, direkte ansettelser, kandidater som har tilganger knyttet OsloMet fra utlandet og interne overføringer. Bakgrunnssjekk gjøres av vår leverandør for bakgrunnssjekk Ernst & Young. Bakgrunnssjekk bestilles via vår nettside for Min bestilling under «andre varer og tjenester» og velg fanen kalt "bakgrunnssjekk".  Informasjon om avtale for bakgrunnssjekk og rutiner rundt dette finner du på Teams gruppene for HR forum og Internasjonal rekruttering og mottak. Kostnadene dekkes av rekrutterende enhet. Merk at en godkjenning av utdanning fra NOKUT og dokumenter godkjent av UDI i forbindelse med oppholdstillatelse ikke er det samme som en bakgrunnssjekk. En bakgrunnssjekk gjøres i forkant av innsendelse av en innstilling til tilsettingsutvalg.

    Politiets sikkerhetstjeneste (PST) sin årlige nasjonale trusselvurdering (pst.no) viser hvilke land de definerer på en obs! liste. 

  • Innstilling

    Når det er klart hvilke kandidater som er vurdert best kvalifisert skal det skrives en innstilling med kvalifikasjoner, inntrykk fra intervju og referanser som legges inn med en kandidat prioritering sammen med rapporten fra sakkyndig utvalg

    Om det er kandidater for forskningsstillinger på innstillingslisten som kommer fra land som fremheves i PSTs trusselvurdering skal bakgrunnssjekk alltid vurderes. Det bør legges inn en klausul i arbeidskontrakten, og oppdragsavtalen for gjesteforskere, om at den kun vil være gyldig ved godkjent bakgrunnssjekk. 

  • Tilbud og kontraktskriving

    Klausul om godkjent oppholdstillatelse skal alltid legges ved arbeidskontrakter og oppdragsavtaler for internasjonale kandidater. Arbeidskontrakten for lønnsmottakere, og oppdragsavtalen for gjesteforskere, skal inneholde informasjon om statsborgerskap og oppholdstillatelsens gyldighet. Gjesteforskere skal i tillegg til oppdragsavtalen alltid skrive under en taushetserklæring og ha lest og forstått sikkerhetsinstruksen for å sikre god beredskap. For gjesteforskere, som ikke går igjennom en normal rekrutteringsprosess, skal det også skrives et invitasjonsbrev som beskrives hva kandidaten skal gjøre her, hvordan oppholdet er finansiert osv. og som underskrives av leder med budsjettmyndighet. Gjesteforskeren skal alltid sende inn CV. Alle maler ligger på Teams. Har du spørsmål, kontakt HR.

    I tillegg bør alle ansatte gjennomføre en basisopplæring i sikkerhet (sikresiden.no), som finnes på norsk og engelsk.

  • Mottak av internasjonale ansatte

    For å sikre kvalitet i alle ledd av rekrutterings- og mottaksprosessen har internasjonale ansatte, gjeste-stipendiater og gjeste-forskere lik rett til mottakstjenester fra OsloMet International Staff Services – OMISS. Når arbeidskontrakten eller oppdragsavtalen er klar skal rekrutterende enhet sende beskjed til OMISS. Mer informasjon finner du på siden for internasjonal rekruttering og mottak og Teams-gruppen for internasjonal rekruttering og mottak.

  • Gjesteforskere

    Ønsker du å invitere inn en gjesteforsker /gjeste-stipendiat/ eksterne uten arbeidsavtale er det viktig med faglig relevans for OsloMet, sjekke avklaringer og følge rutiner som beskrevet under. I enkelte tilfeller vil det være spesielle sikkerhetsbehov som må tas hensyn til. Ta derfor kontakt med din nærmeste leder og enhetens HR-ansvarlig allerede i planleggingsfasen slik at dere kan gjøre nødvendige avklaringer sammen. 

    Mottakskontoret for internasjonale forskere - OsloMet International Staff Services (OMISS) skal involveres ved invitasjon av internasjonale gjesteforskere og gjestestipendiater. Kontakt på omiss@oslomet.no eller ved å fylle ut dette nettskjema slik at vi har nødvendig informasjon for å bistå.

    Avklaringer for mottak av gjesteforsker/gjestestipendiat til OsloMet

    • skal gjesteforskeren komme fysisk til OsloMet skal de ha en arbeidsplass og en kontor-avtale. Avtalen finner du på teamet Internasjonal rekruttering og mottak.

    • skal gjesteforskeren kun være tilknyttet digitalt skal de skrive under en "individual work agreement". Avtalen finnes på teamet Internasjonal rekruttering og mottak. 

    • er gjesteforskeren internasjonal, fra hvilket land?

    • kommer gjesteforskeren fra et risiko-land eller skal jobbe på et fagområde med behov for egne sikkerhetstiltak? Kontakt nettverket for ansvarlig internasjonalisering for rådgivning.

    • kommer gjesteforskeren fra et risiko-land anbefales bakgrunnssjekk. 

    • hvordan skal gjesteforskeroppholdet finansieres? Finansiering kan være fra et stipend, fra egen institusjon, fra et forskningsprosjekt eller fra egne oppsparte midler. Denne informasjon skal stå klart og tydelig i invitasjonsbrevet som arkiveres i P360 samt ved registrering av tilganger til OsloMet sine systemer og forskningsdatabaser via Service Now. Før invitasjon sendes må det avklares om gjesteforsker har tilstrekkelige midler til sitt opphold i Norge. Det oppgis egne satser per år på nettsidene til UDI (udi.no).

    • avklare engelsk nivå, muntlig og skriftlig. Anbefaling om minimum C1 nivå av engelsk.

    • kontakte mottakskontoret OMISS for praktisk bistand til on-boarding, bolig, visum, samt spørsmål rundt familie.

    • gjesteforskere utenfor EU som skal være lenger enn 3 måneder må søke oppholdstillatelse hos politiet før oppstart på OsloMet.

    • gjesteforskere som skal ha tilhørighet til OsloMet i 1 år eller mer bør fortrinnsvis, men ikke nødvendigvis, komme fra en av våre samarbeidsinstitusjoner. 

    • prosess for kvalitetssikring av gjesteforskere fra risiko-land knyttet til eksportkontroll må følges. Ansvaret ligger hos ansvarlig leder. Kvalitetssikring av hver enkelt gjesteforsker skal inkludere dokumentsjekk, referansesjekk samt bakgrunnssjekk ved behov.

    • er gjesteforskeren mottaker av et SAR stipend? Kandidaten følger interne rutine for gjesteforskere men mottar lønn via FN stipend.

    Rutine for invitasjon og mottak av gjesteforskere

    Følgende dokumenter skal signeres av leder og gjesteforsker samt arkiveres i P360 av HR rådgiver:

    • invitasjonsbrev - gjesteforskere, uansett landtilknytning, skal ha et invitasjonsbrev underskrevet av leder med budsjett disponeringsmyndighet (BDM) som viser tilknytning til avdeling og forskningsprosjekt samt kilde til finansiering. Maler ligger i teamet Internasjonal rekruttering og mottak. 

    • taushetserklæring - alle gjesteforskere skal skrive under taushetserklæring som du finner på våre rekrutteringssider og på teamet Internasjonal rekruttering og mottak.

    • kontor-avtale - gjesteforskere som skal være fysisk på OsloMet må skrive under en avtale om kontorplass. Denne ligger i teamet Internasjonal rekruttering og mottak.

    • ID-dokumenter må samles inn. For internasjonale gjesteforskere er kun pass gyldig ID.

    • bakgrunnssjekk - i de tilfeller dette er gjennomført skal dette også arkiveres. Bakgrunnssjekk bestilles via Min bestilling på våre nettsider, velg fanen "bakgrunnssjekk", og dekkes av mottakende enhet.

    I tillegg skal følgende rutiner utføres:

    • teknisk utstyr som benyttes i arbeid på OsloMet skal være gjennomgått av vår IT avdeling. 

    • alle, uansett digital eller fysisk deltakelse, må lese og forstå sikkerhetsinstruksen.

    • gjesteforskere skal ha begrenset tilgang til våre systemer og databaser og registreres  av lokal HR i tilgangssystemet Service Now med gjeste-konto med oppstart og sluttdato, samt informasjon om finansieringskilde for oppholdet. Registrering av gjesteforskere i Service Now gjelder uansett lengde på opphold. Merk at for gjesteforskere som skal jobbe digitalt fra et annet land er det noen land hvor det ikke er mulig å arbeide fra da våre Microsoft skytjenester ikke fungerer i alle land. 

    • dersom gjesteforsker skal ha tilgang til laboratorier skal dette avklares med nærmeste leder og bestilles via adgangssystemet BAS av lokal HR.

    Alle gjesteforskere bør gå igjennom basisopplæring i sikkerhet (sikresiden.no). Den er tilgjengelig på norsk og engelsk. Det anbefales å lese om forebyggende arbeid rundt spionasje og eksportkontroll (sikresiden.no).

    Når man velger å ta imot en gjesteforskere er det viktig å lese seg opp på bakgrunnen til kandidaten, både for å være forberedt på kulturelle forskjeller og forventninger, og for å forstå det som kan oppstå rundt sikkerhetsbildet. Her finner du informasjon om alle land (landinfo.no).

  • Sikkerhet i rekruttering og mottak

    Alle ansatte og gjesteforskere skal være ha gjennomgått OsloMet sin sikkerhetsinstruks.

    Vi anbefaler alle OsloMet-ansatte og gjester å gå igjennom basis opplæring i sikkerhet (sikresiden.no).

    Alle ansatte på OsloMet anbefales å lese om forebyggende arbeid rundt spionasje og eksportkontroll.

    Du finner mye bra informasjon om informasjonssikkerhet, beredskap, hvordan håndtere trusler og mye mer på Den Sikre Siden (sikresiden.no) som er tilgjengelig både på norsk og engelsk.