Internasjonal rekruttering og mottak

Immigrasjon

• Søkere fra Norden, EU/EØS land kan starte sitt arbeid direkte og må bestille time for registrering hos Politiet.
• Kommer søkeren fra et tredjeland må det beregnes fire måneders saksbehandling for søknad om opphold. Det er krav om gyldig oppholdstillatelse. Arbeidet kan ikke starte før godkjenningen er dokumentert.

Andre vurderinger å ta med

• Har søkeren statsborgerskap fra et land som kreves sikkerhetshensyn følg Prosedyre for ved rekruttering av utenlandske borgere fra risikoland. 
• Viser jobbanalysen behov for søknad om e-lisens for stillingen eller du har spørsmål om eksportkontroll? Ta kontakt med sentral FoU, Malin Brun-Kjennerud eller Berit Berg Tjørhom. 
• Er den nyansatte mottaker av Scholars at Risk (SAR) stipend? Her finner du rutinebeskrivelse for SAR.
• Alle dokumenter behandles elektronisk, oversettelser må være autorisert, på et skandinavisk språk eller engelsk, og kandidater må regne med å fremvise originaler enten ved intervju eller oppstart.

Bestilling av mottakstjenester

OsloMet International Staff Services (OMISS), bistår med tjenester knyttet til praktisk oppstart og integrering i Norge for kandidaten og medfølgende familie. For at vi skal kunne gjøre et godt mottak trenger vi riktig informasjon om den nyansatte. Vi tar kontakt for et digitalt formøte for å avklare hva de trenger hjelp med og følger opp videre. I noen tilfeller vil vi anbefale at det brukes relocation firma, spesielt i tilfeller der den nyansatte kommer med familie. Informasjon om den nyansatte fylles ut i nettskjema (nettskjema.no).

Om det er mottakstjenester som har en kostnad må det godkjennes av leder med budsjettansvar. OsloMet har avtale med relocation firmaet Alfa Mobility. Velg de mottakstjenestene du ønsker å bestille i nettskjema (nettskjema.no). De mest vanlige tjenestene å bestille er immigrasjon og boligsøk. OMISS kontoret videreformidler bestillingen til Alfa gjennom bestillingssystemet og gir status oppdatering. Har du spørsmål kontakt mottakskontoret omiss@oslomet.no.

Definisjoner

• Gjesteforsker er en internasjonal forsker invitert til OsloMet av fakultetets/senterets egne ansatte ut fra et faglig formål i en avgrenset periode. Gjesteforskere er som regel ikke ansatt eller lønnet av OsloMet.
• Gjesteforeleser er en utenlandsk professorer, underviser eller forsker som blir midlertidig ansatt i Norge.
• En internasjonal ph.d.-student tar deler av sin doktorgrad i Norge og kommer hit i et eller to semestre, som regel som del av en stipendordning.

Administrative krav

• Invitasjonsbrev for gjesteforskere - I forkant av et opphold er det krav om skriftlig invitasjon godkjent av en instituttleder på OsloMet med informasjon om faglig relevans, dokumentasjon på finansiering av hele oppholdet og engelsk kompetanse på C1 nivå. Det foreligger en egen mal for invitasjonsbrev for gjesteforskere. Kandidater med visum krav til Norge må bekrefte dato for retur og retur årsak, eks. studier, forskningsprosjekt eller arbeid. Invitasjonsbrevet arkiveres.
• Arbeidsavtale eller oppdragsavtale.
• Krav om arbeidsstasjon og tilgang til teknisk utstyr. Teknisk utstyr må bestilles hos IT service.
• Adgang og tilganger skal begrenses til tjenestebehov.

• Gjestekonto kan opprettes for under og over sju dager på bestille en gjestekonto (service-now.com). Bestillingen må godkjennes av en personalleder.

Kontakt HR for bistand.

Planlegge oppholdet

• Kandidaten må være forsikret under oppholdet.
• Kandidater fra Norden, EU/EØS land kan starte med en gang men må bestille time for registrering hos Politiet.
• For kandidater fra et tredjeland beregnes fire måneders saksbehandling for søknad om opphold og må være godkjent før oppstart. For kandidater fra land fremhevet hos EOS-tjenestene følg Prosedyre for ved rekruttering av utenlandske borgere fra risikoland (PDF) følges. Kontakt fagansvarlig personellsikkerhet for rådgivning.
• Bestill mottakstjenester hos OsloMet International Staff Services (OMISS) for å gi kandidaten praktisk hjelp ved oppstart i Norge. OMISS kontakter kandidaten og gir digital veiledning blant annet rundt immigrasjon, bolig, familie, språkkurs, norsk kultur og arbeidsliv. OMISS kontoret følger opp kandidaten den første tiden i Norge for å sikre en god oppstart og sosial inkludering. Mottakstjenester med en kostnad dekkes av rekrutterende enhet.

OsloMet arrangerer konferanser med internasjonale besøkende og tar imot gjester til korte besøk som del av forskningsprosjekter. Ta kontakt med vårt Kurs- og konferansesenter for bistand til å organisere konferanser. For store konferanser skal det bestilles ekstra vektere for god sikkerhet under arrangementet.

Når det er besøkende som kommer fra land med krav om besøksvisum til Norge skal det søkes besøksvisum fra UDI (udi.no) og legges ved sponsorbrev (udi.no) samt invitasjonsbrev fra OsloMet, se mal for invitasjonsbrev for gjesteforskerr (docx). Invitasjonsbrevet arkiveres sammen med sponsorbrevet. Kontakt din lokale HR enhet for bistand. Merk at besøkende må ha reiseforsikring som gjelder under hele oppholdet. Besøksvisum er gyldig i 90 dager innen Norge og Schengen området, med krav om økonomisk dekning for opphold og reise. Sponsorbrevet skal signeres av instituttleder. UDI har lansert elektronisk søknad for besøksvisum. OsloMet har per dags dato ikke på plass et godkjenningssystem i Altinn som gjør det mulig å bruke UDI sin elektroniske løsning. Ifølge UDI skal saksbehandlingen ta 15 dager når dokumenter leveres til et visumkontor i hjemlandet. Vi anbefaler at internasjonale besøk planlegges i god tid. Det er mulig å søke besøksvisum for en gruppe, så lenge de kommer fra samme land.

For konferanse besøk gis det ikke adgangskort eller system tilgang. For andre besøkende er det mulig å søke om gjestekonto for opphold under og over sju dager. Tilgangsstyring følger tjenestebehov og må signeres av leder.

OsloMet har et eget mottakskontor, OsloMet International Staff Services (OMISS), som bistår internasjonale ansatte og forskere, samt medfølgende familie, med tjenester knyttet til praktisk oppstart og integrering i Norge.

Bestill OMISS bistand (nettskjema.no) for at kandidaten skal få praktisk hjelp ved oppstart i Norge. OMISS kontakter kandidaten og gir digital veiledning blant annet rundt immigrasjon, bolig, familie, språkkurs, norsk kultur og arbeidsliv. OMISS kontoret følger opp kandidaten den første tiden i Norge for å sikre en god oppstart og sosial inkludering.

I tilfeller der kandidaten kommer med familien anbefales det utvidet bistand for immigrasjon og bolig. OsloMet har avtale med eksternt relocation byrå.  Kostnader dekkes av rekrutterende enhet basert på bestilling i Relocation (nettskjema.no).  Kontakt oss på mottakskontoret omiss@oslomet.no om du trenger rådgivning.

Oversikt over mottakstjenester

• Immigrasjon
• Boligsøk, korttids- og lang tidsboliger
• Norsk kurs
• Familietjenester (søknad om barnehage, skole)
• Dual career - partner & spouse tjenester
• Helse
• Flyttetjenester
• Bank tjenester
• Skatt og forsikring
• Kultur og arbeidsliv

Rekrutterende leder og HR enhet, samt lønn holdes informert om kandidatens status underveis og i forkant av oppstart.

• Godkjenning av utdanning fra utlandet gjøres av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (hkdir.no)
• For internasjonale kandidater som skal søke på godkjenning av sin utdanning fra utlandet brukes siden "Education from outside of Norway" (hkdir.no).
• For stillinger som krever autorisasjon er det en egen turbovurdering for arbeidsgivere (hkdir.no).

OsloMet tilbyr gratis norsk kurs for ansatte og gjesteforskere. Norskkursene er tilgjengelig på følgende nivåer; Beginners, Intermediate og Advanced. Nyansatte med undervisnings krav i norsk innen tre år har første prioritet på kursene.  

Kursene starter opp i begynnelsen av hvert semester og annonseres på Hva skjer-kalenderen for OsloMet-Akademiet.

Ansatte kan registrere seg på kurs fra OsloMet Akademiet via Feide når de har fått OsloMet E-post eller via ID-porten. Det er ikke mulig å melde seg på midt i semesteret. Ved spørsmål om norsk språkkurs ta kontakt med norsklærer (oslomet.no). 

I mange undervisningsstillinger er det krav om å lære seg norsk innen tre år. For ansatte i undervisnings- og forskerstillinger kreves gode ferdigheter i norsk eller et annet skandinavisk språk og engelsk. Personer som på ansettelsestidspunktet ikke har tilstrekkelige ferdigheter i norsk eller annet skandinavisk språk, skal gis tilbud om opplæring i norsk, og skal innen tre år fra ansettelsestidspunktet kunne vise til norskferdigheter minimum tilsvarende nivå B2. Les mer om krav til språkkompetanse.

Internasjonale ansatte og gjesteforskere har eget ansvar for å alltid ha godkjent opphold i Norge. Tredjelandsborgere må søke om fornyelse minimum 3 måneder før den nåværende oppholdstillatelsen utgår.

Mottaks kontoret for internasjonale forskere bistår med fornyelse av oppholdstillatelse.

Når oppholdet i Norge er over er det mange ting å huske på. For å sikre en god avslutning anbefaler vi internasjonale forskere å følge denne sjekklisten: 

1. Send flyttemelding til Skatteetaten (skatteetaten.no) tidligst 31 dager før flyttedato.
2. Stoppe posten ved å sende melding til Posten (posten.no) og gi nye adresse så de kan videresende post til deg. Husk også å fjerne navn på postkasse og bolig.
3. Stoppe husleiekontrakten. Det er vanlig å kreve tre måneders varsel for å si opp husleiekontrakten. Ved salg av bolig bør dette planlegges minst 3 måneder før flytting.
4. Avslutte alle kontrakter for strøm, og internet.
5. Avslutte alle tjenester og medlemskap som avis, mobiltelefon, bank, forsikring, treningssenter osv. 
6. Selge alt man ikke vil ha med seg videre på finn.no eller til andre OsloMet ansatte på OsloMet International staff network (facebook.com) eller på Teams.
7. Om det er et midlertidig opphold skal arbeid i utlandet skal være godkjent av leder og man må ha et vedlegg til arbeidskontrakten. Kontakt din lokale HR enhet for bistand.
8. Sjekke regler for skatt, pensjon og forsikring ved arbeid i utlandet, både fra Norge og landet du skal reise til.
9. Hvis du skal oppholde deg i utlandet, kan det påvirke medlemskapet ditt i folketrygden. På NAV finner du hva som gjelder når du skal jobbe i utlandet (nav.no).
10. Om man velger å avslutte arbeidsforholdet skal det leveres en skriftlig oppsigelse til leder.

OsloMet har godkjent EU sertifisering for Charter & Code og er et HR Excellence in Research (europa.eu) universitet. Vi driver vårt HR arbeid etter EU sine grunnprinsipper for European Charter for researchers (europa.eu). Sertifiseringen er et kvalitetsstempel som forskere kan promotere i internasjonalt forskningssamarbeid og legges til ved søknad om EU midler for våre forskere. EU prioriterer å gi midler til forskere som jobber på universiteter som innehar denne sertifiseringen. OsloMet er et av nærmere 750 sertifiserte forskningsinstitusjoner i verden.

Det europeiske charteret for forskere er et sett med prinsipper som ligger til grunn for utviklingen av attraktive forskerkarrierer og støtter fremragende forskning og innovasjon i hele Europa. Charteret er klassifisert under følgende fire grunnprinsipper:

• Etikk, integritet, kjønnsbalanse og åpen vitenskap
• Forskernes vurdering, rekruttering og karriereutvikling
• Arbeidsforhold og praksis
• Forskerkarrierer og talentutvikling

OsloMet sitt arbeid og handlingsplan ligger på våre nettsider for Charter & Code (oslomet.no).  Kontaktperson for European Charter for Researchers ved OsloMet er Monica Knutsen De Figueroa (oslomet.no) i Avdeling HR.

OsloMet er tilknyttet Euraxess (euraxess.no) nettverket hos Forskningsrådet, som er del av EU's jobbportal for mobile forskere.

OsloMet er medlem av det internasjonale nettverket Scholars at Risk (SAR) hvis hovedformål er å beskytte truede akademikere og fremme akademisk frihet.

OsloMet har et dedikert SAR-program som tilbyr midlertidige stillinger til forskere i fare. Programmet er forankret i universitetets ledelse og fagmiljøer, og har som mål å gi scholarene både faglig og sosial støtte under oppholdet. En av SARs viktigste oppgaver er å gi forfulgte forskere et midlertidig fristed ved en vertsinstitusjon utenfor hjemlandet. OsloMet har to permanente stillinger per år. 

I lenken på våre ansattesider om Scholars at Risk-programmet på OsloMet finner du informasjon om utvelgelse av SAR-kandidater og interne rutiner. Mer informasjon om selve SAR-programmet (oslomet.no) er tilgjengelig på norsk og engelsk.

• Work for us (oslomet.no, på engelsk)
• Nyttig info om skatt og pensjon i Norge (skattetaten.no). Merk land som har skatteavtale med Norge
• Welcome to Oslo (oslo.kommune.no)
• Oslo-tips for de som skal flytte hit (visitoslo.com)
• Nyttig informasjon om geografi og plasser å besøke i Norge (visitnorway.co
• Få bedre forståelse for ulike kulturer våre søkere kommer fra på Hofstede Country Comparison (geerthofstede.com) og Landinfo (landinfo.no).