Porteføljestyrte og store prosjekter - Ansatt

Store prosjekter

Store prosjekter

Her får du vite når et prosjekt må porteføljestyres og hjelp til gjennomføring av porteføljestyrte prosjekter og prosjekter som er store i budsjett, omfang og kompleksitet.

Noen prosjekter påvirker OsloMet på en måte som krever koordinering og styring på tvers. Denne koordineringen skjer gjennom porteføljestyring. Et prosjekt må porteføljestyres hvis det treffer på ett eller flere av følgende kriterier:

  • Finansiering: er tildelt sentrale strategimidler
  • Utvikling: krever ressurser utenfor egen enhet (utover normale møter og samhandlingsarenaer)
  • Utrulling: krever en godt planlagt og koordinert utrulling på tvers av OsloMet

OsloMet har en definert porteføljeprosess. Er du usikker på om ditt prosjekt må porteføljestyres eller ikke? Ta kontakt med porteføljekontoret. 

OsloMets prosjektmodell for porteføljestyrte og store prosjekter er basert på Prosjektveiviseren fra Digitaliseringsdirektoratet. Modellen består av faser, beslutningspunkter og styrende dokumenter.

: Illustrasjon av faser og beslutningspunkter i Prosjektveiviseren. Beskrivelse er gitt i teksten under bildet.

Prosjektportalen er OsloMets verktøy for prosjekt og porteføljestyring (sharepoint.com). Alle porteføljestyrte prosjekter får et eget prosjektområde i portalen. Andre prosjekter kan få et prosjektområde ved behov. Se brukerveiledning for Prosjektportalen

  • Roller

    Et viktig prinsipp i OsloMets prosjektmodell er definerte roller og ansvar. 

    Se beskrivelse av roller og ansvar i store og porteføljestyrte prosjekter.

  • Fase: Behov/Prosjektide/Problem

    Ideer til tiltak kan oppstå i hele organisasjonen. De fleste tiltak løses i den ansvarlige enheten, og blir ikke noe prosjekt. Det kan være lurt å avklare og vurdere behov før man setter i gang et prosjekt. 

    Men, dersom enheten som eier ideen ser at dette kan bli et prosjekt som vil påvirke OsloMet på et mer overordnet nivå, og treffer på ett eller flere av porteføljekriteriene, skal prosjektet vurderes og prioriteres før man starter arbeidet med konseptfasen. Da unngår vi å bruke tid og ressurser på å videreutvikle idéer som overlapper med andre pågående aktiviteter, eller hvor vi på det nåværende tidspunkt ikke har kapasitet til å følge opp.

    For å få vurdert ideen, utarbeider den ansvarlige enheten et mandat for konseptfase (.doc). Normalt settes det på en prosjektleder som koordinerer dette. Foreslått prosjekteier, normalt en avdelings- eller fakultetsdirektør melder saken til Tjenesterådet. Tjenesterådet vurderer mandatet og godkjenner eller avslår at prosjektet går videre til konseptfase (Beslutningspunkt 1). Prosjekter som går videre til konseptfasen får et eget prosjektområde i Prosjektportalen. 

  • Fase: Konsept

    Konseptfasen skal sikre at ledelsen får god, relevant og tilstrekkelig informasjon til å beslutte om de skal sette i gang et nytt prosjekt og gjøre et bevisst og gjennomtenkt valg av konsept eller løsning.  Avhengig av prosjektets størrelse, kan fasen vare fra noen uker til måneder/år. I konseptfasen jobber man med å: 

    • kartlegge og avklare behov og mål for prosjektet 
    • se på mulig konsepter eller løsninger 
    • definere hva prosjektet skal levere 
    • identifisere prosjektets interessenter, det vil si personer eller grupper av personer som kan påvirke eller blir påvirket av prosjektet 
    • identifisere gevinster
    • estimere kostnader for prosjekt- og driftsfasen og gjøre kost/nytte analyse
    • foreslå sammensetning av prosjektstyre, prosjektteam og evt. referansegruppe
    • identifisere avhengigheter og usikkerheter
    • lage en overordnet plan for prosjektet og en mer detaljert plan for planleggingsfasen

    Arbeidet i konseptfasen skal oppsummeres i en prosjektbeskrivelse (.doc) som legges fram for Tjenesterådet. Tjenesterådet godkjenner prosjektbeskrivelsen og overgang til planleggingsfase (beslutningspunkt 2), basert på vedtatte prioriteringsprinsipper fra Porteføljestyret. Dersom prosjektet søker strategimidler, er det Porteføljestyret som godkjenner overgang til planleggingsfasen. Prosjektleders ansvar i konseptfasen utover koordinering og styring av arbeidet er å:

    • koordinere utarbeidelsen av prosjektbeskrivelsen og få den godkjent hos prosjekteier
    • legge inn prosjektegenskaper i Prosjektportalen
    • rapportere status til prosjekteier og porteføljekontoret i Prosjektportalen
    • krysse av fasesjekklisten i Prosjektportalen før overgang til Planleggingsfasen

    Mer informasjon om konseptfasen fra Prosjektveiviseren (prosjektveiviseren.no)

  • Fase: Planlegge

    Planleggingsfasen skal sikre at OsloMet har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før det settes på folk og penger. I denne fasen etableres prosjektorganisasjonen inkludert prosjektstyret (se roller) og planer og strategier for gjennomføring detaljeres. Prosjektleders ansvar i planleggingsfasen utover koordinering og styring av arbeidet er å:

    Mer informasjon om planleggingsfasen fra Prosjektveiviseren (prosjektveiviseren.no).

  • Fase: Gjennomføre

    I gjennomføringsfasen utvikler og ferdigstiller prosjektet sine leveranser. Et prosjekt kan ha en eller flere gjennomføringsfaser. Prosjektleders ansvar i gjennomføringsfasen utover koordinering og styring av arbeidet er å:

    • oppdatere usikkerhetsanalyse og legge inn usikkerheter i Prosjektportalen 
    • rapportere status til prosjekteier og porteføljekontoret i Prosjektportalen
    • oppdatere oversikt over ressursbehov i Prosjektportalen (på sikt)
    • oppdatere Prosjektbeskrivelsen dersom det er endringer i prosjektets kost/nytte-vurderinger
    • forberede arbeidet med overlevering til linje (kommunikasjon, opplæring, dokumentasjon), se mal for overleveringsdokument (.doc)
    • krysse av fasesjekklisten i Prosjektportalen før overgang til Avslutningsfasen 

    Mer informasjon om gjennomføringsfasen fra Prosjektveiviseren (prosjektveiviseren.no).

  • Fase: Avslutte

    I avslutningsfasen overføres alle leveranser til linjen og prosjektet evalueres og oppsummeres. Prosjektleders ansvar i avslutningsfasen utover koordinering og styring av arbeidet er å:

    Mer informasjon om avslutningsfasen fra Prosjektveiviseren (prosjektveiviseren.no).

    Detaljerte rutiner for å avslutte prosjekter i Teams, Prosjektportalen og P360

    Forutsetninger:

    • Prosjektet ligger i Prosjektportalen
    • Det er opprettet en sak på prosjektet i P360
    • Det er opprettet et Team i teams for prosjektet

    Avslutte prosjekt i Teams

    • Prosjektet ligger i Teams i minimum ett år etter siste aktivitet, og følger MS635 sin retention policy (Automatisk sletting av Teamet – melding går ut til teameiere i god tid før automatisk sletting av teamet)
    • Eier av teams: Systemforvalter inkluderes som eier i Teams. Hvis systemeier mangler, gi prosjekteier rollen som eier i Teams. Reduser antall eiere og gjør dem om til medlemmer
    • Prosjektleder er ikke eier av teams etter avslutning av prosjektet og går inn som ordinært medlem i teamet når prosjektet er ferdig
    • Rydde i medlemslisten ved behov – minimer antall medlemmer (støy å være medlem av avsluttet prosjekt-team)
    • Lage innlegg til alle medlemmer i teamet på kanalen «Generelt» hvor man varsler at prosjektet formelt avsluttes og at antall eiere og medlemmer reduseres
    • Hvis prosjektet også ligger i Prosjektportalen, men ikke er koblet mot teams, da må styringsdokumenter fra Teamet lastes opp i Prosjektportalen sitt dokumentbibliotek. (Det skal være et en-til-en forhold mellom et team i Teams og prosjektportalen)

    Eksempler på dokumenter:

    • Mandat
    • Prosjektbeskrivelse
    • Sluttrapport
    • Overleveringsdokument
    • Møtereferater
    • Leverandøravtaler
    • Designdokumenter og spesifikasjoner

    Når teamet er ryddet i henhold til punktene over, anbefales det at teamet arkiveres i Teams:

    • Planner – hvis Planner er brukt i prosjektet må åpne oppgaver avsluttes
    • Hvis teamet bør lagres lengre enn et år – ny rutine kommer

    Avslutte prosjekter i prosjektportalen

    • Lag en siste prosjektstatus i prosjektportalen
    • Gå gjennom fasesjekkpunkter for alle faser og sikre gjennomføring av relevante punkter
    • Oppdatere usikkerheter med status «Ikke lenger aktuell» hvis tiltak er gjennomført og risiko ikke er aktuell etter at prosjektet er ferdig
    • Oppdatert Prosjektleveranse settes til status «Levert» hvis det stemmer når prosjektet er ferdig
    • Oppdatere funksjoner som «Oppgaver», «Interessenter», «Kommunikasjonsplan», «Gevinster» og «Ressursallokering» hvis de er brukt i prosjektgjennomføring
    • Bytt fase til «Realisere»​​​​

    Avslutte prosjekt i P360

    Gjør alle dokumenter du skal arkivere om til pdf.  Her er liste over dokumentasjon på hva som skal arkiveres i P360 ved avslutning av prosjektet:

    • Mandat for konseptfasen
    • Prosjektbeskrivelse (ved overgang til planleggingsfase og ev. andre versjoner)
    • Sluttrapport
    • Referater og presentasjoner fra prosjektstyremøter
    • Formelle notater
    • ROS-analyser
    • Dokumenter knyttet til anskaffelser
    • Databehandleravtale
    • Andre kontrakter.

    Ta kontakt med SDI for å få veiledning i hvordan du linker sharepoint-området til prosjektet til saken i P360 og hvordan du lagrer filene i P360 (sharepoint.com).

  • Fase: Realisere

    Denne fasen skjer etter at prosjektet er avsluttet og er i regi av linjen. Her følger OsloMet opp sin videre realisering av nytteverdier og gevinster, og vurderer oppnåelse av prosjektets effektmål. Gevinstarbeidet bør ikke starte i denne fasen, men være innarbeidet i prosjektetOfte identifiseres mulige gevinster i konseptfasen.

    Typisk arbeid i denne fasen er at linjen jobber konkret med hvordan OsloMet kan hente ut gevinster ved å bruke det prosjektet har levert.

    ​​​​​​​Les mer om realiseringsfasen i Prosjektveiviseren (www.prosjektveiviseren.no). 

  • Maler