Porteføljestyring, prosjektprioritering og strategimidler | Virksomhetsstyring - Tilsatt

Kontakt

Kontakt

Strategimidler og porteføljestyring

Strategimidler og porteføljestyring

Ønsker du å starte opp prosjekter eller søke om strategimidler på OsloMet? Her finner du retningslinjene og prosjektforslagsmalen som skal benyttes.

Innhold på denne siden

  1. Hva er kriteriene for å bli tildelt strategimidler?
  2. Hvordan søker du?
  3. Hvordan vurderes søknadene?
    1. Porteføljestyret
  4. Prosjekter det MÅ søkes om oppstart for
  5. Årshjul: Frister og framdrift ved behandling av prosjektsøknader
  6. Porteføljestyrte prosjekter
    1. Porteføljestyrte prosjekter 2018
    2. Porteføljestyrte prosjekter 2020
  7. Porteføljekontoret
  8. Last ned maler

Strategimidler er midler som innvilges til særskilte tiltak og prosjekter som støtter opp under OsloMets strategi. Strategimidler deles ut årlig, og prioriteres av OsloMets porteføljestyre.

Hva er kriteriene for å bli tildelt strategimidler?

Du kan fremme forslag om strategimidler til tiltak som oppfyller ett eller flere av følgende kriterier:

a) Forslag som kan bidra til en mer effektiv måloppnåelse, eller krever særskilt innsats for å nå mål. Slike forslag må referere til konkrete mål i OsloMets overordnede strategi, og det må legges vekt på å sannsynliggjøre måloppnåelse.

b) Forslag som kan bidra til mer effektivitet – administrativt eller faglig. Slike forslag må også sannsynliggjøre gevinst og hvordan gevinsten skal tas ut.

c) Forslag som kan bidra til å gi OsloMet en ny og verdifull posisjon. Det må legges vekt på å sannsynliggjøre effekt.

Hvordan søker du?

Søknader om nye strategiprosjekter behandles i to runder:

  • Først må man fylle ut og levere mal for prosjektidé. Prosjektidéene grovsorteres av Tjenesterådet, og Tjenesterådet prioriterer hvilke av prosjektidéene som går videre til neste runde.
  • Dersom din idé ble prioritert i første runde, skal du fylle ut og levere et prosjektforslag. Prosjektforslagene vurderes og prioriteres av OsloMets porteføljestyre. Porteføljestyre innstiller på tildeling av strategimidler til rektor. Rektor behandler og legger frem innstillingen for universitetsstyret som foretar endelig vedtak om tildeling av midler.

Grunnen til at denne prosessen deles i to, er for å unngå at mange bruker tid på å vurdere søknader som ikke vil bli prioritert for oppstart og tildeling av strategimidler

Begge malene skal leveres i P360 på saksnummer 19/04995, og skal være godkjent av leder på nivå 2 (dekan, divisjonsdirektør, senterleder eller prorektor/viserektor).

For spørsmål og veiledning, kan du kontakte OsloMets porteføljekontor (portefoljekontor@365.oslomet.no).

Hvordan vurderes søknadene?

Prosjektidéer vurderes av Tjenesterådet (OsloMets direktører). Prosjektidéer som prioriteres av Tjenesterådet skal gjennomføre en konseptfase, som skal munne ut i et prosjektforslag.

Prosjektforslag vurderes av OsloMets porteføljestyre. Porteføljestyre innstiller på hvilke prosjekter som skal få strategimidler.

Porteføljestyret

Porteføljestyret består av:

  • ORV-direktør (leder)
  • DI-direktør
  • Prorektor utdanning
  • Viserektor FoU
  • Senterleder SVA
  • Dekan HV
  • Dekan LUI
  • Fakultetsdirektør SAM
  • Fakultetsdirektør TKD
  • Representant fra Studentparlamentet

Prosjekter det MÅ søkes om oppstart for

Nye prosjekter med planlagt start påfølgende år skal meldes inn med prosjektforslagsmalen dersom minimum ett av følgende kriterier er møtt:

  1. Krever avsetting av IKT-ressurser, eller prosjektmedarbeidere fra fakultet
  2. Prosjektet har en direkte effekt på hverdagen til UF-tilsatte
  3. Budsjett minimum 1,5 MNOK

Prosjekter som er igangsatt og tilfredsstiller ett eller flere av kriteriene, uten at prosjektet er vurdert av porteføljestyret, kan bli stoppet.

Årshjul: Frister og framdrift ved behandling av prosjektsøknader

  • 10. juni: Frist for å levere prosjektidé.
  • 19. juni: Tjenesterådet innstiller på hvilke prosjektidéer som skal gå videre til prosjektforslag.
  • 15. September: Frist for å levere prosjektforslag.
  • Oktober: Prioriteringskonferanse - Porteføljestyret vurderer og innstiller på prioritering av prosjektforslag.
  • Oktober: Rektor beslutter prioritering av prosjekter i porteføljen etter behandling i RLM.
  • Ultimo oktober: Bestilling til prioriterte prosjekter om å levere prosjektplan.
  • Ultimo november: Frist for å levere prosjektplan.
  • Medio desember: Tjenesterådet beslutter porteføljeplan.

Porteføljestyrte prosjekter

OsloMets prosjektportefølje og tildelte strategimidler 2018

Porteføljestyrte prosjekter for 2020

Oversikt over prosjektene finner du på en egen side: https://ansatt.oslomet.no/prosjekter-strategimidler

Porteføljekontoret

Porteføljekontoret er en støttefunksjon for porteføljestyringsprosessen og prosjektgjennomføring. Porteføljekontoret er et nettverk bestående av representanter fra økonomi- og virksomhetsstyring og avdeling IKT. 

Porteføljekontorets oppgaver er å forberede saksunderlag til prioritering av prosjekter, holde oversikt over status på gjennomføring og gevinstuttak på prosjekter i porteføljen, og å veilede prosjekteiere og prosjektledere i utarbeidelse av prosjektmaler og gjennomføring av prosjekter. Porteføljekontoret ledes av Kent Grødem i Økonomiavdelingen.

Kontakt: Portefoljekontor@365.oslomet.no

Last ned maler

Last ned mal for prosjektidé.

Du finner øvrige maler på nettsidene for prosjektverktøy