Porteføljestyring, prosjektprioritering og strategimidler | Virksomhetsstyring - Ansatt

Porteføljestyring og strategimidler

Porteføljestyring og strategimidler

Ønsker du å starte opp prosjekter eller søke om strategimidler på OsloMet? Her finner du retningslinjene og prosjektforslagsmalen som skal benyttes. 

OsloMets prosjektportefølje inneholder alle prioriterte prosjekter og programmer som er iverksatt for å nå strategiske mål.

Porteføljestyring bidrar til å sikre den beste bruken av begrensede ressurser ved å stille de kritiske spørsmålene:

  • Er de foreslåtte programmene og prosjektene nødvendige og er porteføljen (sammen med pågående linjeaktiviteter), tilstrekkelig for å nå de strategiske målene?
  • Har vi ressurser (både kost, folk og kompetanse) til porteføljen - og hvis ikke, hvilke initiativ skal stoppes eller replanlegges?
  • Er den totale usikkerheten akseptabel og er initiativene oppnåelige?
  • A. Når må et prosjekt porteføljestyres?

    Et prosjekt må porteføljestyres hvis det treffer på ett eller flere av følgende kriterier:

    • Finansiering: er tildelt sentrale strategimidler
    • Utvikling: krever ressurser utenfor egen enhet (utover normale møter og samhandlingsarenaer)
    • Utrulling: krever en godt planlagt og koordinert utrulling på tvers av OsloMet
  • B. Hvordan bli finansiert som porteføljestyrt prosjekt ved OsloMet? 

    For å sikre en enhetlig prosess og kvalitet i porteføljestyringsprosessen, skal alle porteføljestyrte prosjekter registreres i Prosjektportalen og bruke OsloMets prosjektmodell med tilhørende maler.

    Som hovedregel tildeles strategimidler på bakgrunn av utfylt mal for prosjektbeskrivelse (.doc). Malen ber deg svare på målet med prosjektet, strategisk forankring, hva prosjektet skal levere og gi av nytteverdi, plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres, samt redegjørelse for kostnader både i prosjektperioden og eventuelt varige kostnader etter prosjektet er fullført.

    Det kan gis finansiering for opp til 3 år med strategimidler. Strategimidler dekker kun kostnadene i prosjektperioden, og eventuelle varige driftskostnader må dekkes i linja.

    Dersom man har en idé til et prosjekt, men ikke har all nødvendig informasjon for å fylle ut malen «Prosjektbeskrivelse», kan man søke om finansiering til et forprosjekt ved å bruke mal for mandat for konseptfase (.docx). Malen gir en skisse til prosjektidé og beskriver hvordan man vil gå frem for å utrede prosjektet.

    Det kan gis finansiering for opp til 1 år for forprosjekter.

    Søknaden og eventuelle vedlegg skal leveres på saksnummer 21/00275 «Porteføljestyrte prosjekter» i P360, og være godkjent av leder på nivå 2 (henholdsvis dekan, senterleder eller divisjonsleder).

  • C. Maler

  • D. Kriterier for søknad om strategimidler

    Strategimidler er midler som innvilges til særskilte tiltak og prosjekter som støtter opp under OsloMets strategi. Strategimidler prioriteres av OsloMets porteføljestyre.

    Du kan fremme forslag om strategimidler til tiltak som oppfyller ett eller flere av følgende kriterier:

    • Forslag som kan bidra til en mer effektiv måloppnåelse, eller krever særskilt innsats for å nå mål. Slike forslag må referere til konkrete mål i OsloMets overordnede strategi, og det må legges vekt på å sannsynliggjøre måloppnåelse.
    • Forslag som kan bidra til mer effektivitet – administrativt eller faglig. Slike forslag må også sannsynliggjøre gevinst og hvordan gevinsten skal tas ut.
    • Forslag som kan bidra til å gi OsloMet en ny og verdifull posisjon. Det må legges vekt på å sannsynliggjøre effekt.
  • E. Retningslinjer for endring av strategimidler

    Det presiseres at det ikke er mulig å «overføre» ubrukte midler fra ett år til et annet. For å øke budsjettrammen for følgende år, må det sendes en begrunnet søknad om dette. Dersom du vurderer det slik at ditt prosjekt har behov for økt ramme på strategimidler i kommende år for å kunne gjennomføres, ber vi deg gjøre følgende:

    Søknaden og eventuelle vedlegg skal leveres på saksnummer 21/00275 «Porteføljestyrte prosjekter» i P360 og være godkjent av leder på nivå 2 (henholdsvis dekan, senterleder eller divisjonsleder).

  • F. Porteføljestyrte prosjekter

  • G. Porteføljestyret

    Universitetets ledermøte er porteføljestyret. Søknader behandles fire ganger i året. Rektor leder porteføljestyret.

    • Rektor (leder)
    • OI-direktør
    • Prorektor for utdanning
    • Prorektor FoU
    • Dekan HV
    • Dekan LUI
    • Dekan SAM
    • Dekan TKD
    • Senterleder SPS
    • Senterleder SVA
    • Leder av studentparlamentet

     

  • H. Søknadsfrister for strategimidler

    Frister for behandling i Porteføljestyret(Universitetets ledermøte) er i 2024 følgende datoer:

    • 15. mars
    • 16. mai
    • 20. september
    • 15. november

    Søknaden og eventuelle vedlegg skal leveres på saksnummer 21/00275 «Porteføljestyrte prosjekter» i P360, og være godkjent av leder på nivå 2 (henholdsvis dekan, senterleder eller divisjonsleder).

  • I. Porteføljekontoret

    Porteføljekontoret er en støttefunksjon for porteføljestyringsprosessen og prosjektgjennomføring. Porteføljekontoret består av tre medarbeidere i Økonomiavdelingen, og samarbeider med prosjektkontoret og arkitekturteamet i IKT-avdelingen.

    Porteføljekontorets oppgaver er å forberede saksunderlag til prioritering av prosjekter, holde oversikt over status på gjennomføring og gevinstuttak på prosjekter i porteføljen, og å veilede prosjekteiere og prosjektledere i utarbeidelse av prosjektmaler og gjennomføring av prosjekter. Porteføljekontoret ledes av Kent Grødem i Økonomiavdelingen.

    Ta gjerne kontakt med Porteføljekontoret på mail.

Kontakt

Kontakt