Porteføljestyring og strategimidler
OsloMets prosjektportefølje inneholder alle prioriterte prosjekter og programmer som er iverksatt for å nå strategiske mål.
Porteføljestyring bidrar til å sikre den beste bruken av begrensede ressurser ved å stille de kritiske spørsmålene:
- Er de foreslåtte programmene og prosjektene nødvendige og er porteføljen (sammen med pågående linjeaktiviteter), tilstrekkelig for å nå de strategiske målene?
- Har vi ressurser (både kost, folk og kompetanse) til porteføljen - og hvis ikke, hvilke initiativ skal stoppes eller replanlegges?
- Er den totale usikkerheten akseptabel og er initiativene oppnåelige?
-
Når må et prosjekt porteføljestyres?
Et prosjekt må porteføljestyres hvis det treffer på ett eller flere av følgende kriterier:
- Finansiering: er tildelt sentrale strategimidler
- Utvikling: krever ressurser utenfor egen enhet (utover normale møter og samhandlingsarenaer)
- Utrulling: krever en godt planlagt og koordinert utrulling på tvers av OsloMet
-
Porteføljeprosessen ved OsloMet
For å sikre en enhetlig prosess og kvalitet i porteføljestyringsprosessen, skal alle porteføljestyrte prosjekter registreres i Prosjektportalen og bruke OsloMets prosjektmodell med tilhørende maler.
Følgende prosess gjelder for oppstart av prosjekter og eventuell tildeling av strategimidler:
- Før oppstart av prosjekter som treffer på porteføljekriteriene, utarbeider forslagsstilleren et Mandat for konseptfase. Tjenesterådet vurderer mandatet og godkjenner eller avslår at prosjektet går videre til konseptfase.
- I konseptfasen utarbeider prosjektet en Prosjektbeskrivelse.
- Prosjektet søker ikke strategimidler: Tjenesterådet godkjenner prosjektbeskrivelsen og overgang til planleggingsfase, basert på vedtatte prioriteringsprinsipper fra Porteføljestyret.
- Prosjektet søker strategimidler: Porteføljestyret godkjenner prosjektbeskrivelsen og overgang til planleggingsfase basert på vedtatte prioriteringsprinsipper og etter anbefaling fra Tjenesterådet. (Se Kriterier for søknad om strategimidler under.)
Avdelingsdirektør/fakultetsdirektør er ansvarlig for å melde saken til Tjenesterådet. Tjenesterådet møter månedlig. Saker meldes inn senest én uke i forkant.
Porteføljestyret møtes kvartalsvis. Prosjektbeskrivelsen må meldes én måned i forkant av møtet.
Søknaden og eventuelle vedlegg skal leveres på saksnummer 21/00275 «Porteføljestyrte prosjekter» i P360 og være godkjent av leder på nivå 2 (henholdsvis dekan, senterleder eller divisjonsleder).
-
Maler
-
Kriterier for søknad om strategimidler
Strategimidler er midler som innvilges til særskilte tiltak og prosjekter som støtter opp under OsloMets strategi. Strategimidler prioriteres av OsloMets porteføljestyre.
Du kan fremme forslag om strategimidler til tiltak som oppfyller ett eller flere av følgende kriterier:
- Forslag som kan bidra til en mer effektiv måloppnåelse, eller krever særskilt innsats for å nå mål. Slike forslag må referere til konkrete mål i OsloMets overordnede strategi, og det må legges vekt på å sannsynliggjøre måloppnåelse.
- Forslag som kan bidra til mer effektivitet – administrativt eller faglig. Slike forslag må også sannsynliggjøre gevinst og hvordan gevinsten skal tas ut.
- Forslag som kan bidra til å gi OsloMet en ny og verdifull posisjon. Det må legges vekt på å sannsynliggjøre effekt.
-
Retningslinjer for endring av strategimidler
Det presiseres at det ikke er mulig å «overføre» ubrukte midler fra ett år til et annet. For å øke budsjettrammen for følgende år, må det sendes en begrunnet søknad om dette. Dersom du vurderer det slik at ditt prosjekt har behov for økt ramme på strategimidler i 2023 for å kunne gjennomføres, ber vi deg gjøre følgende:
- Oppdatere prosjektbeskrivelsen i henhold til endrede planer og/eller tidslinje
- Oppdatere budsjettmal for 2023 (excel)
- Fylle ut og gi en kort begrunnelse for endringsbehovet i dokumentet «Søknad-endre finansiering strategimidler»
- Prosjekter i prosjektportalen: Fylle ut/oppdatere elementet «Prosjekttidslinje» i prosjektportalen med faser/delfaser og milepæler.
Søknaden og eventuelle vedlegg skal leveres på saksnummer 21/00275 «Porteføljestyrte prosjekter» i P360 og være godkjent av leder på nivå 2 (henholdsvis dekan, senterleder eller divisjonsleder).
-
Porteføljestyrte prosjekter
-
Porteføljestyret
Universitetets ledermøte er porteføljestyret. Rektor leder porteføljestyret.
- Rektor (leder)
- OI-direktør
- Prorektor for utdanning
- Prorektor FoU
- Dekan HV
- Dekan LUI
- Dekan SAM
- Dekan TKD
- Senterleder SPS
- Senterleder SVA
- Leder av studentparlamentet
-
Søknadsfrister for møtebehandling i ULM
Frister for behandling i ULM (Universitetets ledermøte) er i 2023 følgende datoer:
- 24. mars
- 19. mai
- 15. september
- 10. november
Søknaden og eventuelle vedlegg skal leveres på saksnummer 21/00275 «Porteføljestyrte prosjekter» i P360 og være godkjent av leder på nivå 2 (henholdsvis dekan, senterleder eller divisjonsleder).
-
Porteføljekontoret
Porteføljekontoret er en støttefunksjon for porteføljestyringsprosessen og prosjektgjennomføring. Porteføljekontoret består av tre medarbeidere i Økonomiavdelingen, og samarbeider med prosjektkontoret og arkitekturteamet i IKT-avdelingen.
Porteføljekontorets oppgaver er å forberede saksunderlag til prioritering av prosjekter, holde oversikt over status på gjennomføring og gevinstuttak på prosjekter i porteføljen, og å veilede prosjekteiere og prosjektledere i utarbeidelse av prosjektmaler og gjennomføring av prosjekter. Porteføljekontoret ledes av Kent Grødem i Økonomiavdelingen.