Porteføljestyring, prosjektprioritering og strategimidler | Virksomhetsstyring - Ansatt

Porteføljestyring og strategimidler

Porteføljestyring og strategimidler

Ønsker du å starte opp prosjekter eller søke om strategimidler på OsloMet? Her finner du retningslinjene og prosjektforslagsmalen som skal benyttes.

OsloMets prosjektportefølje inneholder alle prioriterte prosjekter og programmer som er iverksatt for å nå strategiske mål.

Porteføljestyring bidrar til å sikre den beste bruken av begrensede ressurser ved å stille de kritiske spørsmålene: 

  • Er de foreslåtte programmene og prosjektene nødvendige og er porteføljen (sammen med pågående linjeaktiviteter), tilstrekkelig for å nå de strategiske målene? 
  • Har vi ressurser (både kost, folk og kompetanse) til porteføljen - og hvis ikke, hvilke initiativ skal stoppes eller replanlegges? 
  • Er den totale usikkerheten akseptabel og er initiativene oppnåelige? 

 

    • Når må et prosjekt porteføljestyres?

      Et prosjekt må porteføljestyres hvis det treffer på ett eller flere av følgende kriterier:

      • Finansiering: er tildelt sentrale strategimidler
      • Utvikling: krever ressurser utenfor egen enhet (utover normale møter og samhandlingsarenaer)
      • Utrulling: krever en godt planlagt og koordinert utrulling på tvers av OsloMet
    • Porteføljeprosessen ved OsloMet

      For å sikre en enhetlig prosess og kvalitet i porteføljestyringsprosessen, skal alle porteføljestyrte prosjekter registreres i Prosjektportalen og bruke OsloMets prosjektmodell med tilhørende maler.

      Følgende prosess gjelder for oppstart av prosjekter og eventuell tildeling av strategimidler:

      1. Før oppstart av prosjekter som treffer på porteføljekriteriene, utarbeider forslagsstilleren et Mandat for konseptfase. Tjenesterådet vurderer mandatet og godkjenner eller avslår at prosjektet går videre til konseptfase.
      2. I konseptfasen utarbeider prosjektet en Prosjektbeskrivelse.
        1. Prosjektet søker ikke strategimidler: Tjenesterådet godkjenner prosjektbeskrivelsen og overgang til planleggingsfase, basert på vedtatte prioriteringsprinsipper fra Porteføljestyret.
        2. Projsektet søker strategimidler: Porteføljestyret godkjenner prosjektbeskrivelsen og overgang til planleggingsfase basert på vedtatte prioriteringsprinsipper og etter anbefaling fra Tjenesterådet. (Se Kriterier for søknad om strategimidler under.)

       

      Avdelingsdirektør/fakultetsdirektør er ansvarlig for å melde saken til Tjenesterådet. Tjenesterådet møter månedlig. Saker meldes inn senest én uke i forkant.

      Porteføljestyret møtes kvartalsvis. Prosjektbeskrivelsen må meldes én måned i forkant av møtet.

      Prosjekter med stategimidler får bevilget midler per fase, og ikke for hele prosjektet. Dette muliggjør en mer dynamisk bruk av felles strategimidler i henhold til framdrift.

    • Maler

    • Kriterier for søknad om strategimidler

      Strategimidler er midler som innvilges til særskilte tiltak og prosjekter som støtter opp under OsloMets strategi. Strategimidler prioriteres av OsloMets porteføljestyre.

      Du kan fremme forslag om strategimidler til tiltak som oppfyller ett eller flere av følgende kriterier:

      • Forslag som kan bidra til en mer effektiv måloppnåelse, eller krever særskilt innsats for å nå mål. Slike forslag må referere til konkrete mål i OsloMets overordnede strategi, og det må legges vekt på å sannsynliggjøre måloppnåelse.
      • Forslag som kan bidra til mer effektivitet – administrativt eller faglig. Slike forslag må også sannsynliggjøre gevinst og hvordan gevinsten skal tas ut.
      • Forslag som kan bidra til å gi OsloMet en ny og verdifull posisjon. Det må legges vekt på å sannsynliggjøre effekt.
    • Porteføljestyrte prosjekter i 2020

    • Porteføljestyret

      Porteføljestyret består av:

      • DV-direktør (leder)
      • Prorektor utdanning
      • Viserektor FoU
      • Senterleder SVA
      • Dekan HV
      • Dekan LUI
      • Fakultetsdirektør SAM
      • Fakultetsdirektør TKD
      • Representant fra Studentparlamentet
    • Porteføljestyrets møtedatoer i 2021

      • 12. mars
      • 12. mai
      • 22. september
      • 3. november
    • Porteføljekontoret

      Porteføljekontoret er en støttefunksjon for porteføljestyringsprosessen og prosjektgjennomføring. Porteføljekontoret er et nettverk bestående av representanter fra økonomi- og virksomhetsstyring og avdeling IKT. 

      Porteføljekontorets oppgaver er å forberede saksunderlag til prioritering av prosjekter, holde oversikt over status på gjennomføring og gevinstuttak på prosjekter i porteføljen, og å veilede prosjekteiere og prosjektledere i utarbeidelse av prosjektmaler og gjennomføring av prosjekter. Porteføljekontoret ledes av Kent Grødem i Økonomiavdelingen.

      Ta gjerne kontakt med Porteføljekontoret på mail.

    Kontakt

    Kontakt