Prosjektportalen - brukerveiledning - Ansatt

Prosjektportalen - brukerveiledning

Prosjektportalen - brukerveiledning

Prosjektportalen er OsloMets verktøy for prosjekt og porteføljestyring. Her får du hjelp til å sette opp og styre prosjektet ditt i Prosjektportalen.

Prosjektportalen er basert på Prosjektveiviseren (Prosjektveiviseren.no)  og forenkler samhandling og prosjektledelse ved hjelp av Microsoft 365 og Teams. 

Til Prosjektportalen

Det er laget en generell brukerveiledning og generelle opplæringsvideoer (YouTube) for Prosjektportalen. OsloMet har på enkelte områder gjort tilpasninger som ikke reflekteres der. 

  • Opprette prosjektområde

    Alle prosjekter i OsloMets sentrale prosjektportefølje får et eget prosjektområde i portalen og skal som et minimum registrere:
    •    prosjektegenskaper 
    •    usikkerhet
    •    prosjektleveranser
    •    gevinster
    •    prosjektstatus – innen 5 arbeidsdager inn i neste måned

    Andre prosjekter kan få prosjektområde ved behov, ta kontakt med IT-servicedesk.

  • Redigere prosjektegenskaper

    For å gi dine kollegaer god og riktig informasjon om prosjektet ditt, må du definere noen prosjektegenskaper.

    1. Klikk på  «Rediger egenskaper» i feltene i høyre kolonne på Hjem-siden.
    2. Legg inn egenskaper. De med * er obligatoriske. Se mer informasjon om noen av egenskapene under.
    3. Klikk på «Lagre».

     

    NB! Nå vil egenskapene synkroniseres til porteføljeområdet – ikke lukk vinduet før synkroniseringen er ferdig.

    Se opplæringsvideo om å redigere egenskaper (YouTube)

    Organisasjonstilhørighet

    Her legger du inn enheten som prosjektet tilhører. Normalt vil dette være enheten til prosjekteier. Dersom prosjekteier representerer flere enheter, kan du velge OsloMet eller en av divisjonene.

    Kort beskrivelse

    Her legger du inn 1-2 linjer om hva prosjektet skal oppnå og levere, slik at det er lett for å andre å forstå hva prosjektet handler om.

    Tjenesteområde

    Her må du velge det tjenesteområdet som du synes passer best (områdene tilsvarer UNITs tjenesteråd):

    • Studieadministrasjon: Prosjekter som omhandler ulike sider av studieadministrasjon; f.eks. opptak og utvikling og forbedring av studieadministrative systemer
    • Undervisningstjenester: Prosjekter som omhandler for eksempel undervisningsverktøy, eksamensavvikling, LMS osv
    • Forskning: Prosjekter som omhandler forskning og utvikling, forskningsstøtte og tilhørende systemstøtte
    • Administrative tjenester: Prosjekter knyttet til tjenester innenfor HR, økonomi og virksomhetsstyring og generelle kommunikasjonstjenester
    • Infrastruktur, mellomvare, data og informasjonssikkerhet: Prosjekter som omhandler tjenester og systemer som understøtter de andre områdene, for eksempel eiendomsprosjekter, og prosjekter knyttet til felles og grunnleggende systemer
  • Endre navn og ikon for prosjektområde

    Du kan endre navn på prosjektområdet ditt og legge til et eget bilde i stedet for standardikonet som opprettes automatisk. 

    1. Klikk på «Rediger områdeinformasjon» i feltene i høyre kolonne på Hjem-siden.
    2. Last opp et bilde eller endre navn på området og klikk på «Lagre».

     

    NB! Fra sammen meny er det mulig å endre Privacy Settings. Den skal alltid stå på «Private – only members can access this site». Dersom den settes til «Public – anyone in the organization can access this site”  kan samtlige studenter og ansatte få tilgang til prosjektområdet og tilhørende Teams.

  • Tilgangsstyring

    Alle ansatte ved OsloMet har lesetilgang til metadata, lister, OneNote og dokumenter i prosjektområdene. Du må derfor ikke legge sensitiv informasjon; verken i prosjektnavnet eller i prosjektegenskapene. 

    Du kan opprette private kanaler i Teams for å begrense tilgang til dokumenter. Merk at dokumentene i private kanaler vil ligge på egne Sharepoint-områder.

    Har du prosjekter der du ikke ønsker at andre enn prosjektteamet ditt skal ha tilgang, ta kontakt med IT-servicedesk. 

    For at medlemmer i prosjektgruppa, prosjektstyret eller andre skal få skrivetilgang og tilgang til Teams og Planner, må du legge dem til som medlemmer i Microsoft365-gruppen:

    1. Klikk på medlemsikonet oppe til høyre.
    2. Skriv inn navn eller e-postadresse til den eller de du vil legge til.
    3. Klikk «Lagre».
    4. Gjør et medlem til Eier eller fjern det fra gruppen ved å klikke der det står «Medlem» under navnet og endre valg.
  • Sette opp prosjektet i Teams

    Du kan enkelt opprette et Teams for prosjektet ditt og gjøre informasjon fra Prosjektportalen tilgjengelig der.

    1. Klikk på «Add Microsoft» Team nede i venstre hjørne på prosjektområdet. 
    2. Klikk på «Forsett» i vinduet som dukker opp.
    3. Velg hvilket innhold du vil gjøre tilgjengelig i Teams. Vi anbefaler at du minst huker av Prosjektstatus.  Oppgavelisten, notablokken og dokumenter kan også enkelt gjøres tilgjengelig i Teams i etterkant. 

     

    Dersom du har et eksisterende Teams, kan dette kobles til Prosjektportalen. Ta kontakt med IT-servicedesk for bistand.

    Se opplæringsvideo om å sette opp prosjektet i Teams (YouTube).

  • Hjemsiden: Fasevelger, nyheter, lenker og kontaktpersoner

    Fasevelger

    Fasevelgeren markerer hvilken fase prosjektet befinner seg i. Klikk på aktuell fase for å se fasesjekklisten og endre til neste fase. Husk at fasen ikke skal endres før det er godkjent av prosjekteier!
    Se opplæringsvideo om fasevelger og fasesjekkliste (YouTube).

    Nyheter

    Nyheter på et prosjektområdene vil også vises på porteføljenivå. For å legge til en nyhet gjør du følgende:

    1. 1. Under «Prosjektnyheter» klikk Legg til og velg «Nyhetsmelding».
    2. Velg mal og klikk «Opprett side» nede til høyre.
    3. Rediger innholdet og klikk «Legg inn nyheter» oppe til høyre.

     

    For å slette en nyhet gjør du følgende:

    1. Gå til «Områdeinnhold» i venstremenyen.
    2. Gå til «Områdesider».
    3. Marker nyheten og klikk på Slett fra menyen øverst. Vær forsiktig så du ikke sletter andre sider!

     

    Lenker

    Du kan legge inn nyttige lenker i høyre kolonne.  

    1. Klikk på «Rediger» (knapp med blyant) oppe til høyre.
    2. Klikk på et lenkefelt og klikk på redigeringsknappen (blyanten) inne i feltet.
    3. Klikk på Endre-knappen for å legge til adressen til lenken.
    4. Velg "Fra en kobling" nederst i menyen til venstre, lim inn koblingen og klikk på "Sett inn" nedet til høyre.
    5. Skriv inn tittel på koblingen og klikk på "Publiser på nytt" oppe til høyre.

     

    Kontaktpersoner

    Du kan velge å legge inn navn og bilde på hele eller deler av prosjektteamet ditt.

    1. Klikk på «Rediger» (knapp med blyant) oppe til høyre.
    2. Scroll ned til feltet med kontaktpersoner og skriv inn navn og klikk Enter.
    3. Når alle kontaktpersonene er lagt inn, klikker du på «Publiser på nytt» oppe til høyre.
  • Prosjektstatus

    Prosjektleder er ansvarlig for å rapportere en realistisk status til prosjekteier og porteføljekontoret hver måned. Fristen er innen den 15. i hver måned. Husk å fokusere på områder hvor du eventuelt har avvik, og vær tydelig på hvilke tiltak du planlegger eller har implementert!

    1. For å registrere status må du åpne Prosjektstatus fra venstremenyen.
    2. Klikk «Ny statusrapport» i den grå menyen øverst. Informasjon fra forrige statusrapport blir med over i ny rapport slik at du enkelt kan gjøre endringer. Se gjerne over at de faste prosjektopplysningene som står øverst er korrekte.
    3. Registrer status for de ulike styringsdimensjonene (se under).
    4. Klikk «Lagre» når du er ferdig med å publisere.
    5. Klikk «Publiser» for å publisere siste rapport til porteføljeområdet.
    6. Klikk på «Åpne som øyeblikksbilde» hvis du trenger et bilde til prosjektstyremøter eller tilsvarende.

     

    Styringsdimensjoner

    • Overordnet status: Her oppsummerer du kort hva som er oppnådd i siste måned, hva som er planlagt for neste måned og aktuelle utfordringer. 
    • Totalbudsjett (direktekost) for prosjektet: Denne skal legges inn ved første rapportering og kun oppdateres dersom du har fått godkjent endringer i ditt budsjett fra prosjekteier eller porteføljestyret. Legg inn budsjetterte direktekostnader inkl. mva (lønn for frikjøp, kjøp av tjenester, reiser/konferanser/kurs/seminar, utstyrsanskaffelser og div. driftskostnader). Kostnader knyttet til internt timeforbruk som ikke frikjøpes skal ikke tas med.
    • Direktekostnader påløpt (totalt): Her legger du inn alle kostnader som er påløpt og forpliktet inkl. mva. 
    • Prognose for prosjektet: Her legger du inn totale forventede direktekostnader inkl. mva. Normal er dette det samme som totalbudsjett, men prognosen kan både være høyere eller lavere enn budsjettet. 
    • Status økonomi: Kryss av for verdien som passer. 
    • Kommentar økonomi: Dersom du har krysset av for «Mindre overskridelser, kan hentes» inn eller «Over budsjett, behov for tiltak», skal du gi en kommentar. Beskriv årsaken til eventuelle budsjettavvik. List identifiserte tiltak og skriv i parentes om de er planlagt eller implementert.
    • Status fremdrift: Kryss av for verdien som passer. 
    • Kommentar, fremdrift: Dersom du har krysset av for «Mindre forsinkelser, kan hentes inn» eller «Forsinket, behov for tiltak», skal du gi en kommentar. Beskriv årsaken til eventuelle forsinkelser. List identifiserte tiltak og skriv i parentes om de er planlagt eller implementert.
    • Status ressurser: Kryss av for verdien som passer.
    • Kommentar, ressurser: Dersom du har krysset for «Mangler noen ressurser, kan hentes inn» eller «Mangler flere eller kritiske ressurser, behov for tiltak», skal du gi en kommentar. Beskriv eventuelle utfordringer knyttet til ressurser. List identifiserte tiltak og skriv i parentes om de er planlagt eller implementert.
    • Status risiko: Kryss av for verdien som passer. Dersom prosjektet har en eller flere risikoelementer som er gule, skal du krysse av «Medium». Dersom prosjektet har en eller flere risikoelementer som er røde skal du krysse av «Høy». 
    • Kommentar, risiko: Dersom du har krysset av for «Medium» eller «Høy» skal du gi en kommentar. Oppsummer kort det totale risikobildet for prosjektet og hvilke tiltak prosjektet planlegger for neste periode.
  • Arbeide med lister i Sharepoint

    Mye av funksjonaliteten i Prosjektportalen er basert på SharePoint-lister som er tilpasset ulike formål. Dette gjelder Usikkerhet, Prosjektleveranser, Dokumenter, Interessenter, Kommunikasjonsplan, Prosjektlogg, Gevinster, Ressursallokering og Fasesjekkliste.
    I listene er det en del fellesnevnere som er verdt å lære seg for å gjøre det enklere å arbeide med dem.  Du finner mer informasjon om lister i Sharepoint her.
     

  • Prosjektleveranser

    For å kunne gi prosjektteamet og OsloMet god oversikt når prosjektene kommer med sine leveranser, skal disse legges inn i Prosjektportalen. I forbindelse med statusrapportering, bør du også vurdere og eventuelt oppdatere Leveransestatus. Leveransene fra hvert prosjektområde blir synlige på porteføljeområdet.
    Se opplæringsvideo om Prosjektleveranser (YouTube).
     

  • Usikkerhet

    Prosjektleder har ansvaret for å oppdatere usikkerhetsregisteret løpende gjennom prosjektet (minimum hver måned ifm. statusrapportering). Du bør normalt gjøre en risikovurdering i planleggingsfasen. Her bør både prosjektgruppen og sentrale interessentgrupper (for eksempel fagpersoner og brukere) trekkes inn. 
    Hver risiko og mulighet skal vurderes med tanke på sannsynligheten for at den inntreffer, og den forventede konsekvensen den vil medføre dersom den inntreffer (se under for beskrivelse av konsekvens- og sannsynlighetsskala). Sannsynlighet multiplisert med konsekvens gir en risikofaktor, som angir hvor høy den enkelte risiko er.

    Sannsynlighetsskala

    • Kategori 1 (Svært lav): Under 5 %. Kan skje i eksepsjonelle tilfeller i tilsvarende prosjekter.
    • Kategori 2 (Lav): 5 - 20 %. Ikke forventet, men kan skje en sjelden gang i tilsvarende prosjekter.
    • Kategori 3 (Middels): 20 – 50 %. Kan skje av og til i tilsvarende prosjekter.
    • Kategori 4 (Høy): 50 - 80 %. Kan skje ofte i tilsvarende prosjekter.
    • Kategori 5 (Svært høy): Over 80 %. Må forventes i tilsvarende prosjekter.

     

    Konsekvensskala, risiko

    • Kategori 1 (Ubetydelig): Mindre forstyrrelser. Begrenset virkning, kan innhentes. Lar seg enkelt reparere.

    • Kategori 2 (Liten): Små kvalitetsavvik i prosjektleveransene. Planer for deler av prosjektet påvirkes, men totalrammen kan holdes. Lar seg reparere med noe innsats.

    • Kategori 3 (Moderat): Moderate kvalitetsavvik i prosjektleveransene. Hele prosjektet påvirkes, men totalrammen kan holdes. Ressurs- og tidkrevende å reparere.

    • Kategori 4 (Alvorlig): Alvorlige kvalitetsavvik i prosjektleveransene. Hele prosjektplanen må gjøres om. Svært tid-og ressurskrevende å reparere.

    • Kategori 5 (Kritisk): Prosjektet kan ikke gjennomføres, umulig å reparere.

     

    Konsekvensskala, mulighet

    • Kategori 1: Har ubetydelige positive konsekvenser for studentene/tilsatte eller OsloMet.
    • Kategori 2: Har små positive konsekvenser for studentene/tilsatte eller OsloMet.
    • Kategori 3: Har visse positive konsekvenser for studentene/tilsatte eller OsloMet.
    • Kategori 4: Har store positive konsekvenser for studentene/tilsatte eller OsloMet.
    • Kategori 5: Har betydelige positive konsekvenser for studentene/tilsatte eller OsloMet.

     

    Alle risikoelementer fra prosjektområdene blir synlige på porteføljeområdet.
    Se opplæringsvideo om registrering av usikkerhet (YouTube).
     

  • Gevinster

    Med gevinster eller effektmål mener vi hvilke forbedringer bruken av prosjektets leveranser vil føre til i form av enten 

    • unngåtte kostnader (direkte gevinst)
    • frigjort tid (indirekte gevinst) eller 
    • andre forbedringer i kvalitet som for eksempel omdømme, trivsel osv. (kvalitativ gevinst).

    Prosjektet skal legge inn sine gevinster i Prosjektportalen. Gevinstene fra prosjektområdene blir synlige på porteføljeområdet.
     

  • Interessenter og kommunikasjonsplan

    Interessenters medvirkning er viktig i alle prosjektets faser, men hvordan og hvilke interessenter man informerer og involverer vil kunne variere i de ulike fasene. Derfor bør man allerede i konseptfasen kjøre en innledende interessentanalyse, som oppdateres og detaljeres utover i prosjektet. Interessentregisteret brukes til å holde oversikt over interessentene. Denne listen kan også knyttes opp mot en kommunikasjonsplan slik at man kan planlegge kommunikasjonsaktiviteter rettet mot spesifikke interessenter og interessentgrupper.

    Kommunikasjonsplanen brukes til å planlegge og utføre alt av kommunikasjon i og rundt prosjektet. En kommunikasjonsplan skal inneholde konkrete tiltak for å ivareta interessentenes informasjonsbehov. Interessentanalysen danner grunnlaget for kommunikasjonsplanen.


    Eksempler på interessenter ved OsloMet.
    Se opplæringsvideo om interessentregister og kommunikasjonsplan (YouTube).
     

  • Dokumenter

    I Prosjektportalen kan du hente dokumentmaler for styrende dokumenter (f.eks. Mandat for konseptfase, Prosjektbeskrivelse og Sluttrapport). For å gjøre denne funksjonaliteten tilgjengelig i Teams, må du legge siden med dokumenter som egen fane i Teams.

    1. Kopier lenken til siden med dokumenter i Prosjektportalen (eksempel: https://hioa365.sharepoint.com/sites/ProjsektNavn/Delte%20dokumenter/Forms/AllItems.aspx
    2. Gå til Teams, og klikk på + i toppmenyen for å legge til en ny fane.
    3. Velg «Nettsted».
    4. Gi fanen et navn, og lim inn lenken til siden med dokumenter i Prosjektportalen.
    5. Klikk «Lagre».

     

    Se opplæringsvideo om dokumenter (YouTube).

  • Oppgaver

    Prosjektportalen bruker Microsoft Planner til oppgavestyring. Oppgavelisten brukes til å lage, planlegge og delegere oppgaver i prosjektet og er kun tilgjengelig for de som er medlem av Microsoft365-gruppa til prosjektet. 
    Slik gjør du oppgavene tilgjengelige i Teams:

    1. Gå til Teams, og klikk på + i toppmenyen for å legge til en ny fane.
    2. Velg «Tasks levert av Planner».
    3. Huk av «Bruk en eksisterende plan fra dette teamet».
    4. Klikk på nedtrekksmenyen og velg prosjektområdet ditt.
    5. Klikk på «Lagre».

     

    Se opplæringsvideo om Planner.

  • Notatblokk

    Notatblokken i Prosjektportalen er en Microsoft OneNote som er delt med alle som er medlem i Microsoft365-gruppa til prosjektet. Dette er et verktøy for å samle informasjon, skrive og lagre fellesnotater, inkludert møtenotater. 
    Slik gjør du notatblokken tilgjengelig i Teams:

    1. Gå til Teams, og klikk på + i toppmenyen for å legge til en ny fane.
    2. Velg «OneNote».
    3. Klikk på notatblokken for prosjektområdet ditt.
    4. Klikk på «Lagre».


    Les mer om OneNote her.

  • Prosjektlogg

    Prosjektloggen kan brukes til å fange opp problemer/bekymringer/hendelser, endringsforespørsler, avvik eller beslutninger som kan håndteres uformelt av prosjektleder (krever ikke godkjennelse av prosjekteier/styringsgruppe). Det er også mulig å dele erfaringer i prosjektet til porteføljens samlede erfaringslogg.


    Se opplæringsvideo om prosjektlogg (YouTube)

  • Ressursallokering

    Denne funksjonaliteten er foreløpig ikke i bruk hos OsloMet.

  • Markere prosjektet som avsluttet

    For å markere prosjektet som avsluttet og fjerne det fra porteføljevisningene gjør du følgende:

    1. Klikk på «Rediger egenskaper» i feltene i høyre kolonne på Hjem-siden.
    2. Scroll ned til egenskapen «Prosjektstatus» og velg «Avsluttet».
       

Kontakt IT-servicedesk

Kontakt IT-servicedesk

Kontaktinformasjon

Telefon :
67235555
E-post :
Sted/Adresse :
SG29 (1. etasje) / Kjeller (2. etasje)
Tidspunkt/Åpningstid :
Telefon og e-post: Hverdager 08-16:00 (fredag til 15:00)
Skranke Kjeller:
Hverdager 09:00-15:00
Url :
Digital kollegastøtte i Teams

Grunnet smittesituasjonen anbefaler vi alle som har mulighet å kontakte oss via telefon eller e-post. Oppmøte i skrankene våre krever bruk av munnbind!