Overordnede retningslinjer og forvaltning av nettsteder ved OsloMet
Dette er den generelle forvaltningsplanen for våre hovednettsteder.
I tillegg til denne har vi laget en utdypende forvaltningsplaner for hovednettstedene våre:
- utdypende forvaltningsplan for www.oslomet.no − OsloMets nettsted for eksterne målgrupper.
- generell forvaltningsplan for student.oslomet.no og ansatt.oslomet.no
- utdypende forvaltningsplan for student.oslomet.no − OsloMets nettsted for studenter
- utdypende forvaltningsplan for ansatt.oslomet.no − OsloMets nettsted for ansatte
-
1. Hva er omfattet, avgrensninger og ansvar
1.1 Hva er omfattet av retningslinjene og forvaltningsplanen
OsloMet har fire hovednettsteder:
- www.oslomet.no
- www.ansatt.oslomet.no
- www.student.oslomet.no
- www.uni.oslomet.no
Disse fire nettstedene omfattes av retningslinjene på denne siden.
- Hovedmålgruppene til oslomet.no er (nasjonalt og internasjonalt)
- potensielle studenter, kursdeltakere og deres nettverk
- potensielle og eksisterende samarbeidspartnere (FoU og utdanning)
- potensielle ansatte
- Hovedmålgruppen til ansatt.oslomet.no er ansatte ved OsloMet.
- Hovedmålgruppen til student.oslomet.no er studenter ved OsloMet, inkludert 5000 nye studenter hvert år og søkere som ikke ennå har fått tilbud om studieplass.
- Hovedmålgruppen til uni.oslomet.no omfatter ulike eksterne målgrupper for de ulike prosjektsidene på uni.oslomet.no.
1.2 Avgrensninger
I tillegg til hovednettstedene har OsloMet en rekke andre nettsteder. Noen av dem er egne domener, mens andre er subdomener. Disse domenene og subdomenene er også omfattet av lovene og retningslinjene beskrevet på denne siden.
De enkelte enhetene på universitetet har ansvar for å publisere og forvalte dette innholdet. De må og sørge for å ha egne ressurser til dette.
Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (Avd. SK) har det overordnede redaktøransvaret for alle OsloMets kommunikasjonskanaler i henhold til universitetets kommunikasjonspolicy og kanalstrategi.
1.3 Ansvar
Rektor har det juridiske ansvaret for alle OsloMets nettsteder.
Kommunikasjonsdirektøren, leder for Avd. SK, er ansvarlig redaktør og systemeier for OsloMets hovednettsteder. Dette innebærer et overordnet ansvar for at vi følger lovkrav, interne retningslinjer og hovedprinsipper.
For å sikre at lovkrav, retningslinjer og hovedprinsipper blir fulgt, kan Avd. SK som systemeier, stille krav til tjenester (innhold og funksjonalitet) som blir knyttet opp til våre hovednettsteder.
Ansvarlig redaktør har det overordnede ansvaret for innholdet.
-
2. Hovedprinsipper for innhold på nett
2.1 Vi skal lage brukerorientert innhold
En som besøker OsloMets nettsteder kommer for å få løst en oppgave. Vi skal tilrettelegge innholdet slik at brukeren finner det hen leter etter og/eller blir vist videre til rett sted uavhengig av om hen er på mobil, nettbrett eller PC. Dette stiller krav til hvordan nettsidene er utformet teknisk, men også til navigasjon og hvordan vi strukturerer innholdet vårt.
2.1.1 Vi skal lage innhold som er tilgjengelig for alle
Alle skal ha like muligheter til å bruke nettstedene våre, derfor må vi universelt utforme både innhold og funksjonalitet.
Ved OsloMet skal vi følge
Dette vil blant annet si:
-
tabeller skal som hovedregel unngås.
-
innhold som kan være nettsider, skal være nettsider.
-
bruken av PDF-er og andre filformater skal begrenses. Avd. SK godkjenner unntaksvis filer på nett under forutsetning av at disse er universelt utformet. Ansvar for å gjøre dokumenter universelt utformet følger linjeorganisasjonen. Mer informasjon om dette i delen som omhandler oslomet.no spesifikt.
-
alle lenker skal være meningsbærende.
-
på OsloMet skal vi bruke et korrekt, klart og brukertilpasset språk. Prinsippet om klart språk (sprakradet.no) setter leseren først, fokuserer på brukeroppgaver/handling og gir en bedre opplevelse av nettsidene.
-
norsk og engelsk innhold skal publiseres på henholdsvis norske og engelske nettsider.
-
eventuelle brudd på kravene for universell utforming vil bli registrert og meldt i nettsidens tilgjengelighetserklæring.
2.1.2 Vi bør unngå å publisere samme innhold flere steder (dobbeltpublisering)
Innhold bør ikke dupliseres til flere av OsloMets nettsteder eller til eksterne nettsteder. Det er flere grunner til dette:
- Hvis andre nettsider har innhold vi ønsker å vise, skal vi lenke til disse sidene. Dette skal gjøres for å unngå at det over tid oppstår forskjeller i innholdet når kun den ene versjonen blir oppdatert.
- Hvis vi selv legger ut identisk innhold på mer enn ett av våre nettsteder, kan det være vanskelig for brukerne å vite hva som er den riktige versjonen med oppdatert info.
- Hvis vi legger ut identisk innhold på eksterne nettsteder, kan dette føre til mindre trafikk på våre nettsteder.
2.1.3 Der det er mulig skal innhold hentes fra etablerte systemer og databaser
Innhold kan hentes til nettsteder ved webservices/api/innebygging (embed). Utover dette er det ikke anledning til å bygge inn innhold på nettstedene våre fra tredjepartsaktører grunnet personvern og universell utforming.
Vi henter ut / lenker til kjerneinformasjon fra følgende systemer til nettstedene våre:
- BAS for ansattprofiler og enhetstilknytning (oslomet.no)
- Cristin for visning av vitenskapelig ansattes faglige portefølje (oslomet.no)
- FS for visning av emner for studentsidene (student.oslomet.no og oslomet.no)
- Timeplan (TP) for visning av studentenes personlige timeplan (student.oslomet.no)
- Varbi for visning av ledige stillinger (oslomet.no)
- OpenGov-lenker for innkallinger og referater fra universitetsstyret, råd og utvalg (alle nettsteder)
- Leganto-lenker for pensum (student.oslomet.no)
- Nettskjema (alle nettsteder)
- Film/video (film.oslomet.no)
- Kontaktskjema, som sender henvendelser til OTRS-køer (student.oslomet.no og oslomet.no)
- Mazemap for kart og romoversikt (alle nettsteder)
2.1.4 Vi skal tilrettelegge innholdet på nettstedene for søk (søkemotoroptimalisering)
En stor del av besøkene på våre nettsteder kommer fra søk på eksterne søkemotorer som for eksempel Google. Vi må derfor sørge for at brukeren finner det mest relevante innholdet raskt og enkelt. Det krever blant annet at innholdet
- er strukturert/formattert og bygget opp riktig, har godt språk og inneholder relevante nøkkelord
- har fungerende lenker, ettersom brutte lenker gir oss dårlig omdømme både hos søkemotorer og brukere
- følger retningslinjer for bildebruk, slik at sidene laster raskt i ulike nettlesere og på ulike skjermtyper
- er unikt – det vil si at det ikke er duplisert til andre nettsider eller på eksterne nettsteder, se punkt 2.1.2
God plassering i søkemotorer bidrar til å gjøre OsloMet synlig som institusjon, kan bidra til økte søkertall og kan gjøre forskningen vår mer synlig i samfunnet.
2.1.5 Vi skal tilrettelegge innholdet på nettstedene for sosiale medier
Nettstedene er våre hovedplattformer for innhold, og sosiale medier gir viktig trafikk inn til disse. For at innholdet på våre nettsider skal se bra ut i sosiale medier er det noen ting som er viktige å huske på:
- Velg et godt toppbilde som egner seg i sosiale medier. På oslomet.no er det mulig å alternativt legge inn eget toppbilde for sosiale medier. Toppbildet skal bidra til å stoppe brukerens scrolling og skape interesse for å klikke seg videre til våre nettsider.
- Innholdet skal være informativ og ha en spisset tittel og ingress som forklarer hva brukeren får ved å trykke på den delte lenken.
Retningslinjer for bruk av sosiale medier ved OsloMet.
2.2 Nettstedene skal følge gjeldende lovkrav og retningslinjer
Det finnes en rekke lover og retningslinjer som setter krav til, og regulerer, offentlige nettsteder.
2.2.1 Forskrift om universell utforming
Alle nettløsninger skal til enhver tid følge forskrift om universell utforming av IKT-løsninger (lovdata.no).
2.2.2 Lov om målbruk i offentlig virksomhet og statens kommunikasjonspolitikk
- Nettstedene skal følge lov om språk (språklova) (lovdata.no).
- Nettstedene skal følge statens kommunikasjonspolitikk (regjeringen.no).
2.2.3 Personopplysningsloven og personvernforordningen
Nettstedene skal følge personopplysningsloven (lovdata.no), herunder personvernforordningen (GDPR).
2.3 Innholdet skal være i tråd med OsloMets strategi og interne retningslinjer
2.3.1 Strategi 2050
Innholdet på våre nettsteder skal støtte opp under OsloMets strategi og visjon (oslomet.no) og kjernevirksomhet.
Det vil si at vi kan prioritere innhold ut fra et omdømmemessig, virksomhetskritisk og økonomisk perspektiv.
2.3.2 Interne språklige retningslinjer
- Nettstedene skal følge språkpolitiske retningslinjer for OsloMet.
- Nettstedene skal følge retningslinjer for informasjon på engelsk.
2.3.3 OsloMets kommunikasjonspolicy
OsloMets kommunikasjonspolicy definerer mål, gir føringer og tydeliggjør ansvar og roller i kommunikasjonsarbeidet ved OsloMet.
2.3.4 Retningslinjer for logo, farger, typografi og foto
OsloMet har egne retningslinjer for visuelt innhold. Hovednettstedene bruker ulike maler for å ivareta de visuelle retningslinjene. Utover dette må hver enkelt publisist gjøre seg kjent med reglene for bruk av logo og bilder.
2.3.5 OsloMets policy for informasjonssikkerhet og personvern
Nettstedene skal følge intern policy for sikkerhet, informasjonssikkerhet og personvern.
-
-
3. Slik praktiseres hovedretningslinjene i nettarbeid ved OsloMet
3.1 Slik er nettarbeidet organisert på OsloMet
For å lykkes med godt nettarbeid er vi avhengig av at alle jobber sammen mot felles mål. Alle publisister er en del av et faglig fellesskap.
Kommunikasjonsarbeidet følger linja slik det er beskrevet i kommunikasjonspolicyen. Dette gjelder også arbeidet med innhold på våre nettsteder.
Enhetene har selv ansvaret for at eget innhold følger denne forvaltningsplanen. Avd. SK har myndighet til å omarbeide eller avpublisere innhold som ikke er i henhold til forvaltningsplanen, dette i dialog med lokal nettredaktør.
Alle større enheter skal ha minst en dedikert nettredaktør. Dette inkluderer fakulteter, forskningssentre, men også fagavdelinger i fellesadministrasjonen med et betydelig volum av innhold, for eksempel Avd. UTD, Avd. IKT, UB og Avd. FoU.
De lokale nettredaktørene har et overordnet ansvar for at enhetens innhold er korrekt og følger krav til innhold − både lovkrav og denne forvaltningsplanen. De lokale nettredaktørene skal
- følge opp og kvalitetssikre enhetens publisister og eventuelle innholdsleverandører
- vurdere behov for publisister ved enheten
- lede enhetens lokale nettarbeid
- følge opp rutiner for forvaltning av nettstedene med publisister og innholdsansvarlige
- være enhetens superbruker på publiseringsplattformene
- melde inn behov til sentral nettredaksjon og bidra til forankring av løsninger lokalt
Publisisters har ansvar for og myndighet til å
- sørge for at innhold er korrekt og i henhold til gjeldende forvaltningsplan
- melde behov for endringer til lokal nettredaktør
I tillegg til arbeidet i linja har arbeidet med koordinering, kvalitetssikring, opplæring, vurderinger og prioriteringer for våre nettsider disse møteplassene/kontaktpunktene:
- nettredaktørmøter − månedlig samling for nettredaktører
- SKIT − tverrfaglig forvaltningsteam for Avd. SK og Avd. IKT – ukentlig møte med prioritering av oppgaver i drift og utvikling i drift (kontinuerlig utvikling/forbedring)
- gruppe på Teams for nettredaktører og publisister
- nettredaksjonen@oslomet.no − kontaktpunktet for henvendelser
3.2 Hvem kan publisere på nettstedene våre?
Alle som jobber med nettstedene våre skal ha grundig opplæring. De må også holde seg faglig oppdatert for å kunne bidra til at nettstedene våre har høy kvalitet og følger gjeldende lovkrav.
Avd. SK administrerer tilganger til publisister og har myndighet til å endre eller inndra tilganger. Alle med redigeringstilgang skal ha inngående kjennskap til
- nettstedets viktigste målgrupper og hvordan man skal tilpasse innholdet for disse, søkemotoroptimalisering og gjeldende lovkrav, bl.a. universell utforming og personvern
- klarspråk og hvordan man skal skrive for nett
- publiseringssystemet, struktur, malverk og retningslinjer
Avd. SK har ansvar for opplæring av alle som skal ha redigeringstilgang, samt å holde disse oppdaterte på ny kunnskap. Dette vil kreve at vedkommende som får tildelt publiseringsrett jobber med nettarbeid som en betydelig del av sin stilling.
Midlertidige tilganger tildeles kun unntaksvis, da opplæring av publisister krever mye ressurser.
Rutine for innmelding av publisister (Teams, bak innlogging).
3.3 Hvilket innhold skal vi ha på nettstedene våre?
Vi skal ha innhold som er
- relevant for målgruppene / svarer ut en brukeroppgave
- strategisk viktig for OsloMet
Dette betyr at OsloMet som avsender av innholdet skal være bevisst på hvilken nytte nettsiden har, og for hvem. Det skal framgå tydelig hvilken målgruppe vi henvender oss til og hvilket behov denne gruppen har for informasjon og funksjonalitet.
Videre betyr det at vi må prioritere innholdets viktighet opp mot målgruppene.
Vi må og sjekke om innholdet allerede eksisterer på nettstedene våre, eller om det finnes autoriteter utenfor OsloMet som det er naturlig å vise til ved å lenke til dem fra våre nettsteder.
Målgrupper og kriterier for hvilke typer innhold, brukerbehov og funksjonalitet som skal ivaretas på de ulike nettstedene defineres nærmere i utdypende deler om hvert nettsted.
Avd. SK har, i dialog med lokal nettredaktør/publisist, myndighet til å endre eller fjerne innhold som ikke er relevant for målgruppene eller som ikke er strategisk viktig.
3.4 Hvordan jobber vi med at lovkrav og interne retningslinjer følges
3.4.1 Språk
Staten har definert klarspråk som korrekt, klart og brukertilpasset språk. Klarspråk gjelder for alle tekster fra det offentlige, på alle språk.
Informasjon som er relevant for internasjonale målgrupper skal være tilgjengelig på engelsk.
I tillegg til at vi utvikler eget innhold spesielt for internasjonale brukere, er det i mange tilfeller behov for å gjøre informasjon som foreligger på norsk tilgjengelig på engelsk. I tråd med retningslinjene for informasjon på engelsk ved OsloMet, er den som utarbeider den norske teksten også ansvarlig for at det foreligger en engelsk versjon.
Språket på nettstedene skal veksle mellom nynorsk og bokmål. For å dekke lovkravene må minst 25 prosent av innholdet være skrevet på nynorsk.
Det er også et krav om at skjemaer som ligger på offentlige nettsteder skal være tilgjengelig på både bokmål og nynorsk (sprakradet.no).
OsloMet vil jobbe med å øke nynorskandelen på nettstedene. Enhetene har selv ansvar for å passe på andelen nynorsk på eget innhold. Vi anbefaler at statiske sider, korte nyheter/notiser og sider om OsloMet skrives på nynorsk.
Avd. SK tester ut oversettelsesprogrammer som kan effektivisere dette arbeidet.
Når det gjelder engelsk og norsk skiller vi på konteksten språket opptrer i. Det betyr at hvis teksten er engelsk, skal innholdet ligge på de engelske sidene. Det samme gjelder for norsk – norsk tekst skal ligge på norske sider.
3.4.2 Personvern
Alle nettsteder eid av OsloMet skal ha en egen, tydelig og synlig personvernerklæring.
Erklæringen skal beskrive hvilke personopplysninger som blir samlet inn fra besøkende på nettstedet, hvordan personopplysningene blir lagret, hvilket behandlingsgrunnlag som blir brukt og hvordan brukeren kan få slettet sine personopplysninger.
Hvis nettstedet bruker verktøy fra eksterne leverandører, skal informasjon om behandlingsansvar og eventuelle databehandleravtaler framgå.
Mer informasjon om personvern på nettsidene til Datatilsynet (datatilsynet.no).
3.5 Systematisk analysearbeid, kvalitetssikring og brukertesting
Avd. SK jobber systematisk med
- brukertesting av atferd, informasjonsarkitektur, innhold og funksjonalitet
- analyse av blant annet søkelogg, besøk og sidevisninger
- kvalitetskontroll av universell utforming, brutte lenker og klarspråk
- å holde seg oppdatert på kunnskap innenfor fagfeltet “god digital kommunikasjon og brukervennlighet”
Dette danner et kunnskapsgrunnlag som brukes til drift og utvikling av nettstedene våre.
Lokal nettredaktør har ansvar for å følge opp dette på egen enhet.
3.6 Aktiv forvaltning av innholdet
Nettstedene er ikke et arkiv, og sidene skal til enhver tid være oppdaterte og korrekte, og alt innhold skal være relevant for brukeren.
Gammelt innhold skal enten slettes eller omskrives, og arkivverdig innhold skal inn i våre arkivsystemer. Dette er også viktig med tanke på tilrettelegging for søk.
Nasjonalbiblioteket høster nettsteder (nb.no) med jevne mellomrom. I spesielle tilfeller kan også Avd. IKT ta backup på server av alt innhold.
Nettarbeidet er basert på et årshjul. Avd. SK jobber tett med fakulteter og andre enheter med årshjul og viktige frister. Et eksempel er kvalitetssikring av studiepresentasjoner etter frister for program- og emneplaner hos Avd. Utdanning og fakultetene.