Oppfølging av konsulenter

Når anskaffelsesprosessen er gjennomført, er det leders/bestillers oppgave å: 

1. sørge for at taushetserklæring og eventuell databehandleravtale er utfylt og arkivert i P360 under hovedavtalen for anskaffelsen. 
2. sørge for nødvendige tilganger i OsloMet-system. 
3. vurdere behov for utstyr (PC og lignende) som konsulenten skal bruke. 
4. eventuelt vurdere om det er noe annet som er nødvendig for at konsulenten skal få utført sitt arbeid. 

Kontrakten angir hvilke forpliktelser OsloMet har og hva som skal følges opp i løpet av tidsperioden konsulenten er innleid. Leder/behovseier kaller inn til oppstartsmøte for å: 

1. gå gjennom oppdragsbeskrivelsen og oppgavene som skal gjennomføres for å sikre at det er forstått og at de gjennomføres i henhold til kontrakt, bestilling og behov. 
2. gi nødvendig informasjon om prosjektet/enheten/OsloMet og eventuelle systemer for dokumentasjon og oppfølging.
3. gå gjennom hvilke forventninger som følger med oppdraget, avtal faste oppfølgingsmøter og rapportering, samt annet som er relevant.
4. vurder om det er andre interessenter internt som bør være med på oppstartsmøtet. 

Leder/behovseier skal følge opp konsulenten for å sikre: 

1. effektiv bruk av tid. Gå gjennom eventuell framdrifts- og milepælsplan og følg opp at arbeidet blir gjort. Timelister med beskrivelse av hva tiden er gått til skal legges ved faktura og kvalitetssikres av den som er nærmest til å vurdere om listene er korrekte.  
2. kvalitet på leveranse og god framdrift. Dokumenteres i referat/oppsummering fra møter, bruk eventuelt evalueringsskjema i avtalt rapportering.
3. kompetanse blir overført gjennom samarbeidet. Læringspunkter dokumenteres og deles til andre relevante interessenter internt.  
4. konsulentens tilbakemeldinger til oppdragsgiver dokumenteres via e-post eller i referat fra møter, særlig når det gjelder forutsetninger og rammebetingelser. 

Leder/behovseier er ansvarlig for at ny ordre/bestilling/avrop sendes inn når rammen er brukt opp. 

Leder/behovseier skal kunne dokumenter at kompetanse er overført fra konsulent til OsloMet etter oppdragets slutt. Det innebærer at alt er skriftlig dokumentert i etablerte systemer eller metodeverk. I tillegg skal leder/behovseier:

1. vurdere om det er hensiktsmessig med en sluttrapport fra konsulent om hvordan arbeidet er utført, hvilke framgangsmåte/-r som er brukt og eventuelle krav/behov som innebærer videre oppfølging med interne ressurser.
2. gjennomføre avslutningssamtale med konsulent, gjør en evaluering av arbeidet og skrive referanse. 
3. bruke evalueringsskjema/referanseskjema for å sikre intern erfaringsdeling for framtidige og tilsvarende arbeid, og på den måte sørge for kontinuerlig forbedring. Benytt DFØs skjema for evaluering eller utarbeid ditt eget.
4. utfylt skjema sendes til leverandøren og til Innkjøp ved Avd. for økonomi.

 Rammene for bruk av konsulent ved OsloMet er at:

• rutine for tjenestekjøp følges. 

• behovene er avklart og vurdert (IT-system og applikasjoner).

• bestilling er sendt i Min bestilling.

• finansiering er godkjent av budsjettdisponeringsbemyndiget (BDM) ved enheten. 

• eksisterende rammeavtaler for konsulenttjenester innen digitalisering brukes. 

• avtalekatalog er sjekket for eksisterende rammeavtaler.

• kontraktsoppfølging konsulenttjenester (anskaffelser.no) – egen fagside for offentlige anskaffelser.