Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Alle anskaffelser med verdi over NOK 100.000,- eks. mva. skal meldes inn til Seksjon for innkjøp. Med anskaffelse menes prosessen med å få på plass en ny rammeavtale (avtale som det kan gjøres mange bestillinger på) eller kontrakt (engangskjøp). Saksbehandler hos Seksjon for innkjøp vurderer videre prosess. Seksjon for innkjøp støtter hele OsloMet med operativ bistand, råd og veiledning på anskaffelsesprosesser og avtaleforvaltning. Prosessen er beskrevet nærmere under hvert prosess-steg:

Anskaffelsesprosessen

Anskaffelsesprosessen

Prosessen ledes av Seksjon for innkjøp i samarbeid med enheten som har behovet for anskaffelsen.

  1. Anskaffelser mellom NOK 100.000,- til 500.000,- eks. mva.

    Denne prosessen forklarer kort hvem som gjør hva når det skal gjennomføres en anskaffelse med verdi over 100 000 NOK eks. mva.

    1. Anskaffelsesrådgiver (Seksjon for innkjøp)
      • Forbereder og inviterer til første arbeidsmøte.
      • Effekt av konkurransen blir vurdert, og videre prosess blir avklart.
    2. Anskaffelsesrådgiver + behovshaver
      • Samarbeider om å forberede anskaffelsen.
      • Rådgiveren lager nødvendige dokumenter.
    3. Anskaffelsesrådgiver
      • Sender ut konkurransegrunnlaget til aktuelle leverandører.
      • Leverandørene får en frist for å sende inn tilbud.
    4. Anskaffelsesrådgiver + behovshaver
      • Vurderer tilbudene sammen når fristen er gått ut.
      • Rådgiveren lager et beslutningsdokument.
    5. Avtaleeier (leder med signeringsfullmakt) får beslutningsdokumentet til godkjenning.
    6. Avtaleeier signerer kontrakt med leverandøren som har det beste tilbudet.
    7. Anskaffelsesrådgiver
      • Arkiverer kontrakten i P360.
      • Sender kopi til behovshaver, kontraktseier og lokal bestiller.
    8. Behovshaver kan nå legge inn bestilling i Min bestilling, og oppgir saksnummer fra P360 eller legger ved hele kontrakten i bestillingen.

  2. Anskaffelser over NOK 500.000,- eks. mva.

    Ved behov for ny anskaffelse med verdi over NOK 500.000,- eks. mva. må det gjennomføres en anskaffelsesprosess som involverer flere trinn og flere roller på OsloMet. Du kan lese mer om prosessen her:

    Retningslinje for anskaffelser over 500.000 kroner.