template.back.to.overview Arrangementer utenfor OsloMets lokaler
DFØ v/ Statens innkjøpssenter har inngått ny fellesavtale for staten for kurs- og konferanser med og uten overnatting for over ti personer med 327 hoteller og andre arrangementslokaler i Norge. Denne avtalen skal brukes til alle arrangementer som skal finne sted utenfor OsloMets lokaler.
Ved arrangementer skal det gjennomføres minikonkurranser/tilbudsforespørsler ved å spørre minst to avtaleleverandører. OsloMet har utarbeidet egne maler og veiledninger for dette.
Slik gjør du det
-
Ved spørsmål ta kontakt med din lokale kontaktperson for reiser eller innkjøper for din enhet. Denne personen har kjennskap til den nye avtalen og kan henvise deg til hvilke retningslinjer, maler og verktøy som skal brukes. Man kan også sende spørsmål til innkjop@oslomet.no.
- Deretter skal du (følgende trinn er også beskrevet i veiledningen og rutinebeskrivelsen ovenfor):
- bruke kurs- og konferanseapplikasjonen på anskaffelser.no til å finne fram til leverandørene du skal kontakte.
- fylle ut malverk i henhold til veiledning og retningslinjer.
- invitere minst to leverandører til å delta i minikonkurransen.
- åpne tilbudene etter tilbudsfristen.
- evaluere tilbudene og velg det beste tilbudet.
- informere tilbyderne om hvem som vant og hvorfor.
- signer kontrakt.
- sørg for at alt er arkivert i P360.
-
Send bestilling til valgt leverandør i Min bestilling (btb.tjenester.oslomet.no).
-
For å kunne forbedre malverk og retningslinjer trenger vi din tilbakemelding på hvordan denne gjennomføringen gikk, svar derfor gjerne på denne spørreundersøkelsen: https://nettskjema.no/a/510057
Tilstøtende avtaler
- Dersom du kun skal ha hotell og reise for ti deltakere eller flere til et arrangement der OsloMet ikke er arrangør/eksternt arrangement, skal avtalen med reisebyrået Berg-Hansen benyttes.
- Dersom du har et arrangement i egne lokaler og kun trenger hotell for deltagerne, skal egne hotellavtaler benyttes.
- Dersom du har et arrangement eller kurs med/uten overnatting for under ti personer, så skal det gjennomføres en konkurranse som tidligere, ved å spørre tre til fem hoteller om pris og andre ønskede kriterier.
Hva gjør man hvis avtalen ikke dekker behovet?
- Dersom leverandørene ikke dekker behovet til kvalitet med tanke på lokalenes egnethet, trenger man ikke å bruke avtalen. Behovshaver må i slike tilfeller arkivere en skriftlig begrunnelse i P360 for hvorfor avtalen ikke dekker deres behov.
- Det må uansett gjennomføres en konkurranse/tilbudsforespørsel blant andre egnede leverandører i henhold til gjeldende regelverk og retningslinjer.
Konferanser i OsloMets lokaler
Dersom arrangementet skal finne sted i OsloMets lokaler skal du gjøre dette gjennom kurs- og konferansesenteret.
Se sjekkliste for arrangementer for tips for hva man bør huske på når man skal arrangere en konferanse/event (enten internt eller eksternt).