Sjekkliste arrangementer

Oppstart av arrangement

Oppstart av arrangement

  1. Hva er formålet?

    Ved planlegging av et nytt arrangement bør du tenke gjennom formålet med arrangementet:

    • Hvem er målgruppen?
    • Hvilke ressurser kreves for gjennomføring?
    • Er arrangementet i tråd med universitetets strategi?

    Bruk gjerne oppstartsdokumentet som utgangspunkt for diskusjon og vurdering. 

  2. Hjelp av andre?

  3. Dato og lokaler

    • Sjekk kommende arrangementer på OsloMet, og hør også med KK-senteret hva som er planlagt fremover.
    • Sjekk tilgjengeligheten til nøkkelpersoner (innledere, gjester) før du fastsetter dato. 
    • Er det ikke egnet lokale tilgjengelig ved din enhet, kontakt kurs- og konferansesenteret (KK-senteret). KK-senteret anbefaler å legge arrangementer utenom studiestart og de mest undervisningsintense periodene.
    • Dersom det ikke store nok lokaler ledige, må du be om en vurdering om arrangementet er så strategisk viktig for OsloMet at undervisning bør flyttes for å frigjøre lokaler. Søknad sendes KK-senteret med frist 1. september for vårsemesteret og 1. februar for høstsemesteret.
    • Dersom man får frigjort lokaler, vil det påløpe en kostnad på ca. 20.000,- for leie av nytt undervisningslokale. 
    • Blir ikke søknaden innfridd, får man tildelt lokale etter at all undervisning er lagt (mot slutten av semesteret).
  4. Fordel oppgaver

    Arrangementsgruppen bør fordele oppgaver i forkant. Typiske ansvarsområder er:

    • Leder og arrangementsansvarlig
    • Markedsføring og mediehåndtering
    • IT- og AV-utstyr
    • Lokaler, fasiliteter, materiell, mat og drikke.
    • Kontaktperson for bidragsytere til arrangementet
    • Kontaktperson for deltakere på arrangementet
    • Sikkerhet

    Vurder også:

    • Er det ansvarsområder som er spesielle for dette arrangementet?
    • Er dere mange nok til å gjennomføre alle oppgavene, eller trengs det hjelp av for eksempel studentassistenter? Sjekk med din leder om de har kontakt med studentassistenter.   

    Bruk gjerne en aktivitetsliste til å holde oversikt over oppgaver og ansvar.  

  5. Sett opp budsjett

    • Sett opp utkast til budsjett med sikre kostnader, for å få oversikt over arrangementets behov og størrelse. Se eksempel på budsjettmal.
    • Vurder eventuelle inntektskilder for arrangementet (deltakeravgift?). 
    • Må dere søke støtte for å gjennomføre arrangementet, gjør det så tidlig som mulig.