Sjekkliste arrangementer - Ansatt

Sjekkliste arrangementer

Oppstart

template.back.to.overview Oppstart

Det er mange ting å huske på når dere skal i gang med et arrangement av en viss størrelse. Denne veilederen er et arbeidsverktøy, hvor dere finner nyttig informasjon, maler og sjekklister.
Publisert
Sist oppdatert

Bruk oppstartsdokumentet!

Hvis dere skal igang med å planlegge et nytt arrangement bør dere tenke på hvilket formål og målgruppe arrangementet skal ha, forankring til Strategi2024 og ikke minst avklare hvilke ressurser som skal til for å gjennomføre arrangementet.

Bruk oppstartsdokumentet som dere finner i høyremenyen som utgangspunkt for innledende diskusjon. 

Lurt å sjekke

  • Det gjennomføres årlig en rekke arrangementer på OsloMet. Det kan være nyttig å innhente erfaringer fra lignende arrangement med tanke på størrelse, tema, målgruppe eller lokaler. Kurs- og konferansesenteret har mye erfaring  og kan kontaktes om dette.
  • Kan dere samkjøre med andre? Har du sjekket hvilke andre arrangementer som foregår i samme tidsperiode som du planlegger? Arrangementspirer har opplevd at andre har tenkt samme tanker og satt opp lignende arrangementer som kunne vært slått sammen, eller bedre koordinert. Potensiale for samkjøring av enkeltoppgaver som markedsføring, bestilling av lokaler, materiell (gaver til foredragsholder, mm.) eller mat og drikke kan ofte være verdifullt.
  • Her finner dere oversikt over de fleste kommende arrangementer på OsloMet. Ettersom all informasjon ofte ikke ligger her kan det være lurt å sjekke med KK-senteret hva som planlegges i tiden fremover.

Sett dato for arrangementet

Før det fastsettes dato for arrangementet kan det være lurt å sjekke kalendrene til nøkkelpersoner og  gjester. Dermed unngår du å sette en arrangementsdato en dag de viktigste personene ikke kan.

Det er stort press på lokaler rundt studiestart. KK-senteret anbefaler alltid, at arrangementer legges utenom de mest undervisningsintense periodene, da er sjansen mye bedre for å få egnet lokale og en kan normalt få en raskere tilbakemelding. 

Send informasjon til KK-senteret

Send informasjon om arrangementet til KK-senteret. På den måten holder KK-senteret seg oppdatert på hva som skjer på OsloMet. Informasjon om hva, hvor, når og hvem sendes til KK-senteret. Du bør også tipse dine kollegaer ved OsloMet.

Finn lokaler

Det er svært vanskelig å skaffe rom til store arrangementer. Hvis dere skal arrangere noe som har mer enn 142 deltagere (tilsvarer Lille auditorium i P32), skal det vurderes om arrangementet er så strategisk viktig at undervisning må flyttes. KK-senteret har faste frister for søknad om dette, 1. september for vårsemesteret og 1.februar for høstsemesteret. Dersom man får innfridd ønsket sted og et av de store auditoriene skal benyttes, må planlagt undervisning flyttes til Storsalen. Det påløper da en leiekostnad på i underkant av 20.000,- som det må budsjetteres for.

Dersom arrangementet ikke vurderes slik at undervisningen kan flyttes, må dere vente med å få tildelt lokale til etter at all undervisning er lagt (nærmere slutten av hvert semester). 

Vi minner om at det er stort press på lokaler rundt studiestart. KK-senteret anbefaler alltid, at arrangementer legges utenom de mest undervisningsintense periodene, da er sjansen mye bedre for å få egnet lokale og en kan normalt få en raskere tilbakemelding. 

Mer informasjon om lokaler og fasiliteter. 

Fordel oppgaver og roller i arrangementsgruppen

Gruppen som skal gjennomføre arrangementet bør klargjøre hvilke roller og oppgaver hvert medlem skal ha ansvar for. Typiske ansvarsområder i en arrangementsgruppe kan være:

  • Leder og arrangementsansvarlig
  • Markedsføring og mediehåndtering
  • IT- og AV-utstyr
  • Lokaler, fasiliteter, materiell,  mat og drikke.
  • Kontaktperson for bidragsytere til arrangementet
  • Kontaktperson for deltakere på arrangementet
  • Sikkerhet
Arrangementsgruppen må selv vurdere hvordan roller og oppgaver skal fordeles.
  • Finnes det ansvarsområder som er spesielle for dette arrangementet?
  • Vil arrangementsgruppen ha behov for flere personer for å gjennomføre alle oppgavene, for eksempel studentassistenter eller eventbyrå? OsloMet har gode erfaringer med å bruke studentassistenter, på arrangementer som eksempelvis åpen dag og skolebesøk m.m.. Fakulteter og enkelte avdelinger (som f.eks. eiendom, universitetsbiblioteket) har studentassistenter som de bruker til ulike oppgaver. Hør med deres enhet om dere har studentassistenter dere kan benytte. 

Det anbefales å bruke en aktivitetsliste til å synliggjøre avklarte roller under hver aktivitet. Eksempel på en aktivitetsliste finner dere i høyremenyen på denne siden. 

Bruk av ekstern hjelp (Egencia)

Har dere ressurser til ekstern bistand? OsloMet har rammeavtale med Egencia for bistand til konferanser. Egencia tilbyr 

  • Møter, kurs og konferanser
  • Gruppeturer i inn-og utland
  • Transport og flybilletter
  • Kick off og incentives
  • Events, teknikk og underholdning 
  • Prosjektledelse og deltakerhåndtering

 

Sett opp budsjett

For å få en bedre oversikt over arrangementets behov og størrelse anbefaler vi dere å sette opp et budsjettutkast. Budsjettet trenger ikke være fullstendig, men bør inneholde sentrale kostnader man vet skal med. I tillegg bør dere tidlig i prosessen gjøre dere tanker om hva som skal være arrangementets inntektskilder. Må dere søke støtte for å gjennomføre arrangementet, bør dere gjøre det så tidlig som mulig. Eksempel på budsjettmal finner dere i høyremenyen på denne siden.

Ressurser oppstart