Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Oppfølging av kontrakten

For å sikre deg riktig kvalitet og leveranse i henhold til kontrakten er det viktig at kontrakten følges opp.

1. Retningslinje for avtaleforvaltning på OsloMet

   OsloMet har en egen retningslinje for avtaleforvaltning. Denne ligger i Teams for avtaleforvaltere og den skal du gjøre deg kjent med når du er involvert i arbeidet med en innkjøpsavtale som avtaleeier eller avtaleforvalter. 

   Seksjon for innkjøp bistår med veiledning og råd knyttet til avtaleforvaltning. 

2. Etiske retningslinjer for anskaffelser ved OsloMet

   Som offentlig institusjon er OsloMet forpliktet til å bruke ressurser på en effektiv og ansvarlig måte. I tillegg til å følge regelverket for offentlige anskaffelser har OsloMet et ansvar for å opptre etisk og bærekraftig i sin rolle som innkjøper.

   Det gjøres oppmerksom på at kontraktens innhold, som priser, ikke skal deles med eksterne.

   For mer informasjon, se våre nettsider: https://ansatt.oslomet.no/etiske-retningslinjer

    

3. Forbud mot vesentlige endringer

   Utgangspunktet for offentlige innkjøpskontrakter er at det som faktisk kjøpes samsvarer med det som er beskrevet i kontrakten. 

   Det er adgang til å gjøre mindre justeringer i kontrakten, så lenge endringene ikke blir så omfattende at det er tale om vesentlige endringer. 

   Hva som utgjør en vesentlig endring av kontrakten må vurderes helt konkret i det enkelte tilfelle. Anskaffelsesregelverket inneholder en oversikt over tillatte endringer. Disse er blant annet:

   • Endringer i henhold til klausul i kontrakten
   • Endringer som ikke er mer enn 10 % av opprinnelige kontraktsverdien og ikke er høyere enn terskelverdien. Dette gjelder dersom kontraktens gjenstand ikke endres
   • Endringer som er nødvendige etter en del særlige vilkår

   Seksjon for innkjøp skal kontaktes ved vurdering av vesentlige endringer.

4. Oppfølging av avvik

   Når du har bestilt og mottatt en vare eller tjeneste og opplever feil eller mangler, må du som er mottaker:

   • Klage direkte til leverandøren og be om korrigerende tiltak.
   • Hvis klagen ikke fører frem, bør du ta kontakt med avtaleforvalteren for støtte. I OsloMets avtalekatalog står det informasjon om hvem som er avtaleforvalter for hver enkelt avtale.
   • Du kan gi tilbakemelding på avtaler i Min Bestilling under "Gi tilbakemelding på rammeavtaler".
   • Alle klager må dokumenteres. Ta gjerne en prat med leverandøren, men følg opp med en skriftlig henvendelse.
   • Hvis gjentatte klager til leverandøren ikke fører frem, og OsloMet stadig opplever feil og mangler, må avtaleforvalteren vurdere neste steg i samråd med Seksjon for innkjøp.

    

    

5. Prisjusteringer/indeksreguleringer

   Indeksregulering innbærer at dagens priser blir justert etter den offisielle konsumprisindeksen (SSB). Dette må være avtalt i kontrakten på forhånd.

   Leverandørens varsler om prisøkning og dokumentasjon for beregning av de nye prisene meldes til avtaleforvalter. Avtaleforvalter er ansvarlig for å kvalitetssikre at den varslede prisjusteringen samsvarer med føringer i kontrakten. Prisøkning med tilbakevirkende kraft er ikke tillatt. 

   Når de nye prisene er kontrollert og godkjent skal det meldes inn til Seksjon for innkjøp.

6. Avtaleforvaltning i Teams

   Seksjon for innkjøp har en gruppe i Teams som heter Avtaleforvaltere i OsloMet. Søk om å bli med hvis du forvalter og er ansvarlig og/eller er ansvarlig for en innkjøpsavtale på OsloMet.