Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Alle anskaffelser med verdi over NOK 100.000,- eks. mva. skal meldes inn til Seksjon for innkjøp. Med anskaffelse menes prosessen med å få på plass en ny rammeavtale (avtale som det kan gjøres mange bestillinger på) eller kontrakt (engangskjøp). Saksbehandler hos Seksjon for innkjøp vurderer videre prosess. Seksjon for innkjøp støtter hele OsloMet med operativ bistand, råd og veiledning på anskaffelsesprosesser og avtaleforvaltning. Prosessen er beskrevet nærmere under hvert prosess-steg:

Meld inn behovet og avvent

Meld inn behovet og avvent

Når det er vurdert at det er behov for en ny avtale, og verdien er over 100 000,- så meldes det inn til Seksjon for innkjøp at det er behov for hjelp til videre prosess. Meldingen sendes inn via saksbehandlersystemet Min bestilling; «Hjelp til anskaffelser over NOK 100.000,- eks. mva.». En anskaffelsesrådgiver fra Seksjon for innkjøp skal bidra med noen avklaringer før anskaffelsesprosessen settes i gang.

  1. Meld behovet for ny avtale inn i Min bestilling

    Når OsloMets samlede verdi på anskaffelsen overstiger 100 000 NOK (eks. mva.) må Seksjon for innkjøp kontaktes for å planlegge videre prosess. 

    • Logg inn i Min bestilling, og velg knappen  «Hjelp til  anskaffelser over NOK 100.000,- eks. mva.».
    • Fyll ut skjemaet.
    • Du vil motta et automatisk standardsvar med et saksnummer fra systemet.

  2. Vurderingsgrunnlag for om anskaffelsen skal konkurranseutsettes

    Det skal vurderes om en anskaffelse med estimert samlet verdi mellom 100 000 og 500 000 kroner eks. mva. skal konkurranseutsettes eller kan gjennomføres som direktekjøp.

    Vurderingsgrunnlaget skal sikre bevisste innkjøpsvalg og bidra til god ressursforvaltning.

    Konkurranse kan gi bedre pris, kvalitet, bærekraft, innovasjon og redusert risiko for inhabilitet.

    Skjema for vurderingsgrunnlag er under revisjon, og prøves ut i de første sakene som blir meldt inn.

     

  3. Tildeling av ressurs og forberedelser

    • Den som har meldt inn behov for hjelp, får tildelt en anskaffelsesrådgiver (saksbehandler) i løpet av kort tid
    • Hvis samlet verdi på anskaffelsen har en verdi på under 500 000,- eks. mva. – så blir det foretatt en vurdering om anskaffelsen skal konkurranseutsettes
    • Når det skal gjennomføres en formell anskaffelsesprosess (konkurranseutsetting av anskaffelsen), inviterer anskaffelsesrådgiver til et arbeidsmøte.

    Gå til neste steg for å få innsikt i hvem som gjør hva i de ulike anskaffelsesprosessene.