Retningslinje for anskaffelsesprosess med verdi over 500.000,- eks. mva.

• Å standardisere og profesjonalisere planlegging og gjennomføring av anskaffelsesprosessen 
• Å sørge for at vi etterlever regelverket
• Å bidra til at anskaffelsene på OsloMet blir så økonomisk fordelaktige som mulig
• Målgruppen er alle ansatte som medvirker i anskaffelsesprosessen.

Krav til planlegging og gjennomføring av offentlige anskaffelser er regulert i lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 med tilhørende forskrifter.

Regjeringen.no har en oversikt over relevante forskrifter.

2.1 Strategi

OsloMets overordnede strategi (oslomet.no) gjelder for alle fagområder, og noen punkter er også relevante for innkjøpsområdet. I tillegg har Styret vedtatt en innkjøpsstrategi som gir føringer for bla hvordan anskaffelsesprosesser skal gjennomføres.

2.2 Etiske retningslinjer

I tillegg til etiske retningslinjer for statsansatte er det utarbeidet etiske retningslinjer i forbindelse med anskaffelser og leverandørkontakt for ansatte ved OsloMet.

2.3 Avvik fra interne retningslinjer

Retningslinje for anskaffelsesprosess Regelverket for offentlige anskaffelser skal etterleves uten unntak. Denne retningslinje er førende for alle anskaffelser over 500 000 NOK eks. mva. Eventuelle avvik må avklares med leder for seksjon innkjøp i den sentrale Økonomiavdelingen.

Anskaffelsens omfang og kompleksitet påvirker hvilken fagkompetanse og lederforankring det er behov for. Anskaffelser med verdi over 500 000 NOK eks. mva. ledes som hovedregel av en person med stilling som seniorrådgiver/rådgiver som er ansatt i seksjon innkjøp. Øvrige deltagere i tverrfaglig anskaffelsesteam (TAT) kan variere fra prosess til prosess, og en person kan ha flere roller.

Nedenfor er det definert noen roller som deltar i en anskaffelsesprosess. Rollen definerer ansvar og oppgavefordeling. Personer som tildeles en rolle må ha riktig kompetanse og fullmakt.

Anskaffelsesleder:

• Leder og gjennomfører anskaffelsesprosessen iht. retningslinjer, strategier og fremdriftsplan.
• Involverer relevante fagressurser, fordeler oppgaver og bidrar til effektivt samarbeid.
• Støtter og veileder avtaleforvalter etter behov.
• Som regel er det en rådgiver fra seksjon innkjøp som innehar denne rollen i de større anskaffelsene med verdi over 500 000 nok eks. mva.
• Anskaffelsesleder har kompetanse på regelverk, verktøy og har høy erfaring med hva som er beste praksis på innkjøp.

Spesifikasjonsansvarlig:

• Utarbeider spesifikasjonen, vurderer omfang på samlet behov og beregner anskaffelsens verdi, beskriver behov og krav til vare/tjeneste og leverandør.
• Deltar i utforming av tildelingskriterier, er hovedansvarlig for å evaluere teknisk del av tilbud og deltar med sin fagkompetanse gjennom hele anskaffelsesprosessen.
• Som regel er det en ansatt med spesiell kjennskap til relevant teknisk fagområde eller representant for største bruker som innehar denne rollen.
• Spesifikasjonsansvarlig har kompetanse på hva som er behovet og hvilke krav som er riktig å stille for at behovet dekkes på best mulig måte.

Behovseier(e):

• Støtter spesifikasjonsansvarlig i arbeid med å beskrive behov, sette krav og evaluere tilbud.
• Som regel er det ansatte som kjenner behovet som skal dekkes og er brukere av avtalen som innehar denne rollen.
• Det er viktig at de ulike behov blir representert og at de ulike fakultet / enheter får uttale seg om behov.
• Behovseier er bruker av avtalen, dvs behovseier vil bruke de varene og tjenestene som skal anskaffes.

Kvalitetssikrer:

• Kvalitetssikrer eller gir innspill til endring i hele eller deler av konkurransegrunnlaget, strategi, beslutninger o.l.
• Dette kan være en nedsatt styringsgruppe, høringsgruppe, brukere av avtalen, eier av avtalen, lokal innkjøper, bestillere, juridisk ressurs, ledere, kategoriansvarlig, sparringspartnere i seksjon innkjøp mfl.
• Kvalitetssikrer har en kompetanse som er relevant for anskaffelsen og bidrar med denne. Det kan være kompetanse innen juss, tekniske forhold ved anskaffelsen, miljø og bærekraft m.m.

Avtaleeier:

• Godkjenner anskaffelsesstrategi, signerer på meddelelsesbrev/tildelingsbrev, signerer avtalen og signerer på evt opsjon for forlengelse av avtalen.
• Har et overordnet ansvar for at TAT tilrettelegger for gode beslutninger basert på helhetlig tenkning og optimale løsninger. 
• Har ansvar for at det blir utpekt en spesifikasjonsansvarlig og en avtaleforvalter og at det settes av ressurser til oppgavene.
• Dette er en person som innehar budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) og fullmakt til å forplikte OsloMet økonomisk.

Avtaleforvalter(e):

• Følger opp etterlevelse av kontrakt mot bruker og leverandør og bidrar til korrigerende tiltak etter behov. -
• Sikrer riktig håndtering av evt endringer i kontrakt og utløser evt opsjon.
• Sikrer gjennomføring av aktsomhetsvurderinger som består av å følge opp at leverandører ikke bryter menneskerettigheter der det er relevant.
• Ofte kan dette være to ressurser. En som følger opp ordinær drift og har det funksjonelle/teknisk- ansvar (f.eks. spesifikasjonsansvarlig eller representant for største bruker) og en annen som har merkantilt ansvar som blir involvert i forbindelse med kontraktsbrudd, opsjoner o.l. (f.eks. anskaffelsesleder eller lokal innkjøper).

Når det ikke finnes en rammeavtale eller kontrakt som dekker behovet for en vare eller tjeneste, må det gjennomføres en anskaffelsesprosess iht. regelverk og retningslinjer. Anskaffelsens samlede verdi påvirker hvilke deler av anskaffelsesforskriften som må følges.

Anskaffelsesprosessen deles inn i faser: Forberedelser og planlegging (pkt. 4.1), Gjennomføring (pkt. 4.2) og Kontraktoppfølging (pkt. 4.3).

Anskaffelsens kompleksitet påvirker behov for ressurser og kompetanse samt varighet på anskaffelsesprosessen. Tiden fra formelt oppstartsmøte til kontraktsignering kan variere fra ca. 3 til 9 måneder.

4.1 Forberedelse og planlegging

Det er utarbeidet dokumentmaler som skal benyttes i plan- og gjennomføringsfasen. Malene er tilgjengelig gjennom konkurransegjennomføringsverktøyet, intranett og relevante Teams-grupper. Malene bidrar til standardisering og fungerer som en sjekkliste for ivaretagelse av relevant regelverk og krav som for eksempel ivaretagelse av samfunnsansvar, miljø og menneskerettigheter.

Ansvarlig utfører må benytte malverket og skal gi innspill til forbedring av maler og retningslinjer ved behov.

4.1.1 Forbered og inviter til oppstartsmøte

I forkant av oppstartsmøtet er anskaffelsesleder i dialog med innmelder av behov og forsikrer seg om at det er et reelt behov for ny avtale, vurderer om det er behov for koordinering med andre prosesser, vurderer hvem som er interessenter, hvem som bør delta på et oppstartsmøte, forsikrer seg om at anskaffelsen er godkjent av riktig leder og setter agenda for første møte. Relevante ressurser blir involvert etter behov.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.1.2 Gjennomfør oppstartsmøte

Oppstartsmøtet gjennomføres iht. agenda. Ett av formålene er å nedsette et tverrfaglig anskaffelsesteam, vurdere habilitet, informere om prosess, starte arbeid med å definere behov og omfang, fordele oppgaver og planlegge videre arbeid.

Fra møtet skal det utarbeides et referat som sendes til deltagerne.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.1.3 Gjennomfør nødvendige analyser, dialog med marked og andre relevante kartlegginger

Det kan være nødvendig å kartlegge behov i øvrig del av organisasjonen, vurdere spend/innkjøpsvolum, hvilke krav og regelverk som gjelder og ev. kartlegge marked. Risiko for brudd på menneskerettigheter og risiko for at anskaffelsen skal påvirke miljø negativt skal også hensyntas. Se hen til tidligere konkurranser og vurder behov for erfaringsoverføring fra andre virksomheter.

Arbeidet gjøres i samarbeid med en eller flere deltagere i TAT.

Input fra dialog og kartlegging nedtegnes i anskaffelsesstrategi.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.1.4 Utarbeid anskaffelsesstrategi og få den godkjent hos avtaleeier

Anskaffelsesstrategi er et dokument som legger føringer for gjennomføring av prosessen og innhold i konkurransegrunnlaget, herunder valg av prosedyrer og kontrakt. Formålet er å dokumentere, forankre og sikre et godt faktagrunnlag for beslutninger i prosessen og sikre at bærekraftskriterier blir vurdert og benyttet der det er formålstjenlig. Strategien utarbeides i samarbeid med TAT.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.1.5 Godkjenn anskaffelsesstrategi

Avtaleeier skal på et senere tidspunkt signere på en avtale som forplikter OsloMet. Det er behov for lederforankring på strategiske føringer for anskaffelsen og som skal sikre en optimal dekning av behovet for kjøp av vare/tjeneste. F.eks.: er det behov for å kjøpe dette, er riktige interessenter involvert i prosessen, er det tilstrekkelig kompetanse, er innovative løsninger ivaretatt, er miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn ivaretatt, er overordnede føringer ivaretatt, og så videre.

Ansvarlig utfører er avtaleier.

4.1.6 Informer om oppstart av anskaffelsesprosess

Vurder hvem som trenger informasjon, og bruk relevante informasjonskanaler for å sikre at informasjonen blir mottatt av interessenter.

Relevant informasjon:

• Hva som skal anskaffes og til hvem
• Hvem som deltar i prosessen
• Fremdriftsplan

Relevant informasjonskanal:

• Innkjøpsforum
• Intranettet
• E-post
• Møtearena
• Nyhetsbrev
• Teams-grupper

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.1.7 Utarbeid konkurransegrunnlag

Konkurransegrunnlaget baseres på standardmaler og fylles ut iht. behov, krav og føringer gitt i anskaffelsesstrategien samt hva som er beste praksis.

Ulike deltagere i TAT har ansvar for å fylle ut ulike deler, men anskaffelsesleder skal bidra til å tenke helhet og ivaretagelse av regelverk for offentlige anskaffelser.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.1.8 Avklar avropsmetode

Inviter rådgiver for e-handel til et arbeidsmøte for å sikre riktig beskrivelse av administrative rutiner rundt bestillingsprosess, og forbered arbeid med ev. katalog. Vurder også behov for å involvere lokal innkjøper, d.v.s. den personen som har ansvar for avrop/bestillingene for de ulike enhetene.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.1.9 Send konkurransegrunnlag på høring eller kvalitetssikring til relevante nøkkelressurser

Hvem som er relevante mottakere vurderes av TAT i samarbeid med avtaleeier. Større komplekse anskaffelser med mange brukere der det kan være ulike oppfatning av behov og løsning, krever større forankring og involvering av ressurspersoner enn mindre komplekse anskaffelser.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.1.10 Behandle innspill og kommentarer fra høring/ kvalitetssikring

Innspill mottas og behandles. Det som TAT anser for å være relevant blir hensyntatt. Vurder ev. behov for støtte fra øvrige deltagere i TAT.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.1.11 Forbered evaluering av tilbud og kvalifisering av tilbydere

Anskaffelsesleder lager et forslag til evalueringsmatrise (basert på input fra øvrige deltagere i TAT) og legger til rette for en effektiv evaluering. Forberedelsen skjer i samarbeid med spesifikasjonsansvarlig og ev. bruker. Formålet er å sikre at TAT er omforent om hvem som skal gjøre hva i evaluering av tilbudene.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2. Gjennomføring

Anskaffelsesprosessen er digitalisert, og det benyttes et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Maler og annen støttende dokumentasjon er helt eller delvis basert på DFØs malverk og er integrert i KGV eller er tilgjengelig i relevant Teams-gruppe. Det tilstrebes å jobbe med strukturerte dokumenter for å lette arbeidet med å levere tilbud og evaluere tilbud.

4.2.1 Kunngjør konkurransegrunnlag

Vurder også andre informasjonskanaler for å gjøre anskaffelsen kjent hos potensielle tilbydere. Kunngjøringen publiseres gjennom konkurransegjennomføringsverktøyet i.h.t. gjeldende prosedyre.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.2 Dialog med interessenter i tilbudsfasen

Anskaffelsesleder er kontaktpunkt mellom oppdragsgiver og interessenter. All korrespondanse skal gå via KGV og anskaffelsesleder.

Øvrige deltagere i TAT bistår med svar på faglige spørsmål.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.3 Forbered evaluering av tilbud og ferdigstill evalueringsstrategi

Før tilbudsfrist skal samtlige deltagere i TAT som skal delta i evalueringen, være trygge på hvordan evalueringen skal foregå.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.4 Motta tilbud og opprett åpningsprotokoll

Formell åpning av tilbud og opprettelse av protokoll.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.5 Oppfyllelese av kvalifikasjonskrav

Vurder om tilbudene oppfyller kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlaget. Manglende dokumentasjon, uklarheter og/eller mangelfulle opplysninger skal/kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. LOA og FOA.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.6 Evaluer tilbud – behov og krav

Evalueringen foregår i henhold til konkurransegrunnlag, strategi og plan og med støtte fra relevante deltagere i TAT. Vurder evt. avvik, behov for avklaring og evt. avvisning.

Ansvarlig utfører er spesifikasjonsansvarlig.

4.2.7 Evaluer tilbud – merkantil del

Evalueringen foregår i henhold til konkurransegrunnlag, strategi og plan og med støtte fra relevante deltagere i TAT. Vurder evt. avvik, behov for avklaring og evt. avvisning.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.8 Sammenstill og kvalitetssikre evaluering

Evaluering skal foregå iht. føringer gitt i konkurransegrunnlaget.

Argumentasjon for poengsetting skal være objektiv og forståelig for en tredjepart.

Evalueringens robusthet skal testes ved å sjekke uttelling for små justeringer. Simuler tilbudsinnlevering i verktøyet.

Hvis kvaliteten på evalueringen ikke er god nok, må det tas en ekstra runde og ev. vurderes behov for ny/annen/mer kompetanse for å vurdere krav og evaluere tilbud.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.9 Vurder oppfyllelse av kvalifikasjonskrav til vinner av konkurransen

Involverer støtte etter behov.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.10 Utarbeid meddelelsesbrev og send til godkjenning

Innhold i brev er hentet fra argumentasjon for poenggivning. Tekst vedrørende relative fordeler til vinnende tilbyder kvalitetssikres av relevante deltagere fra TAT.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.11 Godkjenn meddelelsesbrev snarest og senest innen to arbeidsdager. 

Ansvarlig utfører er avtaleeier.

4.2.12 Behandle ev. innsynskrav og klage

Innhent relevant støtte fra juridisk ressurs ev. fra nøkkelressurser fra TAT. Forhold relatert til teknisk side av anbud og tilbud er det spesifikasjonsansvarlig som må redegjøre for.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder i tett samarbeid med spesifikasjonsansvarlig.

4.2.13 Informer avtaleforvalter om innhold i avtalen og annen relevant informasjon for videre oppfølging av avtalen

Vurder behov for møte eller om det er nok å oversende informasjon skriftlig.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.14 Utarbeid en plan for implementering og oppfølging av avtalen

Avtalen må gjøres kjent i organisasjonen, og bestillere må få den informasjonen de trenger for å bestille produkt fra ny leverandør.

Nye leverandører må registreres, og det må tilrettelegges for avrop gjennom innkjøpssystemet.

For å sikre kvalitet på leveransene må avtalen følges opp mot brukere og mot leverandør. Kompleksitet på avtale og utfordringer med leveransene avgjør behov for oppfølging. Det bør minst være ett oppfølgingsmøte i løpet av ett avtaleår.

Innhent nødvendig støtte og innspill fra relevante deltagere fra TAT. Pkt 4.5 omhandler kontraktoppfølging.

Ansvarlig utfører er avtaleforvalter med støtte fra anskaffelsesleder.

4.2.15 Ferdigstill kontrakt og klargjør for signering

Alle åpne punkter må fylles ut, som f.eks.: kontaktinformasjon, navn på de som skal signere avtalen. Og alle bilag som skal legges ved kontrakten som f.eks.: leverandørens løsningsforslag.

Innhent nødvendig informasjon fra andre deltagere i TAT og valgte leverandør.

Vurder om det er behov for et signeringsmøte. Fortrinnsvis skal avtaler signeres elektronisk.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.16 Utarbeid anskaffelsesprotokoll

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.17 Signer kontrakt

Kontrakten signeres av begge parter av representant med riktig fullmakt.

Fortrinnsvis skal kontrakt signeres elektronisk.

Ansvarlig utfører er avtaleeier fra OsloMet og Leverandørens representant.

4.2.18 Registrer kontrakt i avtalekatalog og iht. oppsett i kontraktsoppfølgingsverktøy

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.19 Arkiver all øvrig arkivverdig dokumentasjon

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.2.20 Evaluer planlegging og gjennomføring av anskaffelsesprosessen

Formål med evaluering er å identifisere potensialet for forbedring ved fremtidig tverrfaglig samarbeid om planlegging og gjennomføring av anskaffelsesprosess. Anskaffelsens omfang avgjør i hvilken grad dette gjøres, hva fungerte bra - hva kan vi gjøre bedre neste gang.

Tilbakemelding innhentes fra øvrige deltager i TAT.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.4.21 Synliggjør verdiskaping 

Enhver anskaffelsesprosess gjennomføres med det formål å oppnå en optimal behovsdekning knyttet til økonomi og kvalitet. Hva gevinsten/besparelsen/effekten blir på den enkelte anskaffelsesprosess, skal dokumenteres. Dokumentert verdiskaping kvalitetssikres hos relevant øvrig deltager i TAT.

Ansvarlig utfører er anskaffelsesleder.

4.3 Kontraktsoppfølging

For å sikre godt samarbeid, lojalitet til avtalen og leveranser fra leverandør i henhold til avtale må kontrakten operasjonaliseres ved at kontraktens vilkår blir gjort kjent og rutiner for etterlevelse etablert.

Omfanget av kontraktoppfølgingen varierer fra kontrakt til kontrakt og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. I større investeringsprosjekter og i anskaffelser der det er risiko for brudd på lønns- og arbeidsvilkår og brudd på menneskerettigheter vil det være behov for en mer intensiv kontraktoppfølging enn ved enkle leveranser.

Aktivitet 4.2.14 krever at det utarbeides en plan for kontraktsoppfølgingen. Det bør benyttes et elektronisk verktøy for kontraktoppfølgingen.

Punktene under viser til hva en standard plan for kontraktsoppfølging kan omfatte:

4.3.1 Inviter leverandør til oppstartsmøte

Viktige punkter i avtalen gjennomgås og det blir enighet om hvordan avtalen skal følges opp, fra begge parter. Ved enkle anskaffelser kan det være nok å ta en samtale over telefon.

Gi leverandør informasjon om hva OsloMet vil legge vekt på ved evaluering av fremtidige leveranser.

Skriv referat fra møtet som arkiveres på saken.

Ansvarlig utfører er avtaleforvalter(e). Anskaffelses leder bistår ved behov.

4.3.2 Kommuniser informasjon om avtalen til relevante nøkkelpersoner internt

Herunder informasjon om hvordan avtalen skal følges opp. Og bestillernes oppgave og ansvar med hensyn til å følge opp reklamasjoner og informere avtaleforvalter om evt større avvik.

Kommunikasjonskanal kan være; Kontraktsadministrasjonsverktøy, intranettet, e-post, informasjon på innkjøpsforum og / eller egne informasjonsmøter.

Ansvarlig utfører er avtaleforvalter(e).

4.3.3 Evaluer avtaleforhold og leveranse

Forespør brukere av avtalen om deres erfaring med denne. Det bør utarbeides en skriftlig referanse og svakheter ved avtalen skal dokumenteres og kommuniseres videre til leverandørene. Hyppighet på evaluering vurderes fra kontrakt til kontrakt.

Her finner du DFØ sin mal (anskaffelser.no)

Ansvarlig utfører er avtaleforvalter(e).

4.3.4 Gjennomfør oppfølgingen - oppfølgingsmøter/dialog iht. planen med leverandør

Avtaleleverandør skal få tilbakemelding på hva som er bra og hva som ikke fungerer. Avvik må følges opp med korrigerende tiltak.

• Følg opp kundetilfredshet og klager
• Gjennomfør korrigerende tiltak ved mislighold eller brudd på avtalen
• Gjennomfør kontroller i henhold til plan
• Utløs opsjon dersom vi er fornøyd med avtale og behovet ikke har endret seg. Avtaleeier må signere og godkjenne opsjon dersom denne ikke utløses automatisk.

Ansvarlig utfører er avtaleforvalter(e).

Link til DFØs mal, mer veiledning om hvordan følge opp avtalen:

• Håndter kontraktsendringer løpende (anskaffelser.no)
• DFØ sin mal for oppfølging: (anskaffelser.no)

4.3.5 Avslutte kontrakt og endelig evaluering av avtaleforhold

Avslutting av en kontrakt skjer normalt i samsvar med kontraktens bestemmelser. Det bør utarbeides en skriftlig referanse og svakheter og styrker ved avtalen bør dokumenteres og kommuniseres videre til leverandør.

Ansvarlig utfører er avtaleforvalter(e).

Link til DFØs mal for evaluering av leveransen: (anskaffelser.no)