Refusjoner | Lønn og refusjoner - Ansatt

Reimbursement

Reimbursement

Any purchase of goods or services should in theory be done through 'Min bestilling'. However, if you have had personal expenses, you will find information about how to proceed in order to get reimbursed here. Remember the receipts.
Published
Latest update
  • Bruk DFØ-appen for lettere og enklere registrering av utlegg
SAP portal

Registering reimbursements

Reimbursements must be registered

  1. in the DFØ app - (only in Norwegian) Instructions for registration of reimbursements in the DFØ app (only in Norwegian)
  2. in the SAP portal - see Instructions for registration of reimbursements in the SAP Portal.

Attachments must be scanned, downloaded or photographed before they are "electronically attached" to the case

Things you can receive reimbursements for

  • Trains
  • Buses
  • Parking
  • Public transport
  • Things that cannot be purchased through OsloMet's official procurement system.

Reimbursement of expenses for computer glasses

Application form "work glasses for use of computer":

Download application form - word file | Download application form - pdf file

  • Enter your personal details yourself,
  • Get a confirmation from your immediate supervisor in the form of a signature
  • Bring the form to the optician so that he / she can write an assessment and sign.

Register in SAP portal or DFØ app

NOK 800 of the frame will be covered as well as 100 % of the expenses for the lenses, the fitting and the visual test.

  • The reimbursement must be registered in the SAP portal or the DFØ app (only in Norwegian).
  • Confirmation and authorisation of payment happens in SAP / DFØ app.

More information about the procedure for computer glasses.

This should not be included in the reimbursement form

Where OsloMet has framework agreements, these must be applied.

  • Flowers - must be ordered from our supplier Mester Grøn by a  purchaser through PM Client.
  • Flights, mileage- and subsistence allowances for employees must be registered in SAP.
    • If HiOA has been invoiced for the flights, these must be included in the travel settlement in SAP.
      • In this case, select "Invoiced to the University College" under payment.
  • IT equipment such as mobile phones, tablets, PC / MAC and software must be ordered through Min bestilling.

Reimbursement of taxable expenses

  • Free newspapers / magazines
  • Free telephone
  • Free internet

Refusjon av skattepliktige utlegg:

  • Bruk E-skjema i SAP-portalen, velg skjematype «Godtgjørelser».

Refusjon av kontingenter og medlemskap:

Not access to the SAP portal?

Disbursement

Reimbursements are disbursed outside of the regular salary pay-out, 3 to 4 times each month.

Have you not received your reimbursement?

Contact the local administration for salary (Department of Finances at the faculty/centre or a finance co-worker in the department).

  • Registrere refusjon av utlegg

    Har du hatt utlegg, søker du om refusjon av disse med utgiftsrefusjon. Dette gjelder utgifter som ikke regnes som fordeler og ikke er skattepliktige etter skatteloven § 5-1. 

    Refusjoner registreres enten i SAP-portalen eller med DFØ-appen:

    1. DFØ-appen - se veiledning for registrering av refusjoner i DFØ-appen
    2. SAP-portalen - se veiledning til registrering av refusjoner i SAP-portalen

    Pass på å bruke riktig utgiftstype. Du skal ikke registrere alt som "diverse", men bruke de riktige kodene for utgiftene (f.eks. vaksinasjon, gave til ansatte, bompenger, parkering, datarekvisita osv). Reiseutgifter og hotellutgifter må sendes med reiseregning, ikke med utgiftsrefusjon.

    Vedlegg skannes, lastes ned eller fotograferes før de festes til saken. Formatet må være pdf eller jpg.

    Eksempler på utgifter som kan refunderes

    • Tog
    • Buss
    • Parkering
    • Bompenger
    • Kollektiv reise
    • Varer og tjenester som ikke kan kjøpes gjennom bestillingssystemet.
      • NB: Vedlegg forklaring på hvorfor varen/tjenesten ikke kunne kjøpes gjennom Min bestilling når du søker refusjon. 

  • Refusjon av utlegg til databriller

    Du får dekket kr 800 av innfatningen og 100 % av brilleglass, tilpasning og synsundersøkelse. 

    Søknadsskjema «Arbeidsbriller til bruk ved dataskjerm»: Last ned word-fil | Last ned pdf-fil

    • Fyll ut personalia i skjemaet
      • Du må få bekreftelse på behovet fra nærmeste leder ved signatur
    • Ta med skjemaet til optikeren for å få optikers vurdering og signatur
    • Refusjon av utlegg registreres deretter i SAP-portalen eller DFØ-appen
    • Bruk funksjonen utgiftsrefusjon 
    • Refusjonen godkjennes i SAP og utbetales

    Mer informasjon om rutine for databriller.

  • Refusjon av skattepliktige utlegg

    Etter skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. Skatteloven § 5-10 angir en ikke uttømmende liste over slike fordeler. Det skal foretas skattetrekk av slike fordeler.

    Har du hatt utlegg til å dekke utgifter til fordeler, bruker du ikke utgiftsrefusjon, men Godtgjørelse i SAP-portalen/DFØ-appen. 

    Slike utlegg er bl.a.: 

    • Betalt avis/tidsskrift
    • Betalt telefon
    • Betalt internett
    • Betalt arbeidstøy
    • Betalte kontingenter og medlemskap

    Refusjon av skattepliktige utlegg:

    Refusjon av kontingenter og medlemskap:

    • Bruk E-skjema i SAP-portalen
    • Velg skjematype «Godtgjørelser»
    • Bruk lønnart 1521, "Arbg. ref. konting. utb"
    • Dekning av kontingenter til personlig medlemskap for ansatte er skattepliktig, selv om det er et medlemskap som er i arbeidsgivers interesse. Se Skatteetatens retningslinjer for skatt av kontingenter her

    Refusjon av arbeidstøy

    Betalt arbeidstøy er etter skatteregelverket fordeler ved jobben. Fordeler regnes som tillegg til lønnen og er skattepliktige for arbeidstaker, og trekk- og avgiftspliktige for arbeidsgiver.

    Med «arbeidstøy» mener vi her vanlige klær, ikke kjeledress, vernetøy, uniform, forkle osv. Klær som er merket med logo/navnemerke som er lett synlig, hvor det klart fremgår at dette er en del av arbeidsantrekket som skal profilere OsloMet, skal ikke beskattes. Det har ingen betydning om klærne kan brukes privat eller ikke.

    Det vil si at dersom du får vanlige klær dekket av OsloMet, må du betale skatt av disse.

    For å få utgiftene til klærne refundert må du sende refusjonskrav med Godtgjørelse i SAP-portalen. Bruk lønnart 1249 og husk å vedlegge alle kvitteringer. Du skal ikke bruke utgiftsrefusjon til dette.

    Naturalytelser - datautstyr, møbler, o.l. som skal benyttes privat

    Etter regelverket i OsloMet kan ansatte få refundert 50% av utgiftene til utstyr som skal brukes privat etter at perioden med pålagt hjemmekontor er over, begrenset til 1500,- kr.

    For å få refusjon for innkjøpt utstyr, send skjema Godtgjørelse i SAP-portalen, bruk lønnart 1509 "Ref. naturalytelse".

  • For eksterne som ikke har tilgang til SAP-portalen

    For utlegg som skal refunderes uten skatte-, oppgave-, trekk- og avgiftsplikt:

    Utbetales av Regnskap via UBW 

    Bruk refusjon av utlegg UBW (no)

    Reimbursement of expences (en)

    For utlegg til eksterne som skal refunderes med skatte-, oppgave-, trekk- og avgiftsplikt:

    Utbetales av Lønn via SAP

    Bruk refusjon av utlegg (no)

    Reimbursement of expences (en)

    Ansatte i OsloMet skal bruke SAP-portalen til refusjonssaker.

    Utbetaling

    Refusjoner utbetales utenom lønnskjøring 3-4 ganger hver måned.

    Uteblitt betaling?

    Utbetalinger uten oppgaveplikt: kontakt regnskap@oslomet.no 

    Utbetalinger med oppgaveplikt: kontakt lokal lønnsadministrasjon v/økonomiseksjonen på din enhet.

  • Rammeavtaler - utlegg skal ikke i refusjonsskjema

    Der OsloMet har rammeavtaler skal disse brukes.

    • Blomster – skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Mester Grønn.
    • Bøker - skal bestilles via Min bestilling. OsloMet har rammeavtale med Akademika. 
    • Flyreiser, km-godtgjørelse, og diettgodtgjørelse til ansatte skal som reiseregning
      • Fly skal også inn i reiseregning i SAP dersom det er fakturert OsloMet
        • Velg «Flyreise betalt av virksomhet» under betalingsmåte.

Contact

Contact