Droppe til innhold

Retningslinjer for organisasjonsendring

Retningslinjer for organisasjonsendring er utarbeidet i tråd med styrets vedtak av 6. mars 2018, S-sak 11-2018 og gjelder fra 1. januar 2019.

Saksgang ved sentral beslutningsmyndighet

Saksgang fram til vedtak i saker som skal til besluttes i styret eller hos rektor.

Ved endringer ved fakultet fremmer enheten begrunnet forslag til dekan. Dekan fremmer sak når beslutning skal fattes av styret eller av rektor. Saksflyten skal skje i Public360.

Ved endringer i den sentrale administrasjonen og ved sentrene fremmes forslag via den aktuelle fagavdeling eller det aktuelle senter.

Fakultetet, senteret eller fagavdeling i den sentrale administrasjonen utarbeider selv styresak i henhold til Rutiner for arbeid med styresaker.

Avd. HR skal motta kopi av beslutningen i P360.

Ved omfattende endringer må Avd. HR informeres tidlig slik at det kan planlegges for nødvendige systemendringer.

Medvirkning

Saker skal forberedes på en slik måte at alle ansatte som berøres av en planlagt endring orienteres, ivaretas og gis mulighet til å medvirke og gi innspill både underveis i prosessen og i god tid før beslutning fattes. Tilsvarende skal også studenter gis mulighet til å medvirke og gi innspill.

Risikovurderinger

Den enheten som setter i gang en endringsprosess er også ansvarlig for at nødvendige risikovurderinger gjennomføres.

Risiko-/konsekvensvurdering – økonomiske og organisatorisk/administrative forhold

Det må gjennomføres en risiko-/konsekvensvurdering av økonomiske og organisatoriske/ administrative forhold.

Vurderingen skal følge saken.

Risikovurdering - arbeidsmiljø

Før det fattes beslutning om organisasjonsendringer som kan medføre vesentlig endring i ansattes arbeidsmiljø, skal det gjennomføres vurderinger av konsekvenser for arbeidsmiljøet. Risikovurderingen må dimensjoneres i forhold til omfanget av endringen. Se egen informasjon om risikovurderinger.

Risikovurderingen skal følge saken.

Medbestemmelse (IDF)

Tillitsvalgte på driftsenhetsnivå - lokalt IDF - skal informeres om planlagte organisasjonsendringer så tidlig som mulig, og de skal gis anledning til å komme med innspill underveis i prosessen. Ihh til

HA § 28, jf. aml. § 7 – 2 (2), skal lokalt hovedverneombud delta i møtene. Ombudet er ikke part, men har tale- og forslagsrett og kan kreve sine standpunkter tatt inn i protokollen og referatet.

Før styret eller rektor fatter endelig beslutning skal organisasjonsendringer etter Hovedavtalen i staten § 19 drøftes i de lokale medbestemmelsesorgan – lokalt IDF.  Drøftingsreferatet skal følge saken.

Avd. HR sørger for behandling i sentralt IDF-møte.

  • Der styret avgjør skal organisasjonsendringer forhandles saken uten tvisteløsning, jf. UH-loven § 9-2 (4).
  • Der rektor avgjør skal det forhandles.

Behandling i Arbeidsmiljøutvalget (AMU/LAMU)

Der styret eller rektor fatter beslutning om organisasjonsendringer som kan ha vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, skal AMU og/eller LAMU forelegges

  • gjennomført risikoanalyse av arbeidsmiljøet.
  • de ansattes medvirkning.

Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) orienteres dersom saken kun gjelder én driftsenhet, jf. Tilpasningsavtalen til Hovedavtalen i staten.

AMU behandler saken dersom den er organisasjonsovergripende.

Saksbehandlende enhet er ansvarlig for å melde saken opp for AMU/LAMU – mer informasjon finnes på AMUs sider.

Oppmelding av styresak

Fakultetet, senteret eller fagavdeling i den sentrale administrasjonen skal selv påse at styresaken meldes inn og at saksforberedelse skjer i henhold til Rutiner for arbeid med styresaker.

Beslutningsgrunnlag - saksframlegg

Saken settes opp etter mal for styresaker – vedtakssaker.  Saken skal inneholde

  • Forslag til vedtak:
    • Hva endringen omfatter
    • Forslag til enhetens (nye) organisasjonsenhetsbetegnelse, inkludert formell forkortelse.
    • Forslag til enhetens (nye) engelsk organisasjonsenhetsbetegnelse
    • Økonomisk inndekning
    • Virkningsdato
  • Saksframstilling
    • Kort oppsummering av sakens innhold, formål, prosess, omfang av endringen, lokalt håndtering, medvirkning, medbestemmelse, risikovurdering og økonomiske-, arbeidsmiljømessige- og organisatoriske/administrative konsekvenser.
  • Vedlegg
    • Nummerert oversikt over alle vedlegg til saken – det følgende skal følge saken
      • alle rapporter, utredninger, høringssvar
      • rapport fra risikovurdering av arbeidsmiljø
      • rapport fra konsekvens/risikovurdering av økonomiske og organisatoriske/administrative forhold,
      • lokale drøftingsreferat (alle)

Saksframlegg med vedlegg sendes i P360 til Avd. HR for kvalitetssikring.

Avd. HR 

  • vurderer saken opp mot vedtatte prinsipper for organisasjons- og ledelsesstruktur.
  • kvalitetssikrer styresaken

Lokal økonomiseksjon vurderer eventuelle behov for endring av kostnadssteder og/eller budsjettenheter og DBH-koder. Avd. ØK kan bistå.

Implementering

Lokal driftsenhet oversender vedtak/beslutning om endring til Avd. HR, sammen med den nødvendige informasjon for implementering i fagsystemene, organisasjonskart med videre. Benytt Skjema for organisasjonsendringer.

Informasjon om ansatte som skal endre tilknytning legges inn i mal , og vedlegges oversendelsen til Avd. HR . Omfatter endringen mange ansatte kan det være hensiktsmessig at ansattlister bestilles fra Avd. IKT.

Kontakt HR

Har du spørsmål - ta kontakt med HR lokalt .

Geir Haugstveit

E-post :
Sted/Adresse :
HR-direktør

Brita Bye

E-post :
Sted/Adresse :
Avdeling for HR
Url :
Lokalt IDF-FA

Fak. HV

E-post :
Sted/Adresse :
Seksjon for HR
Url :
IDF ved HV

Fak. LUI

E-post :
Sted/Adresse :
Seksjon for HR

Fak. SAM

E-post :
Sted/Adresse :
Seksjon for HR

Fak. TKD

E-post :
Sted/Adresse :
Seksjon for HR

SVA

E-post :
Sted/Adresse :
Fagansvar HR

Organisasjonsendring

Her finner du relaterte ressurser for organisasjonsendringer.
Organisasjonskartet
Oversikt over enheter
chatbot-portlet