Retningslinjer for organisasjonsendring

Saksgang ved sentral beslutningsmyndighet

1. Saksgangen

   Organisasjonsendringer som skal besluttes av styret eller av rektor skal fremmes av av leder på nivå 2, og kvalitetssikres og koordineres av Avdeling for HR.

   Fakultetet, senteret eller fagavdeling i den sentrale administrasjonen utarbeider selv underlag til styresak i henhold til rutiner for arbeid med styresaker (PDF). Dekan/senterleder/avdelingsdirektør sender underlag til styresaken til Avdeling for HR i Public360.  HR, som fagavdeling, har ansvar for oppmelding av styresaken og den videre prosessen med godkjente forslag, ferdig godkjent styresak og implementering av vedtak.

   Skal saken besluttes av rektor sender dekan saken til Avdeling for HR for kvalitetssikring før saken oversendes rektor.  Saksflyten skal skje i Public360.

   Avd. HR skal motta kopi av beslutningen i P360.

   Ved omfattende endringer må Avd. HR informeres tidlig slik at det kan planlegges for nødvendige systemendringer.

2. Medvirkning
   • Både studentene og de ansatte skal bli hørt i organisasjonsendringsprosesser (UH-loven § 9-2 (4) (lovdata.no).
   • Ansatte må sikres mulighet til å medvirke (aml § 4-2) (lovdata.no).

   Saker skal forberedes på en slik måte at alle ansatte som berøres av en planlagt endring orienteres, ivaretas og gis mulighet til å medvirke og gi innspill både underveis i prosessen og i god tid før beslutning fattes. Tilsvarende skal også studenter gis mulighet til å medvirke og gi innspill.

3. Risikovurderinger

   Den enheten som setter i gang en endringsprosess er også ansvarlig for at nødvendige risikovurderinger gjennomføres.

   Risiko-/konsekvensvurdering – økonomiske og organisatorisk/administrative forhold

   Det må gjennomføres en risiko-/konsekvensvurdering av økonomiske og organisatoriske/ administrative forhold.

   Vurderingen skal følge saken.

   Risikovurdering - arbeidsmiljø

   Før det fattes beslutning om organisasjonsendringer som kan medføre vesentlig endring i ansattes arbeidsmiljø, skal det gjennomføres vurderinger av konsekvenser for arbeidsmiljøet. Risikovurderingen må dimensjoneres i forhold til omfanget av endringen. Se egen informasjon om risikovurderinger.

   Risikovurderingen skal følge saken.

4. Medbestemmelse (IDF)

   Tillitsvalgte på driftsenhetsnivå - lokalt IDF - skal informeres om planlagte organisasjonsendringer så tidlig som mulig, og de skal gis anledning til å komme med innspill underveis i prosessen. I henhold til til HA § 28, jf. aml. § 7 – 2 (2), skal lokalt hovedverneombud delta i møtene. Ombudet er ikke part, men har tale- og forslagsrett og kan kreve sine standpunkter tatt inn i protokollen og referatet.

   Før styret eller rektor fatter endelig beslutning skal organisasjonsendringer etter Hovedavtalen i staten § 19 drøftes i de lokale medbestemmelsesorgan – lokalt IDF.  Drøftingsreferatet skal følge saken.

   Avd. HR sørger for behandling i sentralt IDF-møte.

   • Der styret avgjør skal organisasjonsendringer forhandles saken uten tvisteløsning, jf. UH-loven § 9-2 (4) (lovdata.no).
   • Der rektor avgjør skal det forhandles.

5. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget (AMU/LAMU)

   Der styret eller rektor fatter beslutning om organisasjonsendringer som kan ha vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, skal AMU og/eller LAMU forelegges

   • gjennomført risikoanalyse av arbeidsmiljøet.
   • de ansattes medvirkning.

   Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) orienteres dersom saken kun gjelder én driftsenhet, jf. tilpasningsavtalen til Hovedavtalen i staten.

   AMU behandler saken dersom den er organisasjonsovergripende.

   Saksbehandlende enhet er ansvarlig for å melde saken opp for AMU/LAMU – mer informasjon finnes på AMUs sider.

6. Oppmelding av styresak

   Fakultetet, senteret eller fagavdeling i den sentrale administrasjonen skal selv påse at styresaken meldes inn og at saksforberedelse skjer i henhold til rutiner for arbeid med styresaker (PDF).

   Beslutningsgrunnlag - saksframlegg

   Saken settes opp etter mal for styresaker – vedtakssaker.  Saken skal inneholde

   • Forslag til vedtak:
     • Hva endringen omfatter
     • Forslag til enhetens (nye) organisasjonsenhetsbetegnelse, inkludert formell forkortelse.
     • Forslag til enhetens (nye) engelsk organisasjonsenhetsbetegnelse
     • Økonomisk inndekning
     • Virkningsdato
   • Saksframstilling
     • Kort oppsummering av sakens innhold, formål, prosess, omfang av endringen, lokalt håndtering, medvirkning, medbestemmelse, risikovurdering og økonomiske-, arbeidsmiljømessige- og organisatoriske/administrative konsekvenser.
   • Vedlegg
     • Nummerert oversikt over alle vedlegg til saken – det følgende skal følge saken
       • alle rapporter, utredninger, høringssvar
       • rapport fra risikovurdering av arbeidsmiljø
       • rapport fra konsekvens/risikovurdering av økonomiske og organisatoriske/administrative forhold,
       • lokale drøftingsreferat (alle)

   Saksframlegg med vedlegg sendes i P360 til Avd. HR for kvalitetssikring.

7. Vurdering av saken

   Avd. HR

   • vurderer saken opp mot vedtatte prinsipper for organisasjons- og ledelsesstruktur.
   • kvalitetssikrer styresaken

   Lokal økonomiseksjon vurderer eventuelle behov for endring av kostnadssteder og/eller budsjettenheter og DBH-koder. Avd. ØK kan bistå.

8. Implementering

   Lokal driftsenhet oversender vedtak/beslutning om endring til Avd. HR, sammen med den nødvendige informasjon for implementering i fagsystemene, organisasjonskart med videre. Benytt skjema for organisasjonsendringer (.docx).

   Informasjon om ansatte som skal endre tilknytning legges inn i mal (.xlsx), og vedlegges oversendelsen til Avd. HR . Omfatter endringen mange ansatte kan det være hensiktsmessig at ansattlister bestilles fra Avd. IKT.