Beslutningstaker

Informerer driftsenheten, med kopi til lokal HR, lokal ØK og Avd. HR.

Lokal HR

• avklarer tekniske konsekvenser med Avd. IKT.
• avklarer at navn og forkortelser er i henhold til OsloMets navnestruktur. Avd. HR kan bistå.

Lokal økonomiseksjon

• vurderer eventuelle behov for endring av kostnadssteder og/eller budsjettenheter og DBH-koder. Avd. ØK kan bistå.

Lokal driftsenhet

• Oversender vedtak/beslutning om endring til Avd. HR i P360 sammen med den nødvendige informasjon for implementering i fagsystemene, organisasjonskart m.v. i Bestillingsskjema for organisasjonsendringer.
• Omfatter endringen mange ansatte kan det være hensiktsmessig at ansattlister i god tid før implementering bestilles fra HR-fellestjenester etter denne malen, og at endringene innarbeides i regnearket som vedlegges bestillingsskjemaet. 

Implementering

Avdeling for HR

• kvalitetssikrer organisasjonskoder til bruk i de ulike systemene. For oversikt over navn og koder - følg lenken.
• oppretter eller endrer SAP-enhetskoder.
• sender implementeringsmelding til alle administrative fagenheter ihh til ferdig utfylt Bestilling av organisasjonsendring som internt notat med oppfølging i elektronisk saksbehandlingssystem til fagenhetene, - med kopi til driftsenheten endringen gjelder.

Lokal HR

• Foreligger det organisatoriske endringer i ansattforhold skal lokal HR informere den enkelte ansatte skriftlig om dette.

Administrative fagenheter

De administrative fagenhetene har ansvar for å iverksette endringsvedtaket i de fagsystem de drifter:

• Avd. ØK utfører nødvendige endringer i SAP, UBW, samt evt. andre berørte økonomisystem og ifht. DBH.
• Avd. IKT utfører nødvendige endringer i BAS og andre berørte system de drifter.
• Sek. SDI utfører nødvendige endringer i elektronisk saksbehandlingssystem.
• Avd. UTD utfører nødvendige endringer i Canvas og FS.
• Avd. FoU utfører nødvendige endringer i Cristin.
• Avd. SK utfører nødvendige endringer i organisasjonskartet, norsk og engelsk, og øvrige nødvendige endringer på www.OsloMet.no, samt intranett.
• Avd. ED utfører nødvendige endringer i adgangskontroll, låssystem, skilting mv.

Fagenhetene gir tilbakemelding til Avd. HR når implementeringen er gjennomført i systemene. Melding om endring vil, inntil annet blir bestemt, også gå pr. epost til epostlisten Varsling om organisatoriske endringer i fagsystemer.

Lokal driftsenhet

Oppdaterer sine egne sider på www.oslomet.no og ansattsidene https://ansatt.oslomet.no - Avd. IKT besørger oppdatering av digital ansattkatalog.