Retningslinjer for organisasjonsendring

Saksgang etter vedtak

1. Beslutningstaker

   Informerer driftsenheten, med kopi til lokal HR, lokal ØK og Avd. HR.

   Lokal HR

   • avklarer tekniske konsekvenser med Avd. IKT.
   • avklarer at navn og forkortelser er i henhold til OsloMets navnestruktur. Avd. HR kan bistå.

   Lokal økonomiseksjon

   • vurderer eventuelle behov for endring av kostnadssteder og/eller budsjettenheter og DBH-koder. Avd. ØK kan bistå.

   Lokal driftsenhet

   • Oversender vedtak/beslutning om endring til Avdeling for HR i P360, sammen med den nødvendige informasjon for implementering i fagsystemene, organisasjonskart m.v. i bestillingsskjema for organisasjonsendringer (.docx).
   • Omfatter endringen mange ansatte kan det være hensiktsmessig at ansattlister i god tid før implementering bestilles fra HR-fellestjenester (nettskjema.no) etter denne malen for organisasjonsendringer (.xlsx), og at endringene innarbeides i regnearket som vedlegges bestillingsskjemaet. 

2. Implementering

   Avdeling for HR

   • kvalitetssikrer organisasjonskoder til bruk i de ulike systemene. Finn oversikt over navn og koder (.xlsx).
   • oppretter eller endrer SAP-enhetskoder.
   • sender implementeringsmelding til alle administrative fagenheter ihh til ferdig utfylt bestilling av organisasjonsendring (.docx) som internt notat med oppfølging i elektronisk saksbehandlingssystem til fagenhetene, med kopi til driftsenheten endringen gjelder.

   Lokal HR

   • Foreligger det organisatoriske endringer i ansattforhold skal lokal HR informere den enkelte ansatte skriftlig om dette.

   Administrative fagenheter

   De administrative fagenhetene har ansvar for å iverksette endringsvedtaket i de fagsystem de drifter:

   • Avd. ØK utfører nødvendige endringer i SAP, UBW, samt evt. andre berørte økonomisystem og DBH.
   • Avd. IKT utfører nødvendige endringer i BAS og andre berørte system de drifter.
   • Sek. SDI utfører nødvendige endringer i elektronisk saksbehandlingssystem.
   • Avd. UTD utfører nødvendige endringer i Canvas og FS.
   • Avd. FoU utfører nødvendige endringer i Cristin.
   • Avd. SK utfører nødvendige endringer i organisasjonskartet, norsk og engelsk, og øvrige nødvendige endringer på www.OsloMet.no, samt intranett.
   • Avd. ED utfører nødvendige endringer i adgangskontroll, låssystem, skilting mv.

   Fagenhetene gir tilbakemelding til Avd. HR når implementeringen er gjennomført i systemene. Melding om endring vil, inntil annet blir bestemt, også gå pr. epost til epostlisten Varsling om organisatoriske endringer i fagsystemer.

   Lokal driftsenhet

   Oppdaterer sine egne sider på www.oslomet.no og ansattsidene - Avd. IKT besørger oppdatering av digital ansattkatalog.