Interne retningslinjer for konflikthåndtering

• Å øke bevisstheten og forståelsen rundt håndtering av konflikter. 
• Gi ledere, ansatte og deres representanter en handlingsorientert veiledning for å identifisere, forebygge og håndtere konflikter.
• Å gi ledere og ansatte verktøy for å kunne forebygge og håndtere konflikter så tidlig som mulig.
• At konflikter skal håndteres på en god og forutsigbar måte.

Virkeområde

Retningslinjene gjelder for alle enheter og alle ansatte ved OsloMet.

Retningslinjene beskriver universitetets saksbehandling i konfliktsaker. Se vedlegg 1 for definisjoner av konflikt og andre sentrale begreper i denne retningslinjen. 

Håndtering av varslingssaker etter arbeidsmiljølovens bestemmelser i § 2 A-1 (2) (lovdata.no) er ikke omfattet av disse retningslinjene. Når man har forsøkt å si ifra uten at det er blitt gjort noe med saken, kan saken sendes inn som et formelt varsel i OsloMet sin varslingskanal. Det vises til universitetets varslingsveiledning.

Institusjonaliserte konflikter med egne spilleregler, som f.eks. arbeidskamp/streik, omfattes ikke av disse retningslinjene.

Begrepet «leder» henviser her alltid til ledere med personalansvar. Leder har ansvaret for at disse retningslinjene følges. Leder kan delegere konkrete oppgaver, men kan ikke delegere bort ansvaret for å forebygge og håndtere konflikter. Det er også leders ansvar å gjenopprette et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. 

Ledere skal selv vurdere sin egen rolle og eventuell inhabilitet ved håndtering av saker, herunder om saken bør håndteres av leder på et høyere nivå. Leder skal be om bistand fra lokal HR-enhet ved behov.

Selv om leder ikke er inhabil etter forvaltningsloven § 6 (lovdata.no), kan bindinger påvirke tilliten til saksbehandlingen. Slike bindinger må derfor også være en del av vurderingsgrunnlaget her. 

Ansatte som opplever konflikt skal ha informasjon om alternativer for konflikthåndtering lett tilgjengelig. Situasjoner vil oppleves forskjellig fra person til person, og den som opplever konflikt har til enhver tid flere alternative valg. Teksten under belyser disse alternativene, og den videre gangen i håndteringen av konfliktsaker ved OsloMet.

OsloMet skal uansett fremgangsmåte behandle alle saker med respekt, konfidensialitet og ivaretakelse av personvern. 

Ingen handling fra den ansatte

Selv om OsloMet ønsker at ansatte skal si ifra om vanskelige situasjoner på arbeidsplassen, kan den som opplever konflikt eller negativ oppførsel velge å ikke foreta seg noe. Det skal være rom for å anvende skjønn slik at en medarbeider kan diskutere saken i fortrolighet med andre, som tillitsvalgte, for å søke råd. Alle ansatte har samtidig et ansvar for å unngå ryktespredning og å bidra til et godt arbeidsmiljø. Selv om man opprinnelig velger ikke å handle, kan man ta opp saken på et senere tidspunkt. 

Uformell håndtering fra den ansatte selv

Den som opplever konfliktfylte situasjoner, kan selv forsøke å løse situasjonen gjennom uformelle samtaler og handlinger. Den som opplever den konfliktfylte situasjonen må selv velge å ta direkte kontakt med andre involverte, og gi tilbakemelding om sin opplevelse. Leder kan ikke pålegge ansatte å gjøre dette.

Formell håndtering fra leder

Den formelle håndteringen beskriver tre ulike typetilfeller: 

• Håndtering av situasjoner hvor det enda ikke foreligger konflikt mellom to eller flere
• Håndtering av konfliktsituasjon mellom to eller flere involverte
• Håndtering av melding om konfliktsituasjon fra tredjepart

Håndtering før konflikt oppstår

I situasjoner hvor det enda ikke foreligger konflikt mellom to eller flere, men hvor saken bygger på en persons subjektive oppfatninger av utfordrende forhold, kan leder i samråd med medarbeider fatte beslutning om praktiske endringer som kan bøte på situasjonen. 

Dette er særlig aktuelt i situasjoner der det enten ikke finnes noen klart definert motpart eller der man vurderer at problemet er ens egen opplevelse og reaksjoner mer enn en motparts atferd. Dette kan være et godt alternativ for tidlig håndtering av utfordringer som 
på sikt vil kunne resultere i konflikter. Leder må samtidig vurdere om det aktuelle forholdet har innvirkning på større deler av arbeidsmiljøet, og eventuelt vurdere ytterligere tiltak. 

Konfliktsituasjon mellom to eller flere kjente involverte

Om noen opplever konfliktsituasjoner, bør dette tas opp med nærmeste leder. Når en leder har mottatt en slik melding kan ikke leder unnlate å gjøre noe med denne.
Dersom den ansatte opplever at leder er en del av konflikten, skal leders leder kontaktes.  
Ved tvil om dette er en sak det bør sies ifra om, eller om hvordan man bør gå fram, kan tillitsvalgte, verneombud eller lokal HR-enhet kontaktes for råd.
En melding om opplevd konfliktsituasjon kan formidles både muntlig og skriftlig. Følgende bør komme frem i meldingen:

• Hvem konflikten gjelder
• Hendelsesforløpet 
• Tid og sted for de aktuelle hendelsene
• Navn på eventuelle vitner

Ved muntlig melding skal leder skriftliggjøre denne. 

Håndtering av melding om konfliktsituasjon fra tredjepart

Det er ingen formkrav til en melding om opplevd konfliktsituasjon, men det bør gis en så presis beskrivelse som mulig av saken:

• Hvem konflikten gjelder
• Hendelsesforløpet 
• Tid og sted for de aktuelle hendelsene
• Navn på eventuelle vitner

Jo mer utfyllende beskrivelsen er, jo lettere vil det være for leder å følge opp saken.

Ansatte kan si i fra

• i linjen - til sin nærmeste leder eller leder på nivået over,
• til verneombud,
• til tillitsvalgte eller
• til andre som kan bidra til å løse konflikten.

Om man har forsøkt å si ifra uten at det er blitt gjort noe med saken, kan saken sendes inn som et formelt varsel i OsloMet sin varslingskanal. Det vises da til varslingsveiledning for universitetet. Varsling skal ikke erstatte ordinær konfliktløsning og kommunikasjon med ansvarlige ledere, men skal være en tilleggskanal for alvorlige saker. Varslingssaker skal i likhet med konfliktsaker normalt håndteres i linjen. Særlig alvorlige saker kan håndteres av OsloMet sin varslingsnemnd.

Leder har plikt til å ivareta arbeidsmiljøet også mens håndteringen av konfliktsaken pågår. Avhengig av situasjon og behov skal leder gjøre en vurdering i forhold til om det er nødvendig å iverksette kortsiktige tiltak mens saken pågår. Eksempler på tiltak er: 

• Midlertidige løsninger som bedrer den enkelte sin arbeidshverdag 
• Støttesamtaler med bedriftshelsetjenesten
• Oppfølging av den enkelte ansatte 
• Om nødvendig, fysisk plassering av involverte

Undersøkelse av hva som faktisk har skjedd

For å sikre god håndtering er korrekt saksgang viktig. Når arbeidsgiver får beskjed om en konfliktsituasjon, skal leder undersøke hva som har skjedd i saken. Leder bør være særlig oppmerksom på tydelige rammer, informasjon og forutsigbarhet, slik at de involverte har en forståelse av hva som vil skje. 

Å få til god kommunikasjon i konfliktsaker kan være vanskelig, og det anbefales at leder setter opp en plan for å forsøke å sikre god dialog i og mellom møter.

Leder bør først snakke med dem som er direkte involvert. Ved ikke å involvere flere enn det som er strengt tatt nødvendig, kan man sikre at konflikten ikke opptrappes ytterligere og/eller at konfliktbildet blir unødvendig komplisert. De involverte skal få rimelig informasjon om framdrift og konklusjon. I konklusjonen bør det fremkomme at saken er håndtert. Leder må vurdere hvor mye informasjon som kan gis ut, samtidig som at de involvertes personvern ivaretas.

I samtaler bør leder fokusere på hva som faktisk har skjedd, med formål om å få en forståelse av hva konflikten bunner i. Det kan være aktuelt å spørre om: 

• Konkretisering av hendelser
• Hvor mange ganger hendelsen ha skjedd

Informasjon som er saken uvedkommende, eller som har liten relevans for saken, skal leder se bort fra.

Alle ansatte har rett til å ta med seg noen vedkommende har tillit til, for eksempel en tillitsvalgt, i slike møter, og må gis informasjon om dette.

Kontradiksjon

Kontradiksjon er involvertes rett til å imøtegå beskyldninger om seg selv. Konflikthåndteringen skal også sikre at den som blir anklaget gis mulighet for kontradiksjon - at vedkommende får komme med sin versjon, og at tiltak ikke iverksettes før de involverte er tilstrekkelig hørt. Den som sier ifra om konflikten må regne med å måtte forklare seg om saken, og de som beskyldes har krav på å få informasjon om meldingen og til å uttale seg om saken.

Om det avdekkes vesentlige sprik i forklaringer, eller mellom forklaringer og andre opplysninger i saken, bør dette følges opp på en kontradiktorisk måte.

Aktivitetsplikt

De involverte har rett til et forsvarlig arbeidsmiljø gjennom hele håndteringen. Dette betyr at leder fortløpende må vurdere om det er nødvendig med midlertidige tiltak. 

Når leder har tegnet seg et bilde av hva som har skjedd, gjøres en vurdering av hvilke tiltak som er passende for å løse konflikten og å ivareta arbeidsmiljøet. Leder har et ansvar for å påse at saksgangen ikke medfører økt risiko for det psykososiale arbeidsmiljøet, og skal iverksette nødvendige tiltak dersom arbeidsmiljøet utvikler seg i uheldig retning i ettertid. 

Samtidig er det, både som leder og ansatt, viktig å være klar over at noe belastning er en naturlig del av arbeidslivet. Eksempler på slik belastning kan være meningsbrytning eller at en ansatt har fått saklig kritikk. Ved påregnelige belastninger, kan det være aktuelt å gjennomføre en samtale for å avklare rolle, forventninger til leveranser, motivasjon, ledelse, samt kollegiale og organisatoriske forhold. Slike samtaler vil ofte kunne belyse problemstillinger og gi videre fokus.

Aktuelle tiltak for å gjenopprette arbeidsmiljøet vil bero på hva konflikten gjelder. Eksempler på tiltak er: 

• Involvering av vernetjenesten 
• Involvering av bedriftshelsetjenesten 
• Målsetningen og utgangspunktet er at ansatte skal kunne fortsette i samme stilling og på samme arbeidssted. I fastlåste saker hvor tiltak ikke har vist seg å fungere, kan leder vurdere om endring i arbeidsoppgaver eller fysisk eller organisatorisk flytting av ansatte er nødvendig. I slike tilfeller skal lokal HR-enhet kontaktes for å sikre korrekte prosesser. 
• I noen tilfeller kan det vise seg at en eller flere av de involverte har hatt en adferd som kan tilsi reaksjoner i arbeidsforholdet. Saken skal da håndteres videre i et personalsakspor, hvor tiltak som advarsel eller sanksjoner etter personalreglementet kapittel 5 kan være aktuelt. Leder skal i slike tilfeller kontakte lokal HR for bistand. 

HR ved OsloMet har fagkompetanse på konflikthåndtering, og bistår ved behov. Er konflikten fastlåst skal leder, i samarbeid med HR-seksjonssjef lokalt eller med HR-direktøren, gjøre en vurdering og beslutte hvordan prosessen skal gjennomføres. 

OsloMet har et arbeidsgiveransvar i saker om trakassering og annen utilbørlig opptreden i arbeidslivet, også når kun den ene parten er ansatt ved universitet. Eksempler på dette kan være at en ansatt blir offentlig sjikanert i medier i forbindelse med formidling av faglige temaer, studenter utviser utilbørlig adferd overfor ansatte eller ansatte som utviser utilbørlig adferd overfor studenter. OsloMet har også et ansvar for å forebygge og stanse trakassering når dette skjer overfor studenter.

I saker der en ansatt opplever seg krenket av part utenfor OsloMet har arbeidsgiver en ivaretakende og gjenopprettende oppgave dersom vedkommende ønsker slik bistand.

Konflikthåndtering, som inneholder dokumentasjon om de involvertes syn på konflikten og arbeidsgiverens oppfølging av saken, er arkivverdig i henhold til riksarkivarens forskrift § 7-11. 

All aktivitet kan i utgangspunktet danne grunnlag for dokumentasjon. I tidlige faser av en konflikt kan skriftlighet opptrappe konflikten unødvendig, og leder må derfor løpende vurdere hvorvidt det er hensiktsmessig å dokumentere aktiviteten. 

Saksdokumenter som eksisterer på papir skannes inn i P360 og makuleres så snart de foreligger elektronisk. Navn på de som er involvert i konflikten skal ikke komme frem i saks- eller dokumenttittel. Standard intern tittel som benyttes er Konflikthåndtering - [emneord].

Dokumentasjon i forbindelse med saksbehandling i konfliktsaker skal ikke lagres på kontaktkortet. Leder er ansvarlig for at det, med bistand fra SDI, opprettes egen sak med korrekt skjerming og tilgangsgruppe i P360. Tilgangsgruppen" Særlig sensitiv" skal alltid benyttes. Saken unntas offentlighet etter offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13.1.
 

For informasjon om studenters rettigheter i forbindelse med læringsmiljøet vises det til Retningslinjer for håndtering av klager på undervisning og veiledning og Helse, miljø og sikkerhet for studenter.

• Vedlegg 1: Sentrale begrep
• Vedlegg 2: Roller, ansvar og oppgaver

• HMS
• Avvik
• Sikkerhet
• sikresiden.no