Enter into and follow up a purchase agreement

Follow up the agreement

In order to ensure the quality and delivery according to the contract, it is important that the contract is followed up.

1. Standard plan / minimum requirements for contract follow-up:

   For larger investment projects and procurements that include risks of violation of wage and working conditions, the follow-up of the contract will have to be more rigorous than for simpler deliveries.

   Read DFØ's guidelines for contract follow-upon (anskaffelser.no, in Norwegian).

   1. Invite the supplier to a start-up meeting to review important points in the agreement and decide on how the agreement should be followed up, from both parties. For simple purchases, a phone call may suffice. Provide the supplier with information about OsloMet will emphasize when evaluating future supplies. Take minutes from the meeting and file them in the case.

   2. Communicate relevant information about the agreement to relevant key persons internally. Including information on how the agreement will be followed up, the duties of the person ordering and his/ her responsibility for following up complaints and for informing the contract author of major discrepancies.

   3. Evaluate the delivery. Ask the users of the agreement about their experiences and opinions. Weaknesses in the agreement / delivery must be documented and communicated to the suppliers. Use the templates for evaluation of the delivery (anskaffelser.no, in Norwegian)

   4. Conduct follow-up meetings / dialogue according to the plan with the supplier. The contract supplier must get feedback on strengths and weaknesses.  Discrepancies must be followed up with corrective measures. Use the templates for measurements and follow-up of procurements (anskaffelser.no, in Norwegian) and the templates for changing contracts (anskaffelser.no, in NOrwegian)

   5. Termination of contract with final evaluation of contractual conditions. The termination of a contract normally takes place in accordance with the provisions of the contract. A written reference must be prepared and flaws in the agreement must be documented and communicated to the supplier. Use the template for evaluation of the delivery (anskaffelser.no, in Norwegian)

   6. Feedback on other framework agreements that you yourself are not responsible for following up is done in My orders (btb.tjenester.oslomet.no).

2. Kontraktsdokumentet

   For å ha oversikt over sine rettigheter og forpliktelser, er det viktig å gjøre seg kjent med kontraktsdokumentet. I tillegg til selveste kontraktsdokumentet med vedlegg, anses også konkurransedokumenter i anbudskonkurransen for å være en del av kontrakten. Dette gjelder særlig konkurransegrunnlaget og avklaringer underveis. De viktigste vedleggene til kontrakten er oppdragsgiverens kravspesifikasjoner og leverandørens løsningsforslag. Dersom det oppstår spørsmål hva som kan og skal leveres i henhold til kontrakten, må dette avklares i henhold til oppdragsgiverens kravspesifikasjon. Kontrakten vil også inneholde opplysninger om andre kontraktsvilkår, som for eksempel vilkår om bestilling og avbestilling, levering og reklamasjon. Er man i tvil hva som bør gjøres i den konkrete kontraktssituasjonen, skal man søke avklaringen i kontrakten.

3. Lojalitet i kontraktsforhold

   For at begge parter skal komme gått ut av kontraktsforholdet, gjelder det et generelt overordnet prinsipp om lojalitet i kontraktsforholdet. Prinsippet går ut på at partene før, under og til en viss grad etter kontraktsforholdet, plikter å opptre lojalt overfor hverandre.

   Alle regler om opplysningsplikt, undersøkelsesplikt, varslingsplikt (reklamasjoner) med videre, bygger på prinsippet om lojalitet i kontraktsforhold.

   Ved gjennomføring av anbudsprosessen, legger de grunnleggende prinsippene om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet føringer for hvordan konkurransen skal gjennomføres. Prinsippene skal bidra til å realisere anskaffelsesregelverkets formål, som er å fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Den skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 

   Lojalitetsprinsippet og de grunnleggende prinsippene gjelder også i kontraktsoppfølgingsperioden. Hvordan prinsippene konkret slår ut for de ulike kontraktsforhold, avhenger av en konkret vurdering. F.eks. vil det være lojalt overfor kontraktsparten å gi beskjed dersom det oppstår omstendigheter som vil gjøre det vanskelig å oppfylle kontrakten. Hvor omstendelig denne tilbakemeldingen til leverandøren vil være, avhenger av type avtale og situasjon.

4. Forbud mot vesentlige endringer

   Utgangspunktet for offentlige innkjøpskontrakter er at det som faktisk anskaffes samsvarer med det som ble beskrevet i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget. 

   Det er adgang til å gjøre mindre justeringer i kontrakten, så lenge endringene ikke blir så omfattende at det er tale om vesentlige endringer. Som et utgangspunkt foreligger en vesentlig endring hvis det ville vært mulig for andre leverandører å delta i konkurransen, eller om det ville vært mulig å akseptere andre tilbud, dersom endringen ble kjent på kunngjøringstidspunktet. 

   Hva som utgjør en vesentlig endring av kontrakt, må derfor vurderes helt konkret i det enkelte tilfelle. Forskriften for offentlige anskaffelser § 28-1 inneholder en oversikt over tillatte endringer. Disse er blant annet:

   • Endringer i henhold til klausul i kontrakten
   • Endringer som ikke er mer enn 10 % av opprinnelige kontraktsverdien og ikke er høyere enn terskelverdien. Dette gjelder dersom kontraktens gjenstand ikke endres
   • Endringer som er nødvendige etter en del særlige vilkår

   Bestemmelsen er uttømmende, og endringer som ikke omfattes av bestemmelsen, må vurderes konkret.

5. Etikk

   I lov om offentlige anskaffelser § 1, som omhandler regelverkets formål, er det vist til at det offentlige skal opptre med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 

   For statsansatte vil ”Etiske retningslinjer for statsansatte”, fastsatt av Moderniseringsdepartementet, 7. september 2005, særlig være aktuelle. OsloMet har også interne etiske retningslinjer som gjelder for alle ansatte.

   Helt konkret betyr dette for eksempel på at det ikke skal mottas gave i noen form fra leverandører.

6. Habilitet

   Habilitet er regler om at det ikke foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til ens upartiskhet. Helt konkret betyr det at den som er ansvarlig for kontraktsoppfølgingen, kan ikke ha økonomiske interesser hos leverandøren.

7. Taushetsplikt

   Taushetsplikten er et forbud mot å røpe opplysninger. Taushetsplikten kan følge av både lov eller direkte i kontrakten. Dette er en plikt for kontraktspartene å hemmeligholde blant annet forretningshemmeligheter, selv etter kontraktsforholdet slutt.

8. Oppfølging av avvik

   For å sikre riktig leveranse i henhold til bestillingen/kontrakten, og for å kunne følge opp leverandører på en god måte, er det viktig med gode mottak rutiner. Leverandørens kontraktsbrudd kan gi oppdragsgiver rettigheter som skal bidra til at oppdragsgiver likevel får de varene eller tjenestene som er avtalt, eventuelt får en økonomisk kompensasjon. Rettighetene kalles sanksjoner, og omfatter gjerne retting/omlevering, dagbøter, prisavslag, erstatning, tilbakeholdsrett og andre sanksjoner.

   For flere av sanksjonene er det også et krav at oppdragsgiver må ha reklamert innenfor kontraktens frister for å kunne påberope seg dem. Har ikke oppdragsgiver reklamert innenfor fristen, vil for eksempel kravet på retting/omlevering gå tapt. Derfor er det viktig med gode mottaksrutiner.