Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Ved behov for en anskaffelse til over 100.000 kroner hvor det ikke finnes en aktuell rammeavtale, må det gjennomføres en formell anskaffelsesprosess i flere trinn.

Følg opp avtalen

For å sikre deg riktig kvalitet og leveranse i henhold til kontrakten er det viktig at kontrakten følges opp.

  1. Standard plan/minimumskrav til kontraktsoppfølging:

    I større investeringsprosjekter og i anskaffelser der det er risiko for brudd på lønns- og arbeidsvilkår vil det være behov for en mer intensiv kontraktoppfølging enn ved enkle leveranser.

    Les  DIFIs veiledning for kontraktsoppfølging på anskaffelser.no,

    eller last ned kontraktsoppfølging ved offentlige anskaffelser (NB! Denne lenken fungerer ikke – NY veileder er på plass 31. oktober 2018 på anskaffelser.no).

    1. Inviter leverandør til oppstartsmøte der viktige punkter i avtalen gjennomgås og det blir enighet om hvordan avtalen skal følges opp, fra begge parter. Ved enkle anskaffelser kan det være nok å ta en samtale over telefon. Gi leverandør informasjon om hva OsloMet vil legge vekt på ved evaluering av fremtidige leveranser. Skriv referat fra møtet som arkiveres på saken.
    2. Kommuniser relevant informasjon om avtalen til relevante nøkkelpersoner internt. Herunder informasjon om hvordan avtalen skal følges opp, bestillernes oppgave og ansvar for å følge opp reklamasjoner og informere avtaleforvalter om større avvik.
    3. Evaluer leveranse. Forespør brukere av avtalen om deres erfaring med denne. Svakheter ved avtalen/leveransen skal dokumenteres og kommuniseres videre til leverandørene. Bruk  DIFIs maler for evaluering av leveransen (anskaffelser.no)
    4. Gjennomfør oppfølgingsmøter/dialog i henhold til planen med leverandør. Avtaleleverandør skal få tilbakemelding på hva som er bra og hva som ikke fungerer. Avvik må følges opp med korrigerende tiltak. Bruk DIFIs maler for måling og oppfølging av anskaffelse (anskaffelser.no) og  DIFIs maler for endring av kontrakt (anskaffelser.no)
    5. Avslutting av kontrakt med endelig evaluering av avtaleforhold. Avslutting av en kontrakt skjer normalt i samsvar med kontraktens bestemmelser. Det skal utarbeides en skriftlig referanse og svakheter ved avtalen skal dokumenteres og kommuniseres videre til leverandør. Bruk DIFIs mal for evaluering av leveransen (anskaffelser.no)