Kanaler for internkommunikasjon | Internkommunikasjon | Kommunikasjon og profil - Ansatt

Kanaler for internkommunikasjon

template.back.to.overview Kanaler for internkommunikasjon

Disse kanalene kan du bruke for å nå fram internt med budskap til ansatte på OsloMet. Her finner du også prinsipper for innhold i interne kanaler.
  • Prinsipper for innhold i interne kanaler

    • Innhold skal bo og vedlikeholdes ett sted. Ellers lenke til der innholdet er.
    • Info for alle ansatte/store ansattgrupper skal ligge åpent på ansattnettsidene.
    • Offisielle/førende dokumenter skal ligge åpent på ansattnettsidene.
    • Lokal info for enheter/grupper kan ligge i Teams, eller i fagsystemer.
    • Unngå utvikling av SharePoint som ekstra nettsider.
    • Når Tjenesteplattformen kommer, kan veiledninger for saksbehandlerne for de enkelte tjenestene ligge der.

    Hele OsloMets kanalstrategi finner du her

  • Ansattnettsider

    • Ansattnettsidene våre har adressen ansatt.oslomet.no.
    • Dette er hovedkanalen for internkommunikasjon.
    • Nesten all informasjon på ansattnettsidene er åpen for alle. Man trenger ikke være innlogget.
    • Når du klikker Logg inn, kommer du til "Min side". På "Min side" kan du selv administrere snarveier til nettsteder som er viktige for deg. Du finner også siste nytt og aktuelle arrangementer.

    Ansattnettsidene har ulike kategorier for informasjon: 

    Statiske informasjonssider

    Her ligger brukerorientert informasjon om faste rutiner og prosedyrer på OsloMet som

    • skal gi svar på spørsmålene ansatte har når de skal utføre en oppgave
    • ikke skal behøve hyppig oppdatering
    • ligger åpent tilgjengelig uten at du er logget på Min Side

    Siste nytt

    • Aktuelle saker fra ledelsen eller organisasjonen, rettet mot ansatte, ligger på forsiden av ansattnettsidene og i nyhetsoversikten.
    • Vil du informere andre på OsloMet om noe? Lag en nyhetssak.
    • Er du kommunikasjonsrådgiver på en lokal enhet og vil dele en lokal nyhet med alle? Slik går du fram.

    Hva skjer

  • E-post

    OsloMet har egne retningslinjer for bruk av e-post til studenter og ansatte. Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK) har redaktøransvaret for bruk av e-post til alle ansatte, slik som for andre felles kommunikasjonskanaler på universitetet. Avdeling for IKT styrer e-postlister over ansatte og studenter.

    Tilgangen til å sende e-post til alle ansatte er stengt. Det gjøres unntak for bruk av e-post til alle i forbindelse med felles nyhetsbrev, krisehåndtering, eller andre helt spesielle tilfeller.

    OsloMet har en restriktiv politikk når det gjelder å dele ut e-postlister til andre aktører, da spesielt kommersielle aktører. E-postlister vil derfor kun deles ut i helt spesielle tilfeller og etter en konkret vurdering.

    OsloMet legger til grunn at den som evt. benytter disse listene har innhentet nødvendige tillatelser (evt. gjennom en overføringsavtale) og følger relevant lovverk ved bruk av listene. 

    • E-post til mindre grupper: For mindre grupper enn alle ansatte, vil det være opp til leder for enheten hvordan det skal sendes e-post til ansatte. Eks. vil det være opp til dekanen hvordan det sendes e-post på et fakultet.

    • E-post til studenter: For studenter sendes e-post fra Felles Studentsystem (FS). Det er Avd. Utdanning som styrer dette for e-post til alle studenter. Avdeling SK gir råd. For mindre grupper av studenter styres dette av enhetene som fakultet, institutt og studieprogram.

  • Teams

    Internkommunikasjon i Teams-grupper er primært løpende/dagsaktuell informasjon som er relevant for gruppen - her kan f. eks.:

    • Nyhetsbrev/jevnlige oppdateringer fra leder legges ut i organisatoriske team.
    • Ledere/medarbeidere kan legge ut nyheter/oppdateringer/ kunngjøringer i temaet når saken gjelder medlemmene som er med i teamet.
    • Hvert team har også et eget lagringsområde der mer fast informasjon for medlemmene i gruppen kan ligge.

    Les mer om Teams

  • Interne nyhetsbrev

    Nyhetsbrev inneholder redaksjonelt utvalgt innhold. Brevet peker gjerne til nyheter som ligger publisert på nett. Les retningslinjer for bruk av nyhetsbrev på OsloMet. 

    • Nyhetsbrev til alle ansatte sendes ut på e-post av Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK):
      • ”Aktuelle saker for ansatte” er et nyhetsbrev som oppsummerer de viktigste interne nyhetene på OsloMet og går ut jevnlig. Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon har det redaksjonelle ansvaret.
      • «Nyhetsbrev fra OsloMet» sendes ut på e-post 2. hver torsdag med OsloMets siste forskningsnyheter innen blant annet velferd, arbeidsliv, helse, skole og teknologi. Nyhetsbrevet går ut til både ansatte på OsloMet og eksterne mottakere.
      • De grafiske malene for nyhetsbrev som sendes ut til alle ansatte fra SK er ikke tilgjengelige til andre formål.
    • Nyhetsbrev internt på enheter kan utformes på forskjellige måter. Enheten må selv utforme maler og innhold. 
      • Maler kan lages i Outlook eller med html-koding. Nyhetsbrev/jevnlige oppdateringer fra leder kan også legges ut i organisatoriske team i Teams.
      • Innholdet i interne nyhetsbrev bør lenke til info som er publisert på nettsidene eller intranettsidene til OsloMet. På denne måten kan innholdet finnes igjen via andre felleskanaler.
      • Det er et godt prinsipp at mottakere av nyhetsbrev skal bli informert om hvorfor de mottar nyhetsbrevet, og ha mulighet til å melde seg av hvis det sendes på e-post.
      • Når du sender ut informasjon til mange er det viktig å tenke gjennom om mottakerne er i målgruppa for de budskapene du formidler.
      • Det skal ikke benyttes eksterne systemer for utsending av e-post, herunder nyhetsbrev, uten at disse er godkjent av IT.
  • Møter/arrangementer og linjekommunikasjon

    Kommunikasjon er et linjeansvar. Som leder har du ansvar for at informasjonen du får flyter videre nedover i linjen din. For å kommunisere godt i linjen kan du bruke disse kanalene:

    • Faste møter for enheten/ledermøter
    • Arrangementer
    • E-post
    • Teams

    Bli god på linjekommunikasjon

  • Visuell kommunikasjon

    • OsloMets visuelle profil skal benyttes til intern visuell kommunikasjon. Det skal ikke utformes nye logoer eller navnetrekk for enheter, prosjekter eller arrangementer i OsloMet-regi.
    • Enheten må selv utforme, trykke opp og utplassere oppslag etter gjeldende retningslinjer.
  • Sosiale medier

    På OsloMet regner vi sosiale medier som kanaler for eksterne målgrupper. Facebook og LinkedIn er kanaler der innhold også kan være rettet mot ansatte.