Teams - Ansatt

Teams

Teams

Teams er et verktøy for samhandling og intern kommunikasjon ved OsloMet.

Hva er Teams?

  • Team: Et team er en gruppe personer som samles for å samarbeide. Det kan bestå av medlemmer som tilhører samme organisatoriske enhet, eller folk som vil jobbe sammen på tvers. Et team består av kanaler. Hver kanal er dedikert til et bestemt emne/enhet som hører til teamet.
  • Kanaler: Når du er interessert i å følge med på samtalen som foregår i en kanal, må du slå på varsler for kanalen. Husk at du må slå på varsler for hver eneste kanal i et team du er med i, dersom du vil få vite om det når noen melder noe der. Varsler slår du på ved å holde musepekeren over kanalnavnet. Klikk på de tre prikkene som kommer til syne, og velg «kanalvarsler».
  • Chat: Dette er måten man snakker sammen på i Teams. Du kan opprette chatter også utenom teamene. Chat kan foregå én til én, eller i grupper. Ved å bruke Teams på en god måte på en enhet vil man merke at mengden e-post går betraktelig ned.

                    • Kom i gang med Teams

                      For å få best mulig utbytte av opplæringen, anbefaler vi at alle går gjennom ”Kom i gang med Teams grunnkurs” på forhånd. Her finner du opplæring i Teams.

                      (User manual in english).

                      Teams (skrivebordsversjon) på PC

                      Vi anbefaler alle å laste ned programmet til pc-en sin for å redusere trafikken på nett, spesielt i denne perioden da det er høy belastning på nettet.  

                      Online-versjonen av Teams

                      Det er også mulig å bruke Teams uten å laste ned programmet ved å bruke online-versjonen.  Logg deg inn i 365.oslomet.no og klikk på Teams-logoen. Et tips er å lage et bokmerke for å enklere finne tilbake.

                      Teams på mobilen 

                      Du kan også bruke Teams på mobiltelefonen og nettbrettet. Last ned appen i din app-butikk, åpne den og koble appen til din brukerkonto på OsloMet. 

                    • Opprette et nytt team?

                      For å finne om det allerede finnes et team som dekker behovet, kan du søke blant de teamene som du er medlem i. 

                      • Klikk på tannhjulet nede til venstre i Teams-menyen for å bli med i eller opprette et team. 
                      • Velg riktig type av team (for administrativt, velg "Annet" som er malen lengst til høyre) 
                      • Skriv navnet på ditt nye team og en kort beskrivelse 
                      • "Følsomhet" trengs ikke å endres, men kan stå som Ingen 
                      • Sett Personvern til Privat (for å begrense studenttilgang) 
                      • Deretter setter du hvem som er Eiere og Medlemmer av Teamet. Tips: husk å alltid sette minst to eiere hvis en ikke er tilgjengelig. 
                    • Slik bruker du chat

                      Hvis du vil sende en personlig melding til en eller flere kollegaer, trenger du ikke å opprette et eget team for å komme i gang.  

                      • Klikk på chat-ikonet oppe til venstre i Teams-menyen, og søk etter den personen du ønsker å sende en chat-melding til.  
                      • Klikk på søkeresultatet, og et chatrom åpner seg automatisk.  
                      • Hvis du ønsker, kan du legge til flere personer i chatten gjennom å klikke på plusstegnet oppe til høyre i chatrommet.   
                    • Opprette gruppemøte i Teams?

                      Du kan invitere til gruppemøte med Teams ved å legge til en Teams-lenke i Outlook-invitasjonen:

                      • Begynn med å velge «New meeting» i Outlook. I verktøylinjen øverst i møteinnkallingen ser du valget «Teams meeting» - klikk på denne, så er Teamslenken opprettet.
                      • For å starte opp/delta i et Teams-møte som er kalt inn gjennom Outlook, må du gå inn i møteinnkallingen i Outlook-kalenderen. Klikk på lenken som sier «Join Microsoft Teams Meeting».

                      Du kan også starte opp et Teams-møte mens du er inne i Teams:

                      • Hvis du er inne i en chat eller gruppechat, kan du starte opp et videomøte med alle i chatten ved å klikke på video- eller telefon-ikonet øverst til høyre.
                      • Når som helst kan du starte et møte med en annen person i Teams: Beveg markøren over bildet på personen du ønsker å samtale med, og deretter klikke på ikonet for videosamtale eller lydsamtale i dialogboksen som vises.
                    • Tips til møte med mange deltakere

                      Er dere mange i et møte? Slik går dere fram for at det skal bli vellykket.

                      Møtelederen ber om at:

                      • alle deltakerne i møtet har mutet mikrofonen når de ikke har ordet, for å unngå støy
                      • deltakerne stenger av kameraet sitt når de ikke selv har ordet - det minsker sjansen for tekniske problemer
                      • alle deltakerne åpner chat-vinduet som hører til videomøtet
                      • Å skru av og på mikrofon og kamera har du tilgang til i verktøylinjen som dukker opp midt på skjermen din når du beveger musepekeren. Her finner du også snakkeboble-ikonet som du bruker for å åpne chatvinduet.

                      Som møtedeltaker gjør du dette:

                      • Bruk gjerne headset med mikrofon for å få god lydkvalitet. Husk også å mute din mikrofon når du ikke snakker – spesielt hvis du har det litt støyete på hjemmekontoret. 
                      • Skru av kameraet når du ikke har ordet, og har chat-loggen åpen
                      • Hvis du vil ha ordet, tegner du deg ved å skrive navnet ditt i chatten
                      • Når du skal si noe, skrur du på kamera og mikrofon før du snakker
                    • Slik lager du gode innlegg 

                      Før du poster innlegget, finn ut om noen har skrevet noe om temaet før ved å bruke søkefeltet og søke på nøkkelord.

                      Hvis noen har postet om temaet før, kan du poste innspillet ditt i tråden til den opprinnelige posten.

                      • Hvis du vil formatere teksten i innlegget ditt kan du trykke på A nederst til venstre for poste-vinduet.
                      • Lag overskrift – det gjør det lett for andre å få øye på posten. 
                      • Tagge/omtale person, team eller underkanal ved å bruke @ og personens/teamet/underkanalens navn. Da blir folk varslet om posten din, og vil respondere. 
                      • Under postevinduet finner du knapper for emojis (tommel opp, smilefjes og hjerter) og gif-er (morsomme videosnutter – søk deg fram til noe treffende i søkefeltet). Vær raus med smilene!
                    • Teams for deg som ansatt

                      For deg som ansatt på OsloMet gir Teams nye muligheter til en enklere arbeidshverdag. Her er noen eksempler: 

                      • Økt transparens og bedre synlighet - En stor utfordring for oss ansatte på OsloMet er å sikre at alle har tilgang på informasjon og få alle til å føle at de vet hva som skjer. Med Teams kan dette bli mye enklere.  
                      • Du trenger ikke lenger å bekymre deg for hvem du skal legge på cc i en e-post eller hvem du skal invitere til et møte. Med Teams legger du ut innlegget ditt i den aktuelle kanalen, tagger (@ +navn) alle i teamet du ønsker skal bli varslet, og lar innlegget ligge åpent for alle andre å lese om de vil. 
                      • Mer produktivitet med et rikere innhold - De mange samarbeidsverktøyene som ligger i Office 365 kan skape usikkerhet om hva som er best å bruke. Teams øker produktiviteten ved å gjøre alt samarbeid, samtaler, chatter, innlegg, videomøter, delte filer, oppgaver osv. tilgjengelig på en plass.  
                      • I tillegg til de vanlige programmene i Officepakken (Word, Excel og Powerpoint), har du et bredt utvalg av muligheter som er integrert i Teams, slik at du aldri trenger å forlate Teams for å få jobben gjort. Et eksempel på dette er både oppgavefordeling i Planner og møteinnkallinger i Decisions. 
                      • Siden Teams er en nyutviklet applikasjon uten noen teknisk arv, muliggjør Teams en moderne form for kommunikasjon, med støtte for likes, animasjoner, uttrykksikoner, forhåndsvisninger, live link, mm.
                      • Med Teams kan du lettere fokusere din oppmerksomhet mot de mest viktige oppgavene og prioritere tiden din bedre. I stedet for å bruke tid på å gå gjennom en email innboks som inneholder meldinger fra alle om alt, deler Teams informasjon inn i kanaler.  
                      • Kanalene inneholder bare samtaler, innlegg, møter og dokumenter relatert til temaet for den spesifikke kanalen. Så i stedet for å bli sidesporet med tilfeldig e-poster, eller bli sittende fast når du prøver å rydde opp innboksen, kan du fokusere din tid på kanalene der du faktisk jobber. 

                      Noen andre gevinster ved bruk av Teams 

                      • Oversikt - Alt du trenger av relevant informasjon i et prosjekt ligger lett tilgjengelig på samme sted. Med kanaler kan du organisere arbeidet ditt i temaer, trinn eller etter hvem du jobber sammen med på et prosjekt eller fagområde. 
                      • Gjenfinnbart - Den sterke søkemotoren i Teams gjør dypdykk i alle dokumenter og filer slik at en post, en tråd, en person, en fil eller et dokument aldri går tapt og er lett å finne når du trenger det. 
                      • Åpent - Videomøter kan overføres direkte og også lagres for alle som ikke kunne være til stede. Opptaket kan legges ut i relevant team slik at alle i teamet kan se møtet i etterkant. Det er da mulig for alle å kommentere og gi tilbakemeldinger i tråden, sammen som gruppe eller alene, når det passer.  
                      • Tilgjengelig - Mer av kompetansen på OsloMet kan gjøres tilgjengelig for alle. En leder, forsker eller fagspesialist som kan ha viktige innspill eller kommentar, er ikke lenger unna enn en tagg eller et tastetrykk. Team med gjester fra andre institusjoner setter OsloMet i direkte kontakt med kompetanse og innovasjon utenfor OsloMet.  
                      • Effektivt - Informasjon som tidligere kun var tilgjengelig i kronglete filstrukturer på servere, lokalt på PC, eller i eposter ligger nå tilgjengelig for alle på et sted. Adgang til filer og kollegaer fra hvor som helst, når som helst, fra mange ulike enheter (mobil, jobb, hjemme-PC) fremmer moderne arbeidsflyt, fleksible arbeidsmetoder og god arbeid-fritid balanse. 
                    • Teams for deg som leder

                      For deg som leder betyr Teams en ny kommunikasjonskanal rett ut til alle i din enhet. Med både innlegg, kommentarer og chat har du mulighet å nå alle i enheten.

                      Med team etablert i fakultetet, instituttet, seksjonen eller studielederområdet kan du være både mer synlig og aktiv i den fortløpende dialogen i enheten. Som leder forsterker du din tilstedeværelse internt i organisasjonen. 

                      • Gjennom aktivt bruk av mulighetene i Teams bidrar du til å skape åpenhet og en delingskultur i enheten. Den beste måten å gjøre dette på er gjennom personlig eksempel. ​ 
                      • Samtidig som Teams er et godt verktøy for lederinformasjon så er Teams også en måte å fange opp innspill, forslag og innovasjon fra alle i organisasjonen. Teams er en måte å gi alle i din enhet en røst. Det er ikke alle som liker å ta ordet i store møter, men på chat flyter ofte dialogen i teamet enklere. Teams gir en ny mulighet for dialog og kommunikasjon på tvers av din enhet. 
                      • For direkte kommunikasjon internt i en ledergruppe er det mulig å bruke private kanaler for konfidensiell dialog og samhandling med ditt lederteam. ​​ 
                      • Skape åpenhet og delingskultur gjennom personlig eksempel 
                      • Forsterk din tilstedeværelse internt i organisasjonen blant annet gjennom å skrive innlegg og kommentere på andres innlegg 
                      • Bruk Private Kanaler for direkte konfidensiell dialog og samhandling med ditt lederteam 
                      • Gi alle en røst – alle liker ikke å snakke i møter! 
                      • Anerkjenn dine kollegaer og feire fremgang 
                    • Forskjellen mellom Teams og Zoom

                      På OsloMet bruker vi mange digitale verktøyer for å forenkle arbeidshverdagen vår. To av disse er Teams og Zoom. Begge er viktige applikasjoner som overlapper noe i funksjonalitet, men som til tross for det har sine unike muligheter som er viktig å kjenne til.

                      For deg som funderer på hva du skal bruke når så er dette noen av forskjellene mellom Teams og Zoom: 

                      Teams 

                      • Du bruker Teams i de tilfeller du samarbeider i en organisatorisk gruppe med faste medlemmer, som et institutt eller studielederområde.  
                      • Bruk også Teams hvis du samhandler i en gruppe som et prosjekt eller faggruppe. Dere har i Teams bland annet mulighet å publisere innlegg, dele og redigere dokumenter sammen, og planlegge oppgaver. I tillegg kan dere gjennomføre videomøter mellom medlemmene i teamet. 
                      • Teams brukes på OsloMet primært i samarbeidet mellom ansatte.  

                      Zoom 

                      • Du bruker Zoom i de tilfeller du har behov for å gjennomføre videokonferanser i grupper som er mer løst sammensatt. Kanskje har du behov for et møte som ikke er gjentagende og der det ikke er hensiktsmessig å etablere et team. 
                      • Zoom har en praktisk mulighet å dele opp et møte i flere undergrupper som kan kjøre parallelt (break-out). Dette er for eksempel nyttig i arbeidsmøter der man i deler av møtet legger opp til gruppearbeid.  
                      • Zoom brukes på OsloMet primært for videokonferanse mellom ansatte og studenter, som for eksempel i undervisning. Les mer om Zoom her.
                    • Flytting av filer fra K til Teams

                      Det vil bli en gradvis avvikling av filområdet K, og K vil ikke være i bruk ved utgangen av 2021. Prosjektet som koordinerer dette arbeidet styres av IT og arbeidet er inndelt i to faser.

                      I Fase 1 er det fokus på å flytte filer på fakultetene. På hvert fakultet er det oppnevnt leder for en referansegruppe som har i oppgave sammen med prosjektet å planlegge arbeidet videre lokalt. Opplæring, flytting av filer og eventuelt etablering av nye team og kanaler koordineres gjennom referansegruppen på fakultetet. Dette arbeidet er godt i gang.

                      Planlagt oppstart for Fase 2 er første kvartal 2021 og starter parallelt med flytting av filer fra K til Teams på fakultet. Fase 2 berører enhetene i fellesadministrasjonen samt SVA og SPS. Både Fase 1 og 2 er planlagt avsluttet i løpet av 2021.

                      Derfor flytter vi til Teams

                      Det er flere grunner at vi skifter fra K til Teams for fillagring. De viktigste er:  

                      • Kostnad - Drift, vedlikehold og kontinuerlige utvidelser av K er dyrt. Lagring i Teams/Sharepoint er gratis da det ikke er en direkte kost for lagring i skyen, utover de Office365 lisenser som vi allerede bruker for våre kontorstøtteapplikasjoner.  
                      • Samhandling - Med filer lagret i Teams/Sharepoint kan du jobbe i og redigere dokumenter samtidig med dine kollegaer. I ett prosjekt kan dere samtidig jobbe i samme dokument uten å bekymre dere over versjonskontroll og risiko for å miste tekst.  
                      • Effektivitet og gjenfinning - Antall mapper og filer på K har med tiden blitt meget stort på OsloMet. Dette gjør det vanskelig å finne dokumenter som ikke er lagret av deg og filer som du kanskje ikke bruker daglig. I Teams kan du bruke den innebygde søkemotoren for å gjenfinne dokumenter, legge til filtre for å spisse søket. Du kan også bruke meta tags. Søket inkluderer ord inne i dokumentene, ikke kun dokumentnavn. I søkeresultatene kan du få en forhåndsvisning av dokumentene fra søket. På denne måten sparer du tid ved å bruke Teams når du skal finne filer.
                      • Tilgjengelighet - I motsetning til filområdet K, får du i Teams også tilgang til dine filer fra alle dine enheter. Dette inkluderer hvilken som helst pc, nettbrett og mobil.
                    • Lær mer

                      For å få best mulig utbytte av opplæringen, anbefaler vi at alle går gjennom ”Kom i gang med Teams grunnkurs” på forhånd. 

                      Avdeling for IKT planlegger nå alternative opplæringsopplegg i implementeringen av Teams. Ved spørsmål, kontakt itservicedesk@oslomet.no. 

                      Microsoft utvikler Teams fortløpende og vil ha nye funksjonaliteter. Vil du lære mer? Microsoft har en rekke instruksjonsfilmer og kurs tilgjengelig på sine nettsider (support.microsoft.com)

                    • For eiere av organisatoriske teams

                      For eiere av organisatoriske teams: inn- og utmelding av oslomet.no-medlemmer utenfor enhet

                      Roller gir tilgang til it-systemer eller deler av det. Det er kun eiere av roller som ser og kan behandle roller. Ta kontakt med IT-servicedesk hvis du mangler nødvendige tilganger.

                      For å behandle roller, logger du inn på https://admin.oslomet.no ​​​​​​med din OsloMet konto.
                      NB! Hvis du ikke er på et av OsloMet sine campuser, må du logge inn via eduVPN først.

                      Begreper

                      • Rolle: en rolle kan f.eks. gi tilgang til et it-system eller spesielle deler av det. (Det er kun eiere av roller som har tilgang til denne funksjonen. )
                      • Kortnavn: navn på rolle (eks: organisasjonskode fra BAS, hv-a-stu)
                      • Beskrivelse: beskrivelse av rollen (Navn i organisasjonen fra BAS, Seksjon for Studieadministrasjon og internasjonalisering)
                      • Spesifikasjon: utvidet beskrivelse av rollens funksjonalitet og bruksområde
                      • Eier: eiere er personer med spesielt ansvar for et it-system. Avdeling IKT kan i samråd med ledere på OsloMet delegere denne funksjonen. Eiere kan legge til og fjerne eiere og aktører. NB! I roller med taggen Teams vil eier av rollen også være eier av Teamet.
                      • Aktør: en aktør er et medlem av en rolle og har tilgang til ressursene rollen gir tilgang til
                      • Tags: en tag brukes av Avdeling IKT til å tildele funksjonalitet til en rolle (Skal kun brukes av Avdeling IKT)


                      Eksempel
                      Alle Teams med organisatorisk tilhørighet er styrt fra OsloMet sin database (BAS)


                      ​​​​​​​

                      Velg rolle

                      Søk opp rollen du skal behandle. De fleste er ikke eier av mange roller og vil enkelt se rollen de skal behandle.

                      Trykk pårollenavnet for å behandle rollen.



                      Behandle eiere og aktører

                      Under rolleinfo er det kun eiere og aktører som skal behandles.

                      Eiere av roller knyttet til organisatoriske enheter vil også bli eiere av. Teamet koblet til rollen. NB! Hvis eier ikke er medlem av den organisatoriske enheten, må navnet også legges til som aktør.

                      Det kan legges til aktører i roller basert på organisatoriske enheter.Dette er for å gi tilgang for en OsloMet ansatt som ikke er en del av den organisatoriske enheten rollen er basert på.

                      Aktøren vil da få tilgang til Teamet koblet opp til rollen.

                      Legge til eiere og aktører (medlemmer)

                      Skriv navnet på den ansatte som skal legges til i legg til eier/aktør feltet. Den ansatte er lagt til når du ser navnet i listen.


                      ​​​​​​​